Mẫu thư mời nhận việc được gửi cho ứng viên khi khi đủ điều kiện trúng tuyển và đạt được những thỏa thuận về chế độ đãi ngộ với nhà tuyển dụng. Một thư mời nhận việc chuẩn sẽ giúp công ty thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng cao thương hiệu tuyển dụng. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thêm về thư mời nhận việc và tham khảo một số mẫu phổ biến.
1. Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc hay employment offer email (thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn) là văn bản được công ty gửi cho ứng viên sau khi họ vượt qua vòng phỏng vấn, đủ điều kiện trúng tuyển.
Thực tế không phải tất cả ứng viên nhận được thư mời đều đồng ý nhận lời làm việc. Nếu nhận được đề nghị hấp dẫn hơn từ các công ty khác, họ có quyền lựa chọn giữa các lời mời. Có thể thấy để thu hút nhân tài thì bộ phận HR cần đầu tư thời gian để soạn thảo một mẫu thư mời làm việc thuyết phục.
Thông tin trong thư phải đầy đủ, câu văn súc tích, đủ ý, thể hiện được những nội dung quan trọng. Đây là những yếu tố quan trọng để tạo dựng sự tin tưởng với ứng viên. Nếu bức thư không chuyên nghiệp, ứng viên sẽ không muốn nhận lời làm việc, doanh nghiệp để lỡ mất một nhân viên tiềm năng và công sức thực hiện các hoạt động tuyển dụng trước đó bị lãng phí.
2. Nội dung cần có trong mẫu thư mời nhận việc
Mẫu thư mời nhận việc gửi cho ứng viên thường gồm các nội dung sau:
Thông báo trúng tuyển và chúc mừng ứng viên
Thông tin liên quan đến công việc:
- Vị trí công việc cụ thể (nhân viên, chuyên viên, quản lý, trưởng phòng, junior, senior…)
- Địa điểm làm việc
- Thời gian làm việc
- Mức lương theo thỏa thuận, nêu rõ lương cơ bản, lương theo KPI, hoa hồng nếu có
- Các chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên
- Phòng ban trực thuộc và cấp quản lý trực tiếp
- Thời gian bắt đầu nhận việc
- Thời hạn phản hồi thư mời nhận việc
- Thư mời có thể đính kèm hợp đồng lao động, thông tin chi tiết hơn hoặc điều khoản về công việc, tài liệu giới thiệu công ty…
Ở cuối thư, HR nên thể hiện sự mong chờ của phía công ty đối với ứng viên bằng 1 câu đơn giản như “Hy vọng chúng ta sớm có cơ hội được làm việc cùng nhau”. Sau đó hãy để lại thông tin liên hệ để ứng viên tiện trao đổi thêm.
3. Yêu cầu cơ bản về mẫu thư mời nhận việc
Thư mời nhận việc là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng, bởi vậy khi soạn thảo thư mời cần lưu ý một số tiêu chí nhất định.
3.1 Thông tin đầy đủ, chính xác
Email mời nhận việc cần có đầy đủ các thông tin như: Vị trí công việc, mức lương, các đãi ngộ, thời gian làm việc… Ngoài ra, trong thư cũng nên đề cập đến các điều khoản, chính sách theo quy định của công ty để ứng viên hiểu rõ hơn về quyền lợi của mình.
Đây chính là cơ sở để ứng viên quyết định có nhận việc hay không. Sự khác nhau về chính sách của mỗi công ty có thể là lý do khiến ứng viên từ chối offer của này và nhận offer của một công ty khác.
3.2 Diễn đạt rõ ràng, không dài dòng
Khi gửi thư mời nhận việc cần đảm bảo ngôn từ được diễn đạt rõ ràng, không dùng từ dễ gây hiểu nhầm. Việc sử dụng những từ ngữ tối nghĩa đôi khi mang đến nhiều rủi ro, khiến hai bên phải trao đổi qua lại nhiều lần để làm rõ. Điều này gây mất thời gian và để lại những ấn tượng không tốt trong mắt ứng viên.
3.3 Trình bày khoa học và chuyên nghiệp
Thư mời nhận việc cần trình bày chuyên nghiệp để có thể mang lại cho ứng viên những ấn tượng tốt nhất. Phòng nhân sự có thể cân nhắc việc thiết kế một mẫu thư mời nhận việc chuẩn và dùng chung cho các ứng viên. Nếu không hãy đảm bảo thư dễ nhìn, dễ đọc, không nên quá màu mè. Hãy dùng font hiện đại, mỗi đoạn dài 3-4 dòng, giữa các đoạn cần cách dòng để thông tin được rõ ràng hơn.
3.4 Sử dụng ngôn từ chuẩn mực
Trong email mời nhận việc không nên sử dụng văn nói. Văn phong, ngôn từ cần phù hợp với độ tuổi, vị trí ứng viên, thể hiện tính chuyên nghiệp, lịch sự, nhưng cũng cần có sự thân thiện, cởi mở. Một thư mời nhận việc tốt không những chuẩn mực về ngôn từ, thuyết phục được ứng viên mà còn thể hiện được nét riêng của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả
4. Mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp
Nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo một số mẫu thư mời nhận việc tiếng Việt và tiếng Anh sau đây để chỉnh sửa phù hợp với doanh nghiệp mình:
Mẫu thư mời nhận việc số 1
Tiêu đề email: Thư mời làm việc tại Công ty Cổ phần MISA
Chào bạn Nguyễn Văn A,
Đầu tiên, chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và tham gia ứng tuyển vị trí Chuyên viên UX tại MISA. Qua buổi phỏng vấn và trao đổi, chúng tôi rất ấn tượng với những gì bạn thể hiện. Chính vì vậy chúng tôi trân trọng mời bạn đến làm việc tại công ty.
Ở vị trí này, bạn sẽ làm việc toàn thời gian từ thứ 2 – thứ 6 và với quản lý trực tiếp là anh Lê Văn B thuộc phòng Phát triển sản phẩm.
Như đã thỏa thuận, bạn sẽ được nhận mức lương cứng là XXX triệu đồng, các chính sách khác theo quy định của công ty. Bạn có thể tham khảo chi tiết trong file đính kèm trong email.
Thời gian làm việc của bạn sẽ bắt đầu từ ngày 15/2/2023. Trong ngày làm việc đầu tiên, chúng tôi sẽ thông tin đến bạn chi tiết hơn về hợp đồng, quy định lao động..
Để xác nhận nhận việc, bạn vui lòng trả lời email này trong vòng 3 ngày. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại.
Chúng tôi rất mong chờ ngày được làm việc cùng bạn, chúc bạn có những trải nghiệm tốt nhất tại MISA.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự, Công ty CP MISA.
>>> TẢI NGAY THƯ MỜI NHẬN VIỆC MẪU 1 TẠI ĐÂY
Mẫu thư mời nhận việc số 2
Tiêu đề email: Chúc mừng bạn đã trúng tuyển vị trí……………. tại Công ty………….
Thân gửi bạn…………
Chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí Nhân viên Design. Sau buổi phỏng vấn, chúng tôi đánh giá cao những kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Do vậy chúng tôi vui mừng thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí này.
Bạn sẽ:
- Làm việc tại…………..
- Vị trí công việc………..
- Báo cáo trực tiếp cho…………
- Ngày nhận việc:…………
- Thời gian thử việc………..
Lương và các chế độ khác
- Lương chính thức………..
- Lương thử việc………. Thời gian thử việc……..
- Phụ cấp (nếu có)…………
Bạn vui lòng trả lời email này trong vòng 5 ngày để xác nhận nhận việc.
Chúng tôi rất hoan nghênh sự gia nhập của bạn vào công ty và hy vọng chúng ta sẽ có thời gian làm việc vui vẻ.
Trân trọng,
[Tên công ty]
>>> TẢI NGAY THƯ MỜI NHẬN VIỆC MẪU 2 TẠI ĐÂY
Mẫu thư mời nhận việc số 3
Tiêu đề: Xin chúc mừng! Bạn đã trúng tuyển vị trí…………….tại Công ty…………..
Gửi bạn….,
Chúng tôi vui mừng thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí…. tại công ty của chúng tôi. Sau buổi phỏng vấn, chúng tôi nghĩ bạn hoàn toàn phù hợp với vị trí mà chung tôi đang tìm kiếm.
Toàn bộ thông tin về mức lương, đãi ngộ cũng như thời gian làm việc chúng tôi đã gửi kèm trong file. Bạn có thể xem để biết chi tiết.
Bạn vui lòng phản hồi về quyết định của mình trước ngày……. để chúng tôi có thể nắm được thông tin.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể liên hệ trực tiếp với HR qua số điện thoại……….. để được giải đáp.
Rất mong sớm nhận được thông tin từ phía bạn.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự – Công ty…..
>>>TẢI NGAY THƯ MỜI NHẬN VIỆC MẪU 3 TẠI ĐÂY
Mẫu thư mời nhận việc số 4
Tiêu đề email: Thư mời làm việc ở Công ty…… với vị trí…..
Thân gửi bạn…..
Thông qua buổi phỏng vấn, chúng tôi xác nhận bạn trúng tuyển vị trí……. – Cấp bậc Nhân viên.
- Mô tả công việc: Xem trong file đính kèm.
- Mức lương chính thức:…………
- Mức lương thử việc:………..
- Chế độ BHXH: Theo quy định của công ty.
- Thời gian làm việc: Từ thứ 2 – thứ 7, bắt đầu từ 8h-17h30.
- Thời gian bắt đầu làm việc:…………
Bạn có thể xem chi tiết trong file đính kèm để hiểu rõ hơn về các quy định, quy chế của công ty.
Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn và mong sớm được gặp bạn tại công ty.
Trân trọng,
Công ty……..
>>> TẢI NGAY THƯ MỜI NHẬN VIỆC MẪU 4 TẠI ĐÂY
Mẫu thư mời nhận việc số 5
Kính gửi Anh/Chị:………….
Trước tiên, thay mặt…………… cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn cho vị trí……………………
Chúng tôi đánh giá cao kiến thức, kỹ năng cũng như sự quan tâm của anh/chị tới Công ty………….., dựa trên kết quả phỏng vấn cũng như xem xét các yêu cầu cho vị trí này. Công ty…………. trân trọng mời anh/chị hợp tác làm việc với những nội dung sau:
- Vị trí công việc:…….
- Bộ phận:………………
- Địa điểm làm việc:…………….
- Thời gian làm việc: ………………….
- Ngày bắt đầu công việc:…………………
- Thời gian thử việc: 1 tháng
- Thu nhập thử việc: 85% thu nhập chính thức
(Mức thu nhập chính thức:…………………….., bao gồm các khoản thuế TNCN, BHXH, các khoản thuế, phí và lệ phí mà người lao động phải nộp cho Nhà nước)
- Các chế độ đãi ngộ khác theo quy định chung của công ty.
*Khi tới tiếp nhận công việc, anh/chị vui lòng mang theo 01 bộ hồ sơ bao gồm:
– Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương/văn phòng công chứng
– Bản sao CMND/CCCD photo công chứng
– Bản sao Bằng cấp, chứng chỉ photo công chứng
– Bản sao Giấy khai sinh photo công chứng
– Giấy khám sức khỏe có giá trị trong 6 tháng trở lại
– 2 ảnh 3×4
– Số sổ BHXH
– Mã số thuế TNCN
– Tài khoản ngân hàng
Khi đến nhận việc, anh chị vui lòng liên hệ…………., số điện thoại………… để được hướng dẫn nhận việc.
Trân trọng,
Công ty…………….
>>>TẢI NGAY THƯ MỜI NHẬN VIỆC MẪU 5 TẠI ĐÂY
Mẫu thư mời nhận việc tiếng Anh (Offer Letter)
Subject: Job Offer – [Position Name] – [Company Name]
Dear [Candidate’s Name],
We are pleased to congratulate and inform you that you have been selected for the position of [Position Name] following your interview at our company. With the experiences and skills you shared during the interview, we highly appreciate and believe that you are suitable for the [Position Name] role that our company is seeking.
Here are the job details:
Department: [Department Name]
Official Start Date: [Start Date]
Working Hours: [Working Hours]
Starting Salary: [Salary Amount], along with [description of additional benefits such as insurance, travel benefits, etc.]
To confirm your acceptance of this offer, please respond to this email or contact us directly at [phone number] before the [Confirmation Date].
Attached to this email is the formal employment contract, which outlines the details of your position, rights, and obligations at [Company Name]. Please sign and return a copy of the signed contract to us to complete the process.
We believe that your enthusiasm and experience will contribute to the development of the company. If you need any additional information or would like to discuss this opportunity further, please feel free to contact us via this email.
Congratulations and welcome to [Company Name]!
Best regards,
[Your Signature]
5. Gửi thư mời nhận việc và quản lý ứng viên dễ dàng với AMIS Tuyển Dụng
Việc soạn và gửi thư mời nhận việc thủ công qua email có thể khiến HR tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt với những doanh nghiệp có quy mô lớn và tần suất biến động nhân sự cao, nếu không quản lý ứng viên một cách khoa học sẽ dễ gặp các vấn đề như: Gửi sót mail, gửi nhầm mail cho ứng viên, phản hồi ứng viên chậm, chăm sóc ứng viên không sát sao làm giảm hiệu quả tuyển dụng.
Để nâng cao trải nghiệm ứng viên và quản lý tuyển dụng hiệu quả hơn, AMIS Tuyển dụng sẽ giúp HR:
- Soạn thảo thư gửi ứng viên bằng AI
- Thiết lập sẵn mẫu email chăm sóc ứng viên để sử dụng nhanh
- Gửi email hàng loạt đến danh sách ứng viên thỏa mãn yêu cầu
- Lọc CV thông minh
- Đăng tin tuyển dụng đa kênh chỉ với một nút bấm, tự động thu thập CV
- Báo cáo Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên theo phòng ban và vị trí
- Thống kê nguồn ứng viên theo từng kênh và từng chiến dịch
- Đo lường hiệu quả sử dụng chi phí tuyển dụng để có những thay đổi kịp thời nhất.
6. Kết luận
Trên đây là một số mẫu thư mời nhận việc thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng và giúp công ty xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt ứng viên. Bạn đọc có thể tham khảo và lựa chọn mẫu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình, áp dụng vào thực tế để nâng cao tỉ lệ đồng ý nhận việc của ứng viên và gia tăng hiệu quả tuyển dụng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
