“Chị ơi check giúp em tồn kho mặt hàng này còn bao nhiêu?”, “Anh xem giúp kho chi nhánh miền Nam còn hàng không?”, “Khách hỏi gấp, kế toán kiểm tra nhanh giúp nhé!” Những câu hỏi ấy lặp đi lặp lại hàng chục lần mỗi ngày, biến kế toán thành một tổng đài tra cứu tồn kho bất đắc dĩ.
Nhưng phiền phức hơn cả việc bị làm phiền là rủi ro: khi sales không có số liệu tồn thực tế trong tay, họ có thể chốt đơn vượt số lượng hàng đang có, dẫn đến chậm giao, hủy đơn, mất khách. Vậy làm thế nào để mọi nhân viên kinh doanh đều có thể tự tra cứu tồn kho theo thời gian thực ngay trên CRM, mà không cần làm phiền kế toán một lần nào nữa?
1. Sales và kế toán nhìn vào hai bức tranh tồn kho khác nhau
Kế toán nắm số liệu tồn kho chính xác trên phần mềm kế toán, được cập nhật liên tục theo từng phiếu nhập, phiếu xuất. Nhưng đội ngũ kinh doanh lại không có nơi nào để tìm kiếm các thông tin này hoặc nếu có thì dữ liệu cũng không được cập nhật kịp thời. Hai hệ thống tách biệt tạo ra một khoảng trống thông tin mà mỗi lần cần biết, sales buộc phải gọi điện hoặc nhắn tin cho kế toán.
Hệ quả là kế toán liên tục bị ngắt quãng công việc chuyên môn để trả lời cùng một câu hỏi từ nhiều người khác nhau. Với doanh nghiệp có vài chục nhân viên kinh doanh, mỗi người chỉ cần hỏi một lần mỗi ngày cũng đủ biến kế toán thành tổng đài toàn thời gian.
Nguy hiểm hơn, có những lúc kế toán bận không trả lời kịp, sales vì sợ mất khách nên cứ chốt đơn dựa trên cảm tính hoặc số liệu cũ từ lần tra cứu trước. Kết quả là đơn hàng được chốt nhưng kho không đủ hàng để giao.
2. Hệ quả là kế toán mất thời gian, doanh nghiệp còn mất khách
Khi sales không có công cụ tra cứu tồn kho độc lập, doanh nghiệp đối mặt với hàng loạt vấn đề:
- Kế toán bị phân tán khỏi công việc chuyên môn: thay vì tập trung vào hạch toán, đối chiếu sổ sách, kế toán phải liên tục dừng việc để check tồn kho cho sales. Những gián đoạn nhỏ này cộng dồn lại thành hàng giờ làm việc bị lãng phí mỗi tuần.
- Rủi ro chốt đơn vượt tồn kho thực tế: sales không nhìn thấy số liệu thời gian thực, có thể chốt bán 100 sản phẩm trong khi kho chỉ còn 20. Hậu quả là không giao hàng đúng hẹn, khách hàng phàn nàn, thậm chí hủy đơn và tìm đến đối thủ.
- Chậm trễ trong phản hồi với khách hàng: mỗi lần khách hỏi về tình trạng hàng, sales lại phải chờ kế toán phản hồi. Trong thời gian chờ đợi đó, khách hàng có thể đã nhận được báo giá từ đối thủ và quyết định chuyển hướng.
- Thiếu thông tin để tư vấn phương án thay thế: khi một mặt hàng hết tồn, sales không biết để gợi ý cho khách sản phẩm tương tự đang còn hàng, vì họ không có bức tranh tổng thể về tồn kho trong tay.
Gốc rễ của vấn đề nằm ở chỗ dữ liệu tồn kho chính xác nhất nằm trong tay kế toán, nhưng người cần dùng nó nhất lại là sales, và hai bên không có chung một màn hình.
3. Giải pháp liên thông phần mềm kế toán với CRM – Một nguồn dữ liệu duy nhất cho cả doanh nghiệp
3.1. Tồn kho từ AMIS Kế toán tự động cập nhật sang AMIS CRM theo thời gian thực
Khi AMIS Kế toán kết nối với AMIS CRM, số liệu tồn kho không còn là đặc quyền truy cập của riêng phòng kế toán. Toàn bộ dữ liệu tồn kho được tự động đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM theo đơn vị tính chính, chi tiết theo từng kho và từng chi nhánh.
Nhân viên kinh doanh có thể tự tra cứu tồn kho ngay trên giao diện CRM quen thuộc khi đang báo giá hoặc lập đơn hàng. Mỗi lần cần biết mặt hàng nào còn bao nhiêu, ở kho nào, sales chỉ cần một cú click thay vì một cuộc gọi hay tin nhắn cho kế toán.
3.2. Sales chủ động trong mọi tình huống với khách hàng
Với dữ liệu tồn kho trong tầm tay, đội ngũ kinh doanh có thể:
- Báo giá chính xác ngay lập tức: biết chắc mặt hàng còn hàng hay không trước khi gửi báo giá, không còn cảnh “dạ em báo giá trước, có gì em báo lại sau”.
- Chốt đơn tự tin, không lo vượt tồn: hệ thống cảnh báo ngay khi số lượng đặt vượt quá tồn kho thực tế, ngăn chặn rủi ro chốt đơn ảo.
- Chủ động gợi ý phương án thay thế: khi một mặt hàng hết hàng, sales có thể tra cứu ngay các sản phẩm tương tự đang còn tồn để tư vấn cho khách, thay vì bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
3.3. Kế toán được giải phóng, tập trung vào công việc chuyên môn
Khi mọi nhân viên kinh doanh đều có thể tự tra cứu tồn kho, những câu hỏi lặp đi lặp lại hàng ngày gửi đến kế toán sẽ giảm mạnh, thậm chí biến mất hoàn toàn. Kế toán không còn phải đóng vai trò tổng đài tra cứu, thay vào đó có thể tập trung vào những công việc tạo ra giá trị thực sự: hạch toán chính xác, phân tích tài chính, kiểm soát dòng tiền.
4. Tạm kết
Mỗi lần sales phải hỏi kế toán về tồn kho, doanh nghiệp mất hai thứ cùng một lúc: thời gian của kế toán và tốc độ phản hồi với khách hàng. Đó là kiểu chi phí ẩn không xuất hiện trên báo cáo tài chính, nhưng âm thầm bào mòn hiệu suất vận hành mỗi ngày.
Khi AMIS Kế toán và AMIS CRM liên thông, bức tường ngăn cách giữa dữ liệu tồn kho và đội ngũ bán hàng được dỡ bỏ. Sales có trong tay số liệu tồn kho theo thời gian thực, chi tiết đến từng kho, từng chi nhánh, ngay trên màn hình làm việc của mình. Kế toán không còn là cái phao cứu sinh mỗi khi sales cần check hàng. Và quan trọng nhất, mỗi đơn hàng được chốt đều dựa trên tồn kho thực tế, không còn cảnh hứa với khách rồi không có hàng để giao.
