PR trong mua hàng hay yêu cầu mua hàng được hiểu đơn giản là tài liệu thể hiện nhu cầu mua. Nó đóng vai trò là bước khởi đầu trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Sự xuất hiện của PR trong mua hàng đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quy trình ra quyết định trong doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, các bạn sẽ hiểu rõ về phiếu yêu cầu mua hàng và quy trình lập phiếu đề xuất.
[TẢI NGAY] 3 MẪU PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG EXCEL CHUẨN 2026
1. PR trong mua hàng là gì? (Purchase Requisition)
Phiếu đề xuất mua hàng – Purchase Requisition, là một tài liệu quan trọng trong quản lý mua sắm của một doanh nghiệp. Nó là một biểu mẫu hoặc tài liệu được sử dụng để ghi nhận và chứng minh nhu cầu mua hàng của một bộ phận hoặc một cá nhân trong tổ chức. Phiếu đề xuất mua hàng bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm/mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá, thông tin về nhà cung cấp, điều khoản về giao nhận và thanh toán.
Bản chất của PR – phiếu đề xuất mua hàng:
- Tính chất nội bộ: PR chỉ lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp, hoàn toàn không có giá trị pháp lý với nhà cung cấp bên ngoài.
- Khởi đầu quy trình: PR chính là bước đầu tiên kích hoạt toàn bộ quy trình thu mua (Procurement Process) của công ty.
- Công cụ kiểm soát: Giúp ban lãnh đạo kiểm soát chi tiêu, tránh tình trạng mua sắm lãng phí, chồng chéo hoặc vượt quá ngân sách cho phép.
| [Tải miễn phí] 150+ Mẫu quy trình làm việc cho mọi phòng ban doanh nghiệp sản xuất |
2. Phân biệt PR (Purchase Requisition) và PO (Purchase Order)
Trong thực tế, đặc biệt là nhân sự kế toán mới, thường nhầm lẫn giữa PR (đề xuất mua) trong mua hàng và PO (đơn đặt hàng). Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai khái niệm này:
| Tiêu chí | PR (Purchase Requisition) | PO (Purchase Order) |
| Tên gọi | Phiếu yêu cầu / Đề xuất mua hàng | Đơn đặt hàng |
| Bản chất | Chứng từ lưu hành nội bộ | Chứng từ giao dịch đối ngoại |
| Mục đích | Xin phê duyệt nhu cầu mua sắm từ cấp quản lý | Đặt hàng chính thức với nhà cung cấp |
| Tính pháp lý | Không có giá trị pháp lý bên ngoài | Có giá trị pháp lý (như một hợp đồng thu nhỏ) |
| Người lập | Nhân viên/Trưởng phòng ban phát sinh nhu cầu | Bộ phận Mua hàng (Procurement/Purchasing) |
| Đối tượng nhận | Bộ phận Thu mua hoặc Ban giám đốc | Nhà cung cấp (Supplier/Vendor) |
3. Vai trò quan trọng của đề xuất mua hàng PR trong doanh nghiệp
Áp dụng chặt chẽ quy trình lập và duyệt PR trong mua hàng mang lại nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp:
Tăng tính minh bạch: Mọi yêu cầu mua sắm đều phải có lý do rõ ràng, có sự phê duyệt của người có thẩm quyền, ngăn chặn hành vi gian lận.
Tối ưu hóa dòng tiền: Bộ phận kế toán dựa vào đề xuất mua hàng để dự trù ngân sách, đảm bảo doanh nghiệp luôn chủ động về mặt tài chính.
Hỗ trợ bộ phận thu mua: Nhờ thông tin chi tiết trên phiếu đề xuất mua (về thông số, số lượng, thời gian cần), nhân viên mua hàng có thể dễ dàng tìm kiếm và thương lượng với nhà cung cấp phù hợp nhất.
Lưu trữ phục vụ kiểm toán: Toàn bộ hồ sơ đề xuất mua hàng là bằng chứng rõ ràng cho các đợt kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán tài chính sau này.
Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng quy trình mua hàng chuẩn trong doanh nghiệp
4. Cách lập phiếu đề xuất mua hàng chuẩn
Để một phiếu đề xuất mua – PR trong mua hàng được phê duyệt nhanh chóng, người lập cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cốt lõi sau:
Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, phòng ban đề xuất, thông tin người lập phiếu.
Thời gian: Ngày lập phiếu và ngày mong muốn nhận được hàng.
Thông tin chi tiết hàng hóa: Tên hàng, mã hàng (nếu có), thông số kỹ thuật, số lượng, đơn vị tính (kg, cái, bộ…).
Mục đích mua sắm: Lý do cần mua sắm (ví dụ: Thay thế máy in hỏng cho phòng Nhân sự, mua thêm laptop cho nhân viên mới phòng Marketing…).
Dự toán chi phí: Đơn giá dự kiến và tổng giá trị đơn hàng.
Chữ ký phê duyệt: Chữ ký của người lập, trưởng bộ phận đề xuất, bộ phận tài chính/kế toán và ban giám đốc.
5. Tổng hợp các mẫu phiếu đề nghị mua hàng năm 2026
Hiện nay, phiếu đề xuất mua hàng Excel đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều công ty nhờ vào những lợi ích vượt trội mà nó mang lại.
Phiếu đề xuất mua hàng là văn hành hành chính, bởi vậy các doanh nghiệp cũng cần chú trọng đảm bảo hình thức chỉn chu.
Thông tin trong phiếu cần được trình bày dưới dạng bảng tính logic, dễ hiểu khi có nhiều danh mục hàng hóa để bộ phận mua hàng dễ dàng kiểm toán. Thay vì mất thời gian thiết kế từ đầu, bạn có thể tận dụng các mẫu do MISA AMIS tổng hợp sẵn tại đây:
6. Giải pháp số hóa đề xuất mua hàng với MISA AMIS Mua hàng
MISA AMIS Mua hàng là giải pháp quản lý toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình mua hàng từ A đến Z trên một nền tảng, từ khâu xác định nhu cầu, đánh giá nhà cung cấp, lập đơn mua hàng cho đến khi thanh toán và lưu trữ hồ sơ, đảm bảo hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm chi phí.
Ưu điểm nổi bật của AMIS Mua hàng
- Rút ngắn thời gian lập yêu cầu mua hàng: Khởi tạo và quản lý tập trung mọi đề nghị mua sắm trên một nền tảng, thao tác mọi lúc mọi nơi; tự động hóa nhập liệu giúp loại bỏ sai sót ngay từ đầu vào.
- Chọn đúng nhà cung cấp dựa trên dữ liệu: Hồ sơ nhà cung cấp số hóa tập trung, đánh giá theo chất lượng và tiến độ giao hàng thực tế; báo giá so sánh tự động, hỗ trợ ra quyết định chính xác.
- Kiểm soát tiến độ mua hàng theo thời gian thực: Trạng thái đơn hàng cập nhật xuyên suốt từ đề nghị, phê duyệt, đặt hàng đến nhận hàng và thanh toán, giúp lãnh đạo chủ động xử lý điểm nghẽn trong chuỗi cung ứng.
- Số hóa luồng quy trình từ đề xuất đến nhập kho: Thay vì chuyển giấy tờ thủ công, nhân viên mua hàng căn cứ vào HĐNT đã ký với nhà cung cấp để tạo nhanh Đơn đặt hàng (PO) ngay trên phần mềm, đảm bảo chính xác các điều khoản về giá, chiết khấu và điều kiện giao hàng đã thỏa thuận.
- Tự động hóa phê duyệt và liên thông toàn hệ sinh thái MISA AMIS: Kết nối liền mạch giữa AMIS Mua Hàng – AMIS Quy trình – AMIS Bán Hàng – AMIS Kế Toán, chuẩn hóa luồng phê duyệt cho Kế toán, Kinh doanh, Sản xuất theo đúng thẩm quyền và hạn mức; đề nghị mua hàng từ bộ phận bán hàng, sản xuất được đẩy thẳng sang mua hàng, đồng bộ hóa đơn – công nợ – thanh toán sang kế toán, không cần nhập liệu lại.
Kết luận
Hiểu và vận hành tốt đề xuất mua hàng không chỉ giúp quy trình thu mua của doanh nghiệp diễn ra trơn tru mà còn là chìa khóa vàng giúp tối ưu hóa chi phí vận hành. Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn cái nhìn toàn diện và có thể áp dụng ngay biểu mẫu PR vào thực tế công việc của mình.
