6 cách nâng cao hiệu quả quản lí kho hàng

Trong bối cảnh thị trường kinh doanh khó khăn như hiện nay, quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng mà còn tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu những bí quyết nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng trong bài viết này. 

1. Thiết kế kho hàng tối ưu 

Bước đầu tiên để nâng cao hiệu quả quản lý kho là doanh nghiệp phải thiết kế kho hàng khoa học, tận dụng tối đa không gian lưu trữ, từ đó tiết kiệm chi phí kho bãi và tăng hiệu quả quản lý. 

• Phân tích tần suất sử dụng của hàng hóa

• • Doanh nghiệp phải phân tích và xác định loại hàng hóa nào thường xuyên có hoạt động nhập xuất kho hàng, do vậy cần phải sắp xếp các hàng hóa này ở vị trí dễ tiếp cận để tiết kiệm thời gian và hiệu quả quản lý. 
  • Hàng hóa ít sử dụng có thể được lưu trữ ở khu vực xa hơn hoặc ở tầng cao hơn trong kho.

• Thiết kế lối đi và khu vực lưu trữ

• • Lối đi trong kho hàng phải rộng rãi, tránh tình trạng chật chội và khó di chuyển.
  • Xác định khu vực lưu trữ dựa trên kích thước, trọng lượng và tần suất nhập/xuất hàng hóa. 
  • Các hàng hóa có giá trị cao hoặc có yêu cầu bảo quản đặc biệt nên được lưu trữ ở khu vực an toàn.

• Sử dụng hệ thống giá kệ di động 

• • Chọn loại kệ phù hợp với kích thước và trọng lượng của hàng hóa, cũng như tối ưu hóa không gian lưu trữ.
  • Cân nhắc việc sử dụng giá kệ di động hoặc có thể điều chỉnh để linh hoạt thay đổi theo nhu cầu thực tế. 

2. Áp dụng nguyên tắc 5S

• Nguyên tắc 5S có xuất xứ từ Nhật Bản, tập trung vào việc tạo ra và duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả. Trên thực tế, 5S là một trong những nguyên tắc đơn giản nhưng rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng. Nguyên tắc 5S bao gồm 5 tiêu chuẩn sau đây:

• • Seiri (整理) – Sort – Sàng lọc: Loại bỏ hàng hóa không cần thiết khỏi kho.
  • Seiton (整頓) – Set in order – Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ một cách có trật tự và khoa học.
  • Seiso (清掃) – Standardize – Sạch sẽ: Giữ cho kho sạch sẽ và gọn gàng.
  • Seiketsu (清潔) – Sustain – Săn sóc: Duy trì trật tự và vệ sinh.
  • Shitsuke (躾) – Self-discipline – Sẵn sàng: Tạo thói quen duy trì trật tự và vệ sinh.

• Áp dụng nguyên tắc 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và thoải mái. Nguyên tắc này cũng giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất và là nền tảng nhằm tạo văn hóa làm việc tích cực và chuyên nghiệp. 

3. Áp dụng hệ thống quản lý kho (WMS) 

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse Management System) giúp tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động kho bãi từ việc nhận hàng, lưu trữ, đến xuất hàng. 

• Chức năng cơ bản của WMS

• • Quản lý nhập/xuất hàng: Theo dõi, sắp xếp và quản lý hàng hóa từ khi nhập kho đến khi xuất kho.
  • Quản lý vị trí hàng hóa: Xác định vị trí lưu trữ tối ưu cho từng loại hàng hóa.
  • Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho, cảnh báo khi hàng hóa xuống dưới mức tối thiểu.
  • Tối ưu hóa lộ trình: Xác định lộ trình thu gom và phân phối hàng hóa hiệu quả nhất trong kho.

• Các công nghệ được sử dụng trong WMS

• • Barcode và RFID: Sử dụng công nghệ mã vạch và công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) để nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến. 
  • Tích hợp hệ thống: Tích hợp WMS với các hệ thống khác như hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) và kế hoạch cung ứng (ERP).
  • Sử dụng dữ liệu lớn và AI: Phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu và tối ưu hóa quản lý kho.

• Lợi ích của WMS

• • Giảm sai sót: Giảm thiểu lỗi trong quá trình nhập/xuất hàng hóa.
  • Quản lý dựa trên dữ liệu: Cung cấp dữ liệu chính xác về hàng tồn kho, giúp quyết định kinh doanh nhanh chóng và đúng thời điểm. 
  • Cải thiện dịch vụ khách hàng: Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, cải thiện độ chính xác.

• Ứng dụng của WMS

• • Ngành bán lẻ và thương mại điện tử: Quản lý kho hàng lớn và đa dạng chủng loại. 
  • Sản xuất: Quản lý nguyên vật liệu và sản phẩm thành phẩm.
  • Phân phối và logistics: Tối ưu hóa quy trình giao nhận và vận chuyển.

4. Hệ thống an ninh và giám sát hiện đại

Hệ thống an ninh và giám sát hiện đại trong quản lý kho hàng là một phần quan trọng của quy trình quản lý kho, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và cơ sở vật chất. 

• Camera giám sát

• • Loại camera: Sử dụng camera giám sát IP kết nối mạng cho hình ảnh rõ nét và có thể truy cập từ xa. Camera có khả năng quay đêm (hồng ngoại), chống nước, chống bụi và có thể xoay 360 độ.
  • Vị trí lắp đặt: Lắp đặt tại các điểm quan trọng như cổng ra/vào, khu vực lưu trữ hàng hóa, và các lối đi.

• Hệ thống cảnh báo đột nhập

• • Cảm biến chuyển động: Lắp đặt cảm biến chuyển động tại các khu vực quan trọng trong kho.
  • Cảnh báo tự động: Hệ thống phát ra cảnh báo qua chuông báo hoặc thông báo tới điện thoại di động khi phát hiện sự đột nhập.

• Hệ thống kiểm soát ra vào

• • Hệ thống khóa cửa tự động: Sử dụng khóa cửa điện tử hoặc khóa từ để kiểm soát người ra vào kho.

• • Thẻ nhận dạng và biometric: Sử dụng thẻ từ hoặc hệ thống nhận dạng sinh trắc học như vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt.

• Hệ thống báo cháy và PCCC

• • Cảm biến khói và nhiệt: Lắp đặt cảm biến khói và nhiệt độ để phát hiện và cảnh báo sớm về nguy cơ cháy.
  • Hệ thống phun nước tự động: Hệ thống sprinkler tự động kích hoạt khi nhiệt độ trong kho tăng cao bất thường.

5. Phần mềm kế toán kho thông minh

Ứng dụng phần mềm kế toán kho trong quản lý kho hàng là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tự động hóa và hiệu quả hóa quá trình quản lý hàng hóa, từ việc theo dõi tồn kho đến hoạt động nhập xuất hàng, cũng như tự động việc tính toán giá xuất kho, giá vốn hàng hóa. 

• Chức năng của phần mềm kế toán kho

• • Theo dõi hàng tồn kho: Cập nhật thông tin hàng tồn kho, bao gồm số lượng, loại hàng, ngày nhập/xuất.
  • Quản lý chi tiết hàng hóa: Theo dõi hàng hóa theo các tiêu chí như loại, kích thước, màu sắc, ngày sản xuất, hạn sử dụng…
  • Tự động tính toán giá vốn hàng hóa, xác định giá tồn kho cuối kỳ theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), phương pháp bình quân gia quyền và phương pháp đích danh. 

• Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán kho

• • Tối ưu hóa quản lý kho: Giảm thiểu rủi ro mất mát và hư hỏng hàng hóa.
  • Chính xác và minh bạch: Cung cấp dữ liệu chính xác, giảm thiểu sai sót trong quản lý.
  • Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Giảm bớt thời gian, công sức cho việc kiểm kê và theo dõi hàng hóa.
  • Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo tự động về tình hình kho hàng, giúp phân tích hiệu suất và xu hướng.
  • Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản trị hàng hóa và ra quyết định kinh doanh.

Dùng ngay miễn phí

Như việc, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện như hiện nay là hết sức quan trọng, đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp đều phải có sự thay đổi để nâng cao và tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.