Tiết lộ 8 cách quản lý chi phí kinh doanh tốt hơn

Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp không thể thực hiện theo cách cắt giảm chi phí này hoặc chi phí khác. Để đạt được kết quả lâu dài, doanh nghiệp có thể tham khảo 8 mẹo sau để quản lý chi phí kinh doanh tốt hơn.

Theo ước tính, hầu hết các công ty đều đang lãng phí 30% ngân sách hàng năm cho các hoạt động/ mặt hàng không có bất kỳ tác động nào đến khách hàng của họ cả. Việc cắt giảm chi phí có thể làm cho các số liệu đẹp hơn trong ngắn hạn nhưng ảnh hưởng tiêu cực lại kéo dài trong dài hạn. Nên việc quản lý chi phí kinh doanh được lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm hơn cả!

quản lý chi phí kinh doanh — Quản lý chi phí kinh doanh nên là chiến lược dài hạn của doanh nghiệp

Mục lục Hiện

1. Hiểu rõ cấu trúc doanh thu chi phí của doanh nghiệp

Đây là mục quan trọng nhất để quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả. Bởi có rất nhiều chủ doanh nghiệp không nắm giữ thông tin chính xác về chi phí thực tế của họ.
Khi tìm cách quản lý chi phí của mình, trước tiên, một công ty phải xác định nguồn doanh thu của mình: bao nhiêu từ việc bán sản phẩm và dịch vụ? Đó là những khách hàng chi tiêu cao nhất? Sau đó, công ty cần tìm ra những chi phí cụ thể có liên quan đến việc tạo ra nguồn doanh thu.

Cuối cùng, xác định chính xác những loại chi phí liên quan và chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình tạo ra doanh thu.

2. Giảm xung đột giữa các phòng ban trong công ty

Bước đầu tiên, hãy vẽ sơ đồ thể hiện quy trình làm việc cơ bản của công ty bạn. Công việc này giúp người quản lý hiểu cách mỗi bộ phận được vận hành như thế nào cũng như cách thức phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau. Ví dụ, làm thế nào để kho hàng có hiệu quả bán hàng?

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, các bộ phận đều bị ảnh hưởng bởi các bộ phận không phải cách này thì sẽ theo cách khác. Vì vậy, để giảm bớt sự phức tạp trong quy trình hoạt động, chủ doanh nghiệp phải liên tục đặt câu hỏi tại sao công việc được thực hiện và làm thế nào nó có thể được thực hiện hiệu quả hơn.

Khi đã có cái nhìn tổng quan về quy trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể bạn sẽ biết hoạt động nào không cần thiết có thể lược bỏ để cắt giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.

Giảm xung đột giữa các phòng ban cũng là cách quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả

3. Bổ sung kỹ năng cho nhân viên

Đa phần, mọi nhân viên đều mong muốn làm được các công việc có hiệu quả để giúp công ty thành công. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể tăng cường đào tạo nhân viên trong việc ra quyết định, xây dựng đội ngũ và giải quyết vấn đề để họ có thể kiểm soát chi phí của mình tốt hơn.

Đặc biệt trong thời kỳ suy thoái, công ty sẽ gặt hái được nhiều thành công to lớn khi tích cực đầu tư vào con người bằng cách tăng cường đào tạo, bổ sung kỹ năng. Tương tự, nếu bạn chủ động lôi kéo nhân viên của mình vào quy trình quản lý chi phí, bạn sẽ tận dụng tốt nhất kỹ năng của họ. Nếu bạn chủ động tìm kiếm những gợi ý từ nhân viên của mình, bạn sẽ ngạc nhiên về những ý tưởng để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

4. Quản lý chi phí nên là một phần của chiến lược kinh doanh

Mỗi công ty cần có một chiến lược kinh doanh dài hạn và quản lý chi phí nên là một phần của chiến lược đó cũng như chịu ảnh hưởng của chiến lược. Các quyết định liên quan đến chi phí nên được đo lường dựa trên chiến lược của công ty, thay vì tình hình ngắn hạn hiện tại.

Ví dụ, một công ty không nên mua quá nhiều hàng hóa và để lưu kho trong thời gian dài vừa tốn chi phí kho bãi, vừa tốn nhân lực trông coi. Trong chiến lược của công ty chỉ nên mua với số lượng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Tìm hiểu thêm:
>> Những điều cần biết về phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
>> Tải biểu mẫu lập kế hoạch tài chính trung hạn cho doanh nghiệp vừa và lớn

5. Cắt giảm chi phí ngay trong các hoạt động thường nhật của doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp nên biết rằng không có cách nhanh nhất để tiết kiệm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, nhưng bạn có thể thực hiện một số thay đổi đơn giản để có hiệu quả ngay lập tức. Một số chi phí nhỏ có thể được cắt giảm mà ít gây ra rủi ro nhất đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bao gồm:

Ban hành quy định và quy chế thưởng phạt với các hành vi gây lãng phí không cần thiết như bật điều hòa khi không có người, bật đèn khi trời vẫn sáng…
Tìm kiếm nhà cung cấp rẻ hơn, những người vẫn sẽ cung cấp cho bạn chất lượng sản phẩm/ dịch vụ tương tự nhưng với chi phí thấp hơn nhà cung cấp hiện tại.
Chỉ sử dụng các dịch vụ cao cấp khi đi công tác, tiếp khách trong trường hợp thực sự cần thiết.
Kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp một cách cẩn thận để tính phí quá mức. Hãy loại bỏ tình trạng dư thừa rõ ràng, ví dụ như trả tiền thuê trên đường dây điện thoại dự phòng, đăng ký không cần thiết, v.v.

6. So sánh với các doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực kinh doanh

Việc cần làm là so sánh mức chi tiêu của doanh nghiệp với mức chi tiêu trung bình của các doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực kinh doanh. Nhưng làm thế nào để thực hiện được phép so sánh này?

Cách duy nhất là định kỳ xem lại những gì bạn đang làm và cách bạn đang làm nó.

7. Thực hiện khảo sát khách hàng

Doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc khảo sát khách hàng để hỏi về những sản phẩm/ dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp không thực sự cần thiết với khách hàng.

Ví dụ, doanh nghiệp không cần thiết phải giao hàng vào thời gian cao điểm hay không cần thiết phải dành tới hai lơp bao bì đắt tiền cho sản phẩm…

Khách hàng của bạn là những người tốt nhất để cho bạn biết yếu tố nào trong sản phẩm/ dịch vụ của bạn là quan trọng đối với họ và phần nào là dư thừa so với yêu cầu của họ.

8. Xem lại tài chính của bạn

Doanh nghiệp có thể thực hiện cắt giảm vốn lưu động thông qua việc mua hàng đúng lúc, kiểm soát tín dụng tốt hơn và đồng ý các điều khoản thanh toán dài hơn với các nhà cung cấp của bạn. Hay xem xét các khoản vay lãi suất thấp thay vì thấu chi – và loại bỏ mọi khoản vay hoặc thấu chi không cần thiết trên đầu.

Tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng của bạn bằng cách suy nghĩ về việc cho thuê không gian trống cũng là cách để quản lý chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.

Quản lý chi phí kinh doanh là một bài toán khó nhưng không phải không có đáp án. Doanh nghiệp cần tận dụng tối đa nguồn lực cũng như tham khảo 8 cách trên để đạt được hiệu quả mong muốn!

Phần mềm kế toán online AMIS kế toán hỗ trợ doanh nghiệp tự động tổng hợp chi phí phát sinh trực tiếp cho từng đối tượng tập hợp chi phí; tự động phân bổ chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí và tự động tính giá thành theo từng phương pháp tính giá thành.