Truyền thông nội bộ toàn diện: Kiến thức từ A-Z cho doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ ngày nay được xem là hoạt động vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, nhất là với các doanh nghiệp đang trên đà phát triển và mở rộng. Truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ giúp tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ, mà còn thúc đẩy năng suất làm việc và sáng tạo. Đây cũng là hoạt động góp phần gia tăng tỷ lệ nhân viên gắn bó và nỗ lực vì sự phát triển của doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể nhất về hoạt động truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp, các kênh phổ biến và cách truyền thông nội bộ hiệu quả.

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ tiếng Anh là internal communications, là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, cảm xúc giữa các thành viên trong một tổ chức. Mục tiêu của truyền thông nội bộ là xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả, nơi mà nhân viên có thể hiểu rõ về mục tiêu, sứ mệnh, chiến lược và giá trị của doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ bao gồm nhiều hình thức khác nhau, không chỉ giúp truyền tải thông điệp từ ban lãnh đạo đến nhân viên, mà còn khuyến khích sự tương tác và phản hồi giữa các cá nhân trong tổ chức. Đây là một phần thiết yếu trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nâng cao sự gắn kết và hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.

>> Xem thêm: Cải tiến hoạt động truyền thông nội bộ với mạng xã hội dành riêng cho doanh nghiệp

2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có vai trò ngày càng lớn trong doanh nghiệp, nó là hoạt động giúp các thành viên trong doanh nghiệp tiếp nhận thông tin kịp thời, chính xác để việc sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả hơn. Dưới đây là một số vai trò chính mà truyền thông nội bộ đem lại:

• Thúc đẩy tinh thần làm việc và gắn kết nhân viên.
  – Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
  – Tạo môi trường chia sẻ, khuyến khích hợp tác.
• Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
  – Tạo sự đồng thuận và thống nhất về tầm nhìn, sứ mệnh.
  – Truyền tải các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
  – Tạo động lực để nhân viên yêu công ty, gắn bó với tổ chức lâu dài.
• Cải thiện hiệu suất vận hành.
  – Giảm thiểu xung đột, hiểu lầm giữa các phòng ban.
  – Tiết kiệm thời gian, chi phí do quy trình được tối ưu.
• Tăng cường thương hiệu tuyển dụng.
  – Thu hút nhân tài, giảm tỉ lệ nghỉ việc.
  – Tạo ấn tượng tốt với ứng viên và nhân viên nội bộ.
• Truyền tải thông tin chính xác, kịp thời, đúng chủ trương/ tầm nhìn mà ban lãnh đạo muốn nhân viên nắm được.

3. Những kênh truyền thông nội bộ phổ biến

3.1. Mạng xã hội doanh nghiệp

Mạng xã hội doanh nghiệp là kênh ưu tiên và cũng là nơi hoạt động sôi nổi nhất, được nhiều thành viên đăng bài, tương tác và nắm bắt mọi thông tin diễn ra trong công ty: từ chính sách, chỉ đạo của cấp trên, ban hành quy định mới hay hoạt động chúc mừng, giải trí, khen thưởng…

Với những doanh nghiệp đa chi nhánh hay có quy mô nhân sự từ khoảng 100 nhân viên trở lên, đây được xem là kênh truyền tải thông tin nội bộ hiệu quả nhất.

3.2. Radio phát tại loa trần

Radio phát tại loa trần là một trong những kênh truyền thông nội bộ phù hợp với các doanh nghiệp cỡ vừa và lớn. Kênh này ưu tiên truyền thông những chỉ đạo nóng, những chia sẻ tích cực từ ban lãnh đạo, từ các thành viên để truyền cảm hứng. Đây cũng là kênh mang đến các chương trình giải trí, ca nhạc cho vào các khung giờ giải lao, trước/cuối giờ làm việc để tiếp thêm năng lượng cho nhân viên, gia tăng giá trị văn hóa doanh nghiệp.

Theo thống kê từ một số doanh nghiệp đang sử dụng Radio phát loa trần, truyền thông bằng kênh này tỷ lệ tiếp nhận thông tin luôn là >90%.

3.3. Email nội bộ

Đây là một trong những hình thức truyền thông chính thức, gửi thông tin một cách hệ thống cho nhiều đối tượng cùng lúc. Kênh này thích hợp trao đổi các nội dung quan trọng, yêu cầu có căn cứ hoặc cần lưu trữ lâu dài.

3.4. Ứng dụng chat

Các ứng dụng chat được sử dụng phổ biến trong giao tiếp nội bộ tại doanh nghiệp Việt hiện nay là Zalo, Skype, WhatsApp, Facebook Messenger… Các ứng dụng này tăng cường tương tác nhanh, tạo không gian trao đổi mang tính linh hoạt, tuy nhiên đòi hỏi nhân viên tuân thủ quy tắc sử dụng để tránh nhiễu loạn thông tin.

3.5. Họp mặt trực tiếp (Face-to-Face Meetings)

Kênh này bao gồm các buổi họp, trao đổi trực tiếp, đào tạo nội bộ… Hình thức này giúp lãnh đạo và nhân viên tương tác hai chiều, tạo sự tin tưởng và gắn kết. Tuy nhiên, đòi hỏi sắp xếp thời gian, địa điểm; dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc nếu tần suất quá cao. Bên cạnh đó, chỉ những thông tin, sự kiện quan trọng mới cần họp mặt trực tiếp để truyền thông.

3.6. Bảng tin (Intranet) và bản tin nội bộ (Newsletter)

Kênh này có thể hiểu là hệ thống quản lý thông tin tập trung, thường được thiết kế dưới dạng trang web hoặc bản tin định kỳ, giúp tổ chức đăng tải thông báo, chính sách, tin tức chính thức… Kênh này giúp hỗ trợ xây dựng “thư viện tài liệu” nội bộ. Tuy nhiên, nhược điểm là đòi hỏi cập nhật liên tục, cần quy trình kiểm duyệt rõ ràng.

3.7. Sự kiện nội bộ, hội thảo, town hall meeting

Đây là các hình thức gặp gỡ toàn thể doanh nghiệp, thường được tổ chức theo tháng hoặc quý, là cơ hội để lãnh đạo phổ biến tầm nhìn, chiến lược, lắng nghe ý kiến từ nhiều bộ phận. Thúc đẩy văn hóa trao đổi cởi mở, gắn kết giữa các cấp nhân sự. Tuy nhiên, chi phí tổ chức có thể cao và đòi hỏi kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị.

3.8. Nhóm trao đổi phi chính thức và kênh khảo sát ý kiến

Kênh này có thể hiểu là các nhóm chat nhỏ, các câu lạc bộ nội bộ, phiếu khảo sát định kỳ… Các hình thức này giúp tạo sân chơi gần gũi, khuyến khích nhân viên đóng góp sáng kiến. Thông tin thu thập được sẽ hỗ trợ CEO và các cấp quản lý hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của đội ngũ. Điểm cần lưu ý là phải xây dựng nguyên tắc để tránh lan truyền thông tin sai lệch.

4. Cách truyền thông nội bộ hiệu quả để phát triển doanh nghiệp

Để hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao, giúp truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến từng nhân viên, dưới đây là những cách doanh nghiệp nên áp dụng:

4.1. Xác định rõ ai là người làm truyền thông nội bộ

Nếu công ty bạn chưa có bộ phận hay người phụ trách chính các hoạt động truyền thông nội bộ, hãy tìm kiếm một người chuyên trách nếu quy mô vừa và nhỏ hoặc xây dựng bộ phận chuyên môn nếu công ty quy mô lớn/đa chi nhánh.

Người làm truyền thông nội bộ thường là người có khả năng truyền lửa, hoạt ngôn, nhanh nhẹn và biết lắng nghe để ghi nhận những nguyện vọng, ý kiến của các thành viên. Bởi truyền thông nội bộ là điểm chạm giữa con người và văn hóa doanh nghiệp, là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, nên người làm truyền thông nội bộ cũng cần là người biết cách truyền tải thông tin, biết biến hóa ý tưởng thành hành động, câu chữ.

Có 3 yếu tố cần có của một người làm truyền thông nội bộ giỏi:

1. Biết lắng nghe và truyền tải ý tưởng
2. Tính cách hướng ngoại, lạc quan, nhanh nhạy
3. Kỹ năng chuyên môn phục vụ công việc như dẫn chương trình, sáng tạo nội dung, chính sửa ảnh/video/…

4.2. Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ cho từng giai đoạn

Chiến lược truyền thông nội bộ là bức tranh tổng quan về hoạt động truyền thông trong doanh nghiệp, những định hướng, mục tiêu và phương pháp để đạt được mục tiêu mà TTNB hướng đến.

Kế hoạch truyền thông nội bộ mang tính ngắn hạn hơn, thể hiện mục tiêu trong khoảng thời gian cụ thể, cách thức triển khai và nguồn lực (nhân sự, chi phí) để hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả.

Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần chú ý đến những đầu việc sau:

• Xác định thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện nay
• Xác định đối tượng truyền thông nội bộ trong từng chiến dịch: Chẳng hạn có những thông tin cần truyền tải đến nhân viên kinh doanh, có thông tin cần cho bộ phận kế toán…
• Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông
  • Mục tiêu truyền thông theo phương pháp SMART: S– Specific: Mục tiêu cụ thể, M– Measurable: Mục tiêu đo lường được, A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được, R- Relevant: Mục tiêu thực tế, T– Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
  • Thông điệp truyền thông: dựa trên nội dung thông tin cần truyền tải và nhu cầu tiếp nhận từ đối tượng nhận tin để đưa ra những thông điệp phù hợp. Thông điệp cần dễ hiểu, dễ nhớ.
• Chiến lược tiếp cận: Khảo sát ý kiến nhân viên về những kênh tiếp cận, hình thức thể hiện nội dung mà nhân viên cho rằng hiệu quả đối với họ để lên chiến lược truyền thông hiệu quả.
• Kế hoạch hành động: thực hiện truyền thông vào thời gian nào? Qua kênh và đối tượng tiếp nhận ra sao? Ai là người phụ trách chính cho hoạt động truyền thông?
• Đo lường hiệu quả truyền thông nội bộ: Sau mỗi chiến dịch truyền thông, người phụ trách cần đo lường hiệu quả của chiến dịch. Điều này nhằm mục đích:
  • Biết được chiến dịch có được truyền thông hiệu quả hay không? Mức độ tiếp nhận thông tin, mức độ hài lòng của nhân viên với chiến dịch…
  • Kịp thời điều chỉnh những sai sót, hoạt động chưa hiệu quả sau mỗi chiến dịch

4.3. Xây dựng kênh truyền thông nội bộ mang nét văn hóa đặc trưng

Trong số những kênh truyền thông thường được áp dụng, doanh nghiệp nên có một kênh truyền thông chính mang đậm nét văn hóa doanh nghiệp, là nơi để mọi nhân viên và ban lãnh đạo có thể tương tác, tiếp nhận thông tin hay động viên, khích lệ nhau cố gắng trong công việc.

Mạng xã hội doanh nghiệp hiện là một trong những công cụ truyền thông nội bộ được các doanh nghiệp quan tâm nhất vì dễ dàng truyền tải thông tin, tỷ lệ tiếp cận cao và dễ mang dấu ấn doanh nghiệp nhất. Trong đó, MISA AMIS mạng xã hội doanh nghiệp là một kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đang được hơn 12.000 doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng.

Cũng là mạng xã hội nhưng AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp giúp loại bỏ những hạn chế của các nền tảng khác để thúc đẩy giao tiếp, gắn kết đội ngũ và xây dựng văn hóa vững mạnh. Những lợi ích mà AMIS mạng xã hội doanh nghiệp đem tới cho doanh nghiệp có thể kể tới như:

• Truyền thông chủ trương, chính sách của lãnh đạo tức thời, nhất quán: Với AMIS Mạng xã hội, doanh nghiệp dễ dàng gửi thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo, tránh tình trạng “tam sao thất bản” và giải quyết sự cố nhanh chóng.
• Tạo động lực thúc đẩy, phát triển con người: Nhân viên chia sẻ, trao đổi thông tin để phát triển kiến thức chuyên môn. Phía doanh nghiệp tuyên dương những cá nhân, tập thể xuất sắc vừa thúc đẩy phong trào thi đua vừa tạo động lực phấn đấu cho nhân viên.
• Truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến từng cá nhân: Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty được truyền thông rõ ràng, nhất quán giúp nhân viên luôn thấu hiểu và thực hiện theo giá trị văn hóa. Đồng thời, nhân viên chủ động chia sẻ, kết nối/chúc mừng đồng nghiệp để tăng tính đoàn kết, gắn bó trong nội bộ.
• Nhân viên góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên chủ động, dễ dàng đăng tin, tạo dòng chảy thông tin liên tục trong doanh nghiệp. Mọi cá nhân dễ dàng cập nhật tra cứu các tin tức mới nhất của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.
• Nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân tài: Thông tin luôn được cập nhật và chia sẻ nhanh chóng giữa các bộ phận, nhóm và cá nhân, từ đó giảm thiểu hiểu lầm và tăng cường hiệu quả công việc. Các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng thông qua AMIS Mạng xã hội giúp nhân viên cảm thấy được đầu tư và phát triển, từ đó tăng cường sự hài lòng và giữ chân nhân tài.
• Quản lý tài liệu, tri thức hiệu quả: Các tài liệu nghiên cứu, đào tạo được lưu trữ tập trung tại một chuyên mục. Nhân viên dễ dàng truy cập, chia sẻ để nâng cao năng lực.