Kiểm soát xuất kho nói riêng và kiểm soát nhập xuất tồn kho nói chung là công việc quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Cần xây dựng một quy trình kiểm soát xuất kho hoàn chỉnh, hiệu quả để không làm gián đoạn việc sản xuất, kinh doanh và tránh các rủi ro thất thoát cho doanh nghiệp.
Đối với vấn đề kiểm soát và quản lý kho, nhiệm vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp có thể bao gồm từ giám sát và đánh giá nhân viên cho đến những việc như vận chuyển, mua, nhập xuất, kiểm soát hàng tồn kho, lưu trữ và phân phối hàng hóa.
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho
Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong hệ thống tài sản lưu động của một doanh nghiệp. Đó là các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm, hàng hóa mua về để bán… tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu không quản lý quy trình kiểm soát xuất kho hiệu quả, doanh nghiệp rất dễ gặp phải các vấn đề sau:
- Thừa thiếu hàng không hợp lý.
- Thất thoát hàng hóa do sai sót hoặc gian lận.
- Tình trạng hàng hóa hư hỏng, hao mòn, giảm giá trị sử dụng do tồn kho quá lâu.
- Tốn chi phí kiểm soát, tìm kiếm hàng hóa.
- …
>>> Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Phương pháp quản trị doanh nghiệp SMEs
*** Quy trình xuất kho quan trọng như thế nào?
- Giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng hóa: Quy trình xuất kho theo tiêu chuẩn gồm nhiều bước thực hiện với đầy đủ các giấy tờ quan trọng cần thiết. Thực hiện xuất kho theo quy trình tiêu chuẩn sẽ giúp hàng hóa xuất kho đúng chủng loại, đúng số lượng nhờ vậy giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát hàng hóa không.
- Hỗ trợ công tác sản xuất/kinh doanh: Xuất kho theo quy trình tiêu chuẩn sẽ trải qua các bước phê duyệt và kiểm tra hàng tồn kho nên sẽ giúp hàng hóa xuất kho đảm bảo được các yêu cầu cần thiết trước khi đến tay khách hàng; đảm bảo công tác sản xuất/kinh doanh liền mạch, không bị gián đoạn do thiếu hàng hóa, vật tư.
- Đảm bảo quá trình nhập hàng, kiểm soát và quản lý hàng tồn kho: Quy trình xuất hàng tiêu chuẩn sẽ kết thúc bằng công đoạn ghi nhận thông tin. Lúc này, người quản lý có cơ sở để đưa ra những kiểm tra, đánh giá hàng tồn kho nhằm quyết định nhập hàng, tiêu hủy hàng hóa hoặc một động thái phù hợp khác.
Quy trình kiểm soát xuất kho 6 bước hoàn chỉnh
Muốn tối ưu hóa quy trình kiểm soát xuất kho, điều quan trọng mà doanh nghiệp cần hiểu: để cải thiện hiệu quả quản lý kho đòi hỏi sự kết hợp giữa việc quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ kỹ thuật.
Quy trình kiểm soát xuất kho gồm 6 bước:
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.
Phiếu đề nghị xuất kho phải được lập bởi người có thẩm quyền. Điều này nhằm đảm bảo rằng việc xuất kho là dựa trên yêu cầu phù hợp của bộ phận/phòng ban trong công ty, phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp chứ không phải một lợi ích cá nhân nào khác.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.
Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt.
Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt.
Đây là bước giám sát cần thiết, không thể thiếu trong quy trình xuất kho, nhằm đánh giá xem yêu cầu xuất kho có cần thiết hay không, lượng xuất kho có phù hợp không.
Chẳng hạn, phân xưởng sản xuất cần thêm một 10 kg lượng nguyên liệu A để hoàn thành đơn hàng, tuy nhiên giám đốc có thể đánh giá thấy với lượng thành phẩm chưa hoàn thành, chỉ cần 5kg là đủ. Điều này đảm bảo cho lượng vật tư, hàng hóa xuất kho là cần thiết, không lãng phí, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của DN.
Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Sau khi đảm bảo yêu cầu xuất kho là phù hợp và cần thiết bằng hai bước trên, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng tồn kho.
Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kho và quản lý tồn kho chính xác. Đồng thời tự động lập các báo cáo tồn kho chi tiết, giúp giảm thiểu tối đa thất thoát không rõ nguyên nhân
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.
Phiếu xuất kho cần được lập thành ít nhất 2 liên, 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho thủ kho.
Bước 5: Xuất kho
Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phận liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết
Bước 6: Cập nhật thông tin
Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, hạch toán hàng xuất thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.
Nhằm tăng hiệu quả trong kiểm soát hàng hóa, định kỳ cần đối chiếu số liệu ghi nhận giữa kế toán kho và thủ kho. Nếu phát hiện sai lệch cần tìm hiểu ngay nguyên nhân để tránh thất thoát hàng hóa, vật tư tại doanh nghiệp.
3. Kinh nghiệm kiểm soát xuất kho hiệu quả
Dưới đây là kinh nghiệp giúp doanh nghiệp có thể quản lý kiểm soát việc xuất kho một cách hiệu quả
3.1 Thiết lập một quy trình nhập – xuất kho hoàn chỉnh
Doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình chung đồng nhất, chi tiết, rõ ràng cho việc quản lý hàng tồn kho bao gồm cả quản lý nhập và quản lý xuất kho, đảm bảo hoạt động trơn tru từ những điều đơn giản nhất.
Có một quy trình chung đồng nhất, khi thực hiện các quy trình xuất, nhập kho, người thực hiện chỉ cần tiến hành theo từng bước đã được quy định sẽ nhanh chóng và chính xác hơn.
3.2 Sắp xếp kho một cách thông minh, khoa học
Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng công nghệ mã vạch để kiểm soát hàng tồn kho, với các doanh nghiệp chưa áp dụng công nghệ thì tiến hành cấp thẻ kho, mã ghi nhận khi nhập kho. Với cách kiểm soát này, hàng tồn kho sẽ được kế toán viên ghi nhận trên sổ sách giấy tờ liên quan từ khi nhập kho đến khi xuất kho.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ quy định vị trí cố định của từng mặt hàng, mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng rõ ràng và các biển chỉ dẫn để cả nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tự tìm hiểu hàng hóa trong kho. Việc này sẽ giúp kho hàng được sắp xếp một cách thông minh, lợi ích thu được là cực kỳ đáng kể, nhất là ở những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho rất lớn tức là diện tích kho sẽ rất rộng với hàng trăm hàng nghìn mặt hàng khác nhau.
3.3 Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ
Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải một lỗi vô cùng nghiêm trọng là để người lạ có thể ra vào khu vực lưu trữ hàng tồn kho. Mặc dù thực tế việc thất thoát hàng hóa trong kho là một điều thường xuyên xảy ra nguyên nhân có thể là do sự nhầm lẫn trong quá trình nhập, xuất, tồn; hoặc trộm cắp, cháy nổ, hư hỏng,…. song cũng không tránh khỏi trường hợp người lạ làm thất thoát hàng tồn kho.
Để đảm bảo an ninh và hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát vì người lạ, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa những người không liên quan, không phận sự vào kho. Nếu quy mô kho quá lớn, số lượng nhân viên đông, hàng hóa tồn kho đa dạng thì cần cung cấp thẻ ra vào và đồng phục cho nhân viên để việc kiểm soát được chặt chẽ hơn. Cần đưa nội dung này vào nội quy quản lý kho hay quy trình xuất kho của công ty.
3.4 Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn; thường xuyên kiểm kho
Đối với các doanh nghiệp, việc kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng để có thể kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Thực hiện kiểm kê định kỳ thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp xác nhận được số lượng hàng tồn kho thực tế so với số liệu trên báo cáo và phát hiện các sai sót kịp thời. Ngoài ra hoạt động kiểm kê cũng là dịp để rà soát, phân loại các loại hàng hóa bị hỏng hóc, suy giảm chất lượng.
3.5 Áp dụng công nghệ trong kiểm soát xuất kho
Áp dụng công nghệ vào quy trình hệ thống tại doanh nghiệp là xu hướng hiện nay. Trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm hỗ trợ công tác kiểm soát quy trình xuất kho toàn diện như Phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp thiết lập các bước liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận cũng như hệ thống chứng từ. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn thống kế chính xác số lượng hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư tránh được thiệt hại trong lưu trữ mà không tốn nhiều thời gian, nhân công kiểm đếm.
- Quản lý hàng hóa theo nhu cầu đặc thù của đơn vị: Đặc tính (màu sắc, size), số lô, hạn sử dụng…
- Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp
- Đầy đủ hệ thống chứng từ nhập, xuất kho đáp ứng Thông tư 200, Thông tư 133
- Thiết lập định mức nguyên vật liệu để lắp ráp/ tháo dỡ/ tính giá thành
- Đầy đủ hệ thống sổ sách, báo cáo theo quy định, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị
Để tìm hiểu thêm, đăng ký dùng thử và trải nghiệm miễn phí phần mềm MISA AMIS Quy trình, Anh/Chị vui lòng đăng ký ngay tại đây:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
