MISA AMIS Ghi chép – Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp

Các tiêu chí để đánh giá phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất là gì? Giải pháp lưu trữ tài liệu bằng phần mềm mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trước kia khi việc quản lý tài liệu theo phương pháp thủ công, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong công tác lưu trữ, quản lý. Bài viết dưới đây sẽ nêu rõ thực trạng mà các doanh nghiệp gặp phải khi quản lý tài liệu cũng như giới thiệu phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ tốt nhất dành cho doanh nghiệp.

I. So sánh các giải pháp lưu trữ tài liệu doanh nghiệp hiện nay

Trong khi Chính phủ ngày ngày kêu gọi các doanh nghiệp chuyển đổi số để gia tăng lợi thế cạnh tranh, phát triển bền vững thì có không phải một mà rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay ở bước số hóa.

Số hóa là khái niệm dùng để chỉ việc chuyển đổi tài liệu ở hình thức văn bản giấy thành những tín hiệu số mà máy tính có thể hiểu được. Đây là biện pháp lưu trữ tài liệu tối ưu nhất hiện nay giúp doanh nghiệp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm hay chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Và phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là công cụ để doanh nghiệp số hóa tài liệu nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Cùng với phần mềm quản lý, các doanh nghiệp hiện đang quản lý tài liệu theo hai cách chủ yếu dưới đây.

1. Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống

Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống thường được thực hiện theo cách ghi chép trên giấy tờ, sổ sách…rồi đánh dấu mã số, kẹp vào từng túi hồ sơ hoặc đóng thành quyển để lưu trữ tại kho tài liệu, thư viện.

Cách lưu trữ tài liệu này gặp phải rất nhiều khó khăn khi khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn đi – đến ngày một nhiều lên tỷ lệ thuận với thời gian và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Lúc doanh nghiệp mới thành lập thì chỉ cần sử dụng tủ tài liệu, sau vài năm hoạt động với khối lượng tài liệu đồ sộ cần quản lý, doanh nghiệp phải xây dựng kho tài liệu.

Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống gặp nhiều khó khăn, đã được nghiên cứu và chỉ ra rõ ràng. Ví dụ, các vấn đề như thiếu không gian lưu trữ, các vấn đề về bảo mật do tài liệu giấy dễ mất mát, hư hại hoặc bị đánh cắp, đồng thời chi phí dành cho việc in ấn và bảo quản tài liệu giấy là rất lớn​ (Theo SumnerOne: Print and Business Technology).​​

Chưa kể đến do lưu trữ lâu ngày ở môi trường thiếu sáng, độ ẩm cao nên tài liệu giấy thường bị hư hỏng, mối mọt không còn nguyên vẹn như ban đầu làm ảnh hưởng đến tính truyền tải thông tin cũng như mất nhiều thời gian để phục hồi.

2. Quản lý tài liệu theo phương pháp hiện đại

Cùng với sự ra đời của hệ thống mạng máy tính, các doanh nghiệp đã chuyển đổi hình thức quản lý tài liệu truyền thống sang phương pháp hiện đại hơn. Đó là lưu trữ tài liệu trên môi trường máy tính hoặc các công cụ đám mây.

Một số công cụ thường được sử dụng nhất là Microsoft Office để soạn thảo văn bản, Google Drive, Drobox… để lưu trữ.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần bỏ tiền ra để trang bị cơ sở hạ tầng máy tính cấu hình cao, ổ cứng dung lượng lớn thì có thể đáp ứng được nhu cầu lưu trữ tài liệu mà quên mất rằng lưu trữ tài liệu chỉ là một phần của công việc, còn có quản lý, cộng tác, chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban, chi nhánh trong doanh nghiệp nữa.

Hình thức quản lý tài liệu trên công cụ đám mây như Google Drive đáp ứng được yêu cầu chia sẻ thông tin nhưng lại bị giới hạn về dung lượng cũng như tính bảo mật không được cao. Mặc dù có chức năng đặt mật khẩu nhưng rất dễ bị vượt qua.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp cần chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu!

II. Lợi ích của phần mềm lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

Hơn 65% các doanh nghiệp hiện nay đang lãng phí nguồn tài sản tri thức của mình! Bạn có muốn rơi vào trường hợp ấy?

Sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu là cách duy nhất để doanh nghiệp bảo vệ và lưu giữ nguồn “chất xám” của mình.

Sớm nhận ra những hạn chế của phương pháp quản lý tài liệu truyền thống và quản lý tài liệu bằng các công cụ miễn phí, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm để ghi chép, lưu trữ, quản lý tài liệu ngay từ đầu để hệ thống hóa thông tin mà vẫn tiết kiệm chi phí và nhân lực.

Soạn thảo, chia sẻ, tìm kiếm văn bản nhanh chóng là những điểm ưu việt của phần mềm quản lý tài liệu mang lại cho doanh nghiệp. Nhờ vậy, công tác quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu ở doanh nghiệp dễ dàng hơn, chính xác hơn, hạn chế tối đa nguy cơ thất thoát dữ liệu.

III. AMIS Ghi chép – Phần mềm quản lý tài liệu và lưu trữ tốt nhất cho doanh nghiệp

Là một phần của nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS,  MISA AMIS Ghi chép – Phần mềm ghi chép là vũ khí bí mật giúp doanh nghiệp không những lưu trữ mà còn quản lý tài liệu hiệu quả.

So với các phần mềm lưu trữ tài liệu đang có trên thị trường, MISA AMIS Ghi chép có nhiều ưu điểm vượt trội.

AMIS Ghi chép – Phần mềm ghi chép điện tử đang cho khách hàng dùng thử miên phí

Tạo các chuyên mục: Tài liệu của doanh nghiệp được thiết lập theo các chuyên mục hình dạng cây giúp phân loại nội dung và người xem dễ dàng tra cứu.

Soạn thảo lưu trữ: Giúp doanh nghiệp soạn thảo, lưu trữ các tài liệu đào tạo về kiến thức, kỹ năng, quy trình, quy định của công ty.

Phân quyền truy cập: AMIS Ghi chép cho phép phân quyền chi tiết từng người dùng truy cập trong ứng dụng thành quyền soạn thảo (người dùng được phép soạn thảo văn bản), quyền chỉ đọc (người dùng chỉ được xem văn bản, tài liệu (không có quyền soạn thảo)) và không cấp quyền.

Tìm kiếm, tra cứu: Chức năng Tìm kiếm giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu, văn bản một cách nhanh chóng. Và nhân viên dễ dàng tra cứu, tham khảo các tài liệu chính thống của doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi.

Quản lý bài viết: Doanh nghiệp quản lý các bài viết một cách tập trung, khoa học. Phân chia tài liệu theo từng chuyên mục để nhân viên dễ dàng tìm kiếm.

Bình luận góp ý: Cho phép bình luận, góp ý về tài liệu để nhân viên có thể thực hiện việc chia sẻ tri thức, kinh nghiệm làm việc, bí quyết kinh doanh, kiến thức công nghệ.

Nhật ký cập nhật: Cho phép người dùng xem lại nhật ký mỗi lần cập nhật tài liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu MISA AMIS Ghi chép đang được trải nghiệm miễn phí các tính năng, mời doanh nghiệp đăng ký để được tư vấn!

Kết luận 

MISA AMIS Ghi chép – Phần mềm lưu trữ tài liệu xứng đáng là vũ khí bí mật giúp doanh nghiệp không những lưu trữ mà còn quản lý tài liệu hiệu quả.

• Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS
• AMIS Phòng họp – Quản lý phòng họp thông minh
• AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp

Nhìn chung, quản lý tài liệu là công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Lựa chọn quản lý tài liệu bằng phần mềm thông minh là nước đi đúng đắn.