Succession planning là gì? Tầm quan trọng của Succession planning

Succession planning là gì được các cấp lãnh đạo quan tâm nghiên cứu trong suốt quá trình hoạt động. Nó giúp cho việc điều hành doanh nghiệp bền vững và phát triển. Đây là một khái niệm chuyên ngành mà MISA AMIS sẽ giới thiệu đến bạn đọc qua bài viết sau.

I. Succession planning là gì?

1. Định nghĩa Succession planning 

Succession planning là gì được hiểu là việc lập kế hoạch kế nhiệm trong doanh nghiệp. Nó đề cập đến quá trình đảm bảo nguồn cung cấp người kế nhiệm phù hợp cho các vị trí cấp cao hiện tại và tương lai.

Công việc này phát sinh từ chiến lược kinh doanh. Nó giúp sự nghiệp của các cá nhân có thể được lập kế hoạch và tối ưu hóa nhu cầu của tổ chức cũng như nguyện vọng của chính người tham gia.

Lập kế hoạch kế nhiệm có thể được định nghĩa là một quá trình lựa chọn và chuẩn bị nhân viên cho các vị trí cao hơn trong tổ chức. Nó nâng cao năng lực lãnh đạo bằng cách đề bạt các cá nhân có kinh nghiệm và năng lực đảm nhiệm vai trò quan trọng với công ty.

Lập kế hoạch kế nhiệm là một phần không thể thiếu của quá trình lập kế hoạch kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Mọi công ty đều nên có những kế hoạch mang tính lâu dài và chiến lược như vậy để vạch ra hướng đi chính xác, đúng đắn trong tương lai.  Mời bạn đọc tham khảo chi tiết hơn trong: [eBook] Cách lập bản kế hoạch công việc tiêu chuẩn cho doanh nghiệp 2022

2. Đặc điểm của Succession planning 

Kế hoạch kế nhiệm thường được biểu diễn thông qua một tập hợp con được gọi là lập kế hoạch thay thế. Lập kế hoạch thay thế chỉ tập trung vào việc xác định các ứng viên dự phòng cụ thể cho các vị trí quản lý cấp cao nhất định.

Kết quả cuối cùng của nỗ lực là các biểu đồ thay thế. Trong đó, người kế nhiệm có thể đến từ các nhân viên nội bộ hoặc từ những người bên ngoài.

Tuy nhiên, nhân viên nội bộ thường đem lại nhiều lợi ích hơn. Bởi lẽ, họ đã quen thuộc với các chính sách, thủ tục và văn hóa tổ chức của công ty. Vì vậy thông thường, các tổ chức cũng ưu tiên xem xét hướng nhân viên nội bộ tới vị trí cấp cao.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

II. Các giai đoạn của Succession planning

Nói chung, sự phát triển của những tài năng tiềm năng chủ yếu bao gồm ba giai đoạn:

1. Lựa chọn những tài năng có tiềm năng cao

Tiềm năng cao ở đây chỉ những người đạt kết quả đào tạo hoặc có thành tích xuất sắc trong công việc. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể chọn ra một nhóm lớn nhân viên được coi là có tiềm năng cao. Theo thời gian, một số lượng này sẽ giảm dần vì lý do di chuyển, hiệu suất hoặc nỗ lực cá nhân.

2.  Phát triển những tài năng tiềm năng cao

Thông qua sự phát triển của các mô hình cạnh tranh, các phẩm chất khác nhau của những cá nhân có tài năng tiềm năng cao sẽ được bộc lộ. Chẳng hạn như khả năng thuyết trình, trình bày văn bản hay cả mối quan hệ giữa các cá nhân, khả năng lãnh đạo sẽ được đánh giá chuẩn xác hơn.

3. Cho phép các tài năng tiềm năng cao vào vai trò lãnh đạo

Trong giai đoạn này, ban lãnh đạo nên đóng vai trò tích cực trong việc phát triển những tiềm năng cao. Bạn nên thường xuyên giao tiếp với những người kế nhiệm và giúp họ hiểu rõ hơn về văn hóa công ty.

Tính năng vượt trội thay đổi hoàn toàn cách thức quản lý truyền thống của doanh nghiệp

TRẢI NGHIỆM AMIS CÔNG VIỆC NGAY HÔM NAY

III. Mục tiêu và quy trình 

1. Mục tiêu của Succession planning

• Thông qua việc lập kế hoạch kế nhiệm, một tổ chức có thể xác định những người có khả năng đảm nhận các vị trí chủ chốt trong tương lai.
• Lập kế hoạch kế nhiệm giúp tổ chức chuẩn bị những người kế nhiệm với sự phù hợp cao về vai trò và khả năng nhân sự.
• Việc lập kế hoạch kế nhiệm nên được thực hiện một cách hiệu quả. Cùng với đó, người phụ trách đánh giá sự phù hợp tổng thể của nhân sự dựa trên các tiêu chí khách quan. Như vậy, nhân viên tổ chức sẽ cảm thấy thành tích của mình được công nhận.

2. Quy trình của Succession planning

Quy trình của Succession planning là gì được hiểu như một bộ phận quan trọng của quản trị nguồn nhân lực hiện đại. Nhiệm vụ chính là dự bị những nhà lãnh đạo tương lai cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, mỗi công ty đều quan tâm đến tiềm năng và sự phát triển trong tương lai của những người kế thừa. Do vậy, Succession planning có ý nghĩa rất lớn đối với tình hình hiện tại và sự phát triển tương lai của doanh nghiệp.

2.1. Xem xét và phân tích các tài liệu liên quan

Đầu tiên, ban lãnh đạo cần phân tích và xem xét các kế hoạch chiến lược và kinh doanh, cơ cấu tổ chức của công ty. Cùng với đó, các điều chỉnh tổ chức trong thời gian gần cũng cần được cân nhắc. 

2.2. Bắt đầu cuộc họp tổ chức và lập kế hoạch

Tại cuộc họp tổ chức, xác định phạm vi của kế hoạch thực hiện. Các yếu tố cần quyết định gồm có các sản phẩm được giao, thời gian hạn chế, các nguồn lực sẵn có cho doanh nghiệp, các thành viên của dự án,…

>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay

2.3. Đào tạo cho nhân sự quản lý cấp cao

Mục đích của việc đào tạo nhân sự quản lý là để có được sự ủng hộ và hiểu biết của họ về kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Tổ chức vừa đào tạo kiến thức, kỹ năng quản lý vừa phải giới thiệu phương pháp và quy trình đánh giá kế hoạch trên tại cuộc họp. 

2.4. Mô tả hành vi của các trình điều khiển giá trị

Mô tả hành vi của các trình điều khiển giá trị là cơ sở để xác định tất cả các đánh giá. Mục đích của nó là xác định thư viện mô tả hành vi của trình điều khiển giá trị. Giai đoạn này yêu cầu 3 đến 4 người tham gia bao gồm tổng giám đốc xí nghiệp và người phụ trách bộ phận nhân sự.

2.5. Thiết kế và xác định mô hình định hướng giá trị công việc

Thiết kế mô hình định hướng giá trị đòi hỏi phải xem xét mô tả công việc, kế hoạch kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp và các yếu tố liên quan khác. Các vị trí khác nhau có các mô hình định hướng giá trị khác nhau.

Doanh nghiệp phải xác định các mô hình định hướng giá trị của vị trí lãnh đạo cấp cao để tạo ra các mô hình tương ứng với trách nhiệm. Quá trình tạo mô hình sẽ dựa trên phương pháp phân loại giá trị. Sau khi mô hình được tạo thành công, doanh nghiệp tiếp tục xác nhận và hoàn thiện kết quả. 

2.6. Xây dựng các công cụ và thực hiện các đánh giá của lãnh đạo cấp cao

Doanh nghiệp sẽ có đội ngũ phục trách thiết kế bảng câu hỏi đánh giá theo vị trí. Sau đó, nó được chuyển giao để đánh giá tiếp bởi các lãnh đạo cấp cao hiện thời.

Quy trình đánh giá thường được chia thành hai quy trình làm việc song song. Đầu tiên là đánh giá đội ngũ quản lý cấp cao theo mô hình định hướng giá trị của các vị trí chủ chốt trong công ty. Thứ hai là lựa chọn nhân viên chủ chốt của công ty và đánh giá họ theo mô hình định hướng giá trị tương ứng.

2.7. Tạo báo cáo đánh giá của lãnh đạo cấp cao và viết báo cáo toàn diện

Mỗi quản lý cấp cao và nhân viên chủ chốt sẽ nhận được một báo cáo đánh giá. Nó bao gồm:

• Mô tả đánh giá về các yếu tố thúc đẩy giá trị cá nhân.
• Điểm số của cá nhân.
• Mức độ phù hợp giữa mô tả về động lực giá trị cá nhân và mô hình định hướng giá trị của vị trí.
• Điểm mạnh và điểm yếu.

Dựa vào kết quả trên, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ viết một báo cáo tóm tắt có các nội dung sau:

• Thực trạng của ban lãnh đạo công ty
• Lỗ hổng trong ban lãnh đạo công ty 
• Tiềm năng của các nhân sự trong ban lãnh đạo cao nhất.

>> Xem thêm: Form báo cáo công việc: biểu mẫu được tìm kiếm nhiều nhất 2022 (download miễn phí)

2.8. Thiết kế các chương trình phát triển nhân viên quản lý cấp cao

Sau khi xác định được nhân tài kế thừa vào các vị trí chủ chốt của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch phát triển cho họ theo kết quả đánh giá cá nhân, mô hình định hướng giá trị và mức độ phù hợp bên trên. Trong quá trình phát triển thực tế, người quản lý tiếp tục phản hồi và điều chỉnh liên tục.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM CÁC TÍNH NĂNG LẬP KẾ HOẠCH HÀNG ĐẦU CỦA PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

IV. Tầm quan trọng của Succession planning trong kinh doanh 

Lập kế hoạch kế nhiệm rất quan trọng để đảm bảo sự thành công lâu dài của công ty. Nó là cách xác định và nuôi dưỡng những người sẽ đảm nhận các vai trò quan trọng trong thời điểm thay đổi.

Các tổ chức thuộc mọi quy mô hiện đang tập trung vào việc lập kế hoạch kế thừa để đảm bảo rằng công việc không bao giờ bị gián đoạn. Dưới đây là câu trả lời cho vấn đề vai trò của Succession planning là gì: 

1. Sự sẵn có của nhân viên 

Lập kế hoạch kế thừa hiệu quả làm tăng số lượng những người có kỹ năng sẵn sàng đảm nhận các vị trí chủ chốt. Doanh nghiệp thường gặp các giai đoạn mà những giám đốc điều hành cấp cao nghỉ hưu hoặc các vị trí quản lý cấp cao bị bỏ trống do sự ra đi của nhân sự. Khi đó, các vị trí lãnh đạo này sẽ được thay thế nhanh chóng và hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra liên tục.

2. Giữ chân nhân viên có kinh nghiệm

Lợi thế tiềm năng rõ ràng nhất của việc lập kế hoạch kế nhiệm là nó làm giảm nguy cơ nhân viên có kinh nghiệm rời đi. Họ đã ở trong hệ thống trong nhiều năm và thích nghi với văn hóa của tổ chức.

Do đó, họ là tài sản quý giá đối với công ty. Với việc lập kế hoạch kế nhiệm, các tổ chức có thể giảm nhu cầu tìm kiếm bên ngoài đối với những người kế nhiệm có năng lực cho các vị trí cụ thể.

3. Giảm chi tiêu

Succession planning cũng làm giảm thời gian và tiền bạc dành cho việc tìm kiếm nhân viên mới. Việc tìm kiếm ứng viên đảm nhận các vai trò quản lý hàng đầu trong công ty không hề dễ dàng.

Thế mạnh của việc lập kế hoạch kế nhiệm trở nên cực kỳ rõ ràng. Vì các ứng viên nội bộ phù hợp đã được xác định và đào tạo nên sẽ không cần tuyển dụng từ bên ngoài tổ chức. Bạn chỉ cần thu hút và cung cấp thêm sự đào tạo và điều kiện phát triển cần thiết.

4. Nâng cao tinh thần

Theo một nghiên cứu, 34% nhân viên nói rằng họ trung thành với doanh nghiệp sử dụng lao động hiện tại vì họ tin rằng họ sẽ đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức với vai trò chủ chốt trong một khoảng thời gian. Vì vậy, các cá nhân cảm thấy có động lực và tăng năng suất nếu họ thấy con đường sự nghiệp lý tưởng phía trước.

5. Duy trì sự tin cậy của các bên liên quan

Hãy duy trì sự tin tưởng của Hội đồng quản trị và cổ đông của bạn. Cho dù công ty của bạn được niêm yết công khai hay thuộc sở hữu tư nhân đây đều là nhiệm vụ cấp thiết. Có một kế hoạch kế nhiệm được thiết lập tốt cho các bên liên quan thấy rằng bạn chủ động trong việc quản lý nhân sự hiện có và kế hoạch tương lai ấn tượng.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN NHẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

V. Kết luận

Bài viết đã cung cấp các thông tin về Succession planning là gì. Có thể nói, một kế hoạch kế nhiệm công ty hiệu quả cần xác định xem ai phù hợp với vị trí nào. Không chỉ vậy, bạn cần phải liên tục chuẩn bị những kiến thức, kỹ năng quản lý để giúp họ thành công trong các vị trí mới.

Sự nghiệp quản lý của mỗi giám đốc điều hành cấp cao là có giới hạn. Công ty phải thực hiện kế hoạch kế nhiệm định kỳ và liên tục bồi dưỡng lãnh đạo kế nhiệm. Như vậy, công ty có nền tảng vững chắc cho sự phát triển không ngừng.

MISA AMIS – lập kế hoạch quản lý doanh nghiệp tối ưu

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch quản lý. Doanh nghiệp có thể phân công cụ thể, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Với AMIS, ban lãnh đạo không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc, bám sát kế hoạch và đạt được mục tiêu doanh số. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC