Kiến thức Chuyển đổi số Hướng dẫn làm việc tại nhà bằng phần mềm AMIS.VN

Hướng dẫn làm việc tại nhà bằng phần mềm AMIS.VN

338
HƯỚNG DẪN LÀM VIỆC TẠI NHÀ VỚI PHẦN MỀM AMIS.VN

Anh chị có đang sử dụng AMIS.VN để làm việc online, hoặc đang tìm giải pháp để làm việc online hiệu quả hơn. Sau đây chúng tôi xin hướng dẫn làm việc tại nhà để anh chị thực hiện các công tác kế toán, bán hàng, nhân sự hay việc sử dụng tài liệu trên AMIS.VN để thực hiện mọi công việc của các bộ phận liên quan trong mùa Covid 19.

1, Cách truy cập dữ liệu chung khi làm việc tại nhà

Trong quá trình làm việc, chắc chắn bạn cần những tài liệu về sản phẩm hay những quy trình, quy định liên quan đến công việc như: quy trình thanh toán, quy trình cấp phát tài sản cho nhân viên mới hoặc những file mẫu, biểu mẫu như giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán…

Toàn bộ những dữ liệu kể trên được lưu trữ trên mục TÀI LIỆU của phần mềm AMIS.VN. Bạn chỉ cần đăng nhập tài khoản là có thể tra cứu tài liệu mình cần đến khi có kết nối mạng, không cần đến mạng nội bộ tại công ty, không cần tải tài liệu lên drive hay các công cụ lưu trữ thông tin khác.

cách truy cập kho dữ liệu chung

Ngoài thư viện tài liệu để lấy thông tin, bạn còn có thể truy cập DANH BẠ để lấy thông tin liên hệ của đồng nghiệp, vào TRI THỨC để nhận và chia sẻ kiến thức về bán hàng, quản trị…

Ngoài ra, trên danh mục TÀI LIỆU, thông tin cũng sẽ được phân quyền cho nhân viên truy cập. Chẳng hạn những thông tin dùng chung thì mọi nhân viên đều có thể thấy, nhưng tài liệu của riêng các phòng ban thì chỉ nhân viên của phòng ban đó được phép truy cập. Đảm bảo an toàn thông tin ngay cả khi làm việc tại nhà.

2, Công tác kế toán khi làm việc tại nhà

Có vẻ như bộ phận tài chính kế toán là bộ phận dễ nảy sinh nhiều vấn đề khi làm việc tại nhà. Đối với những doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS.VN mà dùng các phần mềm độc lập như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý kho… dễ xảy ra các vấn đề sau:

– Sai sót, tốn nhiều thời gian nhập và xử lý dữ liệu từ CRM vào phần mềm kế toán
– Dữ liệu rời rạc, mất nhiều thời gian đối soát thông tin giữa bộ phận kế toán với bộ phận khác hay tại nhiều chi nhánh khác nhau
– Khó khăn khi không thể kê khai thuế qua mạng hay phát hành hóa đơn, chứng từ
– Cấp trên muốn nắm bắt tình hình tài chính nhưng không có báo cáo, số liệu tức thời …

Với những khó khăn kể trên, nếu sử dụng tiếp tục các phần mềm thì kế toán viên phải dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc. Việc chuyển đổi sang sử dụng AMIS.VN sẽ giúp: 

  • Kế toán viên làm việc tại nhà vẫn có thể truy cập dữ liệu. Công nghệ Cloud nhưng vẫn chạy tốt trên mạng LAN ngay cả khi mất kết nối Internet. Khi có mạng, mọi dữ liệu được tự động update.
  • Tự động hóa tác nghiệp giữa Thủ quỹ, Thủ kho với Kế toán giúp tiết kiệm 90% thời gian làm việc. Quản lý dữ liệu tập trung đáp ứng tốt cho doanh nghiệp đa chi nhánh
  • Kết nối thẳng với Tổng Cục Thuế để kê khai thuế qua mạng
  • Tự động kết nối với nghiệp vụ Bán hàng (CRM). Nhân sự để trao đổi dữ liệu
  • Quản trị toàn diện doanh nghiệp thông qua hơn 100 báo cáo quản trị linh động: Doanh thu, Chi phí, Lãi/Lỗ, Công nợ, Tồn kho, Mua hàng, Bán hàng,….

ke-toan-online

Đồng bộ dữ liệu khi làm việc online trên AMIS.VN

Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán trên phần mềm AMIS.VN

Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán chi tiết trên phần mềm AMIS.VN

Ngoài ra, mọi thao tác hay cách sử dụng phân hệ tài chính – kế toán cũng sẽ được MISA demo trực tiếp và có những hướng dẫn chi tiết để kế toán viên nắm được các bước thực hiện.

3, Quản trị bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng online

Làm việc từ xa bằng cách nào để quản trị bán hàng và quản lý khách hàng tập trung, dữ liệu được update kịp thời? AMIS sẽ giải quyết vấn đề đó bằng việc tự động hóa quy trình chuyển và nhận dữ liệu giữa các cá nhân và bộ phận.

Trên CRM, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng như: tìm kiếm khách hàng, tiếp thị, chào hàng, bán hàng… nhân viên kinh doanh sẽ vào các phân hệ tương ứng với nghiệp vụ thực tế để cập nhật dữ liệu vào hệ thống. Ngoài ra, CRM cũng sẽ phân quyền cho nhân viên kinh doanh, quản lý và bộ phận tư vấn/trực ao, Marketing…

Tại mỗi bộ phận sẽ có nhiệm vụ khác nhau trên CRM, do đó cũng sẽ xem được những dữ liệu bán hàng và thông tin khách hàng khác nhau thuộc quyền của từng bộ phận.

Xây dựng quy trình bán hàng trước khi sử dụng ứng dụng bán hàng CRM

CRM trên AMIS.VN

Cấp quản lý sẽ xem được báo cáo trên CRM với nhiều thông tin nhất

Lưu ý: Dữ liệu bán hàng gắn liền với dữ liệu khách hàng, bao gồm thông tin khách hàng tiềm năng, phân tích khách hàng đang ở trong giai đoạn nào, phát sinh đơn hàng bao nhiêu, có vấn đề gì cần giải quyết…. Tất cả thông tin đều được ghi lại và tự động chuyển đến bộ phận liên quan để xử lý và hỗ trợ khách hàng.

4, Nhận và giao việc dễ dàng ngay trên di động

AMIS.VN được doanh nghiệp sử dụng chức năng nhận và giao việc đặc biệt nhiều trong những ngày làm việc tại nhà. Theo đó, quản lý hay nhân viên có thể dễ dàng tạo và giao việc cho người liên quan ngay trên di động. Người được giao việc sẽ nhận được thông báo tức thì và hoàn thành công việc theo thời hạn.

Trên di động, bạn có thể nhấn vào dấu “+” trên góc phải của ứng dụng AMIS.VN, trong đó có phần Giao việc và bạn chỉ cần điền các thông tin giao việc cho người liên quan. Người nhận được sẽ nhận được thông báo qua ứng dụng và email. Trên destop, bạn cũng có thể truy cập vào mục “Công việc” để làm chức năng tương tự.

Giao việc và nhận việc ngay bằng ứng dụng AMIS.VN trên di động

Bên cạnh những ứng dụng thường được sử dụng kể trên trong khi làm việc tại nhà, các bộ phận khác hay nhân viên có thể theo dõi tin tức nội bộ trên mịc TIN TỨC của AMIS.VN hoặc ban giám đốc có thể xem các báo cáo về tài chính, tình hình nhân sự hay bán hàng, tồn kho, lỗ lãi trên di động.

Hy vọng với những hướng dẫn trên đây, doanh nghiệp bạn có thể biết được những công việc cơ bản khi làm việc tại nhà. Ngoài ra phần mềm cũng còn rất nhiều thao tác công việc khác để hỗ trợ việc vận hành từ xa hiệu quả hơn.

Nếu bạn chưa sử dụng AMIS.VN và đang tìm kiếm 1 phần mềm tương tự, bạn có thể dăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày ngay dưới đây: