Số dư kế toán là gì? Phân biệt số dư khả dụng và số dư kế toán

Khi đọc và phân tích Báo cáo tài chính của một doanh nghiệp, người đọc hẳn sẽ rất thắc mắc về những số dư của các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán được hình thành như nào và những số dư đó phản ánh nội dung gì? Qua bài viết MISA AMIS tổng hợp, cung cấp cho bạn đọc một số thông tin để các bạn có thể hiểu về số dư kế toán, cũng như phân biệt sự khác biệt giữa số dư kế toán và số dư khả dụng. 

1. Số dư kế toán

Số dư kế toán là số dư của tài khoản kế toán tại một thời điểm nhất định. Để hiểu rõ về số dư của tài khoản kế toán, trước hết chúng ta cần tìm hiểu tài khoản kế toán là gì?

Tài khoản kế toán thực chất chỉ là một tờ sổ, là một công cụ để theo dõi số hiện có và sự biến động của một đối tượng kế toán cụ thể. Trên một tài khoản kế toán trình bày hai loại thông tin. Loại thông tin thứ nhất chính là sự biến động của đối tượng kế toán trong kỳ, hay còn được gọi là số phát sinh. Loại thông tin thứ hai chính là giá trị của đối tượng kế toán tại một thời điểm – hay chính là số dư. 

Tài khoản kế toán có kết cấu chia thành 2 bên, bên Nợ và bên Có, phản ánh hai mặt vận động của đối tượng kế toán. Tùy thuộc vào từng loại tài khoản kế toán mà bên Nợ hoặc bên Có có thể phát sinh tăng hoặc giảm. 

Ví dụ, đối với tài khoản phản ánh Tài sản, bên Nợ phản ánh phát sinh tăng, bên Có phản ánh phát sinh giảm nhưng đối với tài khoản phản ánh Nợ phải trả thì bên Nợ lại phản ánh phát sinh giảm, bên Có phản ánh phát sinh tăng. 

Số dư kế toán có thể nằm ở bên Nợ hoặc bên Có tùy thuộc vào loại tài khoản. Tài khoản phản ánh Tài sản (tài khoản đầu 1, 2) có số dư bên Nợ, tài khoản phản ánh Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu (Tài khoản đầu 3, 4) có số dư Có. 

Ví dụ: Trên tài khoản Tiền mặt (TK 111) của Công ty ABC có các thông tin sau:

Số dư đầu kỳ: 110 triệu VNĐ

Trong kỳ kế toán, số phát sinh bên Nợ: 120 triệu VNĐ, số phát sinh bên Có: 200 triệu VNĐ. 

Số dư cuối kỳ: 30 triệu VNĐ

Có nghĩa là: Tại thời điểm đầu kỳ Công ty ABC có giá trị tiền mặt tồn quỹ là 110 triệu VNĐ, trong kỳ, tiền mặt tăng lên là 120 triệu VNĐ, tiền mặt giảm đi là 200 triệu VNĐ. Giá trị tiền mặt tại thời điểm cuối kỳ của Công ty ABC là 30 triệu VNĐ. 

Giá trị số dư của tài khoản kế toán được hình thành từ giá trị số dư tại kỳ trước của tài khoản và giá trị phát sinh tăng, giảm trong kỳ theo phản ánh của kế toán. Trên thực tế áp dụng tại Việt Nam, những giá trị này được ghi nhận dựa trên các nguyên tắc kế toán và các phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Một trong số những nguyên tắc đó là nguyên tắc giá gốc. 

Điều 3 Luật kế toán Việt Nam năm 2015 có nêu:

Hay tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS01) – Chuẩn mực chung:

Việc áp dụng nguyên tắc giá gốc khi hạch toán kế toán là một trong những ảnh hưởng chính cho việc tính toán và hình thành số dư của các tài khoản thuộc tài sản, công nợ và nguồn vốn trong kế toán. 

Ngoài ra, việc lựa chọn các phương pháp kế toán như phương pháp khấu hao tài sản cố định, phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho… của mỗi doanh nghiệp cũng tạo thành những giá trị phát sinh của đối tượng kế toán được ghi nhận, hạch toán vào tài khoản kế toán khác nhau. 

Các bạn kế toán cần hệ thống các nội dung lý thuyết được đào tạo và ứng dụng, vận dụng trong thực tiễn công việc để nắm rõ bản chất từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

2. Phân biệt giữa số dư kế toán và số dư khả dụng

Số dư khả dụng được hiểu là số dư của khoản mục thể hiện ở khả năng có thể sử dụng, cụ thể như số dư khả dụng của khoản mục tiền gửi ngân hàng thể hiện lượng tiền mà doanh nghiệp có khả năng sử dụng bất cứ khi nào doanh nghiệp có nhu cầu. 

Số dư khả dụng của khoản mục công nợ là giá trị tại thời điểm hiện tại mà doanh nghiệp có khả năng thu hồi hoặc phải trả. 

Số dư khả dụng của khoản mục tài sản thể hiện giá trị tài sản doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc giá trị có khả năng thu hồi. 

Như vậy, số dư khả dụng phản ánh khả năng sử dụng của các khoản mục tài sản, công nợ doanh nghiệp đang theo dõi tại thời điểm hiện tại. 

Từ đó, chúng ta sẽ thấy sự khác biệt giữa số dư kế toán và số dư khả dụng thể hiện một số điểm cơ bản như sau: 

– Về bản chất 

+ Số dư kế toán: thể hiện giá trị của một đối tượng kế toán tại một thời điểm nhất định. 

+ Số dư khả dụng: thể hiện phần số dư kế toán có thể sử dụng tại một thời điểm nhất định. Số dư khả dụng thường gặp phổ biến trong lĩnh vực ngân hàng.

– Về giá trị

Số dư khả dụng luôn nhỏ hơn hoặc bằng số dư kế toán. Ví dụ, số tiền bạn có trong tài khoản là 5 triệu đồng thì số dư khả dụng mà bạn có thể sử dụng để thanh toán hoặc rút tiền sẽ ít hơn 5 triệu nếu ngân hàng có yêu cầu số dư tối thiểu là 50.000 đồng.

– Về cách xác định

Với tài khoản tiền gửi ngân hàng:

3. Cách tính số dư kế toán

Đối với tài khoản chỉ có số dư bên Nợ

Các tài khoản chỉ có số dư bên Nợ thường là các tài khoản phản ánh tài sản, chi phí, cụ thể:

• Tài khoản đầu 1: Tài sản ngắn hạn ( Trừ tài khoản 131,138)
• Tài khoản đầu 2: Tài sản dài hạn

Cách tính số dư kế toán của các tài khoản này như sau:

Trong đó:

• Số dư Nợ đầu kỳ: Là số dư còn lại từ cuối kỳ trước, chuyển sang đầu kỳ này.
• Tổng phát sinh Nợ trong kỳ: Là tổng các nghiệp vụ kế toán làm tăng số dư bên Nợ trong kỳ.
• Tổng phát sinh Có trong kỳ: Là tổng các nghiệp vụ kế toán làm giảm số dư bên Nợ trong kỳ.
• Số dư Nợ cuối kỳ: Là số dư cuối cùng còn lại sau khi đã cộng tổng phát sinh Nợ và trừ đi tổng phát sinh Có.

Đối với tài khoản chỉ có số dư bên Có

Các tài khoản chỉ có số dư bên Nợ thường là các tài khoản phản ánh nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, cụ thể:

• Tài khoản đầu 3: Nợ phải trả ( trừ tài khoản 331, 333,334,338)
• Tài khoản đầu 4: Vốn chủ sở hữu ( trừ tài khoản 412,413,421)

Cách tính số dư kế toán của các tài khoản này như sau:

Trong đó:

• Số dư Có đầu kỳ: Là số dư bên Có còn lại từ cuối kỳ trước, chuyển sang đầu kỳ này.
• Tổng phát sinh Có trong kỳ: Là tổng các nghiệp vụ kế toán làm tăng số dư bên Có trong kỳ.
• Tổng phát sinh Nợ trong kỳ: Là tổng các nghiệp vụ kế toán làm giảm số dư bên Có trong kỳ.
• Số dư Có cuối kỳ: Là số dư cuối cùng còn lại sau khi đã cộng tổng phát sinh Có và trừ đi tổng phát sinh Nợ.

4. Câu hỏi thường gặp về số dư kế toán

4.1. Tài khoản kế toán nào không có số dư?

Đây hẳn sẽ là câu hỏi của nhiều bạn đọc đang muốn tìm hiểu về số dư trên các tài khoản kế toán. Theo hệ thống tài khoản kế toán được quy định trong Chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp của nước ta hiện nay, những tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 là những tài khoản kế toán sẽ không tồn tại số dư kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán. 

Nguyên nhân những tài khoản này không tồn tại số dư tại thời điểm cuối kỳ do đó là những tài khoản tạm thời, có tác dụng tổng hợp các khoản thu nhập, chi phí trong một kỳ kế toán, và cuối kỳ sẽ kết chuyển hết số liệu sang các tài khoản khác nhằm mục đích xác định kết quả kinh doanh. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán cần ghi nhớ

3.2. Tài khoản kế toán nào có thể tồn tại số dư cả 2 bên Nợ và Có

Về mặt kết cấu, các tài khoản có thể có số dư ở một trong hai bên: Nợ hoặc Có. Tuy nhiên một số tài khoản đặc biệt có thể có số dư tồn tại ở cả 2 bên.

Ví dụ: 

– Tài khoản Phải thu 131 – Phải thu khách hàng:

Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền phải thu khách hàng tại một thời điểm nhất định do doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà chưa thu được tiền.

Số dư bên Có: Phản ánh số tiền người mua trả tiền trước cho doanh nghiệp để mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tại một thời điểm nhất định.

– Tài khoản Phải thu 331 – Phải trả người bán

Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng hóa hoặc dịch vụ tại một thời điểm nhất định.

Số dư bên Có: Phản ánh số tiền phải trả cho người bán về việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa thanh toán tại một thời điểm nhất định.

Những tài khoản có thể có số dư cả 2 bên nợ và có là các tài khoản phản ánh công nợ (bao gồm cả công nợ phải thu, công nợ phải trả). Ngoài ra các tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu như TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản, TK 413 – Chênh lệch đánh giá tỷ giá hối đoái, TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối cũng đều có thể có số dư nằm bên Nợ hoặc bên Có. 

3.3. Số dư kế toán thẻ tín dụng là gì?

Hiện nay, hoạt động thanh toán qua thẻ tín dụng của các doanh nghiệp không còn xa lạ với kế toán doanh nghiệp nữa. Thẻ tín dụng được xem là hình thức thanh toán tiện lợi mà doanh nghiệp lựa chọn đăng ký với ngân hàng, và cũng giúp công ty theo dõi dễ dàng các khoản chi từ một số cá nhân được phép sử dụng thẻ tín dụng của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, đăng ký và sử dụng thẻ tín dụng còn giúp đảm bảo chi phí hợp lý cho các khoản thanh toán có giá trị trên 20 triệu đồng qua hình thức không thanh toán bằng tiền mặt. 

Mỗi một thẻ tín dụng của doanh nghiệp sẽ tồn tại đồng thời cả 2 loại số dư thuộc bài viết, số dư kế toán và số dư khả dụng. Và giá trị của 2 số dư này tại một thời điểm sẽ có sự khác biệt. 

Số dư kế toán thẻ tín dụng là số dư các khoản chi tiêu từ thẻ doanh nghiệp chưa thanh toán được thể hiện trên sao kê của thẻ tín dụng tại thời điểm nhất định. Số dư kế toán thẻ tín dụng phản ánh tính hình thực tế doanh nghiệp còn phải trả cho các hoạt động tiêu dùng từ thẻ tín dụng tại một thời điểm. 

Số dư khả dụng của thẻ tín dụng có sự khác biệt với số dư kế toán thẻ tín dụng, do số dư khả dụng thẻ tín dụng phản ánh số tiền doanh nghiệp còn được phép sử dụng từ thẻ tín dụng, số dư khả dụng này được tính toán từ hạn mức được phép chi tiêu của thẻ tín dụng trừ các khoản đã chi tiêu từ thẻ nhưng chưa được thanh toán. 

Nếu khi so sánh giá trị của số dư kế toán với giá trị số dư khả dụng của một khoản mục kế toán phần lớn chúng ta sẽ thấy giá trị của số dư kế toán lớn hơn so với giá trị của số dư khả dụng. Tuy nhiên đối với số dư kế toán thẻ tín dụng có thể giá trị này sẽ nhỏ hơn so với số dư khả dụng của thẻ tín dụng đó tại một thời điểm. 

Việc hiểu rõ về số dư kế toán và số dư khả dụng cho kế toán không nhầm lẫn giữa hai loại số dư từ đó thực hiện chính xác và hiệu quả công việc của mình cũng như hiểu và cung cấp thông tin chính xác tới nhà quản trị.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn! 

Tác giả: Phạm Thị Thu Hường