Thông tư 78 về hóa đơn điện tử và những quy định cần chú ý

Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành Thông tư 78 về hóa đơn điện tử vào ngày 17/9/2021. Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số nội dung quan trọng về hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần nắm rõ bởi trong thời gian tới, các doanh nghiệp trên địa bàn 63 tỉnh thành cả nước sẽ thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo lộ trình. Hãy cùng theo dõi bài viết để nắm được các điểm cần chú ý của thông tư 78 về hóa đơn điện tử.

1. Lộ trình và thời điểm bắt buộc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2022. Tuy nhiên, các tổ chức, cá nhân đáp ứng đáp ứng  đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin theo quy định tại thông tư 78 và nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng được khuyến khích triển khai áp dụng từ sớm.

Ngoài ra, mới đây, Tổng cục Thuế đưa ra chủ trương triển khai hóa đơn điện tử theo 2 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 (11/2021 – 3/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TP. HCM, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
• Giai đoạn 2 (4/2022 – 7/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố còn lại.

Như vậy, căn cứ theo quy định tại thông tư 78 về hóa đơn điện tử thì 6 tỉnh thành sẽ bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 11/2021 và 57 tỉnh thành còn lại sẽ áp dụng bắt đầu từ tháng 4/2021. Tuy nhiên, trên thực tế các doanh nghiệp vẫn có thể triển khai chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ sớm để bắt kịp xu thế. 

>>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn. Trong đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA có nhiều ưu thế hơn cả và đặc biệt phần mềm còn được tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán MISA AMIS. Sử dụng combo phần mềm kế toán online MISA AMIS cùng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có tính năng liên thông dữ liệu, tự động nhập liệu & hạch toán ngay khi xuất hóa đơn, giúp giảm tải 1 khối lượng lớn cho kế toán.

2. Vấn đề ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì người bán hàng hóa , cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được ủy nhiệm cho bên thứ 3 (bên có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

• Nội dung hóa đơn ủy nhiệm

Theo quy định thì hóa đơn uỷ nhiệm phải có các nội dung sau đây:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm, 
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Các thông tin trên phải đảm bảo đúng với thực tế phát sinh.

• Thủ tục ủy nhiệm

Theo quy định thì việc uỷ nhiệm lập hóa đơn điện tử giữa bên uỷ nhiệm và bên được uỷ nhiệm phải được lập bằng hợp đồng hoặc văn bản thoả thuận. Trong hợp đồng hoặc văn bản thoả thuận giữa hai bên thể hiện đầy đủ các nội dung sau đây:

• • Thông tin về bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.
  • Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hoa  đơn.
  • Mục đích ủy nhiệm.
  • Thời hạn ủy nhiệm.
  • Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

3. Quy định về mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử 

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6. Trong đó:

• Số 1: Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Số 2: Phản ánh hóa  đơn điện tử bán hàng.
• Số 3: Phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4: Phản ánh hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Phản ánh tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
• Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ngoài ra, ​​Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cũng quy định về ký hiệu hoá đơn điện tử như sau: ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hoá đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:

• Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
• Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
• Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
• Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.

4. Xử lý hóa đơn có sai sót đã gửi cho cơ quan thuế trong các trường hợp

4.1 Trường hợp người bán tự phát hiện hóa đơn có sai sót, chia thành 3 trường hợp cụ thể:

• Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua (nhưng đã được cấp mã) 

Nếu người bán chưa gửi hóa đơn cho người mua nhưng hóa đơn đã được cấp mã thì cách xử lý như sau:

• • Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT 
  • Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống
  • Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua

• Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng viết sai thông tin không quan trọng như tên, địa chỉ…

Nếu người bán đã gửi hóa đơn cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót không trọng yếu tức là sai những thông tin không quá quan trọng như tên khách hàng, địa chỉ thì cách xử lý như sau:

• • Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn sai sót này
  • Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này và không phải lập lại HĐĐT 
  • Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót 

• Trường hợp người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng sai sót thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa…

Nếu người bán đã gửi hóa đơn cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót trọng yếu tức là sai những thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa… thì cách xử lý như sau:

• • Bước 1: Người mua và người bán lập văn bản ghi rõ nội dung sai sót 
  • Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống
  • Bước 3: Lập lại HĐĐT mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho HĐ mẫu số… ký hiệu… số… ngày… ngày tháng năm” gửi cho cơ quan thuế để cấp mã
  • Bước 4: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

4.2 Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã được cấp mã có sai sót

Đối với trường hợp người phát hiện sai sót không phải người bán mà là cơ quan thuế thì tình huống sẽ diễn ra như sau:

• Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. 
• Đối với người bán: Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế người bán thực hiện các bước theo trường hợp thuộc phần 1 đã hướng dẫn ở trên.

5. Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC không có quy định riêng về thời điểm hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng. Tuy nhiên, trong thông tư 78 về hóa đơn điện tử thì đã có hướng dẫn cụ thể, chi tiết về vấn đề này.

Theo quy định, đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ xác nhận của hai bên nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ ngân hàng.

Riêng đối với trường hợp đơn vị cung cấp dịch vụ ngân hàng số lượng lớn và thường xuyên nên cần có thời gian đối soát dữ liệu thì thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba liên quan nhưng chậm nhất không quá 10 ngày của tháng sau tháng phát sinh.

6. Quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Điều 8, Thông tư 78 về hóa đơn điện tử quy định rõ nội dung về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cụ thể như sau:

• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.
• Nguyên tắc: Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Nội dung: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung:
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu.
  • Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
  • Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của Cơ quan thuế.

Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được Tổng cục Thuế tin tưởng nằm trong danh sách các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Tác giả tổng hợp: Phương Thanh