Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là công việc mà kế toán phải thực hiện hàng ngày. Kế toán doanh nghiệp mới hành nghề hay hành nghề lâu năm đều phải thực hiện công việc này. Việc định khoản kế toán không đúng, phản ánh sai bản chất của nghiệp vụ kế toán có thể dẫn đến nguy cơ ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống tài liệu sổ sách cũng như thông tin kế toán của doanh nghiệp.
1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là gì?
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là quá trình phân tích các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp, xác định những tài khoản kế toán bị ảnh hưởng và thực hiện ghi chép vào sổ sách theo bút toán Nợ và Có với giá trị tương ứng.
Có hai loại định khoản chính:
- Định khoản đơn giản: Đây là dạng định khoản mà một nghiệp vụ kinh tế chỉ ảnh hưởng đến hai tài khoản kế toán, trong đó một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.
- Định khoản phức tạp: Loại định khoản này liên quan đến nhiều hơn hai tài khoản, tức là một nghiệp vụ kinh tế có thể tác động đến nhiều tài khoản khác nhau, bao gồm cả Nợ và Có cho nhiều tài khoản.
Ngoài ra, nếu phân loại dựa trên tính chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều loại định khoản khác nhau do các hoạt động kinh doanh thường phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế đa dạng, như mua bán hàng hóa, chi phí sản xuất, trả lãi vay, hoặc đầu tư. Mỗi nghiệp vụ đòi hỏi một định khoản cụ thể để phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
2. Nguyên tắc định khoản cần ghi nhớ
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là công cụ kế toán dùng để phản ánh giá trị của các giao dịch kinh tế vào các tài khoản kế toán dựa trên bản chất kinh tế của chúng. Khi thực hiện định khoản, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc ghi nhận các nghiệp vụ này, cụ thể như sau:
- Nguyên tắc về Nợ và Có:
- Hai bên Nợ và Có đều có vai trò như nhau, cùng phản ánh sự thay đổi về số dư của tài khoản kế toán. Cả Nợ và Có đều có thể phản ánh sự tăng hoặc giảm của các tài khoản, tùy thuộc vào loại tài khoản đó (tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu).
- Thứ tự ghi nhận khi định khoản là ghi Nợ trước, sau đó ghi Có.
- Công thức tính số dư cuối kỳ:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm.
- Tài khoản tài sản: Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm ở bên Nợ.
- Trong kỳ, khi tài sản phát sinh tăng, ghi bên Nợ; khi phát sinh giảm, ghi bên Có.
- Tài khoản nguồn vốn: Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm ở bên Có.
- Trong kỳ, nguồn vốn phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.
- Tài khoản chi phí: Khi chi phí phát sinh tăng, ghi bên Nợ; khi giảm, ghi bên Có.
- Tài khoản doanh thu: Khi doanh thu phát sinh tăng, ghi bên Có; khi giảm, ghi bên Nợ.
- Tài khoản từ đầu 5 đến 9: Các tài khoản này (ví dụ như tài khoản chi phí và doanh thu) thường không có số dư cuối kỳ, vì chúng chủ yếu phản ánh các khoản chi phí và doanh thu trong kỳ kế toán, được kết chuyển khi lập báo cáo tài chính.
3. Các bước định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các bước định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là quy trình quan trọng mà kế toán phải tuân thủ để đảm bảo ghi nhận chính xác các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là bốn bước cơ bản để thực hiện định khoản:
- Bước 1: Xác định đúng đối tượng kế toán
Trước tiên, kế toán cần nhận diện đối tượng của giao dịch kinh tế phát sinh, chẳng hạn như tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, hoặc nợ phải trả. Việc xác định đúng đối tượng kế toán giúp đảm bảo rằng giao dịch sẽ được ghi nhận vào đúng tài khoản
- Bước 2: Xác định tài khoản kế toán
Kế toán cần xác định đúng tài khoản kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành. Mỗi đối tượng kế toán sẽ được gắn với một hoặc nhiều tài khoản cụ thể, tùy thuộc vào chế độ kế toán của doanh nghiệp.
- Bước 3: Xác định Nợ, Có đối với các tài khoản kế toán thông qua phát sinh tăng, giảm
Kế toán phân tích nghiệp vụ để xác định sự phát sinh tăng hoặc giảm của các tài khoản liên quan. Dựa vào bản chất của giao dịch, kế toán sẽ xác định tài khoản nào ghi vào Nợ và tài khoản nào ghi vào Có.
- Bước 4: Định khoản kế toán thỏa mãn điều kiện:
Sau khi đã xác định rõ các tài khoản và sự biến động của chúng, kế toán sẽ thực hiện định khoản kế toán, đảm bảo rằng:
-
-
- Tổng giá trị bên Nợ phải bằng tổng giá trị bên Có.
- Định khoản theo thứ tự: Nợ trước, Có sau.
- Chỉ định khoản những nghiệp vụ thực sự phát sinh tại doanh nghiệp.
-
Lưu ý quan trọng:
Việc định khoản đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nguyên tắc cơ bản là tổng số phát sinh bên Nợ phải bằng tổng số phát sinh bên Có. Điều này giúp đảm bảo tính cân bằng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
4. Các Nghiệp vụ kế toán cơ bản
Các nghiệp vụ kế toán cơ bản đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, quản lý và báo cáo các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp. Dưới đây là các nghiệp vụ kế toán chính:
Nghiệp vụ kế toán bán hàng:
Nghiệp vụ này giúp quản lý và ghi nhận toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc bán hàng của doanh nghiệp. Kế toán viên cần cập nhật giá bán, quản lý hóa đơn, chứng từ, theo dõi doanh số, và tỷ lệ chiết khấu. Ngoài ra, cần lập các báo cáo liên quan đến hàng hóa bán ra và tình hình sử dụng hóa đơn.
Nghiệp vụ kế toán mua hàng:
Liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu và hàng hóa, kế toán viên phải ghi nhận các giao dịch mua hàng, đồng thời xử lý các tình huống như hàng về trước hóa đơn về sau, hay trả lại hàng mua. Quản lý và cập nhật hóa đơn, chứng từ liên quan cũng là nhiệm vụ quan trọng trong nghiệp vụ này.
Nghiệp vụ kế toán kho:
Nghiệp vụ kế toán kho tập trung vào quản lý và kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho. Công việc chính bao gồm theo dõi xuất/nhập hàng, đối chiếu số liệu, quản lý chứng từ kho, kiểm kê định kỳ và lập báo cáo tồn kho.
Nghiệp vụ kế toán công nợ:
Kế toán công nợ liên quan đến việc quản lý các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Kế toán viên phải theo dõi công nợ của từng khách hàng, lập kế hoạch thu hồi nợ và lập báo cáo công nợ định kỳ. Ngoài ra, việc theo dõi công nợ tạm ứng của nhân viên cũng là một phần của nghiệp vụ này.
Nghiệp vụ kế toán thuế:
Kế toán thuế đảm nhận các công việc liên quan đến kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế. Công việc bao gồm kiểm tra hóa đơn, lập tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán thuế còn phải theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ kế toán lương:
Nghiệp vụ này liên quan đến việc tính toán và quản lý lương của nhân viên. Kế toán viên cần thống kê tiền lương, các khoản giảm trừ và bảo hiểm xã hội. Việc chi trả lương, nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm đến cơ quan bảo hiểm cũng là trách nhiệm của kế toán tiền lương.
Tìm hiểu thêm Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp
5. Hướng dẫn định khoản theo từng nghiệp vụ
Ví dụ: Doanh nghiệp A quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong kỳ có phát sinh các nghiệp vụ sau:
- Bán hàng, thu tiền mặt 40.000.000, thuế VAT 10%
- Bán TSCĐ hữu hình 66.000.000, thuế VAT 10%. Chi phí vận chuyển để bán TSCĐ 220.000 đã bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt
- Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên 15.000.000
- Mua vật liệu nhập kho, giá chưa thuế 100.000.000, thuế VAT 10%, đã thanh toán bằng TGNH. Chi phí vận chuyển bốc dỡ xếp vật liệu 1.100.000 đã bao gồm VAT.
- Chi tiền mặt mua đồ dùng về sử dụng tại bộ phận quản lý doanh nghiệp, sử dụng ngay, trị giá 500.000 chưa bao gồm VAT.
Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể trên.
Hướng dẫn:
- Bán hàng, thu tiền qua TGNH 40.000.000, thuế VAT 10%
Nợ TK 112 44.000.000
Có TK 333 4.000.000
Có TK 511 40.000.000
- Bán TSCĐ hữu hình 66.000.000, thuế VAT 10%, chưa thu tiền. Chi phí vận chuyển để bán TSCĐ 220.000 đã bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt
Nợ TK 131 60.000.000
Có TK 333 6.000.000
Có TK 711 60.000.000
Nợ TK 811 200.000
Nợ TK 133 20.000
Có TK 111 220.000
- Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên 15.000.000
Nợ 141 15.000.000
Có 111 15.000.000
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 25.000.000
Nợ 111 25.000.000
Có 112 25.000.000
- Chi tiền mặt mua đồ dùng về sử dụng tại bộ phận quản lý doanh nghiệp, sử dụng ngay, trị giá 500.000 chưa bao gồm VAT.
Nợ 642 500.000
Có 111 500.000
Định khoản kế toán là cơ sở ban đầu để doanh nghiệp có được các thông tin kế toán phục vụ cho mục đích xây dựng chiến lược và ra quyết định kinh doanh. Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp hoạt động định khoản kế toán diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn. Một trong các phần mềm nổi bật trên thị trường đó là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ hoạt động định khoản và các nghiệp vụ kế toán khác:
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
- Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
- Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
- Kết nối với hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
