Những điều cần lưu ý về doanh thu và chi phí đối với kế toán nhà hàng khách sạn

Kế toán lĩnh vực nhà hàng, khách sạn có trách nhiệm chung về ghi chép, xử lý, hệ thống hóa, phân tích và cung cấp thông tin kế toán tài chính, kế toán quản trị về các đối tượng kế toán tại đơn vị như đối với kế toán các lĩnh vực ngành nghề khác. Tuy nhiên, do lĩnh vực ngành nghề đặc thù nên tính chất công việc kế toán tại các nhà hàng, khách sạn có những điểm đặc biệt cần lưu ý riêng. Bài viết chia sẻ một số kinh nghiệm và những vấn đề cần lưu lý về doanh thu và chi phí, đặc biệt là xác định các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi làm kế toán tại nhà hàng, khách sạn.  

1. Theo dõi chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm khách hàng, nhóm hàng hóa, dịch vụ

Sản phẩm, dịch vụ của khách sạn được cung cấp tới khách hàng để tạo ra lợi nhuận. Vậy muốn bán được nhiều, nhanh chóng thì ngay sau khi xây dựng chiến lược kinh doanh, các khách sạn xác lập chính sách giá cho khách sạn của mình.

Chính sách giá phải được niêm yết công khai, minh bạch tại nhà hàng, khách sạn.

Việc định giá dịch vụ (giá phòng, giá món ăn…) về cơ bản có thể được thiết lập trên cơ sở giá thành ước tính cho từng dịch vụ cộng thêm phần lợi nhuận kỳ vọng của đơn vị. Ngoài ra, giá dịch vụ trong ngành khách sạn, nhà hàng còn được điều chỉnh theo nhiều yếu tố khác như phân khúc khách hàng, nhu cầu, địa điểm, mùa vụ (giá dịp lễ, tết, ngày cuối tuần)…

Căn cứ vào chính sách giá, chính sách chiết khấu mà bộ phận kinh doanh đưa ra đã được giám đốc phê duyệt, kế toán theo dõi theo từng nhóm khách hàng, từng loại phòng, hàng hóa dịch vụ.

>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm trong công tác quản lý kho – kế toán nhà hàng khách sạn

2. Thực hiện xuất hóa đơn đầu ra

– Theo quy định tại quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có Dịch vụ ăn uống

– Các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ: Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống và kèm theo bảng kê các món ăn, đồ uống… (theo Quy định về Các chỉ tiêu trong hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, các trường hợp xuất hóa đơn kèm Bảng kê và Thông tư số 219/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định chi tiết về thuế GTGT (điều kiện khấu trừ thuế); Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định chi tiết về thuế Thu nhập doanh nghiệp (điều kiện ghi nhận Chi phí được trừ).

– Nhà hàng, khách sạn hiện nay không chỉ xuất hóa đơn được thực hiện khi khách lưu trú rời khỏi mà còn xuất hóa đơn cho khách vãng lai chỉ sử dụng các dịch vụ khác của nhà hàng, khách sạn mà không lưu trú lại như dịch vụ nhà hàng, dịch vụ spa, dịch vụ thuê xe, các gói du lịch ngắn ngày… Do đó số lượng hóa đơn rất nhiều, nếu đơn vị quản lý thủ công, không sử dụng phần mềm hoặc quy trình quản lý thiếu hệ thống và khoa học sẽ khó có thể kiểm soát và quản lý toàn diện quy trình xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu. 

 >>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mới nhất 

 Giờ đây, bộ phận kế toán doanh nghiệp được giúp ích nhiều trong các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến hoá đơn bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME… có kết nối trực tiếp với phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép xuất hoá đơn trực tiếp trên phần mềm kế toán, nhập khẩu tự động các thông tin trên hoá đơn nhận về từ phần mềm hoá đơn,…

3. Quản lý các khoản vay và chi phí lãi vay

Trường hợp không chỉ kế toán nhà hàng, khách sạn hiện nay hay gặp phải mà là vấn để chung của kế toán ở mọi ngành nghề, lĩnh vực đó là tại một thời điểm lượng tiền mặt tồn quỹ khá nhiều nhưng doanh nghiệp vẫn phải đi vay ngắn hạn để chi trả cho các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp. Trong thực tế, có 1 số trường hợp có thể chủ doanh nghiệp, chủ khách sạn đi vay để đầu tư vào hoạt động, lĩnh vực khác. Tình trạng trên có thể được đánh giá là thiếu hợp lý và số liệu kế toán cung cấp không phản ánh đúng thực trạng hoạt động SXKD của đơn vị. 

Với sai sót trên, cơ quan thuế có thể nghi ngờ doanh nghiệp góp vốn ảo hoặc  khống (Luật doanh nghiệp nghiêm cấm hành vi góp vốn khống và có chế tài xử phạt), do đó, chi phí lãi vay sẽ lập tức bị loại theo quy định của Luật thuế TNDN. Chính vì thế, kế toán cần cân đối giữa lượng tiền mặt hiện có của doanh nghiệp và các khoản vay.

>>> Đọc thêm: Chi phí lãi vay là gì? Công thức và điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN

4. Lương và thuế thu nhập cá nhân

Với đặc thù lao động làm việc tại ngành kinh doanh nhà hàng, khách sạn cũng như loại hình doanh nghiệp đăng ký kinh doanh lĩnh vực này, kế toán cần lưu ý một số quy định pháp lý hiện hành về cơ chế lao động, tiền lương như sau:

• Chi phí lương của Chủ sở hữu Công ty TNHH 1 TV do cá nhân làm chủ

Trích: Tại tiết d, Điểm 2.5, khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 02/08/2014, áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2014 trở đi và thay thế cho Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012, hướng dẫn các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

“d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.”

Do vậy nếu kế toán vẫn ghi nhận chi phí tiền lương của chủ sở hữu nhà hàng, khách sạn vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp, khoản chi này sẽ bị truy thu và tính tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh kiểm tra. 

• Tiền lương của nhân viên thời vụ, nhân viên lao động làm theo hình thức bán thời gian

Trong thời điểm cuối tuần, lễ tết, mùa du lịch cao điểm thì đôi khi nhà hàng, khách sạn không đủ nguồn nhân lực để phục vụ nhu cầu của khách. Do đó, họ thường thuê thêm nhân viên thời vụ làm để vừa tiết kiệm chi phí chi trả cho nhân viên, vừa đảm bảo chất lượng và số lượng nhân sự phục vụ khách hàng.

Vậy hồ sơ căn cứ để chi phí tiền lương, tiền công của nhân viên thời vụ được xác định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cần:

• Tiền lương của lao động là người nước ngoài

Trong quá trình hội nhập của nền kinh tế hiện nay, sự phát triển của du lịch Việt Nam đối với các nước trong khu vực và trên thế giới. Lượng khách lưu trú, sử dụng dịch vụ của nhà hàng, khách sạn không chỉ đơn thuần là người Việt Nam mà còn là khách từ khắp mọi nơi trên thế giới.

Để hiểu rõ về nhu cầu, thị hiếu của du khách, nhà hàng, khách sạn ở Việt Nam hiện nay thường thuê lao động là người nước ngoài. Vì vậy kế toán nhà hàng, khách sạn còn cần phải nắm rõ các quy định về lương, thưởng, hồ sơ, giấy tờ cần có để chi phí tiền lương của lao động là người nước ngoài không bị loại trừ.

Tính lương và quản lý thu nhập chịu thuế:

– Tiền lương của người nước ngoài không chỉ dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên mà còn phải đảm bảo tính phù hợp với quốc tịch, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, vị trí đảm nhiệm. Trường hợp mức lương không hợp lý, cơ quan thuế sẽ có các thủ tục kiểm tra và xác minh trong và ngoài nước, làm ảnh hưởng đến công việc khác của người lao động.

– Ngoài tiền lương, người lao động nước ngoài còn có thể được nhận các phúc lợi khác như công tác phí, tiền nhà, tiền lưu trú, bảo hiểm, học phí cho con, các loại thẻ ưu đãi…

– Tiền lương của người nước ngoài có thể được chi trả bằng USD hoặc ngoại tệ khác, thủ tục chi trả bằng ngoại tệ với mỗi ngân hàng sẽ có các yêu cầu khác nhau.

Bảo hiểm Xã hội và Bảo hiểm Y tế bắt buộc:

– Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

– Về mức đóng của người lao động, từ ngày 01 tháng 01 năm 2022, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, hàng tháng đóng bằng 8% mức tiền lương tháng vào quỹ hưu trí và tử tuất. Đồng thời, người sử dụng lao động, hàng tháng đóng trên quỹ tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội của người lao động như sau: 3% vào quỹ ốm đau và thai sản; 0,5% vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất từ ngày 01 tháng 01 năm 2022.

Quản lý thuế thu nhập cá nhân:

– Để xác định phương thức kê khai thuế thu nhập cá nhân (PIT) hợp lệ cho người nước ngoài, cơ quan thuế sẽ dựa trên hộ chiếu, hợp đồng lao động, thư bổ nhiệm / chứng từ khấu trừ thuế, hợp đồng thuê nhà.

– Tùy theo trường hợp là cá nhân cư trú hay không cư trú thì cũng phải kê khai và quyết toán thuế TNCN cho các thu nhập phát sinh ở Việt Nam hoặc thu nhập toàn cầu. Các khoản chịu thuế/thuế suất giữa cá nhân cư trú và không cư trú là hoàn toàn khác nhau. Việc không kê khai thuế TNCN rõ ràng và hợp lệ sẽ dẫn đến các khoản tiền phạt cho cơ quan thuế trong những năm tiếp theo.

– Đối với người nước ngoài cư trú, khi tính thuế cần lưu ý về hợp đồng như sau:

+ Nếu người nước ngoài ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại Việt Nam thì áp dụng tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.

+ Nếu ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì áp dụng tính thuế theo biểu toàn phần nhân (x) thuế suất 10%.

Chấm dứt quan hệ lao động và các thủ tục liên quan

Khi chấm dứt quan hệ lao động, người nước ngoài cần quản lý được các hồ sơ sau đây để tránh các rủi ro phát sinh:

– Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động;

– Quyết định thôi việc;

– Biên bản bàn giao công việc;

– Biên bản thanh lý hợp đồng lao động;

– Biên lai khấu trừ thuế TNCN;

– Huỷ hoặc hoàn trả giấy phép lao động và thẻ tạm trú;

– Làm thủ tục quyết toán thuế và xin giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi rời Việt Nam.

MISA AMIS hy vọng qua bài viết đã giúp các bạn có cái nhìn rõ ràng, chi tiết hơn về các vấn đề liên quan tới doanh thu, hóa đơn, chi phí, đặc biệt là nhóm các chi phí liên quan tới người lao động nước ngoài làm việc trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn. Để đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng trong việc tính toán và kê khai thuế TNCN cũng như các loại thuế khác thì việc sử dụng phần mềm kế toán được coi là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay. Các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS với những tính năng ưu việt, giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức một cách hiệu quả. Phần mềm tự động lấy số liệu từ bảng lương, hồ sơ nhân viên lên tờ khai khấu trừ thuế, tờ khai quyết toán thuế TNCN ngay trên phần mềm, giúp kế toán không mất công tổng hợp thủ công ở ngoài excel.

Bên cạnh đó, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn mang đến giải pháp hỗ trợ quản lý tài chính – kế toán tự động, nhanh chóng và chính xác hơn, cụ thể:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mọi lĩnh vực
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. 
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
• Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Tác giả: Nguyễn Thị Minh Luận