Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Quy chế tài chính là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, tài sản, chi phí và lợi nhuận một cách bài bản, minh bạch. Việc sở hữu một bộ quy chế tài chính rõ ràng, đúng pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện từ khái niệm, mẫu quy chế tài chính cập nhật, đến các bước xây dựng và những lưu ý quan trọng. 

1. Quy chế tài chính là gì?

Trên thực tế không có một khái niệm cụ thể nào về Quy chế quản lý tài chính của doanh nghiệp (Quy tế tài chính). 

Về cơ bản, quy chế tài chính là văn bản nội bộ quy định về nguyên tắc, quy trình, trách nhiệm và phạm vi quản lý các hoạt động liên quan đến tài chính trong doanh nghiệp. Đây là “bộ khung” giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, chi phí, đầu tư, phân phối lợi nhuận và quản lý rủi ro tài chính.

Thông qua quy chế tài chính, ban lãnh đạo có thể đảm bảo các hoạt động chi tiêu, thanh toán, sử dụng nguồn vốn… đều minh bạch, có căn cứ rõ ràng và tuân thủ quy định pháp luật. Đồng thời, quy chế cũng tạo nền tảng để kiểm tra, giám sát và xử lý các sai phạm nếu có.

2. Mẫu quy chế tài chính mới nhất cho doanh nghiệp

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, quy mô hoạt động và đặc thù ngành nghề, quy chế tài chính sẽ có sự điều chỉnh linh hoạt. Dưới đây là các mẫu quy chế tài chính phổ biến đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng:

Mẫu quy chế tài chính của Công ty TNHH

Đối với công ty TNHH, quy chế tài chính thường do chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên ban hành. Nội dung tập trung vào các vấn đề như phân bổ chi phí, trích lập quỹ, tạm ứng – thanh toán và chế độ báo cáo tài chính định kỳ.

Tải xuống Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH tại đây

Mẫu quy chế tài chính của Công ty cổ phần

Công ty cổ phần có cơ cấu sở hữu phức tạp hơn nên quy chế tài chính cần chi tiết về trách nhiệm tài chính giữa HĐQT, Ban giám đốc và cổ đông. Mẫu quy chế thường bao gồm: quy trình phê duyệt ngân sách, chính sách chia cổ tức, nguyên tắc sử dụng vốn và phân phối lợi nhuận.

Ngoài ra, cần bổ sung điều khoản về công khai minh bạch tài chính với cổ đông và nghĩa vụ báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông.

Tải xuống Mẫu quy chế tài chính công ty cổ phần tại đây

Mẫu quy chế tài chính nội bộ

Đây là mẫu linh hoạt và áp dụng được cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Quy chế tài chính nội bộ thường quy định rõ ràng quy trình chi tiêu, phê duyệt, tạm ứng, hoàn ứng, định mức chi phí, và quyền hạn phê duyệt ở từng cấp quản lý.

Đây là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, đồng thời nâng cao tính minh bạch và tiết kiệm chi phí vận hành.

Tải xuống mẫu quy chế tài chính nội bộ tại đây

3. Các thành phần cơ bản của quy chế tài chính

Một quy chế tài chính được xây dựng bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, mà còn là công cụ kiểm soát nội bộ và tuân thủ pháp luật. Mặc dù nội dung có thể thay đổi tùy theo quy mô và loại hình doanh nghiệp, nhưng nhìn chung, một quy chế tài chính hoàn chỉnh nên bao gồm các thành phần cơ bản sau:

• Nguyên tắc quản lý tài chính là phần mở đầu, định hình tinh thần chung cho toàn bộ văn bản. Phần này quy định các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp theo đuổi trong hoạt động tài chính, như minh bạch, tiết kiệm, đúng mục đích, đúng quy trình và tuân thủ pháp luật.
• Phân quyền và trách nhiệm tài chính là phần không thể thiếu, nhằm xác định rõ ai có quyền quyết định về chi tiêu, ai chịu trách nhiệm theo dõi, phê duyệt và giám sát. Điều này giúp tránh tình trạng lạm quyền hoặc thiếu trách nhiệm trong quản lý dòng tiền.
• Quy trình lập ngân sách và kế hoạch tài chính đóng vai trò trung tâm trong việc kiểm soát chi phí và định hướng chi tiêu. Quy chế cần quy định rõ thời điểm lập ngân sách, cách thức phê duyệt, theo dõi và điều chỉnh nếu có thay đổi trong thực tế.
• Chính sách thu – chi là phần chi tiết hóa về quy trình thu tiền, chi tiền, lập phiếu chi, thanh toán nội bộ, hoàn ứng, chi công tác phí, chi mua sắm vật tư… Mỗi loại chi phí nên có hướng dẫn rõ ràng để đảm bảo minh bạch và dễ kiểm tra.
• Nguyên tắc quản lý các quỹ nội bộ như quỹ dự phòng, quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng – phúc lợi, quỹ dự trữ tài chính… cũng cần được đưa vào quy chế, bao gồm tiêu chí trích lập, sử dụng và báo cáo.
• Chính sách kiểm tra, giám sát tài chính là yếu tố quan trọng giúp quy chế không chỉ nằm trên giấy. Phần này nên quy định về tần suất kiểm tra, ai có thẩm quyền kiểm tra, phương pháp đánh giá và chế tài xử lý vi phạm.
• Cuối cùng, quy chế nên có phần biểu mẫu áp dụng hoặc đính kèm theo các phụ lục như: biểu mẫu đề nghị thanh toán, bảng kê chi phí, quy trình tạm ứng – hoàn ứng… giúp nhân sự trong doanh nghiệp dễ thực hiện đúng quy định.

4. Tầm quan trọng của quy chế tài chính trong doanh nghiệp

Quy chế tài chính không chỉ là một văn bản hành chính, mà là xương sống trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Nó giúp đồng bộ hóa cách thức quản lý tài chính từ trên xuống dưới, tránh tình trạng mỗi phòng ban, mỗi cá nhân “tự hiểu, tự làm” dẫn đến rối loạn và sai phạm.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy chế tài chính là công cụ tối ưu để kiểm soát chi phí, phòng ngừa thất thoát, đặc biệt khi nguồn lực còn hạn chế. Một khoản chi không kiểm soát có thể dẫn đến mất cân đối dòng tiền, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty.

Ngoài ra, việc có một quy chế tài chính minh bạch còn giúp tạo dựng niềm tin với đối tác, nhà đầu tư và cơ quan quản lý. Khi doanh nghiệp có quy định rõ ràng về chi tiêu, phân phối lợi nhuận, báo cáo tài chính… thì việc gọi vốn, huy động nguồn lực hay kiểm tra thuế cũng trở nên thuận lợi và uy tín hơn.

Trong nội bộ, quy chế tài chính góp phần nâng cao trách nhiệm và kỷ luật tài chính. Nhân sự ở các cấp sẽ hiểu rõ quyền – trách nhiệm của mình, từ đó hạn chế sai sót trong xử lý hồ sơ, tạm ứng – thanh toán và sử dụng ngân sách.

Cuối cùng, một hệ thống tài chính được quản lý bằng quy chế rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng số hóa quy trình khi áp dụng phần mềm quản lý tài chính. Các thao tác như phê duyệt chi phí, kiểm tra ngân sách, tổng hợp báo cáo đều có thể tự động hóa nếu có quy trình chuẩn ngay từ đầu.

>> Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

5. Ai có thẩm quyền ban hành quy chế tài chính

Thẩm quyền ban hành quy chế tài chính phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức quản lý nội bộ. Việc ban hành đúng thẩm quyền không chỉ đảm bảo tính pháp lý của quy chế, mà còn tạo cơ sở để triển khai thực thi và xử lý khi có vi phạm. Dưới đây là các trường hợp phổ biến theo từng loại hình doanh nghiệp:

Doanh nghiệp tư nhân

Theo Điều 189 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp tư nhân là người có toàn quyền quyết định và ban hành quy chế tài chính nội bộ. Quy chế này thường mang tính hướng dẫn cho nhân sự dưới quyền và không cần thông qua bất kỳ cơ quan nội bộ nào khác.

Công ty TNHH (Một thành viên hoặc hai thành viên trở lên)

Đối với công ty TNHH một thành viên, theo Điều 79 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ sở hữu công ty (là cá nhân hoặc tổ chức) có quyền quyết định toàn bộ hoạt động quản lý và vận hành, bao gồm cả việc ban hành quy chế tài chính.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên là cơ quan có quyền cao nhất, theo Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020. Trong đó, việc thông qua quy chế quản lý tài chính là một trong các nội dung thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.

Như vậy, quy chế tài chính của công ty TNHH cần được thông qua và ký ban hành bởi Chủ sở hữu công ty (đối với 1 thành viên) hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với từ 2 thành viên trở lên).

Công ty cổ phần

Theo Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý cao nhất trong công ty cổ phần, có quyền quyết định các vấn đề chiến lược, trong đó có quy chế quản lý tài chính.

Trong nhiều trường hợp, HĐQT có thể phân quyền cho Tổng giám đốc hoặc Giám đốc xây dựng quy chế tài chính, nhưng văn bản chính thức vẫn cần được HĐQT thông qua và ban hành.

6. Nguyên tắc xây dựng quy chế quản lý tài chính

6.1. Căn cứ pháp lý

Khi xây dựng quy chế quản lý tài chính, doanh nghiệp cần dựa trên hệ thống các văn bản pháp luật hiện hành, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và phù hợp với mô hình hoạt động. Cụ thể gồm:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: Là căn cứ để xác định loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, tư nhân, nhà nước, FDI…), quy mô tổ chức, cơ cấu vốn, từ đó thiết kế các quy định tài chính phù hợp với thực tiễn hoạt động.
• Pháp luật về kế toán, thống kê: Quy chế tài chính cần tuân thủ Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và các hướng dẫn kèm theo, đảm bảo phương pháp hạch toán, lập và trình bày báo cáo tài chính minh bạch, trung thực, phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
• Các quy định về thuế hiện hành: Bao gồm thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN… Việc tuân thủ luật thuế giúp quy chế tài chính đảm bảo tính hợp lệ và kiểm soát tốt chi phí theo quy định pháp luật.
  Ví dụ: Khi mua sắm tài sản cố định, cần tuân theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 28/2017/TT-BTC, Thông tư 147/2016/TT-BTC; hay khi mua xe ô tô, phải tuân thủ Nghị định 04/2019/NĐ-CP để được ghi nhận hợp lệ vào chi phí thuế.
• Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp: Là “hiến pháp nội bộ”, quy chế tài chính phải bám sát các điều khoản trong điều lệ để tránh xung đột, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ hệ thống quản trị.

6.2. Nguyên tắc

Khi xây dựng quy chế tài chính, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Dựa trên quy mô tổ chức và cơ cấu quản lý: Tùy thuộc vào số lượng phòng ban, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc hoặc độc lập… quy chế cần xác định rõ mô hình hạch toán, phân cấp quản lý tài chính – kế toán, và cơ chế khai báo thuế (tập trung hay phân tán).
• Phù hợp với mô hình hoạt động: Với doanh nghiệp độc lập, công ty mẹ – công ty con hay mô hình tập đoàn, cách thức hạch toán, phân phối lợi nhuận và quản lý tài sản sẽ khác nhau. Quy chế cần phản ánh đúng hình thức tổ chức để đảm bảo kiểm soát tài chính hiệu quả.
• Phân cấp rõ ràng trong quản lý vốn và tài sản: Dựa trên quy mô vốn điều lệ và nguồn gốc vốn (cổ đông, ngân sách nhà nước…), quy chế cần quy định cụ thể về thẩm quyền quyết định tài chính, cơ chế huy động vốn, trách nhiệm quản lý và giám sát sử dụng vốn.
• Gắn với đặc thù ngành nghề kinh doanh: Tùy vào lĩnh vực hoạt động (sản xuất, thương mại, dịch vụ…), doanh nghiệp cần xây dựng các quy định phù hợp về quản lý doanh thu, chi phí, tính giá thành, phân phối lợi nhuận và dòng tiền.
  
  • Ví dụ: Với doanh nghiệp thương mại: Cần làm rõ nguồn doanh thu, chi phí hoạt động, cơ chế trích lập và phân bổ các quỹ. Với doanh nghiệp sản xuất: Phải quy định rõ ràng quy trình tính giá thành, phân bổ chi phí, chức năng của từng bộ phận sản xuất…
    
• Bảo đảm tính minh bạch, kiểm soát và phòng ngừa rủi ro: Mọi quy định trong quy chế tài chính phải hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, tài sản, giảm thiểu rủi ro tài chính và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
  

>> Xem thêm: Xây dựng quy định, quy trình, quy chế quản trị doanh nghiệp

7. Các bước xây dựng quy chế tài chính

Bước 1: Xác định bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo Quy chế tài chính: 

Việc soạn thảo Quy chế tài chính liên quan nhiều đến công tác chuyên môn, nghiệp vụ của phòng Tài chính – Kế toán, chính vì vậy trong doanh nghiệp việc phân công cho bộ phận Tài chính – Kế toán soạn thảo là phù hợp nhất. Ngoài ra tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nếu có bộ phận chuyên môn riêng liên quan đến lĩnh vực Tài chính – Kế toán thì sẽ phân công soạn thảo, hoặc thành lập Ban soạn thảo gồm có các cán bộ có chuyên môn trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán để phát huy được trí tuệ tập thể.

Bước 2: Tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan:

Ban soạn thảo tìm hiểu các luật, thông tư, nghị định, hướng dẫn có liên quan đến lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, phù hợp với mô hình hoạt động, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để lập dàn ý các chương, mục, tiểu mục cho phù hợp.

Bước 3: Lập dàn ý và soạn thảo: 

Bước thực hiện tiếp theo là lập dàn ý từ sơ bộ đến chi tiết các chương, điều, mục…; tiếp đó, có thể phân công cho những người trong Ban soạn thảo, nhóm soạn thảo phụ trách từng mục để soạn thảo chi tiết, đối chiếu với các quy định hiện hành. Nếu doanh nghiệp thuộc mô hình Tập đoàn – công ty mẹ – công ty con, Quy chế tài chính cần thống nhất với Quy chế tài chính của công ty mẹ, Tập đoàn.

Bước 4: Lấy ý kiến đóng góp từ các bộ phận liên quan

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần phải lấy ý kiến đóng góp của các bộ phận có liên quan, các cấp lãnh đạo. Nếu cần có thể tư vấn của công ty luật hoặc các chuyên gia.

Bước 5: Hiệu chỉnh và ban hành

Khi hiệu chỉnh và ban hành quyết định, doanh nghiệp cần ghi rõ thời hạn áp dụng, các bộ phận thực hiện, chế tài khi vi phạm quy định để đảm bảo tính tuân thủ của Quy chế.

Một số lưu ý khi xây dựng Quy chế tài chính:

• Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quy mô kiểu công ty mẹ, công ty con cần thêm các điều khoản quy định điều hành tài chính giữa công ty mẹ công ty con, thẩm quyền phân cấp cho công ty con…
• Trong quá trình xây dựng Quy chế tài chính, các doanh nghiệp thường tham khảo Quy chế tài chính của các doanh nghiệp cùng quy mô, cùng đặc điểm hoạt động và đang quản lý tài chính hiệu quả. Ban soạn thảo có thể tham khảo kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp về một số vướng mắc đã từng tồn tại trong quá trình thực hiện quy chế tài chính cũ, cách thức điều chỉnh tương ứng; nhờ đó, ban soạn thảo có thể lường trước những vấn đề phát sinh trong thực tế để xây dựng quy chế tài chính toàn diện, hiệu quả cho doanh nghiệp mình.  

Kết luận

Quy chế tài chính không chỉ là một tài liệu nội bộ, mà còn là công cụ quản trị tài chính chiến lược giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Việc xây dựng quy chế tài chính đúng pháp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức và lĩnh vực hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, sử dụng vốn hiệu quả, hạn chế rủi ro và tối ưu lợi nhuận.

Để hỗ trợ doanh nghiệp vận hành và quản lý tài chính hiệu quả hơn, Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp được nhiều doanh nghiệp Việt tin dùng. Phần mềm không chỉ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán mà còn giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Phân quyền rõ ràng, bảo mật dữ liệu cao, phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, sản xuất, thương mại, dịch vụ…).
  

Đặc biệt, AMIS Kế toán còn đưa ra hệ thống các chỉ số phân tích tài chính – công cụ đắc lực cho doanh nghiệp trong công cuộc tính toán và hoạch định tài chính tại đơn vị. Phần mềm AMIS Kế toán được thiết lập sẵn công thức tính cho các hệ số phân tích tài chính. Căn cứ vào số liệu kế toán được nhập vào, phần mềm sẽ tự động tổng hợp và tính toán ra các hệ số này. Dựa vào đó nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra những đánh giá tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại bất cứ thời điểm nào, từ đó đưa ra những quyết định điều hành hợp lý.

Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 1 Trung bình: 5]