Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng diễn ra mạnh mẽ, việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp ích rất nhiều trong công tác quản lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và gi tăng năng xuất lao động.

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp hay còn gọi là phần mềm ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) là tên gọi của một hệ thống hoạch định tài nguyên trong một tổ chức hay một doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý sẽ tích hợp nhiều chức năng của các phần mềm quản lý riêng lẻ vào ra một hệ thống duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.

Doanh nghiệp thay vì sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cùng một lúc thì chỉ cần sử dụng duy nhất một phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, chi phí mà hiệu quả công việc mang lại không hề giảm, chỉ có tăng lên.

2. Các phân hệ chính trong phần mềm quản lý doanh nghiệp

Mặc dù tích hợp tất cả tính năng của các phần mềm quản lý độc lập, phần mềm quản lý doanh nghiệp vẫn có những phân hệ chính, được ví như cốt lõi đáp ứng các nhu cầu quản trị cơ bản của doanh nghiệp.

Các phân hệ chính trong phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm:

• Quản lý tài chính – kế toán
• Quản lý nhân sự
• Quản trị bán hàng
• Quản trị sản xuất

Ngoài ra còn có các phân hệ mở rộng giúp doanh nghiệp quản trị toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh trong mối liên kết hữu cơ với các quy trình lõi của doanh nghiệp. Đồng thời hệ thống được thiết kế rất mềm dẻo và linh hoạt sẵn sàng cho việc mở rộng, phát triển và nâng cấp trong tương lai.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Có không ít các doanh nghiệp Việt dù bỏ ra rất nhiều chi phí để sở hữu bản quyền phần mềm quản lý doanh nghiệp của các nhà cung cấp nước ngoài nhưng lợi ích nhận được chưa tương xứng với số tiền bỏ ra. Nguyên nhân đơn giản là chưa biết cách khai thác triệt để tính năng, lợi ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Dưới đây là những hướng dẫn/ tư vấn cơ bản về cách sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất.

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình: Đây là việc đầu tiên và vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý doanh nghiệp hay không. Từ các nhu cầu của mình, doanh nghiệp có thể mường tượng ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này là tiền đề để họ có được những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp sau này.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp: Khi đã có thông tin đầy đủ ở bước 1, việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên đơn giản hơn nhiều. Doanh nghiệp chỉ cần mang những cái “tôi cần” đi đối chiếu với cái “nhà cung cấp có”, nếu trùng khớp hoàn toàn thì quyết định mua phần mềm không còn khó khăn nữa.

Xem thêm: 
>> Giá phần mềm quản lý doanh nghiệp là bao nhiêu?

Bước 3: Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp thành công là:

• Giai đoạn 1: Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn khởi đầu của dự án và nội dung của giai đoạn này là xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
• Giai đoạn 2: Phân tích dự án: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một phần mềm quản lý mới. Nếu không nhận được sự hưởng ứng từ nhân viên, việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ rất dễ gặp thất bại.
• Giai đoạn 3: Thực hiện: Giai đoạn này, nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp viết theo yêu cầu sẽ thiết kế, điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp; còn nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp đóng gói sẽ chuyển giao tài khoản, đào tạo và hướng dẫn sử dụng phần mềm.
• Giai đoạn 4: Nghiệm thu: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai. Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

Có một thực tế là 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Đa phần thất bại của phần mềm quản lý doanh nghiệp đều xuất phát từ khâu tư vấn bởi ở Việt Nam còn thiếu rấy nhiều chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm.

Và sau khi triển khai xong phần mềm quản lý doanh nghiệp, công việc vẫn chưa kết thúc bởi trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp sẽ phát sinh rất nhiều lỗi hoặc vấn đề với phần mềm và cần nhà cung cấp hỗ trợ. Do vậy, việc lựa chọn một nhà cung cấp có dịch vụ bảo hành, dịch vụ hỗ trợ sau bán uy tín là việc quan trọng hơn cả.