Cách theo dõi tiến độ giao hàng hiệu quả nhất hiện nay

Theo dõi tiến độ giao hàng là hoạt động quan trọng để nắm bắt tình trạng đơn hàng để đảm bảo lợi ích của người mua cũng như uy tín của người bán.

Có thể bạn quan tâm: 
>> Tải về bảng theo dõi tiến độ giao hàng mẫu tại đây

Theo dõi tiến độ giao hàng là quá trình xác định vị trí và tình trạng của lô hàng được giao như container, bưu phẩm, bưu kiện tại các thời điểm khác nhau trong quá trình phân loại, lưu kho và vận chuyển nhằm xác định nguồn gốc hàng hóa, dự đoán và thực hiện các biện pháp hỗ trợ giao nhận cần thiết khác.

Hoạt động theo dõi tiến độ giao hàng có lịch sử phát triển lâu dài bởi nó có thể cung cấp cho cả người mua và người bán lộ trình vận chuyển của lô hàng và giúp dự đoán ngày và giờ hàng đến. Điều này là vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với các lô hàng xuất khẩu được vận chuyển đa phương thức và bốc dỡ lên nhiều phương tiện khác nhau, hay các bưu kiện và mặt hàng nhỏ gọn rất dễ bị bỏ sót và thất lạc.

1. Xác định vị trí đơn hàng

Xác định vị trí đơn hàng là công việc chính trong theo dõi tiến độ giao hàng. Tiền thân của nghiệp vụ này xuất phát từ hoạt động theo dõi thư từ được gửi đi của các bưu điện. Đó là dịch vụ mở rộng của bưu điện cung cấp cho các thư và bưu phẩm được đăng ký, yêu cầu lưu lại trạng thái và vị trí của thư tại các điểm trung chuyển khác nhau để người gửi có thể sở hữu bằng chứng giao hàng còn người nhận có thể dự tính thời gian bưu kiện gửi tới.

Trước đây dịch vụ này yêu cầu một mức phụ phí khá cao, tuy nhiên hiện nay với sự tiện lợi của công nghệ nó dần trở thành một tiệc ích đi kèm hiển nhiên và miễn phí.

Thời kỳ đầu, bưu kiện được xác định bằng ngày gửi và địa chỉ của người gửi và người nhận, sau này, số hiệu được đưa vào sử dụng để định vị sản phẩm. Khả năng định vị chính xác ngày càng được cải thiện với sự xuất hiện của mã vạch hàng hóa 1D, 2D, các mã bưu chính đặc biệt, và mã QR đang được sử dụng rất phổ biến hiện nay.

2. Phương pháp theo dõi tiến độ giao hàng

Có 2 phương pháp được sử dụng để theo dõi tiến độ giao hàng. Cách tiếp cận thứ nhất là cách truyền thống giống như các bưu điện thời xưa vẫn làm: lập báo cáo tại mỗi điểm hàng đến và đi, nhận dạng lô hàng, địa điểm, thời gian và tình trạng hàng. Cách tiếp cận này vẫn được các ông lớn trong ngành giao nhận như United Parcel Service hay FedEx ưa chuộng.

Phương pháp theo dõi đơn hàng thứ 2 là sử dụng hệ thống giám sát phương tiện vận tải, dựa trên nền tảng định vị toàn cầu GPS nhằm xác định chính xác vị trí của phương tiện chuyên chở đang vận chuyển lô hàng đó và ghi lại vào cơ sở dữ liệu thời gian thực.

Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ định vị, ngày nay chúng ta có thể biết được khối lượng thông tin và dữ liệu rất lớn về lô hàng ngoài vị trí của nó, chẳng hạn như các yếu tố môi trường: nhiệt độ, độ ẩm, áp suất, trọng lực, độ cao, mức độ phơi sáng của lô hàng tại các thời điểm và vị trí khác nhau. Những dữ liệu này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng khó bảo quản, tinh xảo và dễ bị hư hỏng.

3. Truy vấn và báo cáo thông tin giao hàng

Các công cụ theo dõi tiến độ giao hàng nền tảng web đã xuất hiện ngay từ thuở sơ khai của Internet, nhằm tự động hóa dịch vụ chăm sóc khách hàng và là lựa chọn thay thế “kinh tế” hơn nhiều so với việc xây dựng một tổng đài chăm sóc qua điện thoại, đồng thời lại cung cấp khả năng cập nhật tiến độ giao hàng từng phút.

Tất cả các công ty lớn trong lĩnh vực vận tải, giao hàng đều áp dụng công nghệ theo dõi đơn hàng trực tuyến. Để hỗ trợ cho việc này, các website dần sát nhập vào nhau để cung cấp một dịch vụ theo dõi đơn hàng thống nhất cho nhiều người chuyên chở khác nhau.

Khi điện thoại thông mình trở nên phổ biến, các ứng dụng theo dõi giao hàng cũng được phát triển để giúp khách hàng cập nhật thông tin về đơn hàng ngay trên điện thoại cá nhân. Với khả năng xử lý dữ liệu được cải thiện, các phần mềm email có thể tự động xác định mã số tracking trong tin nhắn và biên lai giao nhận, sau đó trả về vị trí của lô hàng theo thời gian thực.

4. Phần mềm theo dõi tiến độ giao hàng nội bộ

Hầu hết các hệ thống theo dõi tiến độ giao hàng truyền thống sẽ không giám sát lô hàng sau khi hàng đã tới một điểm tập kết hàng hóa của bên chuyên chở thứ ba như tại trung tâm chuyển phát của bưu điện VNPost, Viettel hay DHL, EMS… Những nhà chuyên chở này sẽ tổng hợp tất cả đơn hàng của mình, sắp xếp và phân loại và gửi chúng tới những người nhận khác nhau, hoặc người nhận sẽ phải tự tới điểm hẹn để lấy hàng. Để khỏa lấp khoảng trống này và vẫn theo dõi được đơn hàng trong quá trình vận chuyển của bên thứ 3, người ta đã xây dựng những hệ thống giám sát chuyên dụng trên nền tảng ký thuật số.

Những hệ thống này tiếp cận các lô hàng được gửi đi bằng cách kết nối với dẽ liệu của các nhà vận chuyển, thời gian khởi hành, thông tin người nhận, mã số và các dữ liệu khác. Khi đơn hàng đã đến được tay người nhận cuối cùng, hệ thống sẽ ghi nhận tem thời gian, chữ ký và xác nhận của khách hàng và lưu lại vào báo cáo.

Các hệ thống theo dõi tiến độ giao hàng cũng được tích hợp như là một chức năng trong module bán hàng, quản lý kho của một số phần mềm quản trị doanh nghiệp tiên tiến hiện nay.