Bảng kê chi tiết hóa đơn được được đính kèm nhau trong trường hợp nào theo quy định của pháp luật hiện hành? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn vấn đề kể trên.
1. Quy định về bảng kê chi tiết hóa đơn
1.1. Quy định về bảng kê chi tiết kèm hóa đơn giấy
Căn cứ theo tại điều 19, thông tư 39/2014/TT-BTC quy định thì trong quá trình xuất hóa đơn, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số lượng dòng trên một số hóa đơn, kế toán được sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Tuy nhiên, quy định này tại thông tư 39/2014/TT-BTC chỉ có hiệu lực trước ngày 01/06/2022 với hóa đơn giấy.
1.2. Quy định về bảng kê chi tiết kèm hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.”
Như vậy, khi chuyển sang hóa đơn điện tử, chỉ những “dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh” thì mới được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với Phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, tra cứu nhanh chóng thông tin hóa đơn và đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ.
2. Nội dung mẫu bảng kê chi tiết hóa đơn
2.1 Nội dung bảng kê xuất kèm hoá đơn GTGT giấy
Nội dung cần có trên hóa đơn đi kèm bảng kê:
- Hóa đơn phải thể hiện rõ ràng thông tin “đi kèm với bảng kê số… ngày… tháng… năm…”. Phần “tên hàng” trên hóa đơn chỉ nên liệt kê tên chung của sản phẩm.
- Các chi tiết khác trên hóa đơn cần tuân thủ theo quy định thông thường.
Nội dung cần có trên bảng kê đi kèm hóa đơn:
- Bảng kê phải được người bán hàng thiết kế phù hợp với đặc điểm, hình thức và loại hàng hóa, nhưng phải bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế.
- Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Nếu người bán hàng áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo khấu trừ, bảng kê cần có thêm các thông tin về “thuế suất GTGT”, “số tiền thuế GTGT”. Tổng giá trị thanh toán (không bao gồm thuế GTGT) phải khớp với số tiền trên hóa đơn GTGT.
- Nếu bảng kê có nhiều trang, cần đánh số trang liên tiếp và đóng dấu giáp lai. Trang cuối cùng của bảng kê phải có đủ chữ ký của người bán và người mua, giống như trên hóa đơn.
- Số lượng bảng kê phát hành phải khớp với số liên của hóa đơn. Bảng kê cần được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế có thể kiểm tra và đối chiếu khi cần. Người bán và người mua có trách nhiệm quản lý và lưu trữ bảng kê theo quy định.
2.2. Nội dung bảng kê kèm hoá đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung trên hóa đơn và bảng kê kèm hóa đơn điện tử cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Nội dung cần có trên hóa đơn đi kèm bảng kê:
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ:
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính: Được xác định dựa trên tính chất và đặc điểm của hàng hóa, như các đơn vị đo lường thông dụng (ví dụ: kg, g, cái, chiếc, m3, m2,…). Đối với dịch vụ, có thể không cần ghi đơn vị tính, mà chỉ cần ghi rõ lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ.
- Số lượng và đơn giá:
- Số lượng: Được ghi bằng chữ số Ả-rập dựa trên đơn vị tính đã xác định. Với các hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, bưu chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm… được bán theo kỳ nhất định, hóa đơn phải ghi rõ kỳ cung cấp.
- Đơn giá: Ghi theo đơn vị tính đã xác định.
- Thông tin về thuế GTGT:
- Thành tiền chưa có thuế GTGT.
- Thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất.
- Tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
Khi nào cần sử dụng bảng kê:
Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, bảng kê có thể được sử dụng để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…”.
Nội dung cần có trên bảng kê đi kèm hóa đơn
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền.
- Ngày lập bảng kê, tên và chữ ký người lập.
- Đối với các trường hợp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần có các thông tin về thuế suất và tiền thuế GTGT.
- Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
Lưu giữ bảng kê: Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền.
3. Cách lập bảng kê chi tiết hóa đơn
Căn cứ theo điểm a, khoản 6 điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền với những nội dung cơ bản dưới đây:
- Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”.
- Trên Bảng kê phải có: Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
- Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
- Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày.
- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng… năm”.
- Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
4. Mẫu bảng kê chi tiết kèm hóa đơn điện tử mới nhất
Bảng kê chi tiết theo hóa đơn giá trị gia tăng được thực hiện theo mẫu sau:
>> Tải mẫu bảng kê chi tiết hóa đơn TẠI ĐÂY
5. Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ
Căn cứ quy định tại điều 29, Nghị định 123/NĐ-CP quy định về bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ như sau:
+ Hàng quý, doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
+ Nếu doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0) và không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
Nếu kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn và đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn = 0, trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
+ Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
+ Nếu chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA
Dưới đây là mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA, doanh nghiệp có thể tham khảo:
>> Tải ngay mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA Tại đây
6. Hóa đơn kèm bảng kê bán lẻ cho khách không lấy hoá đơn
Công văn số 1460/CTHN-TTHT, Tổng cục thuế TP Hà Nội đã quy định việc lập hoá đơn với doanh số bán lẻ cho khách hàng không lấy hoá đơn trong ngày. Cụ thể như sau:
Công văn nêu rõ căn cứ theo khoản 4 Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Nếu công ty là cơ sở kinh doanh bán lẻ, việc hạch toán trên hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng dẫn truyền dữ liệu tới cơ quan thuế, in phiếu tính tiền trong các giao dịch với khách hàng, dữ liệu tính tiền được lưu trữ trên hệ thống thì cuối ngày, doanh nghiệp sẽ căn cứ thông tin trên phiếu tính tiền và lập hoá đơn điện tử cho KH không nhận hoá đơn.
Sử dụng bảng kê chi tiết hóa đơn hay bất kỳ mẫu hóa đơn nào thì doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME…
- Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ chứng từ bán hàng có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
- Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp và cách ứng dụng hiệu quả, MISA tặng bạn 15 ngày trải nghiệm hoàn toàn miễn phí Phần mềm MISA AMIS Kế toán
0904 885 833
https://www.misa.vn/
