Dashboard là gì? Cách xây dựng Dashboard cho từng phòng, ban

Trong thời đại ngày nay, phân tích và sử dụng dữ liệu hiệu quả là chìa khóa thành công của tất cả doanh nghiệp. Để phát huy tối đa tiềm năng từ dữ liệu lớn, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phổ biến báo cáo Dashboard giúp đơn giản và trực quan hóa thông tin. 

Vậy Dashboard là gì? Vai trò, cách thức hoạt động và xây dựng mẫu Dashboard cho từng phòng, ban như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

[Tải ngay] 40 DASHBOARD ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC TỪNG PHÒNG BAN – NHÂN SỰ MỚI NHẤT

1. Dashboard là gì?

1.1. Định nghĩa Dashboard là gì?

Dashboard là gì một bảng điều khiển kỹ thuật số dùng để thu thập, tổng hợp dữ liệu trong tổ chức. Cụ thể hơn, khái niệm Dashboard mô tả hình thức báo cáo trên giao diện trực quan, hiển thị tất cả dữ liệu dưới dạng bảng biểu, sơ đồ. 

Dashboard cung cấp bức tranh tổng quan về mọi mặt sản xuất kinh doanh hay vận hành nội bộ của doanh nghiệp. Nó giúp người đứng đầu nắm được thông tin ngắn gọn nhưng đầy đủ ý nghĩa về hoạt động chung . 

Với đặc tính linh hoạt, Dashboard cho phép doanh nghiệp xây dựng thước đo tốc độ tăng trưởng chính xác theo thời gian. Người dùng không chỉ tiết kiệm thời gian so sánh thủ công mà còn dễ dàng đánh giá công việc chuẩn xác. 

1.2. KPI Dashboard là gì?

KPI là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, công cụ đo lường phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận và cá nhân. Việc theo dõi đánh giá KPI sát sao tạo nên động lực phấn đấu cho đội ngũ nhân , thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. 

Do đó, KPI Dashboard cần đảm bảo đo lường được chỉ số hiệu suất của nhân viên, nhóm làm việc đến các phòng, ban. Một KPI Dashboard chỉ đạt tiêu chuẩn khi làm rõ mục tiêu, trách nhiệm và cập nhật số liệu theo thời gian thực. 

1.3. Project Dashboard là gì?

Song hành cùng với KPI Dashboard, bảng điều khiển Project Dashboard tập trung theo dõi số liệu tổng quan của dự án. Người quản lý theo dõi các số liệu cụ thể liên quan đến tiến độ và mức độ hoàn thành thông qua những thông tin sau:

• Thời hạn hoàn thành của dự án.
• Nhiệm vụ và tiến độ của từng thành viên.
• Ngân sách và các khoản chi tiêu thực tế. 
• Số phần trăm hoàn thành mục tiêu.

2. Một số loại Dashboard phổ biến trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số loại dashboard thường gặp trong doanh nghiệp, phục vụ cho việc theo dõi và quản trị các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả:

2.1. Dashboard tài chính

Nó giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, và các chỉ số như EBITDA, ROI. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và hỗ trợ quá trình ra quyết định tài chính.

2.2. Dashboard bán hàng

Dashboard bán hàng theo dõi hiệu quả bán hàng theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt doanh số, số lượng đơn hàng, giá trị trung bình mỗi đơn hàng, hiệu suất của đội ngũ bán hàng, và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Nó cũng có thể phân tích doanh thu theo sản phẩm, khu vực, hoặc khách hàng.

2.3. Dashboard quản lý nhân sự

Dashboard này tập trung vào các chỉ số nhân sự như số lượng nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, năng suất làm việc, chi phí tuyển dụng, và mức độ hài lòng của nhân viên. Nó cung cấp thông tin cần thiết để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và phát triển nhân tài.

2.4. Dashboard vận hành  (Operations Dashboard)

Dashboard vận hành giám sát các hoạt động vận hành hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, tồn kho, và phân phối. Nó giúp theo dõi hiệu quả sản xuất, hiệu suất cung ứng, và các nút thắt trong quy trình vận hành để cải thiện năng suất.

2.5. Dashboard marketing

Loại này tập trung vào việc theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing như lưu lượng truy cập website, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng, và ROI của các kênh marketing. Nó cũng có thể theo dõi hành vi khách hàng và các xu hướng tiếp thị.

2.6. Dashboard quản trị dự án

Đây là dashboard dành riêng cho việc theo dõi tiến độ của các dự án. Nó bao gồm các chỉ số như thời gian hoàn thành, tiến độ công việc, ngân sách dự án, và phân bổ nguồn lực. Dashboard này giúp quản lý dự án nắm bắt tình hình thực hiện dự án theo thời gian thực để điều chỉnh kịp thời.

2.7. Dashboard chăm sóc khách hàng (Customer Service Dashboard)

Nó theo dõi các chỉ số liên quan đến dịch vụ khách hàng như thời gian phản hồi, số lượng yêu cầu được giải quyết, mức độ hài lòng của khách hàng, và tỷ lệ giữ chân khách hàng. Nó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Mỗi loại dashboard đều đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp cái nhìn toàn diện về các hoạt động và hiệu suất của doanh nghiệp, từ đó giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

3. Sự khác biệt giữa báo cáo truyền thống và báo cáo Dashboard là gì?

Tiêu chí	Báo cáo Dashboard	Báo cáo truyền thống
Mục tiêu	Cung cấp cái nhìn nhanh chóng và tổng thể về các dữ liệu quan trọng.	Cung cấp một cái nhìn sâu sắc và toàn diện về dữ liệu.
Tính chất	Giao diện dễ nhìn, thường bao gồm biểu đồ, đồ thị, hình ảnh và số liệu tóm tắt.	Tài liệu văn bản hoặc bộ tài liệu văn bản, bao gồm biểu đồ, số liệu, phân tích và giải thích.
Sử dụng	Giám sát và quản lý liên tục, hỗ trợ người dùng có cái nhìn tổng thể và đưa ra quyết định nhanh chóng.	Cung cấp thông tin chi tiết, phân tích, kết luận và khuyến nghị dành cho người tham khảo.
Loại thông tin	Các xu hướng, hiệu suất, và chỉ báo quan trọng.	Phân tích chi tiết, kết quả, các chỉ số và giải thích.
Định dạng	Giao diện đồ họa, hình ảnh trực quan.	Tài liệu văn bản hoặc bộ tài liệu văn bản.
Tính cập nhật	Cập nhật liên tục.	Được tạo ra định kỳ hoặc khi có yêu cầu.

4. Vai trò của Dashboard là gì?

Sau khi hiểu rõ khái niệm về Dashboard là gì, bạn sẽ nhận thấy vai trò quan trọng của nó trong việc hỗ trợ các nhà quản lý và lãnh đạo điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật khi ứng dụng Dashboard trong doanh nghiệp:

• Theo dõi nhiều KPI và chỉ số cùng lúc: Dashboard tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn và cung cấp số liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động hiệu quả mà không tốn nhiều thời gian và công sức.
• Trình bày số liệu trực quan và dễ hiểu: Thay vì đọc các con số riêng lẻ, Dashboard sử dụng biểu đồ và hình ảnh nổi bật để thể hiện dữ liệu, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt thông tin.

• Hỗ trợ tính năng chia sẻ và cộng tác: Cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu với các đối tượng liên quan. Điều này giúp nhà quản lý và nhân viên nhận thông tin kịp thời và đồng bộ.
• Giúp việc tạo báo cáo dễ dàng: Nó tự động tạo báo cáo từ dữ liệu hiện có, giúp doanh nghiệp không phải mất thời gian tổng hợp hoặc tìm kiếm thông tin.
• Tối ưu cho thiết bị di động: Dashboard hỗ trợ theo dõi và quản lý thông tin từ điện thoại và laptop, giúp người dùng cập nhật dữ liệu thời gian thực mọi lúc, mọi nơi.

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần sẵn sàng những tri thức và nguồn lực để tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Chính vì vậy, MISA AMIS mời bạn tham khảo nhay Ebook chuyên sâu dưới đây: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

5. Quy trình xây dựng Dashboard là gì?

Dashboard là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các chỉ số hiệu suất (KPI), từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời. Bạn đã bao giờ tự hỏi quy trình xây dựng một Dashboard là gì?

Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để tạo ra một Dashboard chuyên nghiệp và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp.

5.1. Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng

Trước hết, bạn cần làm rõ mục tiêu cụ thể của Dashboard là gì. Hãy tự hỏi: Bạn muốn Dashboard phục vụ cho mục đích gì? Mục tiêu bạn muốn đạt được khi tạo Dashboard là gì? Ví dụ: Một công ty có thể tạo Dashboard để giám sát mức độ hài lòng của khách hàng, theo dõi tình hình tài chính, hoặc phân tích hiệu quả chiến dịch marketing.

Tiếp theo, xác định đối tượng sử dụng Dashboard, bao gồm hai yếu tố quan trọng: ai sẽ là người sử dụng và quyền hạn của họ khi truy cập vào Dashboard. Ví dụ: Trưởng phòng marketing sẽ sử dụng Dashboard để phân tích hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, trong khi giám đốc tài chính cần theo dõi các chỉ số tài chính chính của công ty.

5.2. Lựa chọn dữ liệu và nguồn dữ liệu

Dựa trên mục tiêu đã xác định, hãy xác định các dữ liệu quan trọng cần có để phục vụ cho việc tạo Dashboard. Các dữ liệu này có thể bao gồm doanh thu, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, tồn kho, v.v.

Đồng thời, xác định các nguồn dữ liệu từ những hệ thống phù hợp như CRM, cơ sở dữ liệu SQL, tệp Excel, Google Analytics, v.v.

5.3. Lựa chọn biểu đồ và thiết kế bố cục

Khi đã có dữ liệu, bước tiếp theo là lựa chọn loại biểu đồ phù hợp. Hãy căn cứ vào loại dữ liệu mà bạn có để chọn các biểu đồ thích hợp như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, v.v.

Ngoài ra, cần sắp xếp các thành phần của Dashboard sao cho hợp lý và dễ hiểu. Đảm bảo thông tin quan trọng được hiển thị nổi bật, trong khi các thông tin chi tiết vẫn dễ dàng truy cập.

Đối với doanh nghiệp lớn, các hệ thống quản trị doanh nghiệp như MISA AMIS cũng là lựa chọn hoàn hảo để xây dựng các Dashboard tích hợp.

Đảm bảo rằng công cụ bạn chọn có khả năng tích hợp với các nguồn dữ liệu và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

5.4. Xây dựng và tùy chỉnh Dashboard

Sau khi hoàn thành việc lựa chọn dữ liệu và biểu đồ, sử dụng các công cụ tạo Dashboard như Microsoft Power BI, Tableau, Google Data Studio để bắt đầu xây dựng. Bạn có thể tùy chỉnh giao diện theo ý muốn, thay đổi màu sắc, font chữ, biểu tượng để phù hợp với phong cách và thương hiệu của doanh nghiệp.

5.5. Kiểm tra và tối ưu hóa

Cuối cùng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các dữ liệu và đảm bảo tính chính xác của chúng. Đừng quên kiểm tra cách Dashboard hiển thị trên các thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng.

Để tối ưu hóa Dashboard, thu thập phản hồi từ người dùng và sử dụng thông tin này để chỉnh sửa và cải tiến Dashboard, đảm bảo hiệu quả sử dụng cao nhất.

6. 3 nguyên tắc vàng cần nhớ khi sử dụng Dashboard là gì?

• Tối giản thông tin: Khi thiết kế Dashboard, điều quan trọng là chỉ đưa vào những thông tin thiết yếu. Hãy loại bỏ những dữ liệu không cần thiết để tập trung vào những yếu tố quan trọng, giúp biểu đồ và báo cáo trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.

• Biết rõ người sử dụng: Để Dashboard thực sự có giá trị, bạn cần hiểu rõ ai là người sử dụng và họ cần thông tin gì. Mỗi nhóm người dùng sẽ có yêu cầu khác nhau về loại dữ liệu và cách trình bày, vì vậy việc điều chỉnh nội dung và giao diện sao cho phù hợp với từng đối tượng là rất quan trọng.

• Phân tích trong bối cảnh: Dashboard không chỉ là những con số và đồ thị, mà còn cần kèm theo phân tích sâu sắc và nhận định từ người sử dụng. Việc đưa ra những nhận xét, phân tích dựa trên dữ liệu thực tế sẽ làm tăng giá trị và tính ứng dụng của báo cáo, giúp người dùng dễ dàng đưa ra quyết định hơn.

7. Mẫu Dashboard cho các phòng, ban trong doanh nghiệp

7.1. Mẫu Dashboard cho Kế toán 

[DOWNLOAD MIỄN PHÍ] – Trọn bộ báo cáo Kế toán Excel theo ngành nghề, lĩnh vực doanh nghiệp

7.2. Mẫu Dashboard cho bộ phận HR

Báo cáo Dashboard HR tổng hợp đầy đủ các thông tin cơ bản từ số lượng, cơ cấu nhân viên đến hình thức hợp đồng, tình trạng làm việc…. Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về quy mô công ty thông qua các key metrics hay insights.

Mục tiêu của Dashboard là gì? Nó giúp bộ phận quản trị nắm được dữ liệu cần thiết phục vụ việc tuyển dụng, kết nối, đảm bảo phúc lợi và giữ chân nhân tài. 

TẢI MIỄN PHÍ DASHBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

7.3. Mẫu Dashboard Bán hàng

Sales Dashboard quản lý nhiều dữ liệu bán hàng quan trọng cho phép ban lãnh đạo kiểm soát và theo dõi kết quả hoạt động của đội ngũ. Thông qua lịch sử mua hàng, nội dung trao đổi… doanh nghiệp sẽ hiểu rõ nhu cầu người mua và tiếp cận bán hàng hiệu quả hơn. 

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các mẫu Dashboard Bán hàng để theo dõi hiệu suất, đánh giá KPI bán hàng, đo lường chu kỳ đơn hàng hay theo dõi tỷ lệ chuyển đổi. 

[TẢI MIỄN PHÍ] 9 Mẫu báo cáo bán hàng được dùng nhiều nhất tại các doanh nghiệp

7.4. Mẫu Dashboard quản lý điều hành doanh nghiệp

Bảng Data Dashboard là gì? Đối với nhà quản lý, nó cho phép họ tổ chức công việc, theo dõi báo cáo liên thông, cảnh báo tiến độ chung. Đồng thời, Dashboard còn giúp người đứng đầu dẫn dắt các bộ phận hướng tới mục tiêu, chiến lược kinh doanh phù hợp theo từng giai đoạn. 

Để sử dụng trực tiếp các các mẫu báo cáo tự động, thông minh và chính xác bên trên, doanh nghiệp cần đăng ký và trải nghiệm tại nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.

Đây là gói giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hàng đầu tích hợp đầy đủ phần mềm quản lý trên 1 nền tảng duy nhất.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai đồng bộ hoặc sử dụng từng nghiệp vụ chủ chốt như Kế toán, Nhân sự, Bán hàng hay Điều hành. Bên cạnh tính năng cập nhật số liệu tức thời, xuất bản báo cáo Dashboard đa chiều, nền tảng MISA AMIS còn có thể lập kế hoạch, giao việc chi tiết và phối hợp toàn diện giữa các phòng ban.

Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí đầu tư vào chuyển đổi số, từng bước tối ưu năng suất và tăng trưởng doanh số vượt bậc.

8. Một số tiêu chí để chọn công cụ thiết kế Dashboard là gì?

Khi lựa chọn công cụ thiết kế Dashboard phù hợp, nhà quản trị cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Giao diện trực quan, dễ hiểu: Công cụ phải cung cấp các biểu đồ, mô hình và sơ đồ rõ ràng, giúp người dùng nhanh chóng nhận diện mối liên hệ giữa các dữ liệu quan trọng.

• Tính linh hoạt và dễ sử dụng: Công cụ cần thân thiện, dễ làm quen, cho phép người dùng tạo ra các Dashboard phù hợp mà không cần kiến thức chuyên môn sâu.

• Khả năng tích hợp và xử lý dữ liệu lớn: Công cụ cần tương thích với các nguồn dữ liệu khác nhau và có khả năng tích hợp với các công cụ doanh nghiệp hiện có để xử lý khối lượng dữ liệu lớn.
• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Để nhà quản trị có thể ra quyết định nhanh chóng và chính xác, công cụ phải đảm bảo cập nhật thông tin liên tục và kịp thời.

• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Vì dữ liệu doanh nghiệp thường nhạy cảm, công cụ thiết kế Dashboard phải có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn trước các rủi ro tiềm ẩn từ bên ngoài.

9. Lời kết 

So cách báo cáo công việc truyền thống, việc thấu hiểu Dashboard là gì giúp doanh nghiệp cải tiến hiệu quả vượt trội nhờ hệ thống xử lý thông tin hiện đại, tức thời.

Dashboard không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kinh doanh dễ dàng mà còn tạo ưu thế cho quá trình hoạch định chiến lược phát triển trong tương lai.