Từ 1/7/2026 hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh kiểm soát

Theo quy định mới nhất, quy trình giao kết và quản lý hợp đồng lao động đã có sự thay đổi mang tính bước ngoặt. Cụ thể, mọi hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh (ID) duy nhất do cơ quan nhà nước cấp từ ngày 01/07/2026. Quy định này nhằm tăng cường tính pháp lý, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý lao động toàn quốc. Bài viết dưới đây, AMIS WeSign sẽ làm rõ quy định nêu trên.

1. Hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh từ 1/7/2026

Căn cứ theo khoản 4 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:

4. Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Theo đó, hợp đồng lao động điện tử phải được ký và lưu trữ không chỉ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ mà còn phải được chuyển đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ. Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn tất ký số, nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử có trách nhiệm chuyển hợp đồng đã hoàn thiện lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Việc gắn mã định danh ID là yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, xác thực pháp lý và phục vụ hoạt động kiểm soát, tra cứu, báo cáo hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật. Cụ thể:

• Xác thực và nhận diện duy nhất

Mã định danh (ID) giúp xác định duy nhất mỗi hợp đồng lao động điện tử, loại bỏ nguy cơ trùng lặp hoặc nhầm lẫn giữa các hợp đồng.

• Quản lý, tra cứu thuận tiện

Việc gắn mã ID tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tra cứu, kiểm tra, đối chiếu hợp đồng của các cơ quan có thẩm quyền và các bên liên quan.

• Tăng cường tính pháp lý và minh bạch

Mã ID đảm bảo tính minh bạch, công khai và an toàn pháp lý cho hợp đồng điện tử, phục vụ mục đích kiểm soát và giám sát theo quy định nhà nước.

• Phục vụ công tác thống kê, phân tích

Hỗ trợ công tác thống kê, báo cáo và tổng hợp dữ liệu hợp đồng lao động trên phạm vi toàn quốc.

→ Đọc thêm:

• Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy định về hợp đồng lao động điện tử
• Chính thức đưa nền tảng hợp đồng lao động điện tử vào vận hành từ 1/7/2026
• Hợp đồng điện tử Econtract là gì?- 5 điều doanh nghiệp NHẤT ĐỊNH phải nắm rõ

2. Quy định gắn mã định danh (ID) kiểm soát trên hợp đồng điện tử

Căn cứ theo khoản 4 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định rõ về việc yêu cầu hợp đồng điện tử cần được gắn mã định danh (ID), cụ thể:

• Gắn mã trong 24h sau khi ký hết

• • • Thời điểm phát sinh nghĩa vụ: Nghĩa vụ gửi hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh phát sinh tại thời điểm bên cuối cùng hoàn tất việc ký số vào hợp đồng.
    • Thời hạn thực hiện: Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nêu trên, nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng lao động điện tử có trách nhiệm pháp lý phải chuyển toàn bộ thông điệp dữ liệu của hợp đồng đã ký tới Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
    • Mục đích: Việc này nhằm đảm bảo hợp đồng được đưa vào hệ thống quản lý của cơ quan nhà nước một cách kịp thời, phục vụ công tác kiểm soát và thống kê.

• Mã ID là duy nhất

Mỗi hợp đồng lao động điện tử sau khi được gửi thành công đến Nền tảng sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất. Mã này không được trùng lặp và không được tái sử dụng cho bất kỳ hợp đồng nào khác.

• Vai trò pháp lý

• • Nhận diện và xác thực: Mã ID là căn cứ pháp lý để nhận diện chính xác và xác thực tính toàn vẹn của hợp đồng trên hệ thống quản lý nhà nước.
  • Quản lý và tra cứu: Mã ID đóng vai trò là khóa chính (primary key) để các bên liên quan (người lao động, người sử dụng lao động) và cơ quan nhà nước có thẩm quyền (cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý lao động) thực hiện việc tra cứu, truy xuất và đối chiếu thông tin khi cần thiết.

• Áp dụng cho cả HĐLĐ mới và HĐLĐ giấy chuyển đổi sang điện tử.

Quy định về việc gắn mã định danh được áp dụng thống nhất cho hai loại hợp đồng lao động điện tử sau:

• • Hợp đồng lao động giao kết mới: Là các hợp đồng được các bên thỏa thuận và ký kết hoàn toàn bằng phương tiện điện tử ngay từ đầu.
  • Hợp đồng lao động chuyển đổi từ văn bản giấy: Là các hợp đồng lao động đang có hiệu lực dưới dạng văn bản giấy, được các bên thỏa thuận chuyển đổi sang định dạng điện tử.
  • Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi và được các bên ký số xác nhận, hợp đồng này cũng phải tuân thủ quy định về việc gửi đi để gắn mã định danh trong thời hạn 24 giờ.

3. Yêu cầu xác thực trong hợp đồng lao động điện tử

Để bảo đảm tính pháp lý và hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử, các chủ thể tham gia giao kết phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về định danh và xác thực dưới đây:

➤ Người lao động và người sử dụng lao động

Căn cứ theo khoản 2 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:

2. Người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:

a) Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

b) Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

c) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, chủ thể giao kết hợp đồng là cá nhân phải được xác thực danh tính một cách chính xác thông qua một trong các loại giấy tờ hoặc tài khoản định danh hợp lệ sau:

• Đối với cá nhân: Phải có một trong các giấy tờ định danh hợp lệ: CCCD/Căn cước/Tài khoản định danh điện tử mức 2/Hộ chiếu. (Người nước ngoài cần thêm thị thực hoặc giấy tờ miễn thị thực).
• Đối với tổ chức: Phải có giấy tờ pháp lý (Quyết định thành lập/GCNĐKDN) và giấy tờ định danh của người đại diện theo pháp luật như quy định đối với cá nhân.
• Bắt buộc có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

➤ Doanh nghiệp

• Về tư cách pháp nhân: Phải cung cấp và bảo đảm tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ pháp lý liên quan đến doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
• Về thẩm quyền ký kết: Hợp đồng phải được ký bởi chữ ký số hợp lệ của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật và điều lệ hoạt động của tổ chức.

➤ Nhà cung cấp eContract

Nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm pháp lý trong việc bảo đảm nền tảng kỹ thuật và an toàn cho quá trình giao kết. Căn cứ theo khoản 3 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về các điều kiện bắt buộc của nhà cung cấp eContract như sau:

• Điều kiện hoạt động: Phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Nghĩa vụ xác thực: Bắt buộc phải áp dụng các giải pháp công nghệ để đối chiếu và xác thực thông tin định danh của các bên tham gia ký kết, bao gồm cả việc sử dụng dữ liệu sinh trắc học nhằm bảo đảm xác thực đúng chủ thể giao kết hợp đồng.
• Yêu cầu kỹ thuật hệ thống: Hệ thống eContract phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật cốt lõi, bao gồm:

• • Sử dụng phần mềm ký số hợp pháp.
  • Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và toàn vẹn dữ liệu.
  • Lưu trữ và cho phép tra cứu, quản lý hợp đồng đã ký kết.
  • Có chức năng bảo đảm định danh chủ thể và thực hiện xác thực danh tính
  • Có biện pháp kỹ thuật ghi nhận sự đồng ý của tổ chức, cá nhân đã được định danh với nội dung hợp đồng.
  • Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử trước khi gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID.
  • Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ giấy theo pháp luật giao dịch điện tử.
  • Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
  • Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo giao thức, định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
  • Tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch HĐLĐ điện tử.
  • Kết nối API tiêu chuẩn với Nền tảng HĐLĐ điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
  • Bảo đảm an toàn thông tin theo pháp luật về an toàn thông tin mạng.

Tóm lại, việc hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh là một quy định pháp lý bắt buộc, đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc số hóa và chuẩn hóa quản lý lao động. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định này không chỉ đảm bảo tính hiệu lực của hợp đồng mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy trình và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ eContract uy tín để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp luật hiện hành.

Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign – Sẵn sàng đáp ứng Nghị định 337/2025/NĐ-CP