Quản lý - điều hành Kiến thức quản trị Gap Analysis là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phân tích Gap...

Gap Analysis là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phân tích Gap Analysis?

Hầu hết doanh nghiệp thường xây dựng nhiều kế hoạch khác nhau để theo đuổi mục tiêu mong muốn. Tuy nhiên, làm thế nào để đánh giá mức độ khả thi và xác định chính xác thời gian, nguồn lực cần có? Đây là lúc doanh nghiệp cần ứng dụng Gap Analysis – công cụ hỗ trợ quản lý thông minh. Hãy cùng tìm hiểu thêm về khái niệm Gap Analysis là gì cùng các bước triển khai Gap Analysis hiệu quả nhất ngay dưới đây! 

Tìm hiểu khái niệm Gap Analysis là gì
Tìm hiểu khái niệm Gap Analysis là gì trong doanh nghiệp

I. Gap Analysis là gì?

1. Khái niệm 

Một doanh nghiệp muốn phát triển mạnh mẽ hơn cần trả lời được những câu hỏi cơ bản: Vị thế của tổ chức trên thị trường so với đối thủ? Đặc điểm nguồn lực, ngân sách và quy mô hiện nay như thế nào? 

Thông thường, giữa trạng thái hiện tại của doanh nghiệp và mục tiêu lý tưởng sẽ tồn tại một khoảng cách nhất định. Do đó, đội ngũ cần cố gắng thay đổi, cải tiến hoạt động bằng cách sử dụng Gap Analysis. Đây là công cụ phân tích nội bộ cho phép doanh nghiệp so sánh, tìm ra điểm hạn chế giữa hiện tại và tương lai bên trên.

Bằng cách này, các công ty hoặc đội nhóm nhanh chóng xác định những việc cần làm hay cải tiến quy trình để cải thiện hiệu suất, rút ngắn khoảng cách và đem lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn. Về mặt chiến lược, Gap Analysis hỗ trợ nhà lãnh đạo, quản lý xem xét mục tiêu một cách hệ thống. 

2. Ví dụ về Gap Analysis 

Để làm rõ khái niệm Gap Analysis là gì, bạn có thể tham khảo một số trường hợp ứng dụng phương pháp này: 

  • Ra mắt sản phẩm mới: Nếu sau khi ra mắt dòng sản phẩm mới nhưng doanh số bán hàng không đạt kỳ vọng, doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích khoảng cách. Từ đó, đội ngũ nhân sự sẽ tìm ra nguyên nhân cốt lõi để thay đổi chiến lược bán hàng kịp thời. 
  • Đánh giá cá nhân: Các trưởng nhóm, quản lý bộ phận cũng dễ dàng áp dụng Gap Analysis vào phân tích khoảng cách hiệu suất, năng suất,… của từng cá nhân. Cách này cho phép mọi người rút ra những bài học kinh nghiệm và có động lực phấn đấu mạnh mẽ hơn. 
  • Đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Thông qua việc phân tích lỗ hổng, đội ngũ phát triển sản phẩm, dịch vụ đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu chất lượng cũng như mong đợi của khách hàng và đối tác. 

>> Đọc thêm: Chiến lược là gì? Các bước để có một chiến lược hiệu quả

II. Lợi ích của Gap Analysis

Về cơ bản, Gap Analysis thúc đẩy doanh nghiệp xem xét khoảng cách đến viễn cảnh tương lai. Khi đó, người đứng đầu nhận định rõ những lĩnh vực cần thay đổi và lập kế hoạch hành động rõ ràng. Nó cũng cung cấp một bộ khung tổng thể giúp mọi bộ phận hợp tác chặt chẽ ngay trong bước lên chiến lược đầu tiên. 

lợi ích của Gap Analysis
Phân tích khoảng cách giúp doanh nghiệp tìm ra phương hướng theo đuổi mục tiêu rõ ràng hơn

Ngoài ra, việc nghiên cứu sản phẩm, dịch vụ đem đến cơ hội bứt phá cho doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh như hiện nay. Với một phân tích chi tiết, doanh nghiệp biết được cần tập trung vào giai đoạn nào để tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có. Như vậy, Gap Analysis giúp khai thác nhiều tiềm năng, nội lực của doanh nghiệp hơn bất kỳ công cụ quản lý nào. 

Doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài cần chú trọng xây dựng kế hoạch một cách bài bản. Vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay Ebook chuyên sâu về chủ đề này:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP 

III. Doanh nghiệp nên phân tích khoảng trống khi nào? 

Gap Analysis hữu dụng nhất đối với những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tối ưu nguồn lực, chi phí và công nghệ. Nhờ xem xét lại các kế hoạch thông qua phân tích khoảng trống, ban lãnh đạo hiểu được tổ chức có đang đi đúng hướng mục tiêu đề ra hay không. Thêm vào đó, Gap Analysis cũng được dùng trong quá trình đánh giá khả năng ứng phó với rủi ro của doanh nghiệp trước sự thay đổi cấu trúc hay biến động của thị trường. 

IV. Các bước triển khai Gap Analysis

1. Xác định tình hình hiện tại của doanh nghiệp

Tình hình hiện tại của doanh nghiệp sẽ bao gồm toàn bộ ưu, nhược điểm phát sinh trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn, bạn muốn trở thành đơn vị được người tiêu dùng yêu thích nhất nhưng khách hàng thường xuyên đánh giá kém về công ty. 

xác định tình trạng hiện tại của doanh nghiệp
Xác định tình trạng sản xuất kinh doanh hiện tại là bước đầu tiên người quản lý cần làm

Lúc này, doanh nghiệp cần tìm ra vấn đề nằm ở sản phẩm hay đội ngũ chăm sóc khách hàng chưa chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể kết hợp phân tích sâu cả Gap Analysis, bản đồ hành trình khách hàng hay bản đồ thấu cảm… Bạn cũng cần thu thập thông tin định lượng như số lượng phản hồi tiêu cực, báo cáo trực quan từ nhân viên để có dữ liệu đa chiều. 

Mục đích cuối cùng của các thao tác trên là có được bức tranh toàn cảnh để người đứng đầu cùng nhân viên hiểu rõ nguyên nhân xảy ra khủng hoảng. 

2. Xác định viễn cảnh mong muốn trong tương lai

Bước Gap Analysis tiếp theo yêu cầu sự đầu tư suy nghĩ chi tiết hơn: Doanh nghiệp muốn đi đến đâu trên thị trường? Điều gì đang cản trở mục tiêu đó? Đây là lúc chiến lược tập trung phát huy tác dụng. 

Ví dụ, viễn cảnh tương lai bạn mong muốn về trải nghiệm khách hàng là “Giữ chân khách hàng mới và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành”. Hay viễn cảnh cho trách nhiệm xã hội doanh nghiệp là “Tạo ra những thay đổi tích cực trong môi trường của người dân tại khu vực”. Cần lưu ý rằng những viễn cảnh này ở mức độ mục tiêu lớn nên bạn chưa cần đặt ra chỉ số đo lường cụ thể. 

>> Xem thêm: Bản đồ chiến lược – Cách phát triển tư duy chiến lược doanh nghiệp cần biết

3. Tìm ra khoảng cách, đề xuất giải pháp phù hợp

Hoàn thành hai bước đầu tiên sẽ cho thấy mối quan hệ hiện trạng, kết quả và đích đến. Nhờ vậy, doanh nghiệp mới đưa ra được phương pháp thu hẹp khoảng cách phù hợp. Dưới đây là một số giải pháp cơ bản khi thực hiện Gap Analysis:

  • Đánh giá lại đội ngũ nhân sự: Doanh nghiệp cần xác định nguồn nhân lực chất lượng để phân bổ vào các nhiệm vụ, vị trí chủ chốt nhằm đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đạt chất lượng cao. 
  • Thắt chặt các nguyên tắc, quy định: Ban lãnh đạo xem xét lại cơ chế kỷ luật của công ty và truyền thông tới tất cả mọi người. Việc tuân thủ quy định cũng góp phần hạn chế sai lầm, nâng cao ý thức làm việc của nhân sự. 
  • Loại bỏ những yếu tố gây nhiễu: Những yếu tố này có thể là thủ tục rườm rà, máy móc đã lỗi thời hoặc quy trình làm việc kém hiệu quả. 
  • Đề xuất sáng kiến mới: Các phòng ban trong công ty phải làm việc cùng nhau để đưa ra những ý tưởng cải tiến, giải quyết triệt để khó khăn đang tồn đọng. 

4. Lập kế hoạch hành động thu hẹp khoảng cách

Cuối cùng, những thay đổi mà bạn thực hiện có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành của doanh nghiệp. Do đó, điều quan trọng là lập kế hoạch khoa học trước khi truyền thống tới các thành viên cùng tham gia. 

lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách
Các kế hoạch thu hẹp khoảng cách cho doanh nghiệp

Trên thực tế, đây là bước khó nhất trong toàn bộ tiến trình Gap Analysis. Bạn cần mô tả mục tiêu một cách rõ ràng, dễ hiểu cũng như phân công nhiệm vụ cụ thể nếu muốn thu về kết quả nhanh chóng. 

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

V. Những công cụ thực hiện Gap Analysis

1. Phân tích mô hình SWOT

Mô hình SWOT được tạo nên bởi 4 yếu tố: Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (thách thức). Doanh nghiệp có thể phân tích cả định lượng và định tính để xác định những thách thức bên trong, bên ngoài cùng những lợi thế nổi bật hơn đối thủ.  

2. Áp dụng biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá là công cụ quản lý chất lượng tối ưu khi thể hiện mối tương quan giữa những nguyên nhân tác động lên một sự việc cụ thể. Nó được doanh nghiệp, tổ chức ưa chuộng vì tính ứng dụng cao với nhiều nhu cầu như giải quyết vấn đề, cải tiến dịch vụ, sản phẩm.  

biểu đồ xương cá
Ví dụ minh họa mô hình biểu đồ xương cá

Các danh mục thường thấy trong biểu đồ là: 

  • Đo lường – Measurements
  • Nguyên vật liệu – Materials
  • Con người – People
  • Máy móc thiết bị – Machines
  • Phương pháp làm việc – Methods
  • Môi trường – Environment

3. Mô hình 7S 

Bảy chữ S trong mô hình 7S của công ty tư vấn chiến lược McKinsey tương ứng với bảy nhân tố: Strategy (Chiến lược), Structure (Cấu trúc), Systems (Hệ thống), Style (Phong cách), Staff (Đội ngũ nhân sự), Skills (Kỹ năng) và Shared values (Các giá trị chia sẻ). 

Mô hình 7S chủ yếu được dùng để theo dõi và thúc đẩy hiệu suất của doanh nghiệp. Nó đảm nhận vai trò như khung tham chiếu cho người đứng đầu tìm ra sự khác biệt giữa kỳ vọng tương lai và tình trạng hiện tại.  

4. Phân tích PEST

PEST có nhiều điểm tương đồng với SWOT trong công tác hỗ trợ doanh nghiệp xác định thách thức, cơ hội bằng cách kiểm tra 4 yếu tố: Political (Chính trị), Economic (Kinh tế), Sociological (Văn hoá – Xã hội) và Technological (Công nghệ). Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị sẵn sàng ứng phó rủi ro từ thị trường, từng bước rút ngắn khoảng cách đến mục tiêu. 

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh quản trị doanh nghiệp tối ưu của phần mềm MISA AMIS Công việc

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

VI. Kết luận 

Phân tích khoảng trống hữu dụng trong nhiều trường hợp, mục đích và đa dạng quy mô, ngành nghề. Chính vì vậy, bạn cần nắm được khái niệm Gap Analysis là gì, những lợi ích quan trọng cùng các bước thực hiện Gap Analysis hiệu quả. 

Ngoài ra, nếu muốn đi sâu giải quyết bài toán quản trị, điều hành mang tính chiến lược khác, đừng quên theo dõi những bài viết của MISA AMIS. Chúng tôi sẽ tiếp tục gửi đến nhiều kiến thức chuyên môn hữu ích hơn trong tương lai! 

.

 62 

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này