Mẫu phiếu nhập kho cho doanh nghiệp theo Thông tư 200 và 133

Phiếu nhập kho là chứng từ quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát lượng vật tư, hàng hóa nhập kho chính xác và kịp thời. Việc lập phiếu nhập kho đúng chuẩn không chỉ tăng tính minh bạch trong công tác quản lý kho hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra giải pháp sản xuất kinh doanh kịp thời.

Trong bài viết này, MISA sẽ tặng miễn phí mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 và 133 chính xác và đầy đủ dưới cả 2 dạng file word và excel, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách điền nội dung trong phiếu, cũng như cách giải quyết các vấn đề thường gặp trong quá trình lập phiếu.

1. Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi lại và theo dõi tình hình tài sản doanh nghiệp nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ nhập kho để từ đó làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm với người có liên quan, ghi sổ kế toán. Phiếu này thường được lập khi hàng hoá về đến cơ sở và được chuyển nhập kho doanh nghiệp.

Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên hoặc 3 liên, tùy trường hợp. Đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài, phiếu nhập kho sẽ được lập thành 2 liên, và 3 liên đối với vật tư tự sản xuất. 3 liên của mẫu phiếu nhập kho mới nhất bao gồm:

• Liên 1: Lưu giữ tại phòng ban lập phiếu
• Liên 2: Thủ kho của doanh nghiệp giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển kế toán ghi vào sổ kế toán
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng

Phiếu nhập kho phải có chữ ký của ai? Phiếu nhập kho cần có chữ ký của người lập phiếu, thủ kho, kế toán trưởng, và người duyệt (thường là giám đốc hoặc người được ủy quyền). Chữ ký này xác nhận thông tin hàng hóa nhập kho chính xác và hợp lệ. Người lập phiếu và kế toán trưởng ký trước, sau đó chuyển tới giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt kèm theo chữ ký và ghi rõ họ tên.

>> Đọc thêm: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các quy định cần biết

2. Phiếu nhập kho dùng để làm gì?

Phiếu nhập kho là mẫu chứng từ được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa, cụ thể:

• Là mẫu phiếu thường được sử dụng tại các khu vực quản lý hàng hóa, nhà kho phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu nhập kho còn được sử dụng trong trường hợp hàng hóa, nguyên vật liệu được mua từ bên ngoài để nhập vào kho hàng
• Các sản phẩm tự gia công, chế biến, mua ngoài và nhận góp vốn cần lập phiếu nhập kho trước khi được đưa vào kho hàng. Do đó quản lý kho sẽ dễ dàng nắm được số hàng hóa và các sản phẩm trong kho để quản lý hiệu quả hơn.
• Dựa vào phiếu nhập kho, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát chính xác số hàng hóa trong kho để có các phương án, giải pháp sản xuất kinh doanh kịp thời
• Phiếu nhập kho thông thường sẽ được thực hiện bởi thủ kho, một số doanh nghiệp sẽ do kế toán kho quản lý do đó 

>> Đọc thêm: Mẫu file Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa

3. Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 và thông tư 133

3.1. Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày …… tháng …… năm 20….                Nợ: ………………………….

Số: …………………………………….                   Có: ……………………….

-Họ và tên người giao:………………………………………………………………………..

-Theo…………………….số…………..ngày……..tháng…….năm……..của………………………………….

Nhập tại kho:…………………………….địa điểm:…………………………………………………..

Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………………………………………………………………………………………………………………

Số chứng từ gốc kèm theo: ………………………………………………………………………………………………………………..

>> Tải miễn phí mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 tại đây

• TẢI MẪU PHIẾU NHẬP KHO FILE WORD
• TẢI MẪU PHIẾU NHẬP KHO FILE EXCEL

3.2. Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày …… tháng …… năm 20….                Nợ: ………………………….

Số: ……………………………………………            Có: ……………………….

-Họ và tên người giao:………………………………………………………………………..

-Theo…………………….số…………..ngày……..tháng…….năm……..của………………………………….

Nhập tại kho:…………………………….địa điểm:…………………………………………………..

– Tổng số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………………………………………………………………….

– Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………………………………………………………………………………………….

>> Tải miễn phí mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 tại đây

• TẢI MẪU PHIẾU NHẬP KHO FILE WORD
• TẢI MẪU PHIẾU NHẬP KHO FILE EXCEL

4. Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho

Để điền được chính xác, đầy đủ nội dung trong mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 và thông tư 133 như trê, thủ kho, kế toán kho hoặc người làm phiếu cần phải nhập dư liệu theo 2 cụm nội dung sau:

• Thông tin cơ bản của phiếu
• Bảng chi tiết về hàng hóa

4.1 Hướng dẫn điền phần thông tin cơ bản của mẫu phiếu nhập kho

Trong phần thông tin cơ bản của phiếu nhập kho, thủ kho hay kế toán kho cần lưu ý các thông tin cơ bản cần có trên phiếu như:

• Ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu
• Họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa
• Số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho
• Ngày, tháng, năm theo hóa đơn
• Tên kho, địa điểm nhập kho.

4.2 Hướng dẫn điền nội dung chi tiết trong bảng trên phiếu nhập kho

Trong bảng chi tiết về thông tin hàng hóa trên mẫu phiếu nhập kho, kế toán kho hoặc thủ kho cần điền nội dung vào các cột chữ A, B, C, D, cột số 1, 2, 3, 4 và các dòng cộng và dòng số tiền viết bằng chữ, dòng số chứng từ gốc kèm theo

Hướng dẫn điền nội dung mẫu phiếu nhập kho ở các cột chữ A, B, C, D ghi rõ chi tiết những nội dung sau:

• Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
• Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
• Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).
• Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).

Hướng dẫn điền nội dung mẫu phiếu nhập kho ở các cột số. Các cột số 1,2,3,4 điền số lượng hàng hóa, đơn giá và thành tiền. Trong đó, phần số lượng hàng hóa sẽ được phân thành số lượng hàng hóa theo chứng từ và số lượng hàng hóa thực nhập, cụ thể điền như sau:

• Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập).
• Cột 2: Số lượng thực nhập vào kho (Nếu số lượng thực nhập có sự chênh lệch do hàng về không đủ hoặc có hư hỏng trả lại người bán, hàng hóa bị thừa thì kế toán kho/thủ kho ghi chính xác số lượng thực nhập về kho)
• Cột 3: Cột đơn giá được xác định bằng giá mua chưa thuế của hàng hóa cộng với các chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ…) cho một đơn vị hàng hóa.
• Cột 4: Cột thành tiền, được xác định bằng đơn giá nhân với số lượng

Hướng dẫn điền nội dung mẫu phiếu nhập kho ở các dòng: 

• Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu nhập cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Dòng số tiền viết bằng chữ: Diễn giải tổng số tiền bằng chữ ở cột thành tiền trên phiếu nhập kho.
  
• Dòng số chứng từ gốc kèm theo: Điền số chứng từ, số hóa đơn kèm theo nếu có

5. Một số vấn đề thường gặp khi lập phiếu nhập kho

Đối với kế toán viên và nhân viên quản lý kho, có một số vấn đề thường gặp phải trong qua trình tạo phiếu nhập kho như:

• Thiếu thông tin chi tiết: Một số trường hợp bị thiếu hoặc mất thông tin về mã vật tư, đơn giá hoặc số lượng làm ảnh hưởng đến kiểm soát kho và hàng hóa. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên sự dụng các phần mềm kế toán như MISA để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, không bị thất thoát thông tin
• Sai số liệu: Kế toán viên hay thủ kho có thể nhập nhầm số lượng, đơn giá giữa các mã hàng dẫn đến sai lệch báo cáo. Cần kiểm tra và đối chiếu kỹ số liệu trước khi đưa vào phiếu nhập kho hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ để giảm thiểu sai sót.
• Không kiểm tra định kỳ: Việc không thường xuyên đối chiếu số liệu kho thực tế với số liệu trên sổ sách, dẫn đến khó phát hiện kịp thời tình trạng thất thoát. Ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu được ghi trong phiếu nhập kho.

6. Hướng dẫn lập phiếu nhập kho tự động trên phần mềm kế toán MISA AMIS

Để hạn chế những sai sót trong công tác xuất nhập hàng và quản lý kho hàng, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để có thể quản lý kho hiệu quả hơn. Trong đó các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME đang được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất. Phần mềm này  cho phép người dùng tạo phiếu nhập kho tự động theo lệnh sản xuất, chỉ với 1 cái nhấp chuột.

Để tạo phiếu nhập kho tự động, kế toán kho, thủ kho cần thực hiện các thao tác sau:

1. Chọn Lập phiếu nhập: Lưu ý, trước khi muốn làm phiếu nhập tự động, kế toán cần phải tạo lệnh sản xuất trên phần mềm trước. Sau đó, ấn chuột phải vào lệnh sản xuất trên thanh công cụ và chọn chức năng “Lập phiếu nhập”
2. Chọn thành phẩm: Tích chọn các thành phẩm cần nhập và điều chỉnh số lượng thực tế.
3. Hoàn tất: Nhấn “Đồng ý” để hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho. Điền thêm thông tin cần thiết, sau đó nhấn “Cất.”

Ngoài ra, phần mềm kế toán MISA còn được tích hợp các tính năng quản lý kho tiện ích khác như:

• Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tất cả nghiệp vụ nhập, xuất kho
• Tính giá xuất kho tự động theo tất cả các phương pháp
• Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa chi tiết theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung, mã vạch, hạn dùng; Cho phép quản lý hàng hóa dễ dàng theo nhiều đơn vị tính
• Đặc biệt, phần mềm có khả năng nhắc nhở thông minh, đưa ra cảnh báo tồn kho để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới hay có giải phóng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.

Mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây.

7. Kết luận

Trên đây là những thông tin chi tiết về phiếu nhập kho và mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 (TT200/2014/TT-BTC) và thông tư 133 (TT133/2016/TT-BTC) đầy đủ và chính  nhất. Hy vọng những nội dung MISA đã chia sẻ sẽ giúp anh/chị làm kế toán, thủ kho, quản lý kho nắm rõ cách điền nội dung trong phiếu nhập kho và tránh được các sai sót không đang có khi làm. Hãy dùng thử phần mềm kế toán MISA AMIS để tối ưu hóa quá trình quản lý kho hàng và nhập liệu hiệu quả hơn!