Kiến thức Quản lý - điều hành Tầm hạn quản trị là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến...

Tầm hạn quản trị là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị là gì? Tầm hạn quản trị có quan hệ như thế nào so với người quản trị? Đây là một trong những khái niệm thu hút được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề trên.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN 

I. Đôi nét khái quát về tầm hạn quản trị là gì?

1. Tầm hạn quản trị là gì?

Tầm hạn quản trị hay tầm hạn kiểm soát là khái niệm dùng để chỉ số lượng các nhân viên cấp dưới mà các nhà quản trị có trách nhiệm quản lý. Dựa vào quy mô, định hướng phát triển của công ty, ta phân loại được thành tầm hạn quản trị hẹp và tầm quản trị rộng.

Với những vị trí này, họ có trách nhiệm của người quản lý. Để công việc đạt được hiệu quả cao nhất, họ có quyền giao việc cho nhân viên dưới quyền hạn. Đồng thời thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo….

Đôi nét về tầm hạn quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp.
Đôi nét về tầm hạn quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp

Về mặt tổ chức, có thể nói tầm hạn quản trị có mối quan hệ mật thiết tới số lượng các tầng trung gian trong một doanh nghiệp. Với những công ty có tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian. Ngược lại, với những doanh nghiệp có tầm hạn quản trị hẹp thì sẽ có nhiều tầng nấc trung gian.

>> Xem thêm: Quản trị chiến lược là gì? Hình thức và vai trò đối với doanh nghiệp

2. Những đặc trưng cơ bản trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào đối tượng hướng tới và quy mô mà các doanh nghiệp có tầm hạn quản trị khác nhau.

Thông thường các tổ chuyên viên sẽ có 6 – 10 người. Nhưng với những tổ học sinh, sinh viên,… thường được phân 10 – 15 bạn một tổ theo sự sắp xếp của giáo viên. Tất cả đều phụ thuộc vào độ khó dễ của nhiệm vụ được giao. Nó không có quy định chung hay nguyên tắc bắt buộc.

Nếu sản xuất dây chuyền hay chỉ cần áp dụng các công nghệ đơn giản thì tầm hạn có thể sẽ tăng lên. Cụ thể hơn là nhà quản trị có thể giám sát được số lượng công nhân viên đông hơn. Từ đó, tầm hạn quản trị rộng sẽ làm giảm số cấp quản trị và tầm quản trị hẹp sẽ làm tăng số cấp quản trị.

Tầm hạn quản trị và những đặc trưng cơ bản trong doanh nghiệp.
Tầm hạn quản trị và những đặc trưng cơ bản trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, cùng với một số lượng nhân viên nhất định, những người quản trị có thể chia thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Nếu tầm hạn quản trị rộng đồng nghĩa với việc công ty sẽ có ít tầng trung gian. Còn nếu tầm quan trị doanh nghiệp hẹp thì sẽ có thêm nhiều tầng trung gian xuất hiện.

Thông thường trong các doanh nghiệp, họ không mong muốn bộ máy tổ chức của mình có nhiều tầng nấc trung gian. Bởi lẽ, nhiều tầng lớp trung gian trong một tổ chức dễ làm chậm trễ và lệch lạc thông tin trong tiến trình giải quyết công việc.

Do vậy mà tầm hạn quản trị rộng được ưu tiên hơn vì những bộ máy tổ chức đơn giản nhưng chất lượng, dễ truyền tải thông tin. Cụ thể hơn, doanh nghiệp sẽ cần phải xác định tầm hạn quản trị phù hợp. Rồi từ đó đưa ra được những lựa chọn đúng đắn nhất.

CTA MGM 02

II. Phân loại hệ thống các tầm hạn quản trị

1. Tổng quan về tầm hạn quản trị rộng

Tầm hạn quản trị rộng chỉ số lượng công nhân viên mà các nhà quản trị có thể chỉ đạo một cách hữu hiệu cao. Nó còn phản ánh mức độ báo cáo cao với các quản trị cấp trên và ít với số cấp quản trị thấp.

Các doanh nghiệp có xu hướng thích tầm hạn quản trị rộng hơn tầm hạn quản trị hẹp.  
Các doanh nghiệp có xu hướng thích tầm hạn quản trị rộng hơn tầm hạn quản trị hẹp.

Điều kiện của tầm hạn quản trị rộng là nhà quản trị phải có đầy đủ năng lực. Cấp dưới có trình độ làm việc tốt, ổn định. Đồng thời, công việc luôn được lập kế hoạch, ít thay đổi. Cuối cùng là các nhà quản trị cấp dưới đã được nhà quản trị cấp trên ủy quyền chỉ đạo.

2. Tổng quan về tầm hạn quản trị hẹp

Với các cấp quản trị thì tầm quản trị hẹp phụ thuộc vào số lượng công nhân viên. Các nhà quản trị chỉ có thể điều khiển một cách hữu hiệu thấp với số lượng cụ thể. Trái lại với tầm quản trị rộng, quản trị hẹp phản ánh mức độ báo cáo thấp với các quản trị cấp trên và nhiều với số lượng cấp quản trị. 

Điểm đặc biệt là số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên là ít, nhưng số lượng cấp quản trị nhiều

  • Tầm hạn quản trị tốt nhất nên là từ 3 – 9 nhân viên.
  • Đối với những hoạt động đơn giản thì tầm hạn từ 12 – 15 nhân viên.
  • Đối với những hoạt động phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng thì tầm hạn nên từ 2 – 3 nhân viên
Dù bạn làm ở cấp bậc vị trí quản lý nào, việc theo dõi, đánh giá chính xác nhân viên vẫn là yêu cầu thiết yếu. Nó giúp bạn thúc đẩy năng suất của đội nhóm, hoàn thành mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thấu hiểu những vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN

III. Các cấp quản trị trong các đơn vị, tổ chức

1. Quản trị viên cao cấp – Top Managers

Đây là cấp bậc cao nhất trong bảng phân cấp cũng như trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng. Họ cũng đưa ra các quyết định chiến lược cho tổ chức.

Quản trị viên cao cấp thường thấy trong cuộc sống. Họ mang các chức danh là: chủ tịch hội đồng quản trị, các ủy viên hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc,…

2. Quản trị viên cấp giữa hay cấp trung gian – Middle Managers

Là các nhà quản trị hoạt động ở dưới cấp quản trị viên lãnh đạo và ở trên các nhà quản trị viên cấp cơ sở. Họ có nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến lược. Họ phục trách thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp. 

Họ sẽ phối hợp các hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung. Các quản trị viên cấp giữa thường là các chức danh như trưởng phòng ban, phó phòng, chánh phó quản đốc các phân xưởng,…

Các cấp quản trị trong một tổ chức.
Các cấp quản trị trong một tổ chức.

3. Quản trị viên cấp cơ sở – First-line Managers

Quản trị viên cấp cơ sở là cấp bậc quản lý cuối cùng của một tổ chức. Họ sẽ chỉ đưa ra các quyết định nhằm đốc thúc, hướng dẫn, chỉ đạo đội ngũ lao động. Quyết định của họ không mang tính chiến lược, nhưng gần gũi, tác động gần nhất đến công nhân viên. 

Họ theo sát các công việc thường ngày. Thậm chí cùng sinh hoạt, nghỉ ngơi với công nhân ở vị trí tổ trưởng, trưởng ca, quản đốc…

NÂNG CAO HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

Có rất nhiều yếu tố dẫn đến việc tầm hạn quản trị bị ảnh hưởng, dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị bạn nên biết.

1. Năng lực và trình độ chuyên môn

Thực tế cho thấy những nhà quản trị thường có chuyên môn giỏi và luôn bồi dưỡng kỹ năng quản lý. Điều này khiến họ được nhân viên tôn trọng, tin tưởng, Họ lãnh đạo đội ngũ một cách dễ dàng và đoàn kết hơn.

Trong khi đó, những nhà quản trị non kinh nghiệm hay chưa có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ lại gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt khi họ phải quản trị một số lượng nhân viên đông đảo. Sự chênh lệch này sẽ để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng cho công ty, doanh nghiệp.

Bởi vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc đề bạt các các nhân có đủ yếu tố chuyên môn và khả năng quản lý. Điều này cho phép doanh nghiệp đảm bảo sự phát triển thống nhất.

Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị.
Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị.

2. Tính chất công việc

Tầm hạn quản trị còn phụ thuộc vào tính chất công việc của nhân viên. Nhìn vào một doanh nghiệp sản xuất may mặc làm ví dụ.

Các xưởng sản xuất của họ thường có đến hàng trăm nhân công. Để thuận thiện quản lý và phân bổ trang thiết bị, họ sẽ chia nhỏ nhóm công nhân. Thế nhưng mỗi nhóm vẫn sẽ có đông thành viên, tầm quản trị ở đây sẽ rộng. 

Mặt khác, nếu tính đồng nhất trong công việc mà cao thì tầm hạn quản trị càng rộng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban chuyên môn hơn thì tầm quản trị hẹp.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

V. Lợi ích của tầm hạn quản trị

1. Cải thiện việc ra quyết định ở cấp cao nhất

Theo báo cáo, một mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp quản trị của một tổ chức sẽ giúp việc ra quyết định nhanh chóng hơn. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất công việc.

Tầm hạn quản trị tốt đảm bảo khả năng tiếp cận thông tin nhanh chóng và giao tiếp liên tục giữa các bên liên quan. Quản trị tốt cũng cho phép thực hiện các hành động ưu tiên nhanh chóng và chính xác. Theo thời gian, nó dẫn đến những chuyển biến khả qua trong sự phát triển chung của công ty.

2. Đảm bảo kiểm soát nội bộ

Bằng cách thực hiện tầm hạn quản trị công ty một cách chính xác trong toàn tổ chức, đội ngũ quản trị dễ dàng kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Người đứng đầu duy trì các kết nối tốt trong tập thể, thúc đẩy hiệu suất dự án. Hơn nữa, hội đồng quản trị sẽ có vị trí bao quát tốt hơn, kịp thời phát hiện các hành động sai lệch.

3. Cho phép lập kế hoạch chiến lược tốt hơn

Với khả năng tiếp cận thông tin nhanh hơn và giao tiếp tốt, tầm hạn quản trị có thể xây dựng các chiến lược thành công hơn. Điều này bao gồm việc phân bổ nguồn lực và vốn.

Đồng thời, khuôn khổ quản trị mạnh mẽ sẽ hỗ trợ thêm việc hiểu rõ môi trường pháp lý, điều chỉnh hoạt động kinh doanh; tận dụng công nghệ từ quan điểm sản xuất, phân phối và truyền thông; và xác định và quản lý lợi ích hợp lý của tất cả các bên liên quan trong doanh nghiệp. Tất cả những thành phần này là những yếu tố cần thiết của một kế hoạch chiến lược mạnh mẽ.

>> Xem thêm: 5 phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả cho người lãnh đạo

VI. Một số cách giúp gia tăng tầm hạn quản trị

Để nâng cao khả năng quản trị công việc, người quản lý cần phải rèn luyện và nâng cao trình độ chuyên môn. Chỉ có khẳng định năng lực của bản thân mới khiến đội ngũ tin phục đi theo định hướng bạn đề ra. Thêm vào đó, một người quản trị có tầm nhìn, có kiến thức thì mới gia tăng được tầm hạn quản trị của doanh nghiệp.

Một số cách giúp gia tăng tầm hạn quản trị.
Một số cách giúp gia tăng tầm hạn quản trị.

Bên cạnh người quản lý, các doanh nghiệp cũng cần lưu tâm đến chất lượng nhân sự. Doanh nghiệp có thể đào tạo,  nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên. Khi đội ngũ có trình độ đồng bộ, việc quản trị trở nên dễ dàng hơn. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01

Trên đây là một số chia sẻ của về các khái niệm tầm hạn quản trị là gì? Các cấp quản trị trong doanh nghiệp và các đặc trưng cơ bản của tầm hạn quản trị. Hy vọng những thông tin trên sẽ có thể giúp bạn có thêm nhiều kiến thức trong việc quản trị doanh nghiệp trong quá trình nghiên cứu và học hỏi.


Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này