Các công việc về pháp lý cần hoàn thiện khi doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập sau khi nhận được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thường bối rối, gặp khó khăn với các thủ tục pháp lý. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ đến quý bạn đọc chi tiết các thủ tục pháp lý cần hoàn thiện khi doanh nghiệp mới thành lập. 

1. Đăng ký kê khai thuế ban đầu

Trước đây, doanh nghiệp khi mới thành lập phải đăng ký kê khai thuế lần đầu, nộp hồ sơ nộp tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính với bộ hồ sơ bao gồm như:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng;
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán;
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ);

Ngày 15/10/2020, Chính phủ ban hành nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Nghị định có hiệu lực từ ngày 15/10/2020. Điều 7 của nghị định quy định chi tiết về cơ chế liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Nhờ cơ chế liên thông này, các thông tin doanh nghiệp đã khai báo khi đăng ký kinh doanh sẽ chuyển toàn bộ tới cơ quan quản lý thuế.

Cũng cần lưu ý, do phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) không nằm trong các thông tin đăng ký kinh doanh ban đầu nên doanh nghiệp thành lập mới cần đăng ký thêm phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) với Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trước khi thực hiện trích khấu hao theo quy định.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần nộp lệ phí môn bài, nộp tờ khai lệ phí môn bài. Mức phí phải nộp trên tờ khai lệ phí môn bài được xác định căn cứ vào vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư ghi trong một trong số các giấy tờ sau: 

• giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 
• giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 
• điều lệ hợp tác xã 
• giấy chứng nhận đăng ký đầu tư 
• văn bản quyết định chủ trương đầu tư 

Mức lệ phí môn bài tương ứng với từng khoảng vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư như sau:

Các tổ chức nêu trên nếu có thay đổi vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư thì căn cứ để xác định mức thu lệ phí môn bài là vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư của năm trước liền kề năm tính lệ phí môn bài.

Về thời hạn nộp, lệ phí môn bài được nộp vào đầu năm dương lịch. Thời hạn nộp và lưu ý về lệ phí môn bài trong một số trường hợp như sau:

Việc nộp thuế điện tử hay nộp thuế online giờ đây đã trở thành điều phổ biến. Đặc biệt, doanh nghiệp còn có thể trải nghiệm một tính năng cực kỳ ấn tượng nếu sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. MISA AMIS giúp kế toán dễ dàng kê khai đầy đủ các loại thuế theo quy định và nộp thuế điện tử ngay trên phần mềm kế toán. Điều này vừa giúp giảm thiểu các công việc cho kế toán vừa hỗ trợ thúc đẩy phát triển vấn đề chuyển đổi số tại nước ta hiện nay.

2. Đăng, treo biển hiệu doanh nghiệp

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 mới nhất hiện nay quy định về treo biển hiệu, tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Vi phạm không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10 – 15 triệu đồng căn cứ theo Điều 34, Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Biển hiệu tại trụ sở chính công ty, nơi kinh doanh của tổ chức, cá nhân có thể được thể hiện dưới các hình thức bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn nê ông uốn chữ (neonsight) hoặc các hình thức khác, nhằm giới thiệu tên gọi, địa chỉ giao dịch của tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam. 

Biển hiệu công ty phải có đầy đủ các nội dung sau:

Các bạn có thể tham khảo một số mẫu biển hiệu công ty dưới đây:

3. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng

Hiện nay, việc mở tài khoản ngân hàng mang lại rất nhiều sự tiện lợi cho doanh nghiệp trong việc nộp thuế hay thực hiện các giao dịch kinh doanh.

Căn cứ theo Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT thì đối với các giao dịch mua hàng hóa/dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên, để chi phí đó được khấu trừ thuế GTGT và được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, một trong những điều kiện cần là việc thanh toán giao dịch phải được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản. Do vậy, việc mở tài khoản cũng là việc mà doanh nghiệp nên làm. 

Bắt đầu từ ngày 01/05/2021, doanh nghiệp không cần phải đăng ký tài khoản ngân hàng với sở kế hoạch đầu tư khi thay đổi (thêm mới hoặc đóng) tài khoản ngân hàng. Như vậy, không còn mẫu thông báo bắt buộc về tài khoản ngân hàng gửi lên Sở KH&ĐT và cơ quan thuế nữa. Đây là 1 trong những điểm mới đáng chú của Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp (Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 01/5/2021, thay thế Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015, Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT ngày 08/01/2019.) 

Mặc dù vậy, doanh nghiệp nên gửi thông báo tài khoản ngân hàng tới cơ quan thuế. Hồ sơ thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế là mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (các bạn có thể tải về Mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC tại đây). Mẫu 08-MST cần được gửi là bản giấy, gửi tới bộ phận một cửa của cơ quan thuế khi phát sinh mở tài khoản ngân hàng mới. Doanh nghiệp nên làm 2 bộ hồ sơ, 1 bộ gửi cơ quan thuế lưu, 1 bộ cơ quan thuế đóng dấu đã nhận và gửi trả lại doanh nghiệp 

4. Mua chữ ký số điện tử cho doanh nghiệp

Chữ ký số điện tử hiện nay có nhiều loại khác nhau: loại có token hoặc loại không token-chữ ký số online  (token có hình dáng giống usb, chứa thông tin doanh nghiệp và được mã khóa riêng). 

Chữ ký số điện tử được xem như công cụ điện tử quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục, hồ sơ qua mạng như ký hợp đồng online, giao dịch qua ngân hàng, bảo hiểm xã hội… mà không cần mất thời gian đi lại, in ấn, đóng dấu… Cũng tương tự như tài khoản ngân hàng, một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số nhưng một chữ ký số chỉ được dùng cho một doanh nghiệp. Chữ ký số điện tử của MISA có nhiều tính năng ưu việt và hiện đại, có nhiều lựa chọn khác nhau. 

Trước khi bắt đầu sử dụng chữ ký số điện tử để kê khai thuế, doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế trên hệ thống thuế điện tử.

Tương tự với dịch vụ nộp thuế điện tử, doanh nghiệp cũng cần đăng ký với cơ quan thuế, đồng thời đăng ký với ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.

Các bước đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử như sau:

Bước 1: Đăng ký mở tài khoản ngân hàng tại một ngân hàng có chức năng nộp thuế điện tử. Các bạn là kế toán nên cùng giám đốc (người đại diện theo pháp luật) mang quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, bổ nhiệm giám đốc hoặc giấy ủy quyền cho người có quyền điều hành công ty mang theo dấu đến ngân hàng để đăng ký mở tài khoản cho doanh nghiệp mình.

Bước 2: Lập và gửi đăng ký nộp thuế điện tử cho cơ quan thuế.

Ở bước này sẽ làm online trên trang thuế điện tử. Các bạn xem hình dưới đây:

Bước 3: Đến ngân hàng đăng ký ủy quyền trích nợ tài khoản dịch vụ nộp thuế điện tử.

Doanh nghiệp download mẫu đăng ký ủy quyền trích nợ tài khoản dịch vụ nộp thuế điện tử của các ngân hàng (tại đây), điền đầy đủ các thông tin trên bản đăng ký, thực hiện thủ tục đăng ký ủy quyền trích nợ tài khoản cho dịch vụ Nộp thuế điện tử trực tiếp tại chi nhánh Ngân hàng. Sau khi chi nhánh Ngân hàng duyệt đăng ký, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin chấp nhận đăng ký sử dụng dịch vụ Nộp thuế điện tử qua email đã đăng ký.

5. Làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh phải sử dụng hóa đơn để quản lý và theo dõi hàng hóa/dịch vụ khi có giao dịch mua bán. Trước khi sử dụng hóa đơn, các doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn gửi lên cơ quan thuế quản lý.

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định kể từ ngày 01/07/2022 hóa đơn điện tử mới sẽ được áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

Chi tiết Bốn bước đăng ký hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã

Để xác định doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh của mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế, các doanh nghiệp có thể xác định theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 2: Lập mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế 

Người nộp thuế lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP) gửi tới Cơ quan Thuế. 

Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế (https://www.gdt.gov.vn/wps/portal) hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Thông thường các nhà cung cấp sẽ hỗ trợ thông qua phần mềm hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi.

Sau khi tiếp nhận đăng ký hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ phản hồi cho doanh nghiệp bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc “Chấp nhận” hoặc “Từ chối” việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của doanh nghiệp.

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Sau khi được Cơ quan thuế thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC để sử dụng.
Công ty Cổ phần MISA đã được Tổng Cục Thuế ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan Thuế, là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử lớn, có uy tín và có giải pháp về hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 4: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo TT78 và gửi cho khách hàng

Người nộp thuế tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP để gửi cho khách hàng.

6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

Đối với các thông tin còn thiếu trong quá trình đăng ký thành lập công ty như giấy phép con hay chứng chỉ hành nghề (đối với các mã ngành kinh doanh có điều kiện), doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện để tránh bị xử phạt trong trường hợp có đoàn thanh tra.

Đồng thời, đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh…, doanh nghiệp cần thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định 90 ngày kể từ ngày có giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu sau thời hạn 90 ngày này mà chưa góp đủ số vốn đã cam kết thì trong vòng 60 ngày công ty phải làm thủ tục điều chỉnh điều chỉnh giảm vốn điều lệ và tỉ lệ phần vốn góp của các thành viên đã góp theo quy định. 

Nếu quá 60 ngày nói trên mà doanh nghiệp không tiến hành đăng kí điều chỉnh vốn điều lệ sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 3 điều 28 Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh khi không góp đủ vốn điều lệ như đã đăng ký.

7. Đăng ký đóng bảo hiểm cho người lao động 

Đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động là trách nhiệm của doanh nghiệp, tuy vậy, với hầu hết doanh nghiệp vừa mới thành lập thì đây lại là vấn đề chưa được lưu tâm. 

Căn cứ theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động, chi tiết hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020);
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).

>>> Xem thêm: Cách hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, KPCĐ

8. Kê khai thuế định kỳ

Căn cứ theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản luật thuế có liên quan, doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thuế kể từ ngày bắt đầu hoạt động trừ các trường hợp không bắt buộc khác.

Doanh nghiệp phải kê khai, tính nộp các loại thuế và thực hiện một số báo cáo như sau: 

• Kê khai, tính nộp thuế GTGT
• Kê khai, tính nộp thuế TNCN
• Kê khai, tính nộp thuế TNDN
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có)
• Báo cáo quyết toán thuế cuối năm…

Doanh nghiệp kê khai thuế theo nguyên tắc tự kê khai, tự chịu trách nhiệm về việc kê khai và nộp thuế, căn cứ theo quy định định của luật thuế. 

Trên đây là toàn bộ nội dung công việc pháp lý doanh nghiệp mới thành lập cần hoàn thiện khi. MISA AMIS hy vọng bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp mới thành lập nắm được các quy định pháp luật liên quan, từ đó, thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các thủ tục pháp lý, tạo tiền đề giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi và dễ dàng hơn.

Phần mềm online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:

• Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
• ….

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: