Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo Thông tư 99

Biên bản kiểm nghiệm vật tư là chứng từ cần thiết khi doanh nghiệp tiếp nhận vật tư, công cụ, sản phẩm hay hàng hóa, nhằm ghi nhận kết quả kiểm tra về số lượng, quy cách và chất lượng trước khi nhập kho. Dưới đây, MISA AMIS tặng miễn phí các mẫu biên bản chuẩn đi kèm với hướng dẫn cách điền chi tiết.

1. Biên bản kiểm nghiệm vật tư dùng để làm gì?

Biên bản kiểm nghiệm vật tư (công cụ, sản phẩm, hàng hóa) là chứng từ kế toán nhằm xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.

Biên bản này áp dụng cho các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:

• Nhập kho với số lượng lớn;
• Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có tính chất lý, hóa phức tạp;
• Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa quý hiếm;

Những vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm.

2. Tổng hợp mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

2.1. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư theo Thông tư 99

Đây là mẫu biên bản kiểm nghiệm mới nhất được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế cho Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu này có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp từ ngày 1/1/2026

2.2. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư theo thông tư 200

Mẫu biên bản kiểm nghiệm hàng hóa theo Thông tư 200 áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, nhưng chỉ sử dụng đến ngày 31/12/2025. Vì từ ngày 1/1/2026 Thông tư 200/2014/TT-BTC đã chính thức hết hiệu lực. Các doanh nghiệp đang thực hiện chế độ kế toán theo thông tư này có thể sử dụng mẫu biên bản kiểm nghiệm theo Thông tư 99 ở phía trên.

2.3. Mẫu biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, vật tư theo thông tư 133

Mẫu biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, sản phẩm theo Thông tư 133 áp dụng cho các đối tượng là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cấu trúc của biên bản gồm các nội dung chính sau:

• Thành viên ban kiểm nghiệm
• Các thông tin của vật tư (hàng hóa, sản phẩm) cần kiểm nghiệm
• Ý kiến và chữ ký của người có thẩm quyền

3. Cách viết biên bản kiểm nghiệm vật tư theo Thông tư 99

Bước 1: Thành lập ban kiểm nghiệm

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ có liên quan như Hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng (nếu có).

Bước 3: Tiến hành kiểm nghiệm

• Kiểm số lượng thực tế
• Đối chiếu số lượng theo chứng từ
• Kiểm quy cách, chất lượng, mẫu mã
• Ghi nhận số lượng đạt và không đạt

Bước 4: Lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa (sản phẩm, công cụ, vật tư)

Góc bên trái của Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.

Bước 5: Ký xác nhận

Biên bản là cơ sở để kế toán lập Phiếu nhập kho hoặc xử lý chênh lệch.

Lưu ý khi lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm:

Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản:

• 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng.
• 1 bàn giao cho phòng, ban kế toán.

Trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn thì kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa để giải quyết.

4. MISA AMIS Kế Toán sẵn sàng đáp ứng các biểu mẫu theo Thông tư 99

Hiện tại, MISA đảm bảo đáp ứng kịp thời Thông tư 99/2025/TT-BTC. Lộ trình đáp ứng trên phần mềm đảm bảo để ngay khi thông tư thay thế có hiệu lực người dùng sẽ có phiên bản phần mềm đáp ứng thông tư để sử dụng. Phần mềm kế toán online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi tiết vật tư, công cụ, sản phẩm, nguyên vật liệu hiệu quả, cụ thể:

• Tự động khai báo và lập chứng từ: Các thông tin sau khi được khai báo sẽ được tự động lấy lên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hóa.
• Hỗ trợ quản lý toàn bộ vật tư, hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, phục vụ cho việc lập và hạch toán các chứng từ liên quan đến hoạt động mua, bán hàng hóa, nhập xuất kho vật tư, hàng hóa, CCDC…
• Cung cấp báo cáo Sổ chi tiết vật tư hàng hóa theo lô (đối với chế độ làm việc thủ kho), giúp kế toán theo dõi được chi tiết từng lần nhập xuất kho của vật tư hàng hóa theo từng lô, hạn sử dụng.
• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT99, TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn đáp ứng Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Nhận tư vấn thêm về phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây: