Kiến thức Quản lý - điều hành Mẫu quy trình đánh giá nhân viên tiêu chuẩn cho mọi doanh...

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự, quy trình đánh giá nhân viên là một trong những thủ tục không thể thiếu ở tất cả các doanh nghiệp. Khi đánh giá chính xác, khách quan, quy trình này sẽ đảm bảo sự công bằng, thúc đẩy đội ngũ cố gắng và làm việc tích cực hơn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn chưa tìm ra quy trình phù hợp thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây!   

quy trình đánh giá nhân viên doanh nghiệp cần có
Quy trình đánh giá nhân viên mà các doanh nghiệp cần có

I. Định nghĩa quy trình đánh giá nhân viên

Quy trình đánh giá nhân viên là việc doanh nghiệp thực hiện các bước rà soát, kiểm tra, nhận xét quá trình hoàn thành công việc thực tế của từng cá nhân. Các tiêu chí đánh giá thường bao gồm mức độ chính xác, đúng tiến độ và khả năng tạo ra nhiều giá trị hơn mục tiêu đề ra của nhân viên. 

định nghĩa quy trình đánh giá nhân viên là gì
Quy trình đánh giá nhân viên là cách doanh nghiệp đánh giá thái độ, kết quả làm việc của từng cá nhân sau một khoảng thời gian nhất định

Tùy vào lĩnh vực, yêu cầu riêng của tổ chức mà quy trình trên có thể thay đổi tiêu chí. Điều này giúp công tác phân tích đối tượng diễn ra toàn diện, khách quan nhất. Một số khía cạnh khác doanh nghiệp có thể bổ sung là: 

  • Thành tích nhân viên đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. 
  • Điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự. 
  • Khả năng cải thiện qua báo cáo kết quả công việc. 
  • Hành vi giao tiếp, tác phong làm việc hàng ngày.  

Nhìn chung, dù đi theo hướng nào quy trình đánh giá nhân viên cũng phải được thiết lập từ trước theo mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công thức phổ biến nhất để đánh giá là: Hiệu quả = Kết quả đạt được / Mục tiêu. 

>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

II. Tại sao doanh nghiệp phải có quy trình đánh giá nhân viên? 

Nguồn lực con người luôn giữ vị trí trung tâm, chi phối mọi hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Do đó, các công ty, tổ chức cần xây dựng hệ thống đánh giá minh bạch để nâng cao trách nhiệm, ý thức, thúc đẩy nhân sự tiến bộ. 

tại sao doanh nghiệp cần quy trình đánh giá nhân viên
Quy trình đánh giá nhân viên đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng đội ngũ đều đặn

Quy trình này giúp doanh nghiệp thiết lập chế độ khen thưởng, xử phạt phù hợp. Nó tạo nên tinh thần phấn đấu, bứt phá trong từng nhân viên, từ đó tác động trực tiếp đến sự thành công chung. 

Ngoài ra, đánh giá công việc còn đem đến cho nhà quản lý đạt nhiều lợi ích thiết thực như:

  • Nắm chắc tình hình làm việc thực tế hiện nay của nhân viên. 
  • Kiểm soát tiến độ công việc, giải quyết “điểm nóng” kịp thời. 
  • Có thêm căn cứ để lập kế hoạch phát triển đội ngũ, mở rộng quy mô kinh doanh. 
  • Dễ dàng tìm ra những nhân tố tài năng cho vị trí quản lý mới.

III. Mẫu quy trình đánh giá nhân viên tiêu chuẩn 

Một mẫu quy trình đánh giá nhân viên đạt chuẩn phải ghi nhận thông tin đa chiều, chỉ số đánh giá rõ ràng và có cách nghiệm thu nhất quán. Để làm được điều đó, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 5 bước sau: 

1. Tạo mẫu đánh giá 

Cách đơn giản nhất giúp doanh nghiệp đánh giá công bằng, công khai là tuân thủ một mẫu đánh giá tiêu chuẩn. Mỗi mẫu chỉ nên tập trung vào một số yếu tố nhất định. Chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nhưng không cần bao hàm mọi chi tiết công việc. 

mẫu quy trình đánh giá
Mỗi doanh nghiệp tạo mẫu đánh giá nhân viên theo yêu cầu công việc hoặc đặc điểm nghiệp vụ

Ví dụ, với vị trí nhân viên Marketing thì mẫu đánh giá nên tổng hợp các yếu tố: kiến thức chuyên môn, kỹ năng, KPI và thực đạt công việc, thái độ làm việc, sự thấu hiểu văn hóa công ty… Trong mỗi yếu tố bạn chỉ cần quy định thang đo đơn giản như cần cố gắng, đạt yêu cầu và vượt mong đợi. 

Với cấp quản lý, bạn cần bổ sung thêm đánh giá kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, tư duy chiến lược, phối hợp đội ngũ và giải quyết vấn đề. Vì tính chất đặc thù nên khung đánh giá quản lý có thể tách riêng, đính kèm mẫu chuẩn. 

2. Thống nhất các chỉ số 

Khi xác định được chỉ số đánh giá nhân viên, người quản lý sẽ nhiều tiết kiệm, công sức tổng hợp dữ liệu hơn. Bạn chỉ cần nhìn vào báo cáo trực quan để nắm bắt tỷ lệ đạt, không đạt của từng cá nhân đến toàn bộ tập thể. 

Ở bước này, doanh nghiệp nên căn cứ vào mô tả công việc chi tiết để lập bộ chỉ số. Chẳng hạn, mô tả công việc của nhân viên bán hàng là đón tiếp khách hàng, tư vấn, gợi ý các sản phẩm, dịch vụ. 

chỉ số đánh giá nhân sự
Một số chỉ số đánh giá nhân sự cơ bản

Lúc này, chỉ số đánh giá của nhân viên bán hàng sẽ là doanh số bán hàng cá nhân, tỷ lệ tiếp xúc khách hàng, tỷ lệ phản hồi tích cực/tiêu cực từ người mua… Trong một vài trường hợp, chỉ số này còn được sử dụng để đo lường yếu tố chủ quan như thói quen làm việc qua số lần đi muộn, vắng mặt… 

>> Đọc ngay Business Process là gì? và tìm hiểu các loại quy trình kinh doanh phổ biến nhất hiện nay

3. Tổ chức hoạt động đánh giá nhân viên

Trước khi tiến hành áp dụng hệ thống đánh giá nhân viên, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu cách thức nghiệm thu. Người quản lý nên đưa ra lời nhận xét, tạo thảo luận giữa nhân viên một cách khéo léo:  

  • Đưa ra nhận xét tổng quan về cả điểm mạnh và điểm yếu nhằm tránh tình trạng nhân viên cảm thấy bị phê bình nặng nề hoặc tự tin quá đà. 
  • Đề xuất rõ ràng hướng cải thiện sau khi góp ý cho nhân viên. Bạn cần cung cấp thông tin định hướng cải thiện và cam kết hỗ trợ họ ở những khía cạnh khác nhau. Ví dụ, bạn nhận thấy họ thường xuyên nói chuyện gay gắt, thiếu kiên nhẫn với khách hàng. Hãy kể lại tình huống mắc lỗi đó và gợi ý cách khắc phục như tham gia training, hội thảo nâng cao kỹ năng giao tiếp. 
  • Khuyến khích nhân viên phản hồi, đóng góp ý kiến cải thiện công việc hiện tại. Cách làm này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, quan tâm và sẵn sàng chia sẻ. 

4. Ban hành chính sách thưởng phạt công bằng

Bên cạnh việc ứng dụng quy trình đánh giá – thảo luận thành công thì còn nhiều nhân viên tiếp tục hoạt động kém hiệu quả. Khi đó, bạn cần phải ban hành chính sách thưởng, phạt quyết liệt hơn. 

chính sách thưởng phạt công bằng
Ban lãnh đạo cần ban hành cơ chế thưởng phát công bằng để thúc đẩy nhân sự tiến bộ

Chính sách ban hành cần liệt kê rõ những biện pháp tương ứng với mức độ vi phạm (cảnh cáo, lập biên bản, trừ lương hay buộc thôi việc…) Ngược lại, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo mức thưởng xứng đáng nếu nhân viên tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc rõ rệt. 

5. Nghiệm thu kết quả, lập kế hoạch phát triển

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn nghiệm thu kết quả đánh giá vào thời điểm kết thúc các quý trong năm. Tuy nhiên, cũng có một số công ty đánh giá ngay khi kết thúc từng tháng. Thông qua kết quả đánh giá nhân sự, nhà quản lý không chỉ bao quát toàn bộ bức tranh chung mà còn ra quyết định điều chỉnh nhanh, chính xác hơn.   

>> TẢI MIỄN PHÍ: MẪU ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP

IV. Phương pháp đánh giá nhân sự phổ biến trong doanh nghiệp 

Từ mẫu quy trình đánh giá nhân sự, người quản lý còn phải lựa chọn phương pháp đánh giá hợp lý. Dựa vào mục tiêu, cơ cấu tổ chức và chiến lược nhân sự của doanh nghiệp mà bạn có thể ứng dụng một hoặc nhiều cách đánh giá.  

1. Phương pháp đánh giá theo mục tiêu 

Phương pháp quản lý mục tiêu trong đánh giá nhân sự đòi hỏi căn cứ mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có sự thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên. Nó hướng đến cải tiến hiệu suất công việc trong giai đoạn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Ưu điểm của phương pháp này bao gồm: 

đánh giá nhân viên theo mục tiêu
Doanh nghiệp thực hiện đánh giá nhân viên theo mức độ hoàn thành mục tiêu
  • Tập trung nguồn lực của tổ chức. 
  • Gắn kết mục tiêu chung đến từng cá nhân.
  • Tăng cường sự giao tiếp khi làm việc.
  • Đánh giá đúng và cải thiện hiệu suất của nhân viên. 

2. Phương pháp phân phối bắt buộc

Đây là phương pháp đánh giá nhân viên tương đối khắt khe dựa trên tỷ lệ phần trăm bắt buộc về nhân sự xuất sắc, nhân sự khá và yếu. Từ đó người quản lý sẽ đưa ra quy chế thưởng phạt cho từng nhóm nhân viên. 

Ví dụ, trong tổng số nhân viên của bạn có 10% xuất sắc, 70% khá và 20% yếu. Như vậy, 10% cá nhân xuất sắc sẽ được tăng lương còn 10% cá nhân yếu có nguy cơ bị xem xét nghỉ việc. 

3. Phương pháp đánh giá 360 độ

Người tham gia đánh giá 360 độ không giới hạn vị trí từ cấp quản lý, nhân viên đến đồng nghiệp, khách hàng hay nhân viên tự đánh giá. Ưu điểm của phương pháp này hướng đến sự khách quan, đa chiều nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ gây mâu thuẫn nội bộ nếu không bảo mật kết quả. 

phương pháp đánh giá 360 độ
Phương pháp đánh giá 360 độ trong doanh nghiệp

4. Phương pháp tự đánh giá

Nhân viên là chủ thể chính của phương pháp tự đánh giá. Công ty phát một bảng hỏi với nhiều đáp án đi kèm và họ sẽ tự trả lời, tự đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của chính mình. Sau đó, nhân viên bước vào thảo luận với quản lý trực tiếp để thống nhất bảng đánh giá cuối cùng.

5. Phương pháp đánh giá trên thang điểm năng lực

Nhà quản lý có thể xây dựng bảng điểm làm công cụ đánh giá nhân viên. Các yếu tố trong bảng điểm đó gồm có số lượng công việc, tác phong, hiệu quả công việc, cách hành xử, … Theo phương pháp này, nhà đứng đầu dễ dàng xem xét năng lực của cấp dưới và phân bổ nhiệm vụ phù hợp cho từng người. 

6. Phương pháp quan sát hành vi

Phương pháp quan sát hành vi nhân viên thiên có tính định tính, độ chính xác không cao. Mặc dù vậy, nó thường được áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tiếp xúc nhiều với khách hàng.  

phương pháp đánh giá qua quan sát hành vi
Người quản lý có thể đánh giá tổng quan một nhân viên bằng cách quan sát cách làm việc của họ

Nhà quản lý đưa ra các tiêu chí, quan điểm để quan sát cũng như cho điểm theo hành vi tốt/xấu. Điểm đánh giá của nhân viên sẽ bằng tổng số điểm của các hành vi đó.

7. Phương pháp đánh giá qua KPI

Hiện nay, KPI là công cụ quản lý công việc rõ ràng nhất giúp cho nhà quản lý phân tích, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. KPI được ứng dụng trong đa dạng lĩnh vực, đo lường hiệu quả thành công của một dự án, công việc hoặc năng lực của một cá nhân, cá nhân, bộ phận. 

V. Tiêu chí đánh giá thái độ làm việc của nhân sự

Ngoài năng lực, thái độ làm việc cũng là yếu tố tạo nên chân dung ứng viên tiềm năng. Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm đánh giá thái độ nhân sự với 7 tiêu chí sau: 

  • Tính trung thực: Một nhân viên trung thực với công việc luôn được mọi người tin tưởng và trao trọng trách lớn. Họ sẽ luôn tuân thủ những kế hoạch đã đề ra, không trốn tránh, chối bỏ trách nhiệm.
  • Nhiệt tình trong công việc: Những nhân tố tích cực, nhiệt tình giúp không khí làm việc quyết tâm, chuyên nghiệp hơn và họ cũng thường được khách hàng đánh giá cao.
  • Tôn trọng đồng nghiệp, đối tác: Thái độ lịch sự, chân thành, lắng nghe và phản hồi đúng mực giúp họ sở hữu những mối quan hệ thân thiết, gắn kết với mọi người. 
  • Quản lý thời gian hiệu quả: Nhân viên của bạn cần biết cách quản lý thời gian để làm việc thực sự năng suất, đúng giờ, đúng thời hạn được giao. 
  • Tinh thần cầu tiến: Sự cầu tiến chính là khát khao hoàn thành công việc tốt nhất của nhân viên. Nếu nhân viên thiếu ý chí thì công việc sẽ bị trì trệ, không bứt phá. 
  • Lạc quan trước khó khăn: Những người lạc quan luôn biết cách giải quyết vấn đề, vượt qua rào cản để đạt được mục tiêu. Họ cũng có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức hơn cả. 
  • Cẩn thận, cầu toàn: Bất kỳ ai cũng cần rèn luyện tính cẩn thận khi đi làm nhằm đảm bảo kết quả công việc chỉn chu, chuyên nghiệp nhất. 

VI. Kết luận

Tóm lại, để quy trình đánh giá nhân viên đạt hiệu quả tốt, bạn cần lưu ý thiết lập hệ thống quy định minh bạch, khách quan. Người quản lý không chỉ tạo động lực nâng cao tinh thần mà còn phải nghiêm khắc chấn chỉnh những sai phạm của nhân sự. 

Hy vọng những thông tin về các bước xây dựng mẫu quy trình, phương pháp đánh giá trên đã giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích để ứng dụng vào quản trị thực tế. Chúc bạn thành công!

Ứng dụng quy trình đánh giá nhân viên chuyên nghiệp với phần mềm MISA AMIS Quy trình ngay hôm nay! 

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]