Tất cả chúng ta đề từng nghe đến thuật ngữ dữ liệu. Nhưng dữ liệu là gì, tại sao dữ liệu lại quan trọng với doanh nghiệp lại bao hàm những kiến thức chuyên sâu hơn. Vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chủ đề này qua bài viết dưới đây.
1. Dữ liệu là gì?
Dữ liệu là gì thường đề cập đến các phần thông tin khác nhau. Chúng được định dạng và lưu trữ phù hợp với mục đích sử dụng dữ liệu.
Dữ liệu có thể được lưu trữ ở nhiều hình thức khác nhau như số liệu, văn bản được ghi trên giấy. Đôi khi, nó chính là các hình ảnh, thông tin về sự kiện được ghi nhớ trong tâm trí con người.
Tuy nhiên, từ giữa những năm 1900, khi mà khoa học máy tính ra đời và được phát triển rộng rãi, dữ liệu đã được nhắc đến theo dạng chuyển đổi kỹ thuật số. Giờ đây, dữ liệu thường là những thông tin xử lý, truyền tải và lưu dưới dạng bit/byte được gọi là data.
| Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực đều đã và đang bắt đầu số hóa dữ liệu. Việc chuyển đổi dữ liệu sang hình thức kỹ thuật số không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều nguồn lực, đơn giản hóa quy trình mà còn là yêu cầu thiết yếu của thời đại.
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ
|
2. Big Data – Dữ liệu lớn tại sao ngày càng được nhiều người nhắc tới?
Big Data hay là dữ liệu lớn là tập hợp các dữ liệu rất lớn có tính biến động nhanh và phức tạp. Những công cụ quản lý dữ liệu truyền thống thì không thể quản lý dược Big Data.
Big Data mang trong mình rất nhiều thông tin quý giá nếu biết tận dụng thì các tổ chức có thể đưa vào việc nghiên cứu, dự đoán để tạo thành những cơ hội thuận lợi mang tính đột phá giúp gia tăng năng suất hoạt động hiệu quả kinh doanh của công ty.
Chính vì thế mà các doanh nghiệp, tổ chức nên thu thập, tập hợp sau đó đưa vào nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng. Việc tập hợp, lưu trữ, tìm kiếm thông tin theo một cách khác thường để dễ dàng cho việc chia sẻ, chuyển giao hoặc cập nhật…
3. Cách thức lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu (video, hình ảnh, văn bản, âm thanh…) sẽ được máy tính biểu diễn theo dạng hệ cơ số nhị phân (1 và 0). Đơn vị nhỏ nhất của dữ liệu là bit biểu t hị một giá trị duy nhất. Tiếp đến là byte tương ứng với 8 bít. Thông thường bộ nhớ sẽ được đo là megabyte và gigabyte. Các đơn vị đo dữ liệu sẽ tính tiến tăng dần khi dữ liệu ngày càng lớn lên.
Dữ liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng tệp, sau đó đưa lên các hệ thống máy tính lớn sử dụng ISAM và VSAM. Các tệp được thiết kế dùng để chuyển đổi, xử lý, lưu trữ gồm các giá trị sẽ được phân tách với nhau bằng dấu phẩy, và sử dụng trên được nhiều loại máy tính khác nhau.
Nâng cấp cao hơn sẽ được phát triển chuyên môn hóa như dạng cơ sở dữ liệu hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu rồi dùng công nghệ relational database để tổ chức thông tin.
4. Phân loại dữ liệu
Dữ liệu được chia thành 2 dạng cơ bản như sau:
4.1. Dữ liệu có cấu trúc
4.1.1 Định nghĩa dữ liệu có cấu trúc
Dữ liệu có cấu trúc là một dạng dữ liệu được tổ chức, sắp xếp và phân loại theo một cấu trúc xác định.
Các dữ liệu này sinh ra nhằm mục đích lưu trữ, phân tích truyền gửi và nhận thông tin. Vì vậy, dữ liệu sẽ được trình bày dưới dạng một cấu trúc xác định ngay từ đầu để sắp xếp hợp lý.
Hiểu một cách đơn giản dữ liệu có cấu trúc là tập hợp các thông tin được xây dựng trong một trường cố định. Đó có thể là trường văn bản hay tập tin xác định. Ví dụ, bạn sẽ thường thấy nhất là các dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột trong bảng tính theo một quy luật nhất định.
Dữ liệu có cấu trúc sẽ khách quan về số liệu, thông tin. Bởi vậy chúng dễ dàng thu thập, truy xuất, lưu trữ và sắp xếp. Các công ty quy mô vừa và nhỏ cũng dễ dàng khai thác một lượng lớn dữ liệu có cấu trúc.
4.1.2 Ưu điểm và nhược điểm của dữ liệu có cấu trúc
Ưu điểm của dữ liệu có cấu trúc là mọi nhân viên trong công ty đều sử dụng được. Ngoài ra, chi phí để lưu trữ và duy trì dạng dữ liệu này cũng tương đối thấp. Về bản chất cấu trúc của dữ liệu là cố định nhưng vẫn có thể truy vấn theo nhiều cách khác nhau.
Nhược điểm của dữ liệu có cấu trúc là không chứa được nhiều thông tin dữ liệu như những dạng khác. Vì thế, đôi khi nó gây ra nhiều hạn chế trong việc lưu trữ và phân bổ dữ liệu. Do đó bạn cần sử dụng nhiều nguồn dữ liệu và đa dạng hóa cấu trúc dữ liệu.
>> Xem thêm: Cơ sở dữ liệu là gì? Các mô hình cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp
4.2. Dữ liệu phi cấu trúc
4.2.1 Dữ liệu phi cấu trúc là gì?
Khi tìm hiểu về dữ liệu là gì, chắc chắn bạn sẽ nghe đến khái niệm dữ phí phi cấu trúc. Nó là loại dữ liệu được định dạng không theo các cấu trúc nhất định, khác biệt với cơ sở dữ liệu truyền thông.
Dữ liệu phi cấu trúc thường có dung lượng lớn, có thể là văn bản, số hoặc dữ liệu khác như hình ảnh… Ví dụ điển hình là email, trang web, các bài viết trên các phương tiện truyền thông xã hội, video, hình ảnh, âm thanh…
4.2.2 Ưu điểm và nhược điểm của dữ liệu phi cấu trúc
Ưu điểm của dữ liệu phi cấu trúc nằm ở việc nó chứa được khối lượng lớn và đa dạng về các loại thông tin. Nó cung cấp một kho tàng thông tin phong phú về các chủ thể, mục đích, xu thế mà doanh nghiệp cần quan tâm. Từ đó, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa các dữ liệu để phục vụ công việc.
Tuy nhiên, dạng dữ liệu này có độ khó khá cao trong việc xử lý sắp xếp. Bởi nó được tổ chức không theo trật trự nhất định. Nó khiến nhân viên mất nhiều thời gian để quy hoạch hơn.
4.3 Dữ liệu bán cấu trúc
Dữ liệu bán cấu trúc sở hữu đặc trưng của cả 2 dạng dữ liệu nêu trên. Cụ thể hơn, dữ liệu bán cấu trúc là sự kết hợp giữa cả dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc.
Dạng dữ liệu này có thể được sử dụng để nghiên cứu, phân tích như dữ liệu có cấu trúc. Thế nhưng nó lại không theo trật tự cố định giống như phi cấu trúc.
Trong thực tế, các bài viết trên mạng xã hội chính là ví dụ tiêu biểu. Một bài viết có thể được phân loại theo tác giả, thời gian đăng, độ dài… song nội dung bên trong bài đăng lại không theo một quy luật nào cả.
AMIS CÔNG VIỆC HỖ TRỢ TỐI ĐA CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỮ LIỆU
4.4 Dữ liệu nội bộ
4.4.1 Định nghĩa dữ liệu nội bộ
Dữ liệu nội bộ thể hiện các thông tin nội bộ mà doanh nghiệp hiện có hoặc có khả năng thu thập được. Nó được định dạng theo những cấu trúc xác định như dữ liệu khách hàng, dữ liệu doanh thu, chi phí… Đôi khi, nó lại không theo một cấu trúc nhất định nào như cuộc trò chuyện với khách hàng, cuộc phỏng vấn…
Dữ liệu nội bộ là dạng thông tin được sở hữu độc quyền bởi các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một bộ dữ liệu nội bộ riêng.
Những tài nguyên này thường rất đa dạng. Chúng bao gồm kết quả khảo sách khách hàng, hồ sơ nhân viên, hồ sơ mua bán hàng hóa, số lượng cổ phiếu, trái phiếu…
4.4.2 Ưu điểm và nhược điểm của dữ liệu nội bộ
Ưu điểm của dữ liệu nội bộ là việc lưu trữ và sử dụng không gây tốn kém. Đa phần các doanh nghiệp miễn phí truy cập cho đội ngũ nhân viên. Các nhà quản lý và đội ngũ có thể linh hoạt tùy ý sử dụng dữ liệu nội bộ mọi lúc mọi nơi.
Như vậy, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho một bên thứ ba lưu trữ. Đồng thời, tính bảo mật của dữ liệu cũng được tăng cao.
Nhược điểm của dữ liệu nội bộ là doanh nghiệp phải tự mình chịu trách nhiệm cho việc duy trì và bảo mật chúng. Doanh nghiệp phải đối mặt với các khoản chi phí bảo trì, sửa chữa và các trách nhiệm pháp lý trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Trong một số trường hợp, các tập dữ liệu nội bộ không thể cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp xây dựng các mục tiêu chiến lược. Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải dữ liệu từ các đơn vị nghiên cứu chuyên nghiệp.
5. Dữ liệu khách hàng là gì?
Dữ liệu khách hàng là tất cả các thông tin giữa khách hàng và doanh nghiệp, tổ chức khi tương tác với nhau thông qua website, social, khảo sát, app di động, quảng cáo,…
Dữ liệu khách hàng đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Đây được ví như chìa khóa và là nền tảng để doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến lược để tăng trưởng một cách bền vững, chắc chắn và lâu dài.
6. Các cách để phân tích dữ liệu là gì?
Hiện nay có 2 phương pháp để phân tích dữ liệu như sau:
6.1 Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính
Phương pháp này là việc áp dụng dữ liệu định tính dựa trên sự mô tả, từ ngữ, đồ vật, hình ảnh. Và từ ngữ là thứ được ưu tiên sử dụng nhiều trong quá trình nghiên cứu dữ liệu định tính, và được thực hành thủ công.
6.2 Sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng
Để tiến hành phương pháp nghiên cứu này thì bạn cần chuẩn bị một số dữ liệu như sau:
- Xác thực dữ liệu (Data Validation).
- Chỉnh sửa dữ liệu (Data Editing).
- Mã hóa dữ liệu (Data Coding).
Phương pháp nghiên cứu định lượng này sẽ thể hiện thống kê qua các con số, chứ không đi sâu vào những lý do để có những con số này. Người phân tích sẽ dựa trên những số liệu này để đưa ra những nhận định chủ quan.
Vì vậy mà nó đòi hỏi chuyên gia cần có chuyên môn sâu để đảm bảo k đưa ra các sai lầm, giúp doanh nghiệp có hiệu suất kinh doanh phù hợp nhất với nhu cầu thị trường.
7. Tầm quan trọng của dữ liệu trong doanh nghiệp
7.1 Phân tích thị trường kinh doanh
Phân tích môi trường kinh doanh là một bước thiết yếu bắt buộc phải làm trước khi doanh nghiệp tung ra sản phẩm hay chiến lược mới. Môi trường kinh doanh bao gồm rất nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, vĩ mô hay vi mô…
Do đó, các dữ liệu thể hiện các chỉ số của môi trường kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và nghiên cứu thị trường. Để làm được việc này, dữ liệu phải bao phủ được tất cả các tiêu chí trọng tâm và được bố trí khoa học.
Thêm vào đó, dữ liệu về môi trường kinh doanh còn phải được cập nhật liên tục, chính xác trong thời gian ngắn nhất. Như vậy, các nhà quản trị mới nắm bắt được các thay đổi của thị trường, ứng phó kịp thời với các trường hợp xấu. Hay doanh nghiệp nhanh chóng giành lấy thời cơ vàng khi phát hiện các cơ hội tốt.
>> Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2022
7.2 Quản lý bán hàng hiệu quả
Bán hàng chắc chắn là khâu quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó tạo ra nguồn thu ổn định.
Bởi vậy, dữ liệu về bán hàng vô cùng cần thiết để doanh nghiệp quản lý việc bán hàng hiệu quả qua các thông số khách quan. Nó bao gồm lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào quá hạn…
Những thông tin này cung cấp nền tảng cho cá nhân, bộ phận, phòng ban của tổ chức để thực thi các công việc cụ thể tiếp theo:
- Nhân viên cần thu thập để làm báo cáo, phân tích số liệu.
- Nhà quản trị cần để đánh giá mô hình, xem xét thay đổi chiến lược.
- Phòng kinh doanh cần để nghiên cứu, xác định cách thức bán hàng, phương thức bán…
- Phòng Marketing cần dữ liệu để đề xuất, triển khai các chiến lược tiếp thị mới mẻ, hấp dẫn hơn
Với ý nghĩa đó, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có một cơ sở dữ liệu thống nhất xuyên suốt quá trình bán hàng.
7.3 Quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự góp phần hoàn thành các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Bởi lẽ, nguồn nhân lực chính là sức mạnh và tài sản lớn nhất của tổ chức.
Để xây dựng nên bộ máy nhân sự vững chắc, công ty cũng cần có cơ sở dữ liệu rõ ràng. Đội ngũ chuyên môn sẽ quan sát, đánh giá các nhân sự từ khi nhận nhiệm vụ cho đến khi rời khỏi công ty.
Mỗi người nhân viên sẽ sở hữu rất nhiều thông tin như hồ sơ cá nhân, kinh nghiệm làm việc, số ngày đi làm, số ngày nghỉ phép… Vì thế, việc quản lý được dữ liệu này sẽ giúp công ty có những đánh giá khách quan, sát sao nhất.
Nó đưa đến cho người quản lý những cái nhìn ban đầu về kỹ năng chuyên môn, mức độ chuyên cần, hiệu quả công việc… Dựa trên dữ liệu đó, công ty sẽ có những cơ sở để sắp xếp nhiệm vụ với mức lương, thưởng phù hợp. Nó cũng tạo động lực để đội ngũ phát huy hết khả năng và có tinh thần nhiệt huyết hơn.
7.4 Quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp
Dữ liệu được xem là một loại tài sản giá trị của một doanh nghiệp. Qua việc phân tích, nghiên cứu dữ liệu thì công ty sẽ đưa ra những quyết định chuẩn xác. Nhờ đó, dữ liệu đem đến những lợi ích thiết thực công ty về mặt giảm thiểu chi phí và tăng tối đa lợi nhuận.
Ngược lại, quản lý dữ liệu không chính xác sẽ dẫn đến nhiều hậu quả khôn lường cho doanh nghiệp. Với bộ dữ liệu chứa những thông tin sai lệch, không đúng sự thật, sai số lớn… sẽ khiến doanh nghiệp có cái nhìn sai về thị trường, thực tế hoạt động. Sự nhầm lẫn này để lại các tác hại như lãng phí nguồn lực và giảm đi lợi nhuận cho công ty.
Đặc biệt, khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp sẽ luôn tăng dần theo thời gian. Chính vì vậy, việc sắp xếp dữ liệu và quản lý hiệu quả không hề dễ dàng. Đây là lúc doanh nghiệp cần lựa chọn những phần mềm hỗ trợ quản lý công việc và quản lý tài liệu khoa học hơn.
8. Kết luận
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, dữ liệu có thể đem đến những nguồn sức mạnh lớn lao để doanh nghiệp bứt phát trong hoạt động kinh doanh. Nó khiến cho việc quản lý dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết.
Các doanh nghiệp đều cần hiểu rõ khái niệm dữ liệu là gì, các loại dữ liệu phổ biến và vai trò của nó trong thực tiễn. Hy vọng bài viết đã đem đến những kiến thức hữu ích giúp bạn nhìn nhận sâu sắc về chủ đề này. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của MISA AMIS để tiếp tục tối ưu việc quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp mình!
MISA AMIS – giải pháp điều hành doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện
Gói giải pháp MISA AMIS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc quản lý vận hành doanh nhiệp. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình quản lý dữ liệu làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA MISA AMIS
0904 885 833
https://www.misa.vn/
