Vòng đời dự án và cách quản lý dự án doanh nghiệp hiệu quả 

Theo khảo sát từ tập đoàn KPMG trên 100 doanh nghiệp, có tới 70% đơn vị triển khai thất bại ít nhất 1 dự án trong 1 năm. Đặc biệt, nguyên nhân thất bại không nằm ở nguồn vốn hay nhân lực mà đến từ sự hạn chế trong việc kết nối thông tin khi làm việc. Để giải quyết vấn đề trên, doanh nghiệp cần hiểu biết sâu sắc hơn về vòng đời dự án và có phương pháp quản lý đồng bộ, khoa học. 

I. Vòng đời dự án là gì? 

Vòng đời dự án (Project Life Cycle) là khung quy trình xác định các giai đoạn mà một dự án phải trải qua từ khi khởi động cho đến khi hoàn thành. Mỗi giai đoạn bao gồm các hoạt động cụ thể, giúp quản lý dự án theo cách có hệ thống. Điều này không chỉ đảm bảo rằng các bước được thực hiện theo đúng trình tự mà còn tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và quản lý thời gian.

Vòng đời dự án thường được chia thành bốn giai đoạn chính: khởi động, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc. Mỗi giai đoạn đòi hỏi các mục tiêu cụ thể và các yêu cầu khác nhau để đảm bảo rằng dự án được triển khai và kiểm soát một cách hiệu quả.

• Giai đoạn khởi động: Xác định mục tiêu, phạm vi và những bên liên quan, quyết định về khả năng thực hiện dự án, đánh giá rủi ro và xác định các mục tiêu chính.
• Lập kế hoạch: Xây dựng kế hoạch chi tiết cho dự án, xác định nhiệm vụ, nguồn lực, thời gian, và chi phí.
• Thực hiện: Triển khai các nhiệm vụ và hoạt động đã được lên kế hoạch, đòi hỏi sự điều chỉnh và phối hợp liên tục giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu.
• Kết thúc: Hoàn thành tất cả các hoạt động và tổng kết dự án, đánh giá thành công, hoàn thành thủ tục hành chính, rút ra bài học kinh nghiệm,…

Vòng đời dự án mang tính linh hoạt và có thể điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của tổ chức hoặc dự án cụ thể, giúp đảm bảo rằng mọi yếu tố được kiểm soát từ đầu đến cuối.

II. Các giai đoạn chính của quản lý vòng đời dự án

1. Giai đoạn khởi động dự án 

Giai đoạn bắt đầu sẽ đặt nền tảng cho tất cả các bước đi tiếp theo trong tương lai. Vì vậy, doanh nghiệp cần làm rõ những vấn đề cốt lõi, vạch ra hướng đi rõ ràng. Giai đoạn này chủ yếu tập trung vào hai hoạt động là xác định mục tiêu và thành phần tham gia. 

Xác định mục tiêu dự án bao gồm các hoạt động là: 

• Xác định lý do và mục tiêu của dự án, thường là thông qua phân tích trường hợp kinh doanh.
• Tiến hành nghiên cứu tính khả thi hoặc phân tích SWOT để xem xét điểm mạnh, yếu, cơ hội và thách thức.
• Tạo danh sách các bên liên quan chính, những người có vai trò quan trọng trong dự án.
• Soạn thảo điều lệ hoặc bản tóm tắt dự án.
• Tổ chức cuộc họp khởi động dự án để thảo luận và bắt đầu dự án chính thức.

Trong khi đó, các bên tham gia sẽ được tổng hợp vào một văn bản chung với thông tin như: 

• Vai trò trong dự án (Nhà cung cấp, kỹ thuật viên, nhà phân tích kinh doanh hay khách hàng…).
• Chức vụ cụ thể của người đại diện liên hệ giữa các bên. 
• Mức độ ảnh hưởng tới dự án chung (Đơn vị hỗ trợ, quyết định hay ảnh hưởng). 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nghiên cứu thị trường để tìm ra các rủi ro tiềm ẩn. Điều này giúp ban lãnh đạo dự án chủ động đề xuất hướng đi cùng mục tiêu khả thi ngay từ đầu. 

Tham khảo: Quản trị kinh doanh là gì? Ra trường làm nghề gì?

2. Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch triển khai thường chiếm tỷ trọng khoảng 50% khả năng thành công của dự án. Do đó, doanh nghiệp phải thực hiện lập kế hoạch chi tiết, bám sát với thực tế. 

Cụ thể hơn, nhà quản lý cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Dòng thời gian của dự án: Thời hạn cho các mốc quan trọng của dự án (như đánh giá và họp về sản phẩm). Nhà quản lý phải đảm bảo dành nhiều thời gian cho các quy trình phê duyệt.
• Phạm vi dự án: Các dự án có xu hướng đi chệch hướng nếu không có một số mức độ ràng buộc hoặc kiểm soát. Hãy ghi rõ ràng thời gian đã phân bổ cho dự án và các sản phẩm bao gồm những gì. Bạn luôn có thể điều chỉnh các rào cản sau nếu cần.
• Truyền thông dự án: Đặt kỳ vọng về cách thức và thời điểm bạn sẽ truyền thông rộng rãi. Các kế hoạch truyền thông đặc biệt có giá trị đối với các dự án có các nhóm chức năng chéo hoặc phải kết hợp với bên ngoài nhiều.
• Rủi ro tiềm ẩn: Nhiệm vụ của người quản lý dự án là tìm kiếm rủi ro và báo cáo chúng cho nhóm. Cách tốt nhất để thực hiện việc này là tiến hành đánh giá rủi ro để xác định các rủi ro có thể lường trước được, từ đó đưa ra kế hoạch dự phòng.
• Ước tính dự án: Hoạt động ước tính tốt sẽ tạo tiền đề cho việc quản lý dự án vì dễ dàng phát hiện sai lệch. Hãy cân nhắc sử dụng cấu trúc phân tích công việc (WBS) để phân tích các nhiệm vụ, nỗ lực cần thiết.
• Quy trình và luồng công việc chung: Bao gồm tất cả các quy trình công việc nội bộ cũng như cách bạn sẽ làm việc với các bên liên quan để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đúng phạm vi ngân sách.
• Vai trò và trách nhiệm của nhóm: Ma trận phân công trách nhiệm sẽ giúp bạn phác thảo các vai trò rõ ràng cho mọi người tham gia vào dự án.

Khám phá thư viện mẫu quản lý dự án miễn phí của MISA, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý và doanh nghiệp NGAY TẠI ĐÂY:

Các bước chính trong giai đoạn lập kế hoạch của vòng đời dự án

• Đặt mục tiêu SMART cho dự án
• Soạn thảo các tài liệu về phạm vi, yêu cầu dự án
• Xác định lộ trình dự án với mốc thời gian chi tiết, các nhiệm vụ và cột mốc tương ứng
• Ước tính thời gian cùng chi phí dành cho dự án
• Đánh giá tính khả dụng của nguồn lực, phân công vai trò và trách nhiệm cho các cá nhân
• Lập danh mục các rủi ro tiềm ẩn, đưa ra kế hoạch dự phòng
• Ghi lại kỳ vọng về hoạt động truyền thông dự án, thống nhất mục tiêu thu hút các bên liên quan
• Lập kế hoạch mua sắm cho các nhà cung cấp và công cụ của bên thứ ba
• Vạch ra kế hoạch tài chính phù hợp với ngân sách dự án

Đọc thêm: Phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt nhất hiện nay

3. Giai đoạn thực hiện 

Giai đoạn thực hiện dự án thường là giai đoạn dài nhất trong quy trình quản lý dự án. Trong bước này, người quản lý dự án thường chịu nhiều áp lực từ việc giám sát ngân sách dự án, mốc thời gian, nguồn lực và rủi ro. Vậy người quản lý phải xử lý như thế nào để hiệu quả nhất? Hãy tuân thủ kế hoạch.

Tất cả các tài liệu bạn tạo trong giai đoạn lập kế hoạch sẽ kết hợp lại với nhau để tạo thành một kế hoạch quản lý toàn diện. Bạn cần căn cứ vào đó để đưa ra quyết định, điều chỉnh quy trình làm việc phù hợp.

Người quản lý nên chú trọng những công việc sau:

• Giao nhiệm vụ và đặt KPI cho từng thành viên, đội nhóm. 
• Tổ chức quy trình làm việc liên kết hợp lý. 
• Truyền động lực cho đội ngũ bằng cách khen thưởng, phê bình kịp thời. 
• Tận dụng các nguồn lực một cách tối ưu. 
• Đảm bảo tiến độ dự án. 
• Phản ứng linh hoạt, luôn sẵn sàng các phương án xử lý khủng hoảng. 
• Cập nhật thông tin tức thời để các bên liên quan nắm được bức tranh tổng quan. 

Trong đó, hoạt động giám sát, kiểm soát cũng sẽ diễn ra cùng với quá trình thực hiện dự án. Bạn phải theo dõi tất cả các thông tin như ngân sách, chất lượng, rủi ro, hiệu suất làm việc,… sao cho dự án đi đúng hướng.

Tham khảo: Quản trị tinh gọn: 5 nguyên tắc, 3 công cụ quản lý tối ưu

4. Giai đoạn kết thúc 

Giai đoạn kết thúc bao gồm việc theo dõi, đánh giá kết quả và điều tiết tiến độ để đáp ứng mục tiêu cuối cùng của dự án. Trọng tâm ở bước này là tổng kết tất cả hoạt động đã triển khai và cải thiện những phần còn hạn chế. 

Nhìn chung, Checklist của người quản lý cho giai đoạn kết thúc thường bao gồm:

• Bàn giao sản phẩm của dự án. 
• Đảm bảo hoàn thành mọi khía cạnh trong dự án. 
• Làm bảng đánh giá kết quả theo từng cá nhân và nhóm. 
• Gửi báo cáo tới các bên liên quan. 
• Phân tích, đánh giá và rút kinh nghiệm dựa vào thành tựu – yếu điểm của đội ngũ. 

III. Quản lý dự án hiệu quả với phần mềm MISA AMIS Công việc 

MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Với mục tiêu hỗ trợ nhà quản lý giải quyết khó khăn, tăng năng suất cùng hiệu quả công việc, phần mềm MISA AMIS Công việc sở hữu nhiều tính năng quản lý dự án toàn diện doanh nghiệp không thể bỏ qua.  

1. Phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên ngay từ giai đoạn bắt đầu

Phần mềm cho phép tạo mới dự án hoặc sử dụng những Form mẫu tiêu biểu đã được ghi nhớ để tiết kiệm thời gian thao tác. Trong mỗi dự án lớn, bạn lại có thể tạo ra các nhóm dự án nhỏ hơn đính kèm nhiệm vụ, dữ liệu và thông tin liên quan. 

Mỗi thành viên được thêm vào dự án đều có công việc chi tiết và cùng nhau theo dõi tiến độ chung. Người quản cũng được giới hạn quyền chỉnh sửa, bình luận của thành viên để đảm bảo sự minh bạch, bảo mật cao. 

2. Lập kế hoạch thông minh với các công cụ tối ưu 

MISA AMIS Công việc cung cấp đa dạng chức năng lập kế hoạch dự án, quản lý công việc theo timeline, bảng biểu hoặc danh sách việc cần làm… Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi các nhiệm vụ theo tên người phụ trách cùng giới hạn thời gian.

Khi có bất cứ thay đổi gì trên dự án chung như cảnh báo đến hẹn deadline thì các thông báo sẽ tự động được gửi tới những người liên quan. Nhờ vậy, việc lập kế hoạch cho cả vòng đời dự án trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.

3. Quản lý nhiệm vụ, thời gian và vai trò từng thành viên trong suốt quá trình thực hiện dự án 

Trong giai đoạn thực hiện, doanh nghiệp tiếp tục quản lý thời gian, giám sát nhiệm vụ, quản lý vai trò theo thành viên và ứng dụng một số tác vụ nâng cao với MISA AMIS Công việc.

Người quản lý chủ động phân bổ thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ, theo dõi báo cáo thực tế thời lượng hoàn thành. Việc quản lý chặt chẽ này giúp dự án luôn đi đúng kế hoạch và tiến độ. Đồng thời, người đứng đầu cũng kịp thời giải quyết những nguy cơ gây ra tình trạng chậm Deadline. 

Thêm vào đó, phần mềm còn có chức năng kiểm tra tiến độ tức thời, mọi lúc mọi nơi. Mỗi thao tác cập nhật thông tin của nhân sự đều được đồng bộ và thông báo tới người quản lý. 

4.  Sử dụng các báo cáo đa chiều để đánh giá kết quả hoàn thành dự án 

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án này là khả năng xuất bản báo cáo đa chiều. Người quản lý sẽ nắm được mọi thông tin từ báo cáo của các bộ phận đến báo cáo công việc cá nhân. Bằng cách này, doanh nghiệp tiết kiệm  thời gian, công sức tổng hợp thủ công. Sau mỗi giai đoạn, công tác đánh giá mức độ thành công diễn ra chính xác, khách quan hơn. 

Dùng ngay miễn phí

IV. Kết luận 

Trên đây là khái niệm cùng các giai đoạn chính trong một vòng đời dự án mà doanh nghiệp cần biết. Mỗi dự án thường bị giới hạn thời gian nhất định nhưng lại bao gồm nhiều công việc con. Vì vậy, người quản lý không chỉ cần có kỹ năng dẫn dắt đội ngũ mà còn phải biết cách ứng dụng công nghệ để theo dõi, giám sát công việc tối ưu.