Kiến thức về truyền thông nội bộ từ A-Z cho doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là hoạt động vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, giúp kéo gần khoảng cách giữa ban lãnh đạo và nhân viên. Đây cũng là hoạt động góp phần gia tăng tỷ lệ nhân viên gắn bó và nỗ lực vì sự phát triển của doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể nhất về hoạt động truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp và cách truyền thông nội bộ hiệu quả.

1, Truyền thông nội bộ là gì?

Khái niệm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ (TTNB) có tên tiếng anh là internal communications, là việc truyền đạt những nội dung, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến đối tượng là các thành viên hay bộ phận trong doanh nghiệp/tổ chức. Thông tin trong TTNB thể hiện tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, nhằm gắn kết nhân viên, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa các thành viên, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có vai trò ngày càng lớn trong doanh nghiệp, nó là hoạt động giúp các thành viên trong doanh nghiệp tiếp nhận thông tin kịp thời, chính xác để việc sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn. Một số vai trò chính mà truyền thông nội bộ đem lại:

• Gắn kết các thành viên, xây dựng tinh thần đoàn kết và sức mạnh từ bên trong mỗi cá nhân đến sức mạnh tập thể
• Truyền tải thông tin chính xác, kịp thời, đúng chủ trương/ tầm nhìn mà ban lãnh đạo muốn nhân viên nắm được
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo đúng tầm nhìn, sức mệnh và giá trị cốt lõi
• Tạo động lực để nhân viên yêu văn hóa doanh nghiệp, gắn bó với tổ chức lâu dài hơn

Chức năng, nhiệm vụ của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có nhiệm vụ chính là truyền tải thông tin đến đúng người, đúng thời gian để người tiếp nhận thông tin hiểu được những diễn biến xảy ra trong công ty. Cụ thể hơn, những nhiệm vụ của truyền thông nội bộ như:

• Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, chính sách, quy trình quy định hay các sự kiện văn nghệ, thể thao trong công ty hoặc sự kiện xã hội có liên quan trực tiếp tới doanh nghiệp.
• Xây dựng mối quan hệ nội bộ, tăng mối liên hệ, tương tác giữa các thành viên/bộ phận và các cấp
• Khích lệ, động viên và tạo phong trào thi đua trong công ty để mỗi cá nhân luôn nỗ lực vì sự phát triển chung của tập thể

2, Những kênh truyền thông nội bộ hiệu quả

Mạng xã hội doanh nghiệp

Mạng xã hội doanh nghiệp là kênh ưu tiên và cũng là nơi hoạt động sôi nổi nhất, được nhiều thành viên đăng bài, tương tác và nắm bắt mọi thông tin diễn ra trong công ty: từ chính sách, chỉ đạo của cấp trên, ban hành quy định mới hay hoạt động chúc mừng, giải trí, khen thưởng…

Với những doanh nghiệp đa chi nhánh hay có quy mô nhân sự từ khoảng 100 nhân viên, đây được coi là kênh truyền tải thông tin nội bộ hiệu quả nhất.

Radio phát tại loa trần

Kênh này cũng được các sếp và nhân viên hưởng ứng không kém ạ. Kênh này ưu tiên truyền thông những chỉ đạo nóng, những chia sẻ tích cực từ các thành viên/ban lãnh đạo để truyền cảm hứng, cũng là lúc giải trí cho mọi người.

Radio thường 1 tuần có 1-2 số phát sóng vào 15′ ngày làm việc cuối cùng trong tuần.

Ngoài ra, mỗi ngày khi đến giờ nghỉ trưa, giờ tan làm, hệ thống loa trần cũng sẽ phát “ca nhạc theo yêu cầu”. Và tất nhiên là 1 bài thôi. Để những ai đang làm việc không bị mất tập trung.

Truyền thông bằng kênh này tỷ lệ tiếp nhận thông tin luôn là >90%.

Email nội bộ

Với những thông tin quan trọng như ban hành chính sách, quy định, quy trình mới thì việc truyền thông qua email cũng đặc biệt cần thiết.

Sẽ khó thống kê ai là người mở mail, đã nhận được thông tin hay chưa nên cần kết hợp cả kênh này và mạng xã hội doanh nghiệp để đạt hiệu quả tối đa.

Các group trên mạng xã hội như facebook/ skype/zalo

Group cũng là kênh được sử dụng trong hoạt động TTNB, tuy nhiên hiệu quả truyền thông thường kém hơn. Trên đây chủ yếu truyền thông về các thông tin ăn chơi, giải trí,.. Những sáng kiến hay chính sách công ty ít được nhân viên quan tâm khi chia sẻ trên kênh nội bộ này.

Tạp chí nội bộ

Tạp chí nội bộ thường được các doanh nghiệp lớn phát hành đình kỳ hàng tháng/quý/năm, tùy vào thực trạng triển khai tại mỗi doanh nghiệp. Tạp chí nội bộ thường chú trọng nội dung về việc ghi nhận kết quả kinh doanh, các sự kiện lớn của doanh nghiệp, thông tin về nhân viên xuất sắc…

Cuộc họp định kỳ

Các cuộc họp định kỳ cũng là một không gian để TTNB từ cấp lãnh đạo đến các quản lý cấp trung, hoặc trong nội bộ phòng ban. Thông thường, cuộc họp định kỳ sẽ diễn ra hàng tuần. Công ty nhỏ sẽ sử dụng cách thức này nhiều hơn. Với công ty lớn, cuộc họp định kỳ phải phân tách ra nhiều bộ phận, bởi họp toàn thể nhân viên sẽ không có đủ không gian và hiệu quả truyền thông cũng kém hơn so với các hình thức khác.

3, Những khó khăn thường gặp tại doanh nghiệp trong hoạt động truyền thông

Nhiều công ty chưa nhận thấy rõ vai trò của truyền thông trong phạm vi doanh nghiệp, chỉ đến khi gặp phải những vấn đề nghiêm trọng mới chú ý đến công tác này. Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải do truyền thông nội bộ kém hiệu quả gây ra:

• Thông tin từ ban lãnh đạo đưa xuống nhân viên bị truyền qua nhiều cấp, dễ bị tam sao thất bản, không đúng tinh thần, thông điệp mà nhà quản lý muốn truyền tải
• Nhân viên không kịp thời nhận được thông tin chỉ đạo từ cấp trên khi có sự cố, khó khăn, khiến việc giải quyết sự việc bị kéo dài, tốn kém chi phí, nguồn lực
• Khi công ty gặp khủng hoảng, cắt giảm nhân sự hay điều chuyển vị trí công việc, nội bộ nhân viên thường có tâm lý hoang mang, thiếu chú tâm vào công việc. Nội bộ chia bè kéo phái
• Nhân viên thiếu gắn kết, tính cá nhân hóa cao. Khi cộng tác trong công việc kém hiệu quả
• Nhân viên ít được tạo động lực làm việc, thiếu tính thi đua
• Truyền thông nội bộ thường bị hiểu nhầm là công việc của bộ phận nhân sự và marketing khi chưa có người phụ trách chính, dẫn đến tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau.

4, Cách truyền thông nội bộ hiệu quả để phát triển doanh nghiệp

Để hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao, giúp truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến từng nhân viên, dưới đây là những cách doanh nghiệp nên áp dụng:

* Xác định rõ ai là người làm truyền thông nội bộ

Nếu công ty bạn chưa có bộ phận hay người phụ trách chính các hoạt động truyền thông nội bộ, hãy tìm kiếm một người chuyên trách nếu quy mô vừa và nhỏ hoặc xây dựng bộ phận chuyên môn nếu công ty quy mô lớn/đa chi nhánh.

Người làm truyền thông nội bộ thường là người có khả năng truyền lửa, hoạt ngôn, nhanh nhẹn và là người biết lắng nghe để ghi nhận những nguyện vọng, ý kiến của các thành viên. Bởi truyền thông nội bộ là điểm chạm giữa con người và văn hóa doanh nghiệp, là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, nên người làm truyền thông nội bộ cũng cần là người biết cách truyền tải thông tin, biết biến hóa ý tưởng thành hành động, câu chữ.

Có 3 yếu tố cần có của một người làm truyền thông nội bộ giỏi:

1. Biết lắng nghe và truyền tải ý tưởng
2. Tính cách hướng ngoại, lạc quan, nhanh nhạy
3. Kỹ năng chuyên môn phục vụ công việc như dẫn chương trình, sáng tạo nội dung, chính sửa ảnh/video/…

* Xây dựng chiến lược và kế hoạch truyền thông nội bộ cho từng giai đoạn

Chiến lược truyền thông nội bộ là bức tranh tổng quan về hoạt động truyền thông trong doanh nghiệp, những định hướng, mục tiêu và phương pháp để đạt được mục tiêu mà TTNB hướng đến.

Kế hoạch truyền thông nội bộ mang tính ngắn hạn hơn, thể hiện mục tiêu trong khoảng thời gian cụ thể, cách thức triển khai và nguồn lực (nhân sự, chi phí) để hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả.

Để xây dựng chiến lược và kế hoạch TTNB, doanh nghiệp cần chú ý đến những đầu việc sau:

• Xác định thực trạng hoạt động truyền thông trong doanh nghiệp hiện nay
• Xác định đối tượng truyền thông nội bộ trong từng chiến dịch: Chẳng hạn có những thông tin cần truyền tải đến nhân viên kinh doanh, có thông tin cần cho bộ phận kế toán…
• Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông
  • Mục tiêu truyền thông theo phương pháp SMART, tức là: S– Specific: Mục tiêu cụ thể, M– Measurable: Mục tiêu đo lường được, A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được, R- Relevant: Mục tiêu thực tế, T– Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
  • Thông điệp truyền thông: dựa trên nội dung thông tin cần truyền tải và nhu cầu tiếp nhận từ đối tượng nhận tin để đưa ra những thông điệp phù hợp. Thông điệp cần dễ hiểu, dễ nhớ.
• Chiến lược tiếp cận: Khảo sát ý kiến nhân viên về những kênh tiếp cận, hình thức thể hiện nội dung mà nhân viên cho rằng hiệu quả đối với họ để lên chiến lược truyền thông hiệu quả.
• Kế hoạch hành động: thực hiện truyền thông vào thời gian nào? Qua kênh và đối tượng tiếp nhận ra sao? Ai là người phụ trách chính cho hoạt động truyền thông?
• Đo lường hiệu quả truyền thông: Sau mỗi chiến dịch truyền thông, người phụ trách cần đo lường hiệu quả của chiến dịch. Điều này nhằm mục đích:
  • Biết được chiến dịch có được truyền thông hiệu quả hay không? Mức độ tiếp nhận thông tin, mức độ hài lòng của nhân viên với chiến dịch…
  • Kịp thời điều chỉnh những sai sót, hoạt động chưa hiệu quả sau mỗi chiến dịch

* Xây dựng kênh truyền thông nội bộ mang nét văn hóa đặc trưng

Trong số những kênh truyền thông thường được áp dụng, doanh nghiệp nên có một kênh truyền thông chính mang đậm nét văn hóa doanh nghiệp, là nơi để mọi nhân viên và ban lãnh đạo có thể tương tác, tiếp nhận thông tin hay động viên, khích lệ nhau cố gắng trong công việc.

Mạng xã hội doanh nghiệp là kênh được các doanh nghiệp quan tâm nhất, cũng là kênh dễ dàng đưa thông tin, tỷ lệ tiếp cận cao và dễ mang dấu ấn doanh nghiệp nhất. AMIS mạng xã hội doanh nghiệp là một kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đang được hơn 12.000 doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng.

Những lợi ích mà AMIS mạng xã hội doanh nghiệp đem tới cho doanh nghiệp có thể kể tới như:

• Lãnh đạo truyền thông tức thời, nhất quán:
  • Truyền tải thông điệp, chủ trương, chính sách từ ban lãnh đạo một cách nhất quán, tập trung giúp tránh tình trạng “Tam sao thất bản”.
  • Nhanh chóng gửi thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo giúp giải quyết sự cố, khó khăn, tránh gây hoang mang tâm lý trong nội bộ
• Tạo động lực thúc đẩy, phát triển con người:
  • Dễ dàng truyền thông, chia sẻ những hoạt động giao lưu văn nghệ, thể thao thúc đẩy văn hóa, nghệ thuật, nâng cao sức khỏe, đời sống toàn thể doanh nghiệp.
  • Nhân viên cùng nhau chia sẻ, trao đổi thông tin, kiến thức cho nhau để phát triển kiến thức, chuyên môn.
  • Tuyên dương những cá nhân, tập thể xuất sắc giúp tăng phong trào thi đua nội bộ, tạo động lực cố gắng phấn đấu.
• Truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến từng cá nhân: Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty luôn được thể hiện rõ ràng, nhất quán giúp nhân viên luôn thấu hiểu và thực hiện theo giá trị văn hóa dễ dàng nhất
• Nhân viên góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi với phiên bản mobile: Nhân viên chủ động, dễ dàng đăng tin, tạo dòng chảy thông tin liên tục trong doanh nghiệp. Mọi cá nhân dễ dàng cập nhật tra cứu các tin tức mới nhất của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.