Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra hợp pháp theo Thông tư 78/2021

Hiện nay, sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC là điều tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt Nam. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử mới này được dễ dàng, đúng pháp luật và tránh gặp phải các hóa đơn mua vào bất hợp pháp thì phải kiểm tra hoá đơn mua vào, bán ra hợp pháp và việc sử dụng công cụ tra cứu hóa đơn an toàn, chính xác là điều không thể thiếu. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ hướng dẫn giúp các bạn và doanh nghiệp biết cách để kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp một cách đơn giản và chính xác nhất.

1. Cách xác định hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

* Hóa đơn điện tử hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập phù hợp với thông lệ và tuân thủ đầy đủ các nội dung tiêu thức theo quy định pháp luật thuế hiện hành. 

Căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, các hóa đơn điện tử khi xuất đáp ứng các tiêu thức nội dung bắt buộc bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng hoặc tổng thanh toán với hóa đơn bán hàng;
• Chữ ký ký điện tử của người bán (người mua không bắt buộc ký);
• Ngày lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

* Hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn điện tử đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.  Hóa đơn điện tử hợp pháp phải được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất hóa đơn. 

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm xử lý hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn. Trong đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA có nhiều ưu thế hơn cả và đặc biệt phần mềm còn được tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán MISA AMIS. Sử dụng combo phần mềm kế toán online MISA AMIS cùng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có tính năng liên thông dữ liệu, tự động nhập liệu & hạch toán ngay khi xuất hóa đơn, giúp giảm tải 1 khối lượng lớn cho kế toán.

Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều doanh nghiệp cần phải biết

2. Phân loại và xác định hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp

* Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

* Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc:

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; 
• Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; 
• Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

* Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc:

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ);
• Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
• Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi số cho bộ phận Tài chính - Kế toán?Tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Kế toán!

3. Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp pháp mới theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC 

Đọc thêm: Thông tư 78 về hóa đơn điện tử và những quy định cần chú ý

Trước khi đi vào tra cứu, chúng ta hãy cùng tìm hiểu trước các tính năng và tiện ích cũng như lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:

– Tra cứu được tất cả hóa đơn bán ra (tất cả các hóa đã cấp mã, chưa cấp do không đủ điều kiện, hóa đơn mới, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn hủy….). Doanh nghiệp không phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn với những hóa đơn xuất theo TT78/2021/TT-BTC 

– Tra cứu được tất cả các hóa đơn mua vào của doanh nghiệp nếu đơn vị bán ghi đúng thông tin của doanh nghiệp mua và hệ thống tự động cập nhật hóa đơn mua vào ngay sau khi bên xuất được cơ quan cấp mã hợp lệ. Giúp tránh bỏ sót hóa đơn do bên bán quên không gửi cho người mưa

– Dễ dàng kết xuất dữ liệu hóa đơn bán ra, mua vào để nhập khẩu vào phần mềm kế toán MISA.

* Chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử bán ra và mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế

Tại trình duyệt các bạn đang sử dụng, các bạn hãy truy cập vào trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.  Đây là hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế

Tại giao diện của trang chủ của hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc, các bạn bấm nút “Đăng nhập” để truy cập vào hệ thống.

Khi các bạn bấm “Đăng nhập” xong thì 1 bảng đăng nhập sẽ hiện ra, yêu cầu các bạn điền tên đăng nhập, mật khẩu và mã captcha, các bạn phải điền đầy đủ các thông tin như yêu cầu thì mới có thể đăng nhập được.

Trong đó thông tin về tên đăng nhập, mật khẩu các bạn lấy tại email đã đăng ký ban đầu khi đăng ký hóa đơn điện tử mới theo thông tư 78/2021/TT-BTC.

Khi được cơ quan thuế chấp nhận thì Cơ quan thuế sẽ gửi về 2 email:

• Email thứ nhất là “Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”

Email này nội dung có dạng: 

“Kính gửi: HTX/Công ty TNHH/ Công ty CP………..

Mã số thuế: ………………

Sau khi xem xét tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị gửi đến cơ quan thuế ngày XX/XX/2022

Cơ quan thuế thông báo chấp nhận đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị (chi tiết thông báo đính kèm).

Cơ quan thuế thông báo để người nộp thuế được biết và thực hiện./.”

Đồng thời, đính kèm email này là 1 bản thông báo chấp nhận của Tổng cục thuế cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mới.

Các bạn nên tải về file mềm hoặc in ra thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Tổng Cục Thuế để lưu trữ chứng từ đảm bảo theo quy định để sau này phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra thuế sau này.

• Email thứ hai là “Thông báo tài khoản sử dụng tra cứu HĐĐT trên cổng thông tin điện tử của TCT”

Email này sẽ cung cấp tài khoản truy cập và mật khẩu ban đầu của doanh nghiệp trên trang tra cứu HĐĐT trên cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế có địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ (các bạn có thể thay đổi mật khẩu khi đăng nhập).

Đây chính là thông tin để các bạn điền vào ở bước đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc bên trên.

Trường hợp các bạn quên mật khẩu có thể bấm vào nút “quên mật khẩu” thì một bảng điền thông tin để lấy lại mật khẩu sẽ hiện ra, các bạn điền đầy đủ tên đăng nhập (mặc định là MST doanh nghiệp) và thử điện tử (email các bạn đã đăng ký hóa đơn theo TT78/2021/TT-BTC)? tiếp theo các bạn bấm “Lấy lại mật khẩu” ?Rồi các bạn đăng nhập vào email đã đăng ký để lấy lại mật khẩu mới do cơ quan thuế cấp lại.

Bước 2: Sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc để kiểm tra hóa đơn bán ra, mua vào của doanh nghiệp

Sau khi các bạn đã truy cập được vào website tra cứu hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế thì các bạn bấm vào nút “Tra cứu” ? Chọn “Tra cứu hóa đơn”

Khi đã truy cập được vào phân hệ tra cứu hóa đơn các bạn có thể sẵn sàng tra cứu hóa đơn bán ra, mua vào theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà doanh nghiệp đã xuất bán hoặc đã mua hàng.

Cụ thể các kiểm tra các hóa đơn bán ra, mua vào như sau:

Tại phân hệ tra cứu hóa đơn sẽ có 2 phần là:

+ Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra

+ Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào

Bước 2.1 Tra cứu kiểm tra hóa đơn bán ra của doanh nghiệp

Cách tra cứu kiểm tra hóa đơn bán ra của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

Sau khi các bạn chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” trong mục tra cứu hóa đơn thì các bạn tiếp tục chọn các trường tra cứu như “Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày … đến ngày….” phần này thường phần mềm sẽ cho phép tra cứu tối đa là 1 tháng, xem hình bên dưới.

Rồi các bạn chọn đến trường “Trạng thái hóa đơn” và “kết quả kiểm tra”, ở trường này sẽ có nhiều lựa chọn trạng thái hóa đơn và kết quả hóa đơn như hình bên dưới.

Trong đó, các bạn chú ý phần trạng thái về hóa đơn hủy, hóa đơn thay thế vì các hóa đơn này đã không có giá trị sử dụng và hóa đơn được thay thế bởi hóa đơn khác nên các bạn cần đối chiếu lại trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp xem có đúng như vậy không, đảm bảo đầy đủ thủ tục xử lý hóa đơn bị sai sót theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (xem thêm bài viết về cách xử lý sai sót hóa đơn theo TT 78/2021 tại đây).

Ngoài ra còn một tính năng quan trọng nữa mà các bạn nên biết đó là xem hóa đơn, in hóa đơn, xuất khẩu excel hóa đơn, xuất khẩu xml 1 hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn.

Khi xuất khẩu 1 hóa đơn bán ra có các lựa chọn như: 

(1). Xem 1 hóa đơn bán ra

(2). In 1 hóa đơn bán ra 

(3). Xuất khẩu excel danh sách tất cả các hóa đơn theo khoảng thời gian đã chọn

(4). Xuất khẩu hóa đơn dạng xml

Lưu ý: Để xuất khẩu 1 hóa đơn bán ra các bạn cần bấm chọn vào dòng hóa đơn đó trước bằng cách bấm chuột trái vào dòng đó, khi đó dòng được chọn sẽ đậm màu hơn các dòng hóa đơn còn lại, xem hình bên dưới.

Trường hợp các bạn không tích chọn 1 hóa đơn bán ra nào thì các bạn sẽ chỉ có thể sử dụng 1 tính năng là (3). Xuất khẩu excel danh sách tất cả các hóa đơn theo khoảng thời gian đã chọn.

Danh sách hóa đơn bán ra xuất khẩu dạng excel sẽ rất thuận lợi cho việc các bạn nhập khẩu vào các phần mềm kế toán có tính năng nhập khẩu dữ liệu như phần mềm kế toán MISA, giúp giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm thời gian làm việc.

Bước 2.2 Tra cứu kiểm tra hóa đơn mua vào của doanh nghiệp

Tương tự cách tra cứu kiểm tra hóa đơn bán ra thì các bạn cũng có thể tra cứu các hóa đơn mua vào mà các doanh nghiệp khác xuất cho doanh nghiệp của các bạn trên mục tra cứu hóa đơn:

Khi bạn chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” trong mục tra cứu hóa đơn thì các bạn sẽ chọn các trường tra cứu như “Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày … đến ngày….” phần này thường phần mềm sẽ cho phép tra cứu tối đa là 1 tháng, xem hình bên dưới.

Các bạn cũng chú ý kiểm tra các hóa đơn mua vào có phần trạng thái là hóa đơn hủy, hóa đơn thay thế vì các hóa đơn này đã không có giá trị sử dụng và hóa đơn được thay thế bởi hóa đơn khác nên các bạn cần đối chiếu lại với người bán hàng của doanh nghiệp xem có đúng như vậy không tránh nhận phải các hóa đơn bất hợp, không còn giá trị sử dụng.

Tương tự một tính năng quan trọng nữa mà các bạn có thể sử dụng trong phân hệ tra cứu hóa đơn mua vào là: xem hóa đơn, in hóa đơn, xuất khẩu excel hóa đơn, xuất khẩu xml 1 hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn.

Khi xuất khẩu 1 hóa đơn mua vào có các lựa chọn như: 

(1). Xem 1 hóa đơn mua vào

(2). In 1 hóa đơn mua vào 

(3). Xuất khẩu excel danh sách tất cả các hóa đơn mua vào theo khoảng thời gian đã chọn

(4). Xuất khẩu hóa đơn mua vào dạng xml

Lưu ý: Để xuất khẩu 1 hóa đơn mua vào các bạn cũng cần bấm chọn vào dòng hóa đơn đó trước bằng cách bấm chuột trái vào dòng đó, khi đó dòng được chọn sẽ đậm màu hơn các dòng hóa đơn còn lại, xem hình bên dưới.

Trường hợp các bạn không tích chọn 1 hóa đơn mua vào nào thì các bạn sẽ chỉ có thể sử dụng 1 tính năng là (3). Xuất khẩu excel danh sách tất cả các hóa đơn mua vào theo khoảng thời gian đã chọn.

Khi các bạn có được danh sách hóa đơn mua vào xuất khẩu dạng excel sẽ rất dễ dàng để các bạn nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm kế toán MISA, giúp giảm thời gian hạch toán hóa đơn mua vào, đồng thời tiết kiệm thời gian làm việc, đem lại hiệu quả công việc cao hơn trước. 

** Một số lưu ý về lưu trữ hóa đơn điện tử: 

Ở phần trên các bạn có thể thấy có mục (4) là “Xuất khẩu hóa đơn bán ra hoặc mua vào dạng xml” khi các bạn chọn 1 hóa đơn thì lúc này các bạn tải về được hóa đơn điện tử bán ra hoặc mua vào dạng xml.

Chỉ có file định dạng hóa đơn điện tử XML mới đảm bảo về tiêu chuẩn kỹ thuật quy định. File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin). Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

(Căn cứ quy định về định dạng lưu trữ hóa đơn điện tử tại Điều 12, Nghị định 123/NĐ-CP)

Do đó các bạn nếu chưa có tải hóa đơn về lưu trữ dạng xml thì các bạn có thể tải về từ trang hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng Cục Thuế bên trên cũng đảm bảo được quy định về việc lưu trữ hóa đơn chứng từ điện tử theo quy định.

Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: