Trọng tâm của chuyển đổi số không chỉ nằm ở công nghệ mà là còn nằm ở yếu tố chuyển đổi về con người cũng như văn hóa của doanh nghiệp, tổ chức. Bước vào quá trình chuyển đổi số, xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số sẽ giúp tạo ra nguồn nhân lực có tư duy đột phá, sáng tạo và thích ứng linh hoạt với sự thay đổi. Đây chình là chìa khóa để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công và tạo ra sự phát triển bền vững.
Vậy, làm thế nào để xây dựng văn hóa trong chuyển đổi số? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
| Tặng bạn ebook: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tăng trưởng gấp 4 lần – Hướng dẫn chi tiết dành cho CEO (kèm đánh giá hiện trạng văn hóa doanh nghiệp) |
1. Văn hóa doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi số đang diễn ra một cách mạnh mẽ và trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Tuy nhiên, không phải cứ áp dụng công nghệ là doanh nghiệp đã chuyển đổi số thành công. Chuyển đổi số phụ thuộc rất lớn vào sự trợ giúp, tham gia của nguồn nhân lực, tư tưởng và văn hóa doanh nghiệp.
Do đó, văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số là một trong những yếu tố mà doanh nghiệp nào cũng nên tập trung vào xây dựng. Văn hóa ở đây là tài sản vô hình bao gồm toàn bộ các giá trị văn hóa đã được hình thành trong suốt quá trình phát triển và tồn tại của doanh nghiệp.
Văn hóa số sẽ được hình thành cùng với lộ trình chuyển đổi số khi doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ vào trong quá trình vận hành. Công nghệ sẽ tác động và thay đổi cách thức liên kết trong và giữa các bộ phận, niềm tin và thái độ của mỗi nhân sự đối với tổ chức chung.
Giáo sư danh dự James L. Heskett tại đại học Harvard, đã khẳng định: “Văn hóa doanh nghiệp có thể chiếm đến 20-30% về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.”
Vì thế có thể nói, văn hóa đóng vai trò không nhỏ trong việc thay đổi môi trường làm việc của tổ chức.
Tham khảo: Top 15 hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất năm 2024
2. Các yếu tố cấu thành nên văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số
Tùy vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, văn hóa ở mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung văn hóa số được tạo nên bởi các yếu tố dưới đây.
2.1 Triết lý kinh doanh và quản lý
Triết lý kinh doanh được xem là yếu tố trọng yếu và ý nghĩa nhất. Nó là những triết lý về quản lý và kinh doanh căn bản, cốt lõi của doanh nghiệp.
Với một triết lý cụ thể, người đứng đầu sẽ có cơ sở để xây dựng bộ máy, định hướng hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ chi phối trực tiếp đến cách thức doanh nghiệp xử lý vấn đề hay truyền thông tới khách hàng.
Chính vì vậy, triết lý kinh doanh được xem như niềm tin và giá trị bền vững không thể nào thay đổi bất chấp ngoại cảnh và thời gian. Ví dụ, Vinamilk có triết lý kinh doanh: “Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng“.
2.2 Động lực thúc đẩy tổ chức và cá nhân
Yếu tố quan trọng tiếp theo của văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số chính là động lực thúc đẩy nhân viên. Ngày nay, đứng trước sự cạnh tranh mạnh mẽ từ đối thủ, đội ngũ nòng cốt của tổ chức phải có sự nhận thức đúng đắn, cùng nhau tham gia vào các bước chuyển đổi số.
Các yếu tố về động lực này sẽ biểu hiện ra ngoài thông qua hành vi hàng ngày của mọi cá nhân trong doanh nghiệp. Từ đó, nó tạo nên tinh thần làm việc tập trung, sáng tạo hơn.
2.3 Hệ thống trao đổi, xử lý thông tin
Hệ thống này sẽ đảm bảo những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp được truyền thông nhanh chóng đến nhân viên thông qua việc thu thập, truyền đạt, xử lý và lưu trữ. Một hệ thống trao đổi, xử lý thông tin hiệu quả sẽ góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp khi nhân viên chủ động trao đổi, đăng tin mọi lúc mọi nơi còn những chủ trương, chính sách, thông điệp từ ban lãnh đạo được truyền tải một cách nhất quán, tập trung.
2.4 Quy trình làm việc, phối hợp
Doanh nghiệp sẽ hoạt động ổn định khi những chính sách, quy trình được tiến hành theo tiêu chuẩn chung. Đây là yếu tố giúp đội ngũ tăng khả năng đáp ứng trước những yêu cầu ngày càng cao về chất lượng sản phẩm, dịch vụ từ khách hàng.
Khi mỗi người đều tuân thủ và thực hiện đúng theo quy định của công ty, văn hóa doanh nghiệp sẽ dần được hình thành. Đơn giản nhất, nó có thể là văn hóa luôn đi sớm trước 5 phút, nghỉ ngơi đúng giờ hay tiết kiệm, tái chế năng lượng xanh khi làm việc,…
Tải ngay: 70+ mẫu quy trình làm việc đầy đủ cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp
2.5 Nghi thức, phong trào
Các nghi thức là bề nổi của văn hóa doanh nghiệp trong thời kỹ thuật số. Chúng sẽ phản ánh đời sống, sinh hoạt của nhân viên trong một công ty.
Mặc dù không ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh nhưng nó có những ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ yếu tố này, những đường lối, chính sách của công ty được thể hiện qua các hành động, sự kiện cụ thể.
Khi phổ biến ra bên ngoài, nó góp phần tạo nên hình ảnh tốt đẹp của công ty trước khách hàng, đối tác. Ngoài ra, nó cũng là minh chứng cho một tổ chức chuyên nghiệp, uy tín.
3. Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số
Văn hóa doanh nghiệp đóng một vai trò trung tâm trong việc hình thành, duy trì một môi trường làm việc hỗ trợ và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Nó không chỉ giúp nhân viên thích nghi với những thay đổi công nghệ, mà còn tạo điều kiện cho sự đổi mới, sáng tạo và hợp tác hiệu quả, qua đó nâng cao năng suất, cải thiện kết quả kinh doanh.
Văn hóa doanh nghiệp tích cực và linh hoạt là chìa khóa để chuyển đổi số thành công. Dưới đây là những lợi ích kho doanh nghiệp gắn liền văn hóa doanh nghiệp với chuyển đổi số.
- Thúc đẩy nhân viên tiếp nhận cái mới: Văn hóa doanh nghiệp giúp định hình cách nhân viên nhìn nhận và tiếp nhận chuyển đổi số. Một văn hóa tích cực và linh hoạt sẽ thúc đẩy sự chấp nhận và thích nghi với công nghệ mới.
- Tăng cường sự tham gia và cam kết của nhân viên: Khi văn hóa doanh nghiệp hỗ trợ đổi mới và sự thay đổi, nhân viên cảm thấy được khích lệ để tham gia tích cực vào quá trình chuyển đổi số.
- Hỗ trợ đổi mới và sáng tạo: Một văn hóa mở cửa và chấp nhận rủi ro sẽ khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo, điều cần thiết cho chuyển đổi số thành công.
- Tạo dựng sự tin cậy và minh bạch: Văn hóa doanh nghiệp xây dựng niềm tin và minh bạch giúp tạo ra môi trường làm việc nơi mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ ý tưởng và phản hồi.
- Hỗ trợ phát triển kỹ năng và nghề nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp có tác động đến việc đào tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên, điều cần thiết để thích nghi với công nghệ mới.
- Khuyến kích giao tiếp và hợp tác: Một văn hóa hỗ trợ giao tiếp mở và hợp tác giữa các bộ phận và cá nhân, giúp giải quyết thách thức chuyển đổi số một cách hiệu quả.
Tặng bạn ebook: NHÓM HIỆU SUẤT CAO – BÍ QUYẾT THÚC ĐẨY 200% NỘI LỰC NHÂN SỰ
4. Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số
Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, các nhà quản lý cần phải xây dựng một quy trình hệ thống, bao gồm các bước nhằm tạo sự nhất quán giữa mục tiêu chuyển đổi số và văn hóa tổ chức. Dưới đây là các bước cụ thể:
4.1 Đánh giá văn hóa hiện tại và nhu cầu chuyển đổi
Đánh giá hiện trạng văn hóa là bước cần thiết để doanh nghiệp nhận diện, hiểu rõ văn hóa hiện tại, từ đó đưa ra chiến lược phát triển phù hợp. OCAI là một phương pháp đánh giá đã giúp hơn 10.000 tổ chức trên toàn cầu thành công trong quá trình chuyển đổi chiến lược, thay đổi văn hóa và tái cấu trúc. Bạn có thể tải ebook Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tăng trưởng gấp 4 lần – Hướng dẫn chi tiết dành cho CEO và đánh giá hiện trạng văn hóa doanh nghiệp.
Sau khi đánh giá được văn hóa hiện tại, dựa trên chiến lược số hóa của doanh nghiệp, các nhà quản lý cần xác định các yêu cầu về thay đổi văn hóa. Những yếu tố nào cần được duy trì và yếu tố nào cần thay đổi để phù hợp với việc áp dụng công nghệ?
4.2 Đặt tầm nhìn và mục tiêu văn hóa số
Mỗi thay đổi văn hóa cần phải gắn liền với các mục tiêu cụ thể của chuyển đổi số. Do đó, doanh nghiệp xác định mục tiêu dài hạn về văn hóa doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, điều này bao gồm việc hình thành tư duy đổi mới, tính linh hoạt và sự hợp tác liên phòng ban.
Các mục tiêu này nên được xác định rõ ràng và liên kết với chiến lược số hóa, ví dụ như cải thiện trải nghiệm khách hàng hay tăng cường năng lực xử lý dữ liệu.
4.3 Sự lãnh đạo và cam kết từ ban quản lý
Ban lãnh đạo và các nhà quản lý cấp cao là những người tiên phong, thể hiện sự cam kết đối với văn hóa số, đồng thời khuyến khích các sáng kiến công nghệ.
Ngoài ra, việc thành lập đội ngũ chuyển đổi số cũng rất quan trọng, nhóm này sẽ giám sát và dẫn dắt các thay đổi văn hóa, truyền động lực cho toàn bộ công ty.
Tham khảo: Văn phòng điện tử e-office là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử hiệu quả nhất
4.4 Đào tạo
Đào tạo là hoạt động không thể thiếu giúp nhân viên làm quen và sử dụng công nghệ mới, đồng thời khuyến khích họ phát triển tư duy sáng tạo, thử nghiệm công nghệ, không ngại thất bại, từ đó tạo điều kiện cho việc học hỏi liên tục và phát triển.
Quan trọng hơn, quá trình này giúp họ thấu hiểu văn hóa mà doanh nghiệp đang muốn xây dựng. Từ đó, họ nhanh chóng trở thành một phần của tập thể.
4.5 Thúc đẩy hợp tác và kết nối
Bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến như Microsoft Team hay AMIS Công việc, doanh nghiệp có thể phá bỏ các rào cản giao tiếp giữa các phòng ban.
Điều này hỗ trợ đội ngũ giao tiếp, phối hợp làm việc hiệu quả, đồng thời, khuyến khích chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên để hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình chuyển đổi số.
4.6 Tạo động lực và sự công nhận
Thiết lập các cơ chế khen thưởng và công nhận những sáng kiến, thành công trong việc áp dụng công nghệ số hóa là điều cần thiết để tạo động lực cho nhân viên cũng như thúc đẩy tinh thần đổi mới. Điều này cũng tăng cường trách nhiệm thông qua việc theo dõi và đánh giá dựa trên dữ liệu để đảm bảo sự minh bạch trong công việc.
Ví dụ như khi ứng dụng các phần mềm quản lý công việc như AMIS Công việc, đội ngũ quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc dự án tức thời và đánh giá chính xác hiệu suất nhân sự để khen thưởng hoặc hỗ trợ kịp thời.
4.7 Đánh giá và điều chỉnh liên tục
Doanh nghiệp cần định kỳ theo dõi và đánh giá tiến độ của các thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp để đảm bảo rằng các thay đổi này đang hỗ trợ tốt cho quá trình chuyển đổi số. Dựa trên phản hồi từ nhân viên và kết quả thực tế, các nhà quản lý tiến hành điều chỉnh linh hoạt chiến lược văn hóa để đạt hiệu quả tốt nhất.
4.8 Xây dựng tư duy số liên tục
Quá trình chuyển đổi số là một hành trình liên tục, vì vậy văn hóa doanh nghiệp cần phải luôn duy trì sự linh hoạt và khuyến khích tư duy đổi mới, học hỏi không ngừng để thích nghi với những công nghệ mới trong tương lai.
Quy trình này giúp xây dựng một văn hóa số mạnh mẽ, đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và phát triển bền vững.
5. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số mạnh mẽ với phần mềm quản lý Công việc Quy trình MISA
Công nghệ thay đổi căn bản cách một doanh nghiệp vận hành, cách nhân viên tương tác và làm việc với nhau, tương tác với quản lý, tương tác với khách hàng,…
Áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý Công việc Quy trình MISA vào trong hoạt động để tạo ra một môi trường làm việc thông minh, hiệu suất và gắn kết đội ngũ chính là cách xây dựng văn hóa số hiệu quả, phù hợp.
Là một sản phẩm của MISA JSC (với 30 năm kinh nghiệm), phần mềm quản lý Công việc Quy trình MISA là bộ giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc số, thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới của đội ngũ. Từ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công để nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí vận hành.
- Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp nhờ giải pháp quản lý dự án và công việc tập trung, theo dõi tiến độ tức thời.
- Giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng giữa các phòng ban và cá nhân, giúp tăng cường sự gắn kết và hợp tác trong công ty.
- Hình thành văn hóa kiểm soát chặt chẽ thông qua các quy trình tự động hóa phê duyệt, đề xuất, phối hợp nội bộ.
- Theo dõi hiệu suất cá nhân và nhóm, nhận biết những cá nhân nổi bật, qua đó thúc đẩy một văn hóa tích cực, hướng tới thành tựu.
- Số hóa tài liệu, chia sẻ dễ dàng, hỗ trợ việc xây dựng một văn hóa học hỏi và chia sẻ kiến thức.
- Quản lý tài nguyên hiệu quả thông qua ứng dụng giúp tạo nên văn hóa tiết kiệm trong doanh nghiệp.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn phần mềm quản lý Công việc Quy trình MISA, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của phần mềm tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6. Tạm kết
Có thể nói, văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Bởi lẽ, quá trình hội nhập, ứng dụng công nghệ không hề dễ dàng. Nó yêu cầu sự tìm hiểu, đầu tư nghiêm túc về ngân sách, nhân sự và cải tiến toàn bộ quy trình làm việc. Trong đó, đội ngũ nhân viên chính là những người trực tiếp thực hiện, hoàn thành các bước chuyển đổi.
Việc xây dựng văn hóa chung giúp gắn kết và hướng mọi thành viên cùng tham gia vào nỗ lực chung. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có sức mạnh để xây dựng hình ảnh tốt đẹp hơn trước công chúng cũng như đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
