Phương pháp OGSM cho phép bạn lập kế hoạch kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy OGSM là gì? Vai trò và cách thức đề ra OGSM trong doanh nghiệp như thế nào? Bài viết sẽ giải đáp vấn đề này ngay dưới đây!
I. OGSM là gì?
Vào những năm 1980, công ty Procter & Gamble đã phổ biến OGSM như một phương tiện điều chỉnh hướng đi của các doanh nghiệp trên toàn cầu. Có thể hiểu OGSM là gì? là một phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược. Nó giúp bạn cụ thể hóa các kế hoạch và ý tưởng.
OGSM được thể hiện bằng văn bản chi tiết để làm rõ các yếu tố mục tiêu, chiến lược và biện pháp của một tổ chức. Nó định hình những gì doanh nghiệp cần đạt được và cách thức đạt được đích đến đó.
OGSM mang đến sự liên kết, minh bạch giữa các kế hoạch và thước đo xác định thành công của doanh nghiệp. Nhờ đó, nó giúp các đội nhóm, phòng ban làm việc tập trung, phối hợp tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ.
Hiện nay, nhiều công ty trong danh sách Fortune 500 đang áp dụng OGSM để xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược của họ. Vì vậy, OGSM được xem là một trong những mô hình chiến lược đẳng cấp thế giới mà các doanh nghiệp nên học hỏi.
| TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH NĂM 2023 CHO DOANH NGHIỆP |
II. Các yếu tố của phương pháp OGSM
OGSM được tạo nên từ 4 thành phần chính bao gồm: Objective – Mục tiêu chung, Goals – Mục tiêu cụ thể, Strategies – Chiến lược và Measures – Đo lường.
1. Mục tiêu chung
Chữ ‘O’ trong OGSM là gì được viết tắt từ ‘Objective’. Khi dịch sang tiếng Việt, từ này có nghĩa là mục tiêu. Tuy nhiên, đây là mục đích định tính, đặt ra phương hướng cho tổ chức trong ba đến năm năm tới.
Một mục tiêu định tính tốt đáp ứng các yêu cầu sau:
- Doanh nghiệp phải có tham vọng. Nhưng tham vọng này chỉ đạt được dựa trên thực tế nguồn lực, thị trường…
- Mục tiêu chung cần được cộng hưởng về mặt trí tuệ và cảm xúc
- Mục tiêu chung cần phải dễ hiểu và dễ giải thích bằng ngôn từ
Nhìn chung, mục tiêu định tính mô tả các điều kiện mà doanh nghiệp muốn đạt được trong khoảng thời gian nhất định. Nó là một lời nhắc nhở liên tục và có ý nghĩa đối với tổ chức về bức tranh thành công trong tương lai
2. Mục tiêu cụ thể
OGSM cũng bao gồm mục tiêu cụ thể hay còn gọi là mục tiêu định lượng. Nếu mục tiêu chung là một tham vọng dài hơi thì mục tiêu cụ thể là các kết quả đo lường được.
Trong khoảng thời gian từ ba đến năm năm, mục tiêu định lượng thường mang tính chất tài chính hoặc tính toán thông số. Doanh nghiệp sẽ dựa trên những số liệu này để đánh giá khách quan sự thành công của các chiến dịch, dự án. Từ đó ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể hơn về tiến độ đạt mục tiêu chung.
>> Xem Thêm: Thiết lập mục tiêu theo SMART: 5 bước xây dựng mô hình SMART hiệu quả
3. Chiến lược
Chiến lược mô tả các lựa chọn cụ thể và các phương pháp tiếp cận để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Những điều này sẽ mô tả cách bạn điều phối những nguồn lực của mình như nhân viên, tiền bạc và thời gian.
Tương tự với hai yếu tố trên, điều quan trọng là doanh nghiệp phải đảm bảo các chiến lược phản ánh thực tế. Chúng có thể dài hạn hoặc ngắn hạn nhưng đều phải được chọn lọc, cụ thể, bền vững và đồng bộ.
4. Đo lường
Phần đo lường của OGSM là gì? Đó là những con số xác định tiến trình của một tổ chức trong việc đưa ra chiến lược. Mỗi chiến lược chỉ nên có từ hai đến ba biện pháp đo lường. Mỗi biện pháp này lại cần được theo dõi sát sao.
Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đạt được một cách rõ ràng, chính xác và kịp thời. Người lãnh đạo cũng sử dụng các thông tin này để ra quyết định và cải thiện hành động.
ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP OGSM HIỆU QUẢ, HOÀN THÀNH MỤC TIÊU VỚI MISA AMIS CÔNG VIỆC
III. Vai trò của OGSM là gì?
Giống như tất cả các phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến, OGSM có những lợi ích to lớn đối với doanh nghiệp. OGSM hỗ trợ các cấp quản lý lập kế hoạch tổng thể cho một bức tranh lớn.
1. Tạo báo cáo, lên kế hoạch rõ ràng
OGSM đưa ra chiến lược rõ ràng và minh bạch. Bởi lẽ, nó mô tả chiến lược trên một trang duy nhất.
OGSM khác với các cách thức báo cáo công việc truyền thống qua văn bản hay powerpoint dày cộp. Nó cung cấp thông tin một cách khoa học và ngắn gọn, giúp người quản lý tiết kiệm thời gian nghiên cứu. Sự rõ ràng về các mục tiêu chiến lược rất quan trọng nếu bạn muốn đạt được chúng.
>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay
2. Tính linh hoạt
OGSM thể hiện sự linh hoạt đáng kinh ngạc. Nó có thể được sử dụng cho các kế hoạch chiến lược dài hạn với khoảng thời gian từ 3-5 năm hoặc lâu hơn.
Đồng thời, nó cũng được áp dụng cho kế hoạch hoạt động hàng năm hoặc kế hoạch ngân sách. Dù bạn quản lý dự án quy mô lớn hay nhỏ đều có thể ứng dụng OGSM. Về bản chất, bất cứ khi nào doanh nghiệp có một mục tiêu và cần lập kế hoạch, OGSM sẽ là công cụ hữu hiệu nhất.
3. Phân bổ nguồn lực hợp lý
OGSM sắp xếp tất cả các chức năng và các bên liên quan hướng tới một mục tiêu chung. Sau đó, nó chỉ ra vai trò, nhiệm cụ thể của từng người trong quá trình trên.
Không gì có thể tồi tệ hơn việc phân bổ nguồn lực không hiệu quả hoặc cạnh tranh nội bộ. Theo thời gian, tình trạng đó sẽ trở thành rào cản lớn để doanh nghiệp phát triển. Vì vậy, OGSM rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của tổ chức đều hoạt động theo cùng một hướng.
4. Thúc đẩy quá trình làm việc nhóm
Phương pháp OGSM chỉ hoạt động hiệu quả tối đa khi được thảo luận trong nhóm. Bạn cần tập hợp nhóm để thảo luận về chiến lược, phân tích tình hình hiện tại,…
Qua các tranh luận về lựa chọn chiến lược, doanh nghiệp mới đạt được sự đồng thuận. Khi đó, người quản lý có thể quyết định phân bổ nguồn lực hợp lý, mục tiêu đề ra cũng dễ dàng hoàn thành.
>> Tìm hiểu thêm: Horenso là gì? Các nguyên tắc Horenso làm việc nhóm hiệu quả
IV. Khó khăn khi thực hiện OGSM trong doanh nghiệp
Mặc dù OGSM có rất nhiều lợi ích trong việc đơn giản hóa chiến lược và mang lại kết quả. Tuy nhiên, người quản lý cũng cần lường trước một số thách thức có thể xảy ra.
Điểm khó khăn lớn với OGSM là việc một tổ chức đề ra quá nhiều chiến lược không chuẩn xác. Nhiều doanh nghiệp đang hiểu sai về OGSM và lên hàng loạt chiến lược.
Việc này khiến chất lượng chiến lược bị “loãng”, thiếu tập trung, xa rời thực tế và không khả thi. Do đó, bạn cần đo lường được đâu là mục tiêu quyết định trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp.
Đối với nhân viên, OGSM cũng thường mang tính viển vông hoặc “quá lớn”. Thế nhưng, chính đội ngũ này mới là nguồn sức mạnh hoàn thành mọi nhiệm vụ, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu chung. Do đó, người quản lý cần phổ biến OGSM để nhân viên nắm được và lắng nghe các ý kiến đóng góp.
V. 5 phương pháp xây dựng OGSM
Bạn đã hiểu rõ OGSM là gì, lợi ích và thách thức của OGSM với doanh nghiệp. Hãy tham khảo những lời khuyên dưới đây để tạo ra OGSM tốt nhất.
1. Sử dụng mô hình “What-by-How”
Đây là mô hình được phát triển bới hai chuyên gia Marc van Eck và Ellen van Zanten. Phương pháp này có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lời được hai yếu tố lớn: “Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?” và “Cách thức thực hiện như thế nào?”.
Ví dụ, doanh nghiệp muốn xây dựng một trang Website mới. Mong muốn lớn nhất ở đây là tiếp cận được số lượng khách hàng rộng hơn và nâng cao trải nghiệm người dùng. Doanh nghiệp có thể đạt được mục đích này bằng cách cộng tác với một đơn vị thiết kế Website.
Quá trình này cho phép người quản lý định hình mọi kế hoạch rõ ràng và tối ưu hơn. Mặt khác, nó cũng giúp doanh nghiệp quản lý các dự án trơn tru.
2. Đặt mục tiêu thông minh
Trong các phương pháp quản lý khác, việc đạt được 75% mục tiêu đã được xem là thành công đáng kể. Tuy nhiên, OGSM sẽ thúc đẩy hiệu quả cao hơn thế.
Vì lý do đó, các mục tiêu của bạn phải rõ ràng và thông minh. Nó nghĩa là các mục tiêu có thể đo lường, có tính khả thi và tạo ra sự khác biệt đột phá.
Thêm vào đó, các mục tiêu này cần nằm trong thời gian nhất định. Khi kết thúc các hoạt động, doanh nghiệp nhanh chóng xác định được thành quả vào cuối giai đoạn.
QUẢN LÝ TOÀN DIỆN, TĂNG NGAY 20% NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
3. Đề ra không quá 5 chiến lược
Như đã đề cập ở trên, việc lập ra quá nhiều chiến lược khiến doanh nghiệp không thể xác định đích đến chính xác. Nhưng với một tổ chức thì bao nhiêu chiến lược là quá nhiều?
Câu trả lời là doanh nghiệp chỉ nên sử dụng tối đa 5 chiến lược. Bởi lẽ, đội ngũ sẽ thu được kết quả tích cực nếu chỉ tập trung nguồn lực xử lý các chiến lược chính.
4. Chọn lọc các phép đo
Kinh nghiệm cho thấy rằng việc sử dụng một phép đo mới 100% thường kém hiệu quả hơn. Vì nó cần có thời gian, ngân sách để điều chỉnh, sửa đổi sao cho chính xác.
Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các phương pháp đo lường quen thuộc hoặc phát triển trên nền tảng vốn có. Bạn chỉ cần ưu tiên lựa chọn các cách thức phù hợp với loại hình kinh doanh hoặc đặc thù ngành nghề.
5. Giám sát kế hoạch
Thiết lập OGSM chỉ là bước khởi đầu. Theo dõi kế hoạch và làm việc theo khuôn khổ của OGSM mới là chìa khóa thành công.
Trong quá trình theo dõi, doanh nghiệp sẽ có điều kiện tiếp tục cân nhắc về các chiến lược và biện pháp thực hiện. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn kịp thời điều chỉnh khi số liệu không khả quan.
Như vậy, OGSM luôn đại diện cho mục tiêu lớn nhất của tổ chức. Mọi nhân viên, phòng ban sẽ cảm thấy tràn đầy động lực theo đuổi mục tiêu.
>> Xem Thêm:Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp
VI. Kết luận
Trên đây là những thông tin cơ bản về OGSM là gì, vai trò và cách thức ứng dụng OGSM trong doanh nghiệp. Nó là một cách tiếp cận đơn giản để lập kế hoạch chiến lược cho các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. Nó được thể hiện dưới dạng một trang mô tả những gì doanh nghiệp muốn đạt được và cách doanh nghiệp đạt được điều đó.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các kiến thức thú vị như phương pháp OGSM, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của MISA ngay!
Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của AMIS Công việc
0904 885 833
https://www.misa.vn/
