Quản lý - điều hành Kiến thức quản trị POLC là gì? Vai trò của POLC trong doanh nghiệp?

POLC là gì? Vai trò của POLC trong doanh nghiệp?

POLC là khung lý thuyết cơ bản về quản trị chiến lược mà tất cả các nhà lãnh đạo phải ghi nhớ. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan và toàn diện nhất về 4 vai trò của lãnh đạo trong tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát hơn về POLC bằng cách trả lời câu hỏi POLC là gì và vai trò của POLC trong doanh nghiệp?

mô hình POLC là gì
Mô hình POLC trong quản trị là gì

I. POCL là gì?

POLC là một khung lý thuyết chỉ rõ bốn chức năng cốt lõi của nhà quản trị doanh nghiệp. Nó đại diện cho bốn từ: 

  • P-Planning: Lập kế hoạch 
  • O-Organizing: Tổ chức 
  • L-Leading: Dẫn đầu 
  • C-Controlling: Kiểm soát 

Bốn chức năng trên được tích hợp sâu vào thực tế của việc điều hành một tổ chức. Trên thực tế, người lãnh đạo ở tất cả các cấp không tham gia vào việc thực hiện cả bốn vai trò cũng như không phải lúc nào POLC cũng có mặt đầy đủ trong công việc hàng ngày.

Tuy nhiên, việc phân loại các chức năng POLC đóng vai trò như một khuôn khổ giúp bạn hiểu rõ hơn về những nhiệm vụ đang làm và xác định các bước tiếp theo.

Thách thức lớn nhất của người đứng đầu là giải quyết các thách thức trong công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và sáng tạo. Do đó, các nguyên tắc quản lý được phân loại thành bốn chức năng chính như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát theo mô hình POLC được xem như trợ thủ đắc lực để người lãnh đạo quản lý tối ưu hơn. Cùng với đó, bạn cũng phải không ngừng trau dồi, học hỏi các kiến thức, kỹ năng để hình thành nên một phong cách lãnh đạo phù hợp nhất. MISA AMIS mời bạn đăng ký xem ngay Ebook tổng hợp các kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực này ngay:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 2022: LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN?

 

II. Phân tích 4 chức năng nổi bật của POLC

Sau đây là tóm tắt những nhiệm vụ, vai trò chính và các trách nhiệm cụ thể đối vừng từng vị trí lãnh đạo: 

1. Planning – Lập kế hoạch

Planning – Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và được xem như bộ não quản lý toàn bộ quá trình sau của mô hình POLC. Nó liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu và hành động để đạt được các mục tiêu đó.

mô hình POLC lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước đầu tiên người lãnh đạo cần thực hiện

Kế hoạch kinh doanh chỉ hữu ích nếu chúng phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Mọi yếu tố của kế hoạch cần phải nhất quán và tối ưu. 

Yêu cầu trên cũng đặt ra nhiều thách thức và khó khăn cho người lãnh đạo như: 

  • Đảm bảo sự nhất quán giữa mục tiêu và chiến lược
  • Duy trì tính nhất quán giữa các mục tiêu
  • Nhất quán theo các định hướng chiến lược

>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay – MISA AMIS

2. Organizing – Tổ chức 

Organizing – Tổ chức là chức năng quản lý thứ hai trong mô hình POLC. Nó liên quan đến việc phân bổ nhân sự để đảm bảo sự phát triển của cơ cấu tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Cơ cấu tổ chức thường được biểu diễn bằng sơ đồ. Có một số cách tổ chức thường thấy là sắp xếp theo phòng ban, chức năng, sản phẩm, dự án, khu vực hoặc khách hàng. 

mô hình POLC tổ chức
Tổ chức hợp lý nguồn lực giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc, mục tiêu đề ra

Chức năng tổ chức này cũng bao gồm thiết kế công việc. Bản chất của thiết kế công việc là xác lập vai trò và trách nhiệm của từng nhiệm vụ ki kèm với cách thức thực hiện các công việc đó.

Thách thức trọng tâm ở đây là người lãnh đạo phải xác định phương hướng của từng nhiệm vụ nhằm sử dụng tốt nhất nguồn nhân lực của tổ chức. Ngày nay, nhiều tổ chức đang cố gắng đa dạng hóa thiết kế công việc của họ. Mục đích chính là tạo điều kiện cho phép nhân viên giao lưu, học hỏi trong nhiều lĩnh vực liên quan bên cạnh việc phát triển chuyên môn chính. 

QUẢN LÝ ĐỒNG BỘ TỪNG PHÒNG BAN, NHIỆM VỤ VỚI AMIS CÔNG VIỆC

3. Leading – Dẫn đầu

Leading – Dẫn đầu vai trò bao gồm việc hướng dẫn, ảnh hưởng và tạo động lực thúc đẩy nhân viên. Bởi lẽ, người lãnh đạo giỏi không chỉ có khả năng đi đầu mà còn phải  truyền cảm hứng cho mọi người trong công việc và cuộc sống.  

Nghiên cứu  hành vi và phong cách lãnh đạo cho thấy những hiểu biết sâu sắc sẽ hỗ trợ người đứng đầu tổ chức rất hiệu quả. Đặc biệt, trong khi thị trường thay đổi liên tục, người lãnh đạp đòi hỏi phải có các hoạt động cụ thể, chuyên sâu hơn.

mô hình POLC dẫn dầu
Người lãnh đạo vừa chỉ đạo nhiệm vụ, vừa tạo động lực hứng khởi cho nhân viên

Ví dụ, quản lý sự thay đổi là một trong những kỹ năng được các chuyên gia xếp hạng đầu trong “Năm xu hướng lãnh đạo quan trọng vào năm 2021”, theo một nghiên cứu của Đại học Queensland. Bạn có thể ngạc nhiên khi một nửa số công ty trong danh sách Fortune 500 2019 được thành lập trong thời kỳ suy thoái. 

Bí quyết của họ là áp dụng tư duy và kỹ năng quản lý để khai thác sự thay đổi hơn là để doanh nghiệp bị lấn át. Kỹ năng lãnh đạo này ngày càng có ý nghĩa với thực tế hiện nay. Cuộc cách mạng chuyển đổi số, đại dịch COVID19, sự ra đời của blockchain hay tiền điện tử…  đều đang tác động liên tục đến doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, vai trò của nhà lãnh đạo là vô cùng quan trọng để dẫn dắt tổ chức phát triển.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

4. Controlling – Kiểm soát

Quy tắc cuối cùng của mô hình POLC là “kiểm soát”. Nó được định nghĩa là quá trình giữ cho hiệu suất không bị sai lệch so với tiêu chuẩn. Về quy trình thực hiện, hoạt động quản lý bao gồm ba bước chính:

  •  Đặt tiêu chí hiệu suất 
  •  So sánh hiệu suất thực tế với  tiêu chuẩn 
  •  Thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết 

Ngoài ra, còn có ba phương pháp kiểm soát chính được phân loại theo ba mục tiêu kiểm soát là hành vi, kết quả và con người, như sau: 

 Các phương pháp kiểm soát trong tổ chức.

Bên cạnh đó, một trong những thách thức kiểm soát quan trọng nhất là các phương pháp kiểm soát chiến lược để đưa ra các giải pháp phân tích và cải tiến. Khi nhu cầu này ngày càng tăng, các nhà lãnh đạo cũng phải chủ động trang bị kiến ​​thức, ứng dụng chuyển đổi số và ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa nền tảng. 

QUẢN LÝ TỪ XA, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 02

III. Vai trò của mô hình POLC trong doanh nghiệp

Các phương pháp quản lý doanh nghiệp như lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát.. theo mô hình POLC cung cấp cái nhìn toàn diện nhất. Dù cho các công cụ hỗ trợ có thể phát triển và thay thế nhiều công việc thủ công, nhưng các nhà quản lý vẫn luôn thực hiện 4 hoạt động quan trọng trên.

Chính vì vậy, mô hình POLC có ý nghĩa trong sự phát triển của doanh nghiệp. Nó giúp cho những nhà quản trị tài ba có thể xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong tương lai. Họ nhìn rõ hướng đi và dẫn dắt doanh nghiệp của mình bứt phá hơn nữa. 

IV. Ví dụ về mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Amazon.com

Sau đây là ví dụ minh hoạt về các tính năng của POLC đối với người lãnh đạo Jeff Bezos của Amazon.com Inc. 

1. Plan (kế hoạch)

Chiến lược lợi thế cạnh tranh tổng thể của Amazon.com Inc. dựa trên mô hình của Michael Porter về phương pháp mà các công ty sử dụng để phát triển doanh nghiệp của họ trong sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường bán lẻ trực tuyến.

Là nhà bán lẻ trực tuyến lớn nhất  thế giới, Amazon đã chứng tỏ được sức cạnh tranh cực kỳ mạnh mẽ ngay cả đối với những gã khổng lồ như Wal-Mart. Amazon sử dụng chi phí dẫn đầu như một chiến lược chung để tạo lợi thế cạnh tranh. Giảm thiểu chi phí vận hành là mục tiêu của chiến lược cạnh tranh tổng thể này.

ví dụ về POLC Amazon
Amazon đã ứng dụng thành công mô hình POLC

Cụ thể, Amazon.com sử dụng công nghệ máy tính tiên tiến giúp tối đa hóa hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. Với bản chất của thương mại điện tử, công ty được hưởng lợi từ quá trình tự động hóa trong việc thanh toán và các quy trình hoạt động khác.

Ngoài ra, Amazon cũng liên tục cải thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của mình. Công ty đề ra mục tiêu chiến lược là đầu tư mạnh vào nghiên cứu và phát triển để tối ưu hóa hiệu suất nguồn lực. Ngoài ra, chiến lược cạnh tranh dẫn đầu về chi phí tổng thể của Amazon.com Inc. là giảm giá thấp để thu hút người tiêu dùng. 

2. Organizing (Tổ chức)

Amazon tuân theo mô hình cấu trúc đơn vị kinh doanh sau: 

  • Tổ chức các nhóm theo tính năng, vai trò
  • Phân cấp toàn cầu 
  • Phân chia đơn vị theo địa lý 

Cơ cấu doanh nghiệp của Amazon đã hỗ trợ đắc lực cho sự tăng trưởng quốc tế của công ty. Ưu điểm của hệ thống phân cấp dựa trên tính năng là Amazon.com Inc. triển khai các chỉ thị quản trị một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, các đơn vị theo địa lý có lợi thế tại thị trường bán lẻ trực tuyến và các điều kiện kinh tế liên quan ở một số khu vực nhất định.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TỪ XA VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

3. Leading (Khả năng lãnh đạo)

Jeff Bezos cung cấp một chính sách đãi ngộ nhân viên hấp dẫn. Ông trùm của Amazon cho phép nhân viên 20 tuần nghỉ phép có lương khi có gia đình mới. Ông còn trả lương ngay cả khi vợ / chồng của nhân viên không làm việc tại công ty.

khả năng lãnh đạo của Jeff Bezos
Jeff Bezos – ông chủ của Amazon với khả năng lãnh đạo xuất sắc

Nhân viên của Amazon cũng tận hưởng những giây phút nghỉ ngơi hàng tuần hay có thể đưa đưa thú cưng của mình đi làm. Tăng mức lương tối thiểu của nhân viên lên $15 mỗi giờ. Để loại bỏ tình trạng tồn đọng tin nhắn của khách hàng, Jeff đã nghĩ ra giải pháp thưởng cho nhân viên trực cuối tuần. Như vậy, với mỗi 1000 tin nhắn được trả lời vào cuối tuần, nhân viên Amazon sẽ nhận được $200.  

Tuy nhiên, ông không cho nhân viên của mình quyền tự do dân chủ. Mọi quyết định đều phải thông qua CEO. Nếu tỷ lệ phản hồi tin nhắn của khách hàng dưới 7 tin nhắn mỗi phút, nhân viên đó sẽ bị sa thải. 

4. Controlling (Điều khiển)

Jeff Bezos quản lý đội ngũ của mình vô cùng chặt chẽ để đảm bảo đem đến sự hài lòng cao nhất của khách hàng. Người mua hàng qua Amazon có thể gửi email trực tiếp trong trường hợp có vấn đề. Ngoài ra, ông còn thực hiện các biện pháp điều khiển sau: 

  • Kiểm soát tốc độ làm việc của nhân viên bằng hệ thống camera giám sát 
  • Kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho bằng cách kiểm kê thường xuyên. 
  • Kiểm tra tốc độ phản hồi email của đại lý cho khách hàng. 
  • Kiểm tra chương trình phần mềm định kỳ để đảm bảo việc mua hàng của khách hàng ổn định 
  • Kiểm tra doanh số bán hàng và lợi nhuận.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01


V. Kết luận

Có thể nói POLC đóng vai trò sống còn trong phát triển của doanh nghiệp. Nó đem đến những định hướng rõ nét nhất để một nhà lãnh đạo phát huy tối đa khả năng dẫn dắt, quản lý nhân viên. 

Việc ứng dụng mô hình này một cách khoa học, chính xác sẽ hỗ trợ cho nhà quản lý rất nhiều trong quá trình duy trì, phát triển các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, MISA AMIS hy vọng bạn đã nhận được các kiến thức hữu ích về mô hình POLC cũng như áp dụng thành công cho bản thân mình!

 710 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này