Mẫu biên bản bàn giao thiết bị máy móc mới nhất

Mẫu biên bản bàn giao thiết bị là một trong những mẫu văn bản sử dụng phổ biến tại doanh nghiệp. Vậy mẫu biên bản này cần có nội dung như thế nào và cần lưu ý những vấn đề gì khi lập mẫu. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để cập nhật mẫu biên bản bàn giao thiết bị máy móc chuẩn.

1. Biên bản bàn giao thiết bị là gì?

Biên bản bàn giao thiết bị là mẫu văn bản được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp để xác nhận giao dịch bàn giao trang thiết bị, máy móc giữa nhà cung cấp và người nhận. Việc lập biên bản này không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho cả hai bên mà còn làm cơ sở cho việc trả lại hoặc bồi thường khi cần thiết. Đây là tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý tài sản của doanh nghiệp.

Trong thực tế, biên bản bàn giao thiết bị thường được lập khi hoàn thành việc sửa chữa, thi công hoặc cho thuê máy móc, thiết bị. Nội dung chính của biên bản bao gồm thông tin chi tiết về người giao và người nhận, tình trạng và số lượng thiết bị, tên thiết bị, mã thiết bị, thông số kỹ thuật và các quy định về việc sử dụng thiết bị. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên có một căn cứ rõ ràng và minh bạch về tình trạng thiết bị khi bàn giao.

Biên bản bàn giao thiết bị được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở thực hiện và đối chiếu khi cần. Đặc biệt, đối với các thiết bị hiện đại có giá trị cao, việc lập biên bản bàn giao càng trở nên quan trọng. Nó giúp ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến việc bàn giao, bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của các bên tham gia.

>> Đọc thêm: Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất

2. Ý nghĩa của biên bản bàn giao thiết bị

Đảm bảo tính pháp lý

Biên bản bàn giao thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận chính thức giao dịch bàn giao giữa bên cung cấp và bên nhận. Nó cung cấp bằng chứng pháp lý rõ ràng, giúp các bên có căn cứ để giải quyết các tranh chấp nếu có. Việc có biên bản này giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong trường hợp có vấn đề phát sinh liên quan đến thiết bị.

Xác định rõ trách nhiệm

Biên bản bàn giao thiết bị xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên đối với thiết bị được bàn giao. Bên nhận thiết bị sẽ chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và sử dụng thiết bị theo đúng quy định. Trong trường hợp thiết bị bị hư hỏng hoặc mất mát, biên bản này là căn cứ để xác định trách nhiệm bồi thường.

Cơ sở cho việc kiểm kê và quản lý tài sản

Biên bản bàn giao thiết bị là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm kê tài sản một cách chính xác và hiệu quả. Thông qua biên bản này, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng và số lượng thiết bị, từ đó lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế kịp thời. Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.

Hỗ trợ quy trình kiểm soát nội bộ

Trong nội bộ doanh nghiệp, biên bản bàn giao thiết bị hỗ trợ quy trình kiểm soát và quản lý tài sản. Nó giúp các phòng ban, cá nhân liên quan nắm rõ thông tin về thiết bị, từ đó phối hợp tốt hơn trong việc sử dụng và bảo quản. Quy trình này cũng giúp ngăn ngừa tình trạng thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích các tài sản của doanh nghiệp.

Đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp

Việc lập biên bản bàn giao thiết bị thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp trong quản lý tài sản của doanh nghiệp. Nó tạo ra một quy trình rõ ràng, minh bạch cho mọi giao dịch liên quan đến thiết bị. Điều này không chỉ tăng cường lòng tin giữa các bên mà còn góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Hỗ trợ quy trình bảo trì và bảo dưỡng

Biên bản bàn giao thiết bị cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng và thông số kỹ thuật của thiết bị tại thời điểm bàn giao. Đây là cơ sở quan trọng để thực hiện các hoạt động bảo trì và bảo dưỡng sau này. Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử sử dụng và tình trạng của thiết bị để lên kế hoạch bảo trì định kỳ, đảm bảo thiết bị luôn hoạt động hiệu quả và kéo dài tuổi thọ.

Doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi số cho bộ phận Tài chính - Kế toán?Tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Kế toán!

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu biên bản bàn giao thiết bị 

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, biên bản bàn giao thiết bị cần có các nội dung cụ thể sau:

• Phải có quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm lập biên bản.
• Tên biên bản: BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
• Thời gian lập biên bản: Đầy đủ thông tin ngày tháng năm và thời gian lập biên bản.
• Thông tin của bên giao: Họ tên và chức vụ (nếu có)
• Thông tin của bên nhận: Họ tên và chức vụ (nếu có)
• Thông tin về loại thiết bị được bàn giao: Tên thiết bị, thông số kỹ thuật, mã thiết bị, số lượng và hiện trạng của thiết bị.
• Thông tin về việc kiểm tra, bàn giao sản phẩm. Trường hợp sau khi bàn giao bên sẽ nhận hoàn toàn chịu trách nhiệm.
• Chữ ký đầy đủ của hai bên (bên bàn giao và bên nhận bàn giao)

Hai bên sau khi thống nhất lập biên bản bàn giao theo nội dung như trên và biên bản được lập thành hai bản giống nhau, mỗi bên giữ một bản.

> Đọc thêm: Tải ngay mẫu biên bản bàn giao tài sản mới nhất

4. Một số mẫu biên bản bàn giao thiết bị máy móc chi tiết

• Mẫu biên bản bàn giao thiết bị cho mượn

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ

(V/v bàn giao thiết bị cho mượn)

Căn cứ vào Hợp đồng mượn tài sản số:……….…….;

Căn cứ…………………………………………………….…..;

Chúng tôi gồm:

Bên bàn giao: (Bên A)

Ông/Bà:…………………………………………………

Chức vụ:………………..Bộ phận:……………………

Trường:…………………………………………………

Bên nhận bàn giao: (Bên B)

Họ và tên: ……………………………………………..

Chức vụ: ………… Lớp:……………………………..

Trường :………………………………………………

Hôm nay, ngày…. tháng….. năm…… Bên A tiến hành bàn giao thiết bị cho bên B tại địa điểm: …………………………………………….

1. Các trang thiết bị gồm:

2. Lý do bàn giao

Bên B có nhu cầu mượn một số loại thiết bị, dụng cụ nêu trên để sử dụng vào việc…..

Bên B đã nhận đầy đủ số lượng trang thiết bị,dụng cụ như đã yêu cầu và có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn giao trả nguyên vẹn và đúng thời gian đã thỏa thuận ban đầu

Biên bản được lập thành 02 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên có trách nhiệm giữ một bản.

Các bên tiến hành xác nhận các nội dung trên cùng đi đến thống nhất và ký xác nhận dưới đây.

>> Tải ngay mẫu biên bản bàn giao thiết bị cho mượn Tại đây

• Mẫu biên bản bàn giao thiết bị cho nhân viên

BIÊN BẢN BÀN GIAO

(V/v: Bàn giao máy móc, vật dụng văn phòng cho người lao động)

Hôm nay, lúc … ngày … tháng … năm ………………………

Tại: Phòng Kế toán – Công ty TNHH………………………

Địa chỉ: ……………………………………………………….

Chúng tôi gồm:

* Người sử dụng lao động:

– Bà ……. – Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, đại diện Công ty.

– Ông ……….. – Trưởng phòng Kế toán, người chứng kiến.

* Người lao động:

– Bà ………. – nhân viên kế toán, thử việc. (Hợp đồng thử việc số XXX, ngày ……….)

Tiến hành việc bàn giao máy móc, vật dụng văn phòng, là tài sản của Công ty, cho Người lao động để làm việc. Ghi nhận và thống nhất như sau:

Điều 1. Máy móc, vật dụng bàn giao

Trong thời gian thử việc, nay công ty bàn giao cho người lao động máy móc, vật dụng làm việc như sau:

Điều 2. Quy định về việc sử dụng máy móc, vật dụng

– Người lao động có trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản của công ty theo đúng nhu cầu công việc và quy định của công ty, không sử dụng vào mục đích riêng.

– Không được tự ý mang tài sản được bàn giao ra khỏi công ty (bao gồm cả việc sao chép tài liệu, dữ liệu của công ty lưu trong laptop) nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của trưởng bộ phận.

– Nếu người lao động sử dụng, vận hành không đúng kỹ thuật, dẫn đến việc làm hư hỏng máy móc, vật dụng thì phải bồi thường cho công ty theo giá thị trường.

– Sau khi kết thúc thời gian thử việc, kể cả trường hợp ký hợp đồng lao động chính thức, người lao động có trách nhiệm bàn giao lại đầy đủ và trong tình trạng nguyên vẹn những tài sản trên cho công ty.

Điều 3. Điều khoản chung:

Người lao động xác nhận đã nhận đủ số máy móc, vật dụng như nêu trên, cam kết bảo quản, sử dụng đúng mục đích, đúng quy định theo yêu cầu của công ty.

Biên bản này được lập thành 3 bản, người lao động giữ 1 bản, công ty giữ 2 bản. Mọi người đã nghe đọc lại và đồng ý ký tên xác nhận dưới đây.

>> Tải ngay mẫu biên bản bàn giao thiết bị cho nhân viên Tại đây

• Mẫu biên bản bàn giao thiết bị mẫu chung

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO MÁY MÓC, THIẾT BỊ

Căn cứ hợp đồng kinh tế số………… ngày…. tháng…. năm về việc thuê thiết bị phục vụ thi công…………….giữa bên cho thuê là……… và bên đi thuê là……….

Hôm nay, ngày…..tháng…..năm……, tại…………….. chúng tôi gồm:

BÊN CHO THUÊ (Bên A):

Địa chỉ:………………………………………………………….

Đại diện:………………………………………………………..

BÊN NHẬN (Bên B):

Địa chỉ:………………………………………………………….

Đại diện:………………………………………………………..

Biên bản này làm thành cơ sở để 2 bên thực hiện và quyết toán hợp đồng kinh tế số………….. ngày…… tháng…… năm…….

Hai bên thống nhất lập Biên bản bàn giao theo những nội dung như trên và Biên bản Bàn giao được lập thành 02 bản giống nhau, mỗi bên giữ một bản có giá trị tương đương nhau.

>> Tải mẫu biên bản bàn giao thiết bị mẫu chung Tại đây

5. Lưu ý khi lập biên bản bàn giao thiết bị

Khi lập biên bản bàn giao thiết bị, kế toán doanh nghiệp cần chú ý các vấn đề sau để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của văn bản:

Cung cấp đầy đủ thông tin

• Biên bản cần bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản, đặc biệt là các thông tin liên quan đến cá nhân và tổ chức tham gia bàn giao. Cụ thể:
• Thông tin người giao và người nhận: Tên, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của đại diện hai bên.
• Thông tin thiết bị: Tên thiết bị, mã số, số lượng, thông số kỹ thuật, tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao.
• Thời gian giao nhận: Ngày, giờ cụ thể của việc bàn giao và thời gian dự kiến hoàn trả (nếu có).

Ghi rõ ràng, cụ thể và chính xác về thiết bị để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính minh bạch.

• Số lượng thiết bị: Ghi chép chính xác số lượng thiết bị được bàn giao.
• Tình trạng thiết bị: Mô tả tình trạng hiện tại của thiết bị để làm cơ sở đối chiếu khi hoàn trả.
• Thời gian giao nhận: Xác định rõ thời gian bàn giao và thời gian dự kiến hoàn trả thiết bị.

Soạn thảo song song với hợp đồng mua bán, vận chuyển hàng hóa

• Biên bản bàn giao thiết bị nên được soạn thảo cùng với các hợp đồng mua bán, vận chuyển hàng hóa để đảm bảo sự nhất quán và rõ ràng giữa các văn bản. Điều này giúp các bên liên quan nắm bắt tình hình giao dịch một cách đầy đủ và giảm thiểu sai sót.

Chữ ký của hai bên và lưu trữ biên bản: Sau khi hoàn thành, biên bản bàn giao thiết bị cần có chữ ký của đại diện hai bên và đóng dấu (nếu có). Mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp sau này. Cụ thể:

• Chữ ký: Đại diện hai bên cần ký tên, ghi rõ họ tên và chức vụ.
• Đóng dấu: Nếu có con dấu, biên bản cần được đóng dấu của cả hai bên để tăng tính pháp lý.

Kiểm tra kỹ trước khi ký

• Trước khi ký, đại diện hai bên cần kiểm tra kỹ các thông tin trong biên bản để đảm bảo không có sai sót. Việc này giúp tránh những tranh chấp không cần thiết sau này và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm quản lý công  việc, phần mềm quản lý tài sản quản lý hàng hóa tự động…trong doanh nghiệp hiệu quả hơn. Các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME… hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công tác tài chính – kế toán nhanh chóng và chính xác.

Phần mềm kế toán MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh do sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định, cụ thể:

• Quản lý tự động các yêu cầu, đề xuất sửa chữa TSCĐ ngay trên phần mềm
• Tự động hạch toán chứng từ, sổ sách đối với các tài sản cần đánh giá lại do sửa chữa, nâng cấp
• Dễ dàng xem, in các sổ hay báo cáo chứng từ hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn!