Quản lý kho thủ công bằng Excel hay sổ sách khiến doanh nghiệp dễ sai lệch tồn kho, thất thoát và chậm tiến độ giao hàng. Vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang phần mềm quản lý kho để theo dõi nhập – xuất – tồn theo thời gian thực, kiểm soát chính xác số lượng – giá trị hàng hóa, đồng bộ dữ liệu với bán hàng – kế toán và giảm đến 70% thao tác thủ công.
Nếu bạn đang tìm hiểu phần mềm quản lý kho là gì, lợi ích, tính năng và những giải pháp tốt nhất hiện nay, bài viết này MISA AMIS sẽ giúp bạn có câu trả lời đầy đủ, dễ hiểu và cập nhật mới nhất.
1. Phần mềm quản lý kho là gì?
Phần mềm quản lý kho (Warehouse Management Software – WMS) là hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát toàn bộ hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho: từ nhập – xuất – tồn, kiểm kê, điều chuyển, đến theo dõi số lô, hạn dùng và giá trị tồn kho.
Khác với cách quản lý thủ công bằng Excel, phần mềm quản lý kho cho phép tự động hóa quy trình, hạn chế sai sót do nhập liệu, cập nhật tồn kho theo thời gian thực và đồng bộ dữ liệu với các bộ phận kế toán, bán hàng, mua hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:
- Nắm chính xác số lượng hàng hóa tại từng kho/chi nhánh.
- Giảm thất thoát, thừa thiếu và chênh lệch tồn kho.
- Lập báo cáo nhanh chóng, minh bạch và có cơ sở để ra quyết định nhập – xuất – đặt hàng.
Nói một cách đơn giản, phần mềm quản lý kho là công cụ giúp doanh nghiệp vận hành kho thông minh, an toàn và hiệu quả hơn, bất kể quy mô nhỏ hay lớn.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
- Kiểm soát hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho theo thời gian thực, giúp tránh tình trạng thiếu hàng, thừa hàng.
- Tối ưu hóa quy trình: Tự động hóa các tác vụ như nhập, xuất kho, kiểm kê, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Giảm thiểu sai sót: Hạn chế sai sót trong quá trình quản lý thủ công, đặc biệt với số lượng hàng hóa lớn và đa dạng.
- Nâng cao hiệu quả: Cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng kiểm soát và đưa ra quyết định.
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng.
3. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho cung cấp nhiều tính năng hữu ích để tối ưu hóa hoạt động kho và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng. Trong đó có một số tính năng chính sau:
| Tính năng | Mô tả chi tiết |
| Thiết kế kho hàng | Cho phép các tổ chức tùy chỉnh quy trình làm việc và logic chọn hàng nhằm đảm bảo rằng kho được thiết kế để phân bổ hàng tồn kho một cách tối ưu. Hệ thống quản lý kho bãi (WMS) thiết lập việc phân chia không gian lưu trữ hàng hóa theo từng ô, tối đa hóa không gian lưu trữ và tính đến sự thay đổi của hàng tồn kho theo mùa. |
| Theo dõi hàng tồn kho | Cho phép sử dụng các hệ thống theo dõi tiên tiến, tự động nhận dạng và thu thập dữ liệu (AIDC), bao gồm RFID, máy quét mã vạch để đảm bảo rằng hàng hóa có thể dễ dàng tìm thấy khi cần di chuyển. |
| Nhận hàng và lưu kho | Cho phép lưu trữ và lấy hàng tồn kho, thường sử dụng công nghệ chọn hàng bằng ánh sáng hoặc giọng nói để giúp nhân viên kho xác định vị trí hàng hóa. |
| Chọn và đóng gói hàng hóa | Bao gồm chọn hàng theo khu vực, theo đợt và theo lô. Nhân viên kho cũng có thể sử dụng chức năng phân khu vực và xen kẽ nhiệm vụ để hướng dẫn công việc chọn và đóng gói một cách hiệu quả nhất. |
| Giao hàng | Cho phép hệ thống WMS gửi vận đơn (B/L) trước khi vận chuyển, tạo danh sách đóng gói và hóa đơn cho lô hàng, đồng thời gửi thông báo vận chuyển trước đến người nhận. |
| Quản lý lao động | Giúp người quản lý kho giám sát hiệu suất của nhân viên bằng cách sử dụng chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để xác định những nhân viên làm việc vượt trội hoặc kém hơn so với tiêu chuẩn. |
| Quản lý bãi và bến tàu | Hỗ trợ tài xế xe tải vào kho để tìm bến bốc hàng phù hợp. Việc sử dụng quản lý bến bãi và bến tàu phức tạp hơn cho phép chuyển hàng qua cảng và hỗ trợ các chức năng khác của inbound và outbound logistics. Hỗ trợ tài xế xe tải vào kho để tìm bến bốc hàng phù hợp |
| Báo cáo | Giúp người quản lý phân tích hiệu quả hoạt động của kho và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. Giúp người quản lý phân tích hiệu quả hoạt động của kho khi tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. |
4. Phân loại phần mềm quản lý kho hàng
Các loại hệ thống quản lý kho bãi (WMS) phổ biến nhất bao gồm hệ thống độc lập, module ERP, nền tảng cloud và module của chuỗi cung ứng. Mỗi loại đều có những lợi ích đặc biệt cho các nhu cầu kho bãi khác nhau. Bạn cần xem xét nhiều yếu tố trước khi quyết định WMS nào sẽ phù hợp nhất với bạn.
- Hệ thống độc lập: Phù hợp cho hoạt động kho bãi nhỏ, cung cấp tính năng cơ bản với chi phí thấp. Hệ thống chủ yếu tập trung vào quản lý hoạt động kho và quản lý hàng tồn kho.
- Module của ERP: Phù hợp với doanh nghiệp muốn mở rộng và cải thiện hoạt động chuỗi cung ứng. Hệ thống này kết hợp quản lý kho với các chức năng khác như kế toán, nhân sự và quan hệ khách hàng, quy trình, công việc/dự án,… Đây là phần mềm lý tưởng để hợp nhất các hoạt động vào một nền tảng, điều này có thể mang lại lợi ích lớn cho các chuỗi cung ứng lớn.
- Nền tảng điện toán đám mây: Nền tảng này có khả năng hợp tốt và tiện lợi, có độ bảo mật cao, chi phí bảo trì thấp hơn. Do chạy trên máy chủ bên ngoài, việc triển khai và quản lý WMS trở nên dễ dàng, tiết kiệm hơn.
- Module của chuỗi cung ứng: Phần mềm cung cấp giải pháp toàn diện cho chuỗi cung ứng, không chỉ quản lý kho mà còn bao gồm quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý vận tải, kiểm soát hàng tồn kho và quản lý mối quan hệ khách hàng. Phần mềm phù hợp cho các doanh nghiệp logistics bên thứ ba (3PLs) với hoạt động phức tạp.
Tặng bạn: 50+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHO CÁC PHÒNG BAN & QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO
5. Top 10 phần mềm quản lý kho chuyên sâu cho doanh nghiệp
Dưới đây là top 10 phần mềm quản lý kho tốt nhất năm 2025 được các doanh nghiệp Việt Nam tin dùng.
5.1. AMIS Kho Hàng
AMIS Kho hàng là phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp. Phần mềm được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập – xuất – tồn kho, giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa, đồng thời kết nối chặt chẽ với các phân hệ khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như Kế toán, CRM, Quy trình, Công việc.
Ưu điểm nổi bật
- Quản lý kho theo thời gian thực: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, trạng thái lô/hạn sử dụng, đơn vị tính và giá trị hàng hóa một cách chính xác và tức thời.
- Cảnh báo thông minh: Hệ thống tự động thông báo khi hàng hóa đạt mức tồn kho tối thiểu, sắp hết hạn sử dụng hoặc vượt quá định mức cho phép, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc nhập hàng và điều chuyển kho.
- Tích hợp nguyên tắc ABC: Phân loại hàng hóa theo nhóm A, B, C dựa trên giá trị tiêu thụ, giúp tối ưu hóa không gian kho và giảm chi phí lưu trữ.
- Hỗ trợ nhiều đặc thù ngành nghề: Phù hợp với các doanh nghiệp có đặc thù như quản lý kho lạnh, hàng hóa theo lô/hạn sử dụng, nhiều đơn vị tính, giúp đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản lý kho đa dạng.
- Kết nối liên thông: Dữ liệu kho được đồng bộ với các phân hệ kế toán, bán hàng và quy trình, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và chính xác.
-
AMIS Kho Hàng có khả năng kết nối với hệ sinh thái của MISA AMIS với hơn 40+ ứng dụng chuyên biệt hỗ trợ doanh nghiệp quản trị Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Công việc, quy trình,… toàn diện. Đặc biệt, phần mềm AMIS Kế toán có phân hệ quản lý kho giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình quản lý kho bãi, từ việc theo dõi hàng tồn kho đến quản lý nhập xuất hàng.
Dùng thử và khám phá sức mạnh phần mềm MISA AMIS được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm tại đây:
Chi phí:
Dùng thử miễn phí: Doanh nghiệp có thể trải nghiệm đầy đủ tính năng của phần mềm trong 15 ngày mà không cần cài đặt phức tạp.
Chi phí hợp lý: AMIS Kho hàng được thiết kế với chi phí phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành.
5.2. Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
Excel là lựa chọn quen thuộc với hầu hết các chủ shop và hộ kinh doanh nhỏ tại Việt Nam. Dù không phải là một phần mềm chuyên dụng, nhưng với khả năng tùy biến và bảng tính linh hoạt, Excel vẫn là một phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Excel đáng tin cậy trong giai đoạn khởi đầu.
Tính năng nổi bật:
- Tạo bảng nhập – xuất – tồn theo mẫu
- Theo dõi danh mục hàng hóa, tồn kho định kỳ
- Tính toán định mức hàng tồn, tổng hợp số liệu thủ công
| Ưu điểm: | Hạn chế: |
|
|
Excel phù hợp với người mới bắt đầu, chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.
5.3. Công cụ quản lý tồn kho NetSuite WMS
NetSuite WMS là một sản phẩm của Oracle giúp đơn giản hóa hoạt động kho bãi và sản xuất. Nó hỗ trợ người dùng trong việc thực hiện các chức năng chính của kho như nhận hàng, lưu trữ và giao hàng.
Tính năng chính
- Quét mã vạch RF di động
- Xác định chiến lược cho việc lưu trữ và lấy hàng. Có ba lợi ích của tính năng này là Nhận hàng di động, Chọn hàng di động và Kiểm kê chu kỳ di động,…
- Quản lý công việc
- Biên lai ủy quyền trả hàng
- Kế hoạch kiểm kê chu kỳ
- Có các tính năng khác như dữ liệu thời gian thực, quản lý đơn hàng, theo dõi mã vạch, lập hóa đơn, quản lý tồn kho, quản lý giao hàng, quản lý lực lượng lao động và tải trọng, bản đồ kho, mua hàng,…
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Liên hệ nhà cung cấp
Tham khảo: Top 10+ công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất năm 2025
5.4. Phần mềm quản lý kho hàng Vzsoft.net
Vzsoft.net là một giải pháp quản lý kho hàng miễn phí, hỗ trợ quản lý xuất nhập tồn kho, theo dõi doanh thu lợi nhuận, quản lý tiền mặt và cảnh báo tồn kho tự động. Phần mềm này có tính năng thông minh như nhập liệu bằng Excel, phân loại hàng hóa theo danh mục, kết nối với máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, và cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu.
Vzsoft.net là một giải pháp quản lý khi hàng miễn phí, hỗ trợ quản lý xuất nhập tồn khi
Các tính năng chính của VZSoft:
- Quản lý hàng hóa
- Cảnh báo tự động
- Báo cáo chi tiết
- Quản lý người dùng
- Sao lưu dữ liệu
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
5.5. Phần mềm quản lý tồn kho bán lẻ MISA Eshop
MISA eShop là phần mềm quản lý kho hàng hóa chuyên nghiệp cho cửa hàng, chuỗi bán lẻ. Cung cấp các tính năng quản lý tồn kho, nhập khẩu hàng hóa, quản lý đơn hàng, quản lý nhà cung cấp và khách hàng cũng như báo cáo tồn kho chi tiết.
Các tính năng nổi bật:
- Quét mã vạch theo dõi số lượng hàng tồn kho, nhập xuất hàng hóa và quản lý đơn hàng một cách chi tiết
- Vận hành kho trên mobile nhanh chóng: Nhặt hàng, xác nhận đóng hàng, giao ĐVVC, nhập kho hàng hoàn.
- Hệ thống báo cáo tồn kho chi tiết giúp bạn nắm bắt tình hình kho hàng một cách nhanh chóng và chính xác
- Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng giúp dễ dàng thao tác và quản lý kho hàng
5.6. Phần mềm quản lý kho vật tư Fishbowl Inventory
Fishbowl Inventory là một công ty phần mềm được sáng lập bởi David K Williams và có trụ sở tại Orem, Utah, Hoa Kỳ. Công ty này chuyên cung cấp các giải pháp quản lý sản xuất và quản lý hàng tồn kho cho QuickBooks.
Tính năng chính:
- Tích hợp với QuickBooks
- Báo cáo
- Bán hàng và Mua hàng
- Quản lý Đơn hàng
- Nhiều Địa điểm
- Đa Tiền tệ
- Giao hàng
- Thời gian và Lao động
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Bắt đầu từ $4,395/người dùng hàng năm.
Xem thêm: Quản lý chuỗi cung ứng là gì? Phân biệt chuỗi cung ứng và logistics
5.7. Phần mềm kho miễn phí ABC Inventory
ABC Inventory phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho đơn giản mà không cần đầu tư nhiều chi phí.
Tính năng chính:
- Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho
- Theo dõi đơn hàng
- Quản lý dữ liệu nhà cung cấp
- Lập kế hoạch sản xuất và phân phối
- Điều chỉnh giá hàng hóa và lập báo cáo
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Miễn phí
5.8. Phần mềm quản lý kho theo vị trí Zoho Inventory
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp tích hợp toàn diện giữa các hệ thống, từ CRM đến bán hàng thì không thể bỏ qua Zaho. Tuy nhiên, chi phí sẽ tăng khi doanh nghiệp cần nhiều tính năng hơn.
Tính năng chính:
- Theo dõi đơn hàng
- Quản lý hàng tồn kho
- Tích hợp CRM
- Hỗ trợ xuất nhập dữ liệu
- Quản lý đa kho
- Tích hợp thương mại điện tử.
- Quản lý kho đa kênh: hỗ trợ quản lý nhiều kho và vị trí kho khác nhau (ví dụ: kho trung tâm, kho phân phối, kho cửa hàng).
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Bắt đầu từ $29/tháng
5.9. Phần mềm quản lý hàng tồn kho ZhenHub
Phần mềm quản lý tồn kho logistics ZhenHub là giải pháp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp thương mại điện tử, doanh nghiệp lớn cần quản lý chuỗi cung ứng toàn diện.
Tính năng chính:
- Quản lý kho trên nền tảng đám mây
- Tích hợp hệ thống logistics và thương mại điện tử
- Theo dõi chuỗi cung ứng và quản lý vận hành hiệu quả
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Từ $30/tháng.
5.10. Phần mềm quản lý tồn kho co cửa hàng KiotViet
Phần mềm quản lý tồn kho KiotViet là một giải pháp quản lý bán hàng trên nền tảng điện toán đám mây, cung cấp nhiều tính năng hiệu quả để theo dõi xuất nhập tồn kho. Nổi bật bao gồm việc tự động trừ kho khi bán hàng, quản lý nhập hàng nhanh chóng, cảnh báo hàng sắp hết, kiểm kho bằng mã vạch, báo cáo tồn kho chi tiết và tích hợp với các sàn thương mại điện tử để đồng bộ số lượng hàng hóa.
Tính năng nổi bật
- Tự động trừ kho
- Quản lý nhập hàng
- Cảnh báo hàng sắp hết
- Kiểm kho bằng mã vạch
- Báo cáo tồn kho chi tiết
- Quản lý công nợ nhà cung cấp
- Đồng bộ với sàn TMĐT
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Tùy từng gói mà doanh nghiệp lựa chọn
6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng
Khi lựa chọn phần mềm quản lý kho bãi, có một số yếu tố quan trọng cần được cân nhắc để đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với nhu cầu và hoạt động của doanh nghiệp:
- Chức năng: Các hệ thống quản lý kho bãi (WMS) khác nhau có các chức năng khác nhau. Một số WMS được thiết kế cho các loại doanh nghiệp cụ thể. Do đó, hãy xác định nhu cầu của doanh nghiệp và chọn lựa phù hợp.
- Chi phí: Chi phí là yếu tố quan trọng thứ hai vì nó liên quan đến ngân sách. Chi phí của phần mềm này phụ thuộc vào độ phức tạp của nó hoặc các chức năng mà nó cung cấp.
- Nhu cầu Khách hàng: Dựa trên điều này, doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu của khách hàng và chọn các chức năng của phần mềm để có thể cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Điểm này cũng liên quan đến việc chọn/đánh giá các chức năng của WMS nhưng từ quan điểm của khách hàng.
- Kích thước kho: Khi quy mô kho tăng lên, phần mềm sẽ phải cung cấp nhiều chức năng hơn cho các kho lớn hơn. Do đó tùy thuộc vào quy mô của kho, doanh nghiệp sẽ phải chọn chức năng phù hợp để đáp ứng nhu cầu quản lý trong tương lai.
7. Kết luận
Khi chọn phần mềm quản lý kho bãi, bạn sẽ cần đến các yếu tố như tính năng, khả năng tích hợp, chi phí và đặc biệt là phần mềm phải phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hy vọng, với những thông tin trên cùng danh sách 17 cái tên kể trên, doanh nghiệp của bạn có thể tìm thấy giải pháp quản lý kho bãi phù hợp nhất, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện sự hài lòng khách hàng.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
