Mẫu báo cáo công việc bằng Word được áp dụng rộng rãi trong hầu hết doanh nghiệp, tổ chức. Nó cho phép người quản lý vừa tổng hợp đầy đủ kết quả công việc, vừa nhanh chóng phát hiện các mục tiêu chưa hoàn thành. Từ đó, ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra định hướng phát triển phù hợp.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn cách tạo báo cáo công việc bằng word chuyên nghiệp cùng 11 mẫu báo cáo miễn phí để có thể tải về và sử dụng ngay.
I. Tổng quan về mẫu báo cáo công việc bằng Word
1. Mẫu báo cáo công việc bằng Word là gì?
Mẫu báo cáo công việc bằng Word là văn bản báo cáo định kỳ theo ngày, tuần, tháng và năm. Từng cá nhân, bộ phận hay các đội nhóm đều có thể sử dụng mẫu báo cáo này để trình bày những vấn đề sau:
- Thông tin chi tiết về nhiệm vụ được giao.
- Kết quả nghiệm thu công việc, số lượng sản phẩm hoàn thiện, phần trăm hoàn thành mục tiêu,…
- Đánh giá của người quản lý trực tiếp về thái độ, tinh thần làm việc.
- Đề xuất cách giải quyết cho công việc còn tồn đọng cùng những khó khăn cần tiếp tục khắc phục.
2. Tại sao doanh nghiệp cần mẫu báo cáo công việc bằng Word?
Microsoft Word là một phần mềm phổ biến và được áp dụng cho mọi lĩnh vực, ngành nghề để phục vụ công việc văn phòng như soạn thảo biên bản, báo cáo, hợp đồng,… Các file Word cũng thích hợp lưu trữ, trao đổi, in ấn,… khi công ty làm việc với nhiều đối tác hay nhiều dự án khác nhau.
Vì vậy, hầu hết mọi doanh nghiệp đều cần có mẫu báo cáo công việc bằng Word. Nhân viên có thể đơn giản hóa việc ghi lại nhiệm vụ, người quản lý có thể nắm bắt được năng suất, chất lượng công việc thực tế trong đội ngũ.
Một số mục tiêu khác của việc tạo mẫu báo cáo công việc:
- Thể hiện năng lực làm việc của từng cá nhân.
- Thể hiện trách nhiệm, tinh thần trách nhiệm, chủ động cập nhật tiến độ của từng cá nhân
- Cho thấy những thiếu sót, khó khăn sau khi kết thúc mỗi dự án hay các giai đoạn làm việc.
- Hỗ trợ các nhà quản trị thuận lợi theo dõi quá trình làm việc, có kế hoạch và điều chỉnh kịp thời.
Xem thêm: Mẫu báo cáo công việc chi tiết và cách viết báo cáo tiêu chuẩn cần biết
II. Cách viết báo cáo công việc bằng Word
Tùy theo yêu cầu và tính chất nghiệp vụ của từng doanh nghiệp mà báo cáo công việc sẽ có sự khác biệt. Ví dụ, nếu công ty cần đánh giá dựa trên số lượng sản phẩm và kết quả cụ thể, nhân viên cần thống kê rõ những số liệu đó để người quản lý đưa ra nhận xét khách quan nhất.
Viết văn bản báo cáo đặc biệt quan trọng với những nhân sự đang trong thời gian thử việc. Kết quả tổng kết mỗi tuần, tháng sẽ là căn cứ quyết định họ có được ký hợp đồng chính thức không.
Tuy nhiên, đây không phải nhiệm vụ khó khăn, áp lực. Các mẫu báo cáo công việc bằng Word đều có bố cục khá giống nhau. Người soạn thảo chỉ cần nêu rõ nội dung và trình bày một cách khoa học qua dạng bảng hoặc liệt kê.
Nội dung cơ bản của một mẫu báo cáo công việc tiêu chuẩn bao gồm:
- Tên công ty, doanh nghiệp, tổ chức.
- Họ và tên nhân viên, phòng ban và chức vụ đang công tác.
- Ngày ghi số liệu báo cáo (ghi rõ báo cáo cho tuần, tháng, năm nào).
- Nội dung các nhiệm vụ đã được xử lý.
- Đính kèm kết quả thực hiện tương ứng với các nhiệm vụ trên.
Ngoài ra, báo cáo có thể bổ sung những nội dung khác như:
- Tên dự án, giai đoạn dự án, công việc quan trọng trong dự án mà cá nhân, đội nhóm chịu trách nhiệm.
- Phân tích ưu điểm và khuyết điểm của bản thân sau giai đoạn làm việc.
- Ghi nhận những hoạt động tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn.
- Ghi nhận những đóng góp cải tiến chất lượng sản xuất, kinh doanh.
- Tự đánh giá thái độ làm việc, khả năng làm việc tập thể.
- Đề xuất, góp ý, kiến nghị với cấp trên cùng ban lãnh đạo công ty.
Bản báo cáo phải đính kèm phần nhận xét, đánh giá của trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp. Điều này đảm bảo tính trung thực, minh bạch cho những nội dung mà người soạn thảo đã thực hiện.
Bên cạnh cách tự tạo văn bản, doanh nghiệp có thể sử dụng trực tiếp các mẫu báo cáo công việc bằng Word dưới đây để tiết kiệm thời gian nghiên cứu thử nghiệm.
III. Tổng hợp các mẫu báo cáo công việc bằng Word cho doanh nghiệp
1. Mẫu văn bản báo cáo công việc bằng Word theo ngày
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày được nhiều công ty yêu cầu nhân viên thực hiện. Cách làm này cho phép người quản lý kiểm soát hiệu suất chi tiết nhất.
Báo cáo hàng ngày nên dựa trên kế hoạch chung do phòng ban, đội nhóm thống nhất từ đầu. Chẳng hạn, báo cáo việc hàng ngày của nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào kế hoạch mục tiêu của toàn bộ phận kinh doanh.
2. Mẫu văn bản báo cáo công việc bằng Word theo tuần, tháng
Văn bản báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng thường do cá nhân hoặc người quản lý tổng hợp để cập nhật với cấp trên. Do đó, mẫu báo cáo theo tuần, tháng bằng Word cần ghi đầy đủ thông tin về những hạng mục đã thực hiện, kết quả đạt được, so sánh với kế hoạch cũng như với kết quả cùng kỳ tháng trước.
Các lưu ý khi soạn mẫu:
- Báo cáo công việc tuần cho cá nhân tương tự như form báo cáo ngày nhưng khối lượng công việc nhiều hơn, có thêm kết quả đạt được.
- Báo cáo công việc tuần, tháng cho người quản lý (từ leader, manager, tổ trưởng trở lên) cần chi tiết đến mức độ hoàn thành của các nhóm. Ban lãnh đạo cùng các thành viên phải hiểu rõ những thành quả, hạn chế để tiếp tục cố gắng bám sát mục tiêu đã đặt ra.
3. Mẫu văn bản báo cáo tổng kết năm
Báo cáo tổng kết công tác năm luôn cần thiết khi doanh nghiệp tổng kết công tác cũ và chuẩn bị phương hướng hoạt động mới. Qua báo cáo, người quản lý tóm lược những vấn đề quan trọng trong năm qua, từ đó đề xuất mục tiêu, nhiệm vụ cho năm kế tiếp.
Với vai trò quan trọng đó, mẫu báo cáo năm phải được viết chỉn chu, trang trọng hơn. Bố cục mẫu báo cáo công việc hàng năm cho doanh nghiệp bao gồm:
- Phần mở đầu:
- Quốc hiệu tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Họ và tên người đại diện báo cáo
- Chức vụ, quyền hạn của người lập báo cáo tổng kết năm.
- Phần nội dung chính:
- Tổng kết sơ lược quá trình công tác trong năm của doanh nghiệp:
- Thống kê các công việc đã hoàn thành, đánh giá thành tựu, hạn chế. Đưa ra nhận định về những tác động ảnh hướng đến thành quả trên.
- Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm của tập thể hay các cá nhân tiêu biểu.
- Rút ra bài học kinh nghiệm cho năm mới.
- Thống nhất phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu phải thực hiện trong năm mới:
- Liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm.
- Nêu ra các biện pháp hữu ích nhất nhằm hoàn thành chỉ tiêu.
- Dự đoán những khó khăn, vướng mắc cần ban lãnh đạo hỗ trợ giải quyết.
- Đưa ra một số kiến nghị khác.
- Tổng kết sơ lược quá trình công tác trong năm của doanh nghiệp:
- Phần kết: Chủ doanh nghiệp/Giám đốc/Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm đóng dấu xác nhận.
4. Mẫu báo cáo tiến độ dự án
Mẫu báo cáo tiến độ dự án thường bao gồm các phần thông tin cần thiết để đánh giá hiệu quả thực hiện dự án và quản lý các nguồn lực liên quan. Các thành phần chính thường thấy trong một mẫu báo cáo tiến độ dự án thường bao gồm:
- Thông tin dự án:
- Tên dự án
- Người phụ trách
- Ngày bắt đầu và dự kiến hoàn thành
- Địa điểm thực hiện
- Mục tiêu dự án: Mô tả ngắn gọn mục tiêu chính của dự án.
- Phạm vi công việc: Chi tiết về phạm vi các công việc cần thực hiện.
- Tiến độ hiện tại:
- Mô tả chi tiết về những gì đã được thực hiện đến thời điểm hiện tại.
- Các mốc quan trọng đã đạt được và so sánh với kế hoạch ban đầu.
- Vấn đề và rủi ro: Danh sách các vấn đề đã gặp phải và các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án.
- Kế hoạch tiếp theo:
- Các bước cần thực hiện trong kỳ báo cáo tiếp theo.
- Các giải pháp được đề xuất để giải quyết các vấn đề hiện tại.
- Tài liệu đính kèm và tham khảo:
- Các bảng biểu, đồ thị, và hình ảnh hỗ trợ.
- Tài liệu tham khảo và các nguồn dữ liệu khác.
- Kết luận và đề xuất:
- Tổng kết tiến độ và hiệu quả của dự án đến thời điểm hiện tại.
- Đề xuất các thay đổi hoặc điều chỉnh để đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra.
Mẫu báo cáo này cần được trình bày một cách rõ ràng và chi tiết để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về tình trạng của dự án và có thể đưa ra quyết định chính xác.
+ 7 MẪU BÁO CÁO CÁO CÔNG VIỆC CHUYÊN NGHIỆP NHẤT
V. Những lưu ý khi làm báo cáo công việc bằng Word cho nhân viên, người quản lý và người lãnh đạo
Hiện nay, không có quy chuẩn nào cho mẫu báo cáo công việc bằng Word. Mỗi doanh nghiệp, đội ngũ lại có cách thay đổi cấu trúc thông tin riêng sao cho hợp lý nhất.
Mặc dù vậy, người soạn báo cáo vẫn phải tuân thủ những lưu ý sau:
- Trình bày thứ tự đề mục rõ ràng: Bản báo cáo tốt cần được trình bày rõ ràng, khoa học qua từng đề mục. Người soạn thảo có thể kết hợp nhiều cách thức như liệt kê, diễn giải, tạo bảng tổng hợp,…
- Dùng ngôn từ chuẩn mực, chuyên nghiệp: Báo cáo công việc không chỉ chú trọng về hình thức trình bày mà còn cần lưu ý nội dung, từ nghĩa. Doanh nghiệp cần dùng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu, font chữ đơn giản, tuyệt đối tránh các lỗi chính tả, lỗi đánh máy.
- Kiểm tra trước khi gửi: Sau khi hoàn thành văn bản báo cáo, người soạn thảo nên kiểm tra chi tiết thông tin, số liệu, chính xác. Nếu gửi báo cáo qua Email, hãy sử dụng tiêu đề báo cáo làm tiêu đề Email.
Việc soạn báo cáo giữa các vị trí nhân viên, quản lý và lãnh đạo cũng sẽ có những sự khác biệt cơ bản sau:
Ngoài ra, báo cáo công việc hiện nay được nhiều doanh nghiệp tối ưu bằng cách sử dụng phần mềm báo cáo công việc. MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc tích hợp tính năng báo cáo thông minh, tức thời quản lý chỉ cần mở ứng dụng là có thể xem được báo cáo một cách nhanh chóng, tức thời, cập nhật số liệu đa chiều.
Loại bỏ hoàn toàn những bất cập của các mẫu báo cáo công việc bằng word khi phải cập nhật tiến độ thủ công, quản lý chỉ nắm được tình trạng khi nhân viên báo cáo hoặc phải họp hành quá nhiều thì chỉ với một phần mềm duy nhất là AMIS Công việc, đội ngũ quản lý có thể:
- Giao việc tập trung, quản lý công việc theo dự án, phòng ban, cá nhân.
- Quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của công việc, nhân sự, phòng ban, dự án tức thời nhờ các báo cáo đa chiều và hoàn toàn tự động.
- Nhân sự trao đổi, cập nhật tình trạng công việc ngay trên phần mềm, các thông tin được đồng bộ liên tục, kịp thời. Nhờ đó, đội nhóm cùng được nắm bắt và dễ dàng phối hợp.
- Phần mềm tự động nhắc việc khi sắp đến hạn, nhắc nhở quá hạn, thông báo tới người liên quan khi quá trình thực hiện công việc có cập nhật mới. Nhân sự có thể kiểm tra những công việc sắp đến hạn ngay trên mobile để sắp xếp hoàn thành sớm. Quản lý có thể nhanh chóng nắm được tình hình để hỗ trợ nhanh chóng.
- Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng, nhân sự thực hiện công việc theo từng bước, phối hợp theo từng đầu mối.
- Liên kết với Google Calender, nhân sự dễ dàng cập nhật các thông báo và nhắc nhở về các công việc và sự kiện quan trọng, tránh bỏ lỡ các cuộc họp hoặc hạn chót quan trọng.
Đặc biệt, AMIS Công việc có phiên bản mobile. Người dùng dễ dàng cập nhật các thông báo cập nhật về công việc, thông báo nhắc việc ngay trên phần mềm để đảm bảo các công việc quan trọng luôn được hoàn thành đúng tiến độ.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
VI. Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp cho các doanh nghiệp cách tạo mẫu báo cáo công việc bằng Word tốt nhất. Hy vọng cả người quản lý và nhân sự trong doanh nghiệp đều có thể áp dụng thực tiễn thành công, cải tiến cách báo cáo khoa học, chính xác hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
