Mẫu hóa đơn bán hàng file Excel là một trong những mẫu file thông dụng được các doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động bán hàng. Trên thực tế, kế toán cũng có thể biết đến mẫu này với tên gọi khác là mẫu hoá đơn bán lẻ, mẫu hoá đơn bán lẻ Excel. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn mẫu hóa đơn bán hàng file Excel mới nhất.
1. Hóa đơn bán hàng là gì?
Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp) là chứng từ ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp.
Đây là loại hóa đơn mà chi cục Thuế cấp cho cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp trong các giao dịch mua bán, cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đồng thời, hóa đơn bán hàng cũng được sử dụng cho hóa đơn bán lẻ tại các cửa hàng hay hộ kinh doanh cá nhân, không phải công ty. Những người áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp này không sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.
Vai trò của hóa đơn bán hàng:
- Chứng minh giao dịch kinh doanh hợp pháp: Hóa đơn bán hàng là căn cứ pháp lý xác nhận việc mua bán giữa bên bán và bên mua, giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.
- Hỗ trợ công tác kế toán và quản lý thuế: Đối với doanh nghiệp, hóa đơn bán hàng là cơ sở để ghi nhận doanh thu, lập báo cáo tài chính, kê khai và nộp thuế đúng quy định.
- Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp: Việc sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng được thiết kế rõ ràng, đầy đủ thông tin giúp doanh nghiệp tạo sự chuyên nghiệp, minh bạch trong giao dịch kinh doanh.
- Đáp ứng yêu cầu pháp luật: Hóa đơn bán hàng là tài liệu bắt buộc phải có khi thực hiện các giao dịch kinh doanh, tuân thủ các quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản pháp luật liên quan.
2. Mẫu hóa đơn bán hàng do cục Thuế phát hành
3. Thông tin cần có trong hóa đơn bán hàng
Mẫu hoá đơn Excel cho hoá đơn bán hàng cần được sắp xếp theo bố cục hợp lý, rõ ràng và có đầy đủ các thông tin cần thiết như:
- Tên hóa đơn bán hàng
- Ký hiệu, nhận diện thương hiệu công ty
- Mã số của hóa đơn, số của hóa đơn
- Thông tin liên hệ của bên mua và bên bán: Tên công ty, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, người đại diện, mã số thuế của các bên, ngày lập hóa đơn.
- Danh sách hàng hóa mua bán, trao đổi. Ghi rõ tên, loại mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, giá thành, tổng chi phí, thành tiền đã bao gồm VAT.
- Chữ ký bên bán, bên mua, đóng dấu (nếu có) và ngày tháng bàn giao hóa đơn.
Hóa đơn bán hàng sau khi 2 bên đã ký tên, đóng dấu thì mỗi bên sẽ giữ 1 bản. Người bán giữ 1 bản và 1 bản sẽ được giao cho người mua để phục vụ công tác kiểm tra, xác nhận nếu cần thiết trong tương lai
>> Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn giảm thuế GTGT còn 8% theo nghị định 15/2022/NĐ-CP
4. Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng là hai loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhưng mỗi loại có mục đích sử dụng và đặc điểm riêng. Dưới đây là sự khác biệt chính giữa hai loại hóa đơn này:
4.1. Về đối tượng sử dụng hóa đơn
- Đối với hóa đơn bán hàng
Căn cứ theo khoản 2, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng bao gồm:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
- Đối với hóa đơn giá trị gia tăng
Căn cứ theo khoản 1, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định đối tượng sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm:
“Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.”
4.2. Về đối tượng phát hành hóa đơn
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Doanh nghiệp có thể tự in, hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in
- Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng được cấp bởi Cơ quan thuế, do đó để mua hóa đơn bán hàng hợp lệ doanh nghiệp cần mua tại Cơ quan thuế.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn
| >> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS |
4.3. Thuế suất của hóa đơn
- Hóa đơn GTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng có dòng thuế suất và số tiền thuế GTGT được thể hiện đầy đủ trên hóa đơn
- Hóa đơn bán hàng: Không có dòng thuế suất và tiền thuế thể hiện đầy đủ trên hóa đơn
4.4. Chữ ký trên hóa đơn
- Hóa đơn GTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng có cả chữ ký của người bán và chữ ký của giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền
- Hóa đơn bán hàng: Chỉ có chữ ký của người bán hàng hóa
4.5. Hình thức kê khai hóa đơn
- Hóa đơn GTGT: Doanh nghiệp thực hiện kê khai cả hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ
- Hóa đơn bán hàng: Chỉ kê khai hóa đơn đầu ra, không kê khai hóa đơn đầu vào.
4.6. Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp
Hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng nếu hợp lý, hợp lệ, hợp pháp thì đều được ghi nhận vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
4.7 Quy định về thuế GTGT
- Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Nếu doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ mà có hóa đơn đầu vào là hóa đơn bán hàng thì không được khấu trừ, nên các bạn chỉ cần kê khai vào Chỉ tiêu 23 trên Tờ khai 01/GTGT. (Hoặc không cần kê khai vì không có thuế GTGT)
- Nếu doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ mà có hóa đơn đầu vào là hóa đơn GTGT (đủ điều kiện khấu trừ) thì được khấu trừ và kê khai vào Chỉ tiêu 25 trên Tờ khai 01/GTGT
- Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Nếu doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp mà có hóa đơn đầu vào là hóa đơn GTGT thì không cần kê khai hóa đơn đầu vào, kế toán doanh nghiệp hạch toán phần thuế GTGT đó vào nguyên giá của hàng hóa, tài sản, chi phí.
5. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn bán hàng
-Hóa đơn bán hàng chịu thuế bao nhiêu phần trăm?
Hóa đơn bán hàng thường không thể hiện thuế giá trị gia tăng (VAT) tách riêng. Tuy nhiên, thuế suất áp dụng phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và đối tượng chịu thuế:
- Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, thuế suất sẽ được tính trực tiếp trên tổng doanh thu (theo quy định của cơ quan thuế, thường từ 1% đến 5% tùy ngành nghề).
- Đối với hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, hóa đơn sẽ không áp dụng thuế suất.
Hóa đơn bán hàng không VAT có phải kê khai thuế không?
Hóa đơn bán hàng không VAT không phải là hóa đơn GTGT thì không phải kê khai thuế GTGT và không được khấu trừ thuế GTGT nhưng vẫn phải hạch toán chi phí khi tính thuế TNDN
Sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng file excel hay bất kỳ mẫu hóa đơn nào thì doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS:
- Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ chứng từ bán hàng có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
- Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
