Trong thế giới quản trị, có rất nhiều thuật ngữ và khái niệm nghe có vẻ “kỹ thuật” và khó hiểu. Tuy nhiên, một khái niệm mà ít ai nhắc đến nhưng lại có sức ảnh hưởng lớn đến mọi quyết định trong doanh nghiệp chính là “tầm hạn quản trị”.
Đúng như tên gọi, đây là một khái niệm giúp các nhà lãnh đạo nhìn nhận và quyết định với một tầm nhìn dài hạn và chiến lược.
Nhưng điều đặc biệt là, ít ai thực sự hiểu rõ nó và tầm quan trọng của nó trong công việc hàng ngày. Vậy tầm hạn quản trị thực sự là gì, và tại sao nó lại quan trọng đến vậy?
Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.
| TẶNG MIỄN PHÍ EBOOK: HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI CHI TIẾT XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP (CEO và HR áp dụng được ngay) |
1. Tầm hạn quản trị là gì?
Để hiểu rõ về tầm hạn quản trị, hãy tưởng tượng một công ty sản xuất với quy mô trung bình. Ông Minh, CEO của công ty, đang quản lý trực tiếp 15 trưởng phòng thuộc các bộ phận khác nhau như sản xuất, tài chính, nhân sự, marketing và R&D. Mỗi trưởng phòng lại có đội ngũ nhân viên riêng cần quản lý và theo dõi.
Một ngày nọ, ông Minh nhận ra rằng công việc của mình trở nên quá tải. Ông không thể dành đủ thời gian để hỗ trợ từng trưởng phòng cũng như giám sát tất cả các dự án đang diễn ra. Kết quả là một số dự án bị chậm tiến độ, nhân viên bị thiếu sự hướng dẫn kịp thời, và quyết định quan trọng bị trì hoãn.
Sau khi tham khảo ý kiến của một chuyên gia quản trị, ông Minh hiểu rằng vấn đề nằm ở tầm hạn quản trị của mình.
Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên hoặc cấp dưới mà một nhà quản lý có thể giám sát và hỗ trợ một cách hiệu quả. Trong trường hợp của ông Minh, việc quản lý trực tiếp 15 người là quá nhiều, vượt quá khả năng quản lý tối ưu.
Khi tầm hạn quản trị quá rộng, nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc giám sát và hỗ trợ nhân viên hiệu quả, dẫn đến việc công việc trở nên kém hiệu quả và có thể phát sinh sai sót.
Vì thế, ông Minh quyết định tái cấu trúc công ty, giảm số lượng trưởng phòng mà ông trực tiếp quản lý xuống còn 7 người và ủy thác một số quyền hạn cho cấp quản lý trung gian. Điều này giúp ông Minh có thể tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược và hỗ trợ hiệu quả hơn cho các trưởng phòng còn lại.
Câu chuyện này minh họa rõ ràng để giúp bạn hiểu tầm hạn quản trị là gì?
Tầm hạn quản trị hay là tầm hạn kiểm soát, chính là số lượng nhân viên hoặc cấp dưới mà một nhà quản lý có thể giám sát hiệu quả trước khi chất lượng quản lý bắt đầu giảm.
Về mặt tổ chức, có thể nói tầm hạn quản trị có mối quan hệ mật thiết tới số lượng các tầng trung gian trong một doanh nghiệp. Với những công ty có tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian. Ngược lại, với những doanh nghiệp có tầm hạn quản trị hẹp thì sẽ có nhiều tầng nấc trung gian.
Đọc thêm: Mô hình 5Ps của Schuler ứng dụng trong quản trị nhân sự
2. Tầm hạn quản trị sẽ mang lại những lợi ích gì?
- Tạo ra sự định hướng dài hạn
Tầm hạn quản trị giúp các nhà lãnh đạo xác định được mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp thay vì chỉ tập trung vào những kết quả ngắn hạn.
Điều này không chỉ giúp định hình chiến lược phát triển bền vững mà còn giúp tổ chức duy trì được sự ổn định và phát triển trong thời gian dài.
- Tăng khả năng ra quyết định chiến lược
Khi các nhà quản lý có tầm hạn quản trị, họ có thể đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên sự đánh giá và dự báo dài hạn, không bị chi phối quá nhiều bởi yếu tố ngắn hạn.
Điều này giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực, đầu tư và phát triển sản phẩm/dịch vụ.
- Khả năng thích ứng và đối phó với thay đổi
Doanh nghiệp với tầm hạn quản trị mạnh mẽ sẽ chuẩn bị tốt hơn cho những thay đổi bất ngờ từ môi trường bên ngoài. Điều này không chỉ giúp công ty duy trì được sự ổn định trong các tình huống khó khăn mà còn tạo ra cơ hội mới từ những thách thức này.
- Khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo
Tầm hạn quản trị giúp doanh nghiệp tập trung vào sự phát triển lâu dài, từ đó thúc đẩy môi trường sáng tạo và đổi mới. Các sáng kiến và đầu tư dài hạn vào công nghệ, nghiên cứu và phát triển sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong tương lai.
Tải ngay: Ebook Hướng dẫn Quản trị nhân sự hiệu quả thời kỳ suy thoái – Theo phương pháp AGILE
3. Phân loại hệ thống các tầm hạn quản trị
3.1. Tầm hạn quản trị rộng
Tầm hạn quản trị rộng chỉ số lượng công nhân viên mà các nhà quản trị có thể chỉ đạo một cách hữu hiệu cao. Nó còn phản ánh mức độ báo cáo cao với các quản trị cấp trên và ít với số cấp quản trị thấp.
Tầm hạn quản trị rộng có 5 điều kiện sau đây:
- Nhà quản lý cần có kiến thức sâu rộng về chuyên môn và hiểu rõ năng lực của từng nhân viên dưới quyền.
- Nhân viên cấp dưới cần phải có kỹ năng làm việc thành thạo và khả năng tự chủ cao.
- Nhân viên cấp dưới thường thực hiện những công việc ổn định, ít có sự biến động lớn.
- Các công việc và quy trình được thực hiện theo kế hoạch rõ ràng, ít khi xảy ra sự thay đổi đột ngột.
- Nhà quản lý cấp trên chủ động ủy thác quyền ra quyết định và hành động cho các quản lý cấp dưới, đảm bảo sự phân quyền hiệu quả.
3.2. Tầm hạn quản trị hẹp
Với các cấp quản trị thì tầm quản trị hẹp phụ thuộc vào số lượng công nhân viên. Các nhà quản trị chỉ có thể điều khiển một cách hữu hiệu thấp với số lượng cụ thể. Trái lại với tầm quản trị rộng, quản trị hẹp phản ánh mức độ báo cáo thấp với các quản trị cấp trên và nhiều với số lượng cấp quản trị.
Điểm đặc biệt là số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên là ít, nhưng số lượng cấp quản trị nhiều
- Tầm hạn quản trị tốt nhất nên là từ 3 – 9 nhân viên.
- Đối với những hoạt động đơn giản thì tầm hạn từ 12 – 15 nhân viên.
- Đối với những hoạt
3.3. Ưu và nhược điểm của từng loại tầm hạn quản trị
| So sánh | Tầm hạn quản trị rộng | Tầm hạn quản trị hẹp |
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
|
4. Những yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị
Có rất nhiều yếu tố dẫn đến việc tầm hạn quản trị bị ảnh hưởng, dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị bạn nên biết.
Tính chất và độ phức tạp của công việc: Những công việc phức tạp, đòi hỏi kỹ thuật cao thường yêu cầu sự giám sát kỹ lưỡng, dẫn đến tầm hạn quản trị hẹp. Ngược lại, công việc đơn giản, lặp đi lặp lại dễ quản lý hơn, cho phép mở rộng tầm hạn quản trị.
Năng lực và kinh nghiệm của nhà quản lý: Nhà quản lý có kỹ năng và kinh nghiệm phong phú có thể quản lý hiệu quả một số lượng lớn nhân viên. Tuy nhiên, những người mới hoặc thiếu kinh nghiệm thường cần tầm hạn quản trị hẹp hơn để đảm bảo họ có thể kiểm soát công việc tốt.
Trình độ và tính tự chủ của nhân viên: Nhân viên có kinh nghiệm, kỹ năng và khả năng tự quản cao ít cần giám sát chặt chẽ, cho phép mở rộng tầm hạn quản trị. Ngược lại, nếu nhân viên còn mới hoặc thiếu kinh nghiệm, cần sự hỗ trợ nhiều hơn, tầm hạn quản trị sẽ hẹp hơn.
Công nghệ hỗ trợ quản lý: Sự hỗ trợ của các công cụ công nghệ như phần mềm quản lý, CRM, và các hệ thống tự động hóa giúp nhà quản lý theo dõi và giám sát hiệu quả công việc của nhiều nhân viên cùng lúc, mở rộng tầm hạn quản trị.
Một trong những giải pháp phần mềm với chi phí hợp lý cho Doanh nghiệp SME là các giải pháp đóng gói sẵn, nằm trong một bộ giải pháp tổng thể về quản trị doanh nghiệp. Bộ giải pháp nên bao gồm các nền tảng phục vụ cho các phòng ban của doanh nghiệp, từ kế toán đến bán hàng và quản trị công việc. Một ví dụ là bộ giải pháp quản trị tổng thể MISA AMIS.
Mức độ giao tiếp và tương tác cần thiết: Nếu công việc yêu cầu nhiều sự tương tác và giao tiếp giữa nhà quản lý và nhân viên, tầm hạn quản trị cần phải hẹp hơn để đảm bảo nhà quản lý có đủ thời gian và nguồn lực để tương tác chặt chẽ với từng cá nhân.
Cấu trúc tổ chức: Các tổ chức có cấu trúc phân quyền và đội ngũ quản lý cấp trung mạnh mẽ thường có thể duy trì tầm hạn quản trị rộng hơn, vì nhà quản lý cấp cao có thể ủy quyền hiệu quả cho các cấp dưới.
Văn hóa doanh nghiệp: Một số doanh nghiệp đề cao tính tự chủ và sự sáng tạo của nhân viên, cho phép mở rộng tầm hạn quản trị. Trong khi đó, các doanh nghiệp có văn hóa kiểm soát chặt chẽ thường yêu cầu tầm hạn quản trị hẹp hơn.
5. Cách tính tầm hạn quản trị
Có nhiều cách tính tầm hạn quản trị tùy thuộc vào phương pháp tiếp cận và mức độ phức tạp mà tổ chức áp dụng. Dưới đây là các phương pháp phổ biến cùng với công thức tương ứng:
5.1. Phương pháp tính tầm hạn quản trị cơ bản
Phương pháp này đơn giản, tập trung vào số lượng nhân viên trực tiếp mà một nhà quản lý giám sát.
Ví dụ: Nếu phòng Kinh doanh có 30 nhân viên và 5 nhà quản lý, thì tầm hạn quản trị sẽ là 30 : 5 = 6. Mỗi nhà quản lý giám sát trung bình 6 nhân viên.
5.2. Phương pháp tính dựa trên cấp bậc
Phương pháp này xem xét sự phân tầng trong tổ chức, bao gồm cả cấp quản lý và nhân viên.
Ví dụ: Nếu một giám đốc quản lý 3 trưởng phòng, và mỗi trưởng phòng quản lý 10 nhân viên thì tầm hạn quản trị sẽ là 30 : 3 = 10. Giám đốc quản lý gián tiếp 30 nhân viên thông qua 3 trưởng phòng.
5.3. Phương pháp định tính
Phương pháp này không có công thức cụ thể mà đánh giá tầm hạn quản trị dựa trên năng lực quản lý, tính chất công việc, và khả năng tự chủ của nhân viên. Nó thường được sử dụng trong các tổ chức có sự phức tạp và biến động cao.
Tiêu chí đánh giá:
- Khả năng quản lý của nhà quản lý.
- Độ phức tạp và yêu cầu công việc.
- Mức độ tự chủ và chuyên môn của nhân viên.
- Mức độ hỗ trợ từ công nghệ và hệ thống quản lý.
6. Làm cách nào để gia tăng tầm hạn quản trị?
Để gia tăng tầm hạn quản trị mà vẫn duy trì hiệu quả quản lý, cần áp dụng một số chiến lược và biện pháp nhằm tăng cường khả năng giám sát và hỗ trợ của nhà quản lý. Dưới đây là các cách có thể áp dụng:
6.1. Tăng cường năng lực quản lý thông qua đào tạo
- Phát triển kỹ năng quản lý: Đào tạo nhà quản lý về kỹ năng lập kế hoạch, giám sát và phân bổ công việc hiệu quả giúp họ quản lý số lượng nhân viên lớn hơn.
- Phát triển kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhà quản lý duy trì mối quan hệ hiệu quả với nhân viên, kể cả khi số lượng nhân viên tăng.
6.2. Ứng dụng công nghệ quản lý
- Sử dụng phần mềm quản lý công việc: Các công cụ như phần mềm quản lý dự án, CRM, ERP giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, và giám sát hiệu suất một cách hiệu quả mà không cần trực tiếp can thiệp quá nhiều.
- Tự động hóa quy trình: Tự động hóa các tác vụ lặp lại như báo cáo, quản lý dữ liệu giúp nhà quản lý giảm bớt công việc thủ công và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong công tác quản trị công việc, dự án. Nhờ sử dụng nền tảng hợp nhất, MISA AMIS Công việc tự hào hỗ trợ hơn 170.000 doanh nghiệp từ mọi quy mô, lĩnh vực tiết kiệm thời gian báo cáo, tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo tiến độ kịp thời và tăng trưởng năng suất mạnh mẽ.
250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc để quản lý tiến độ công việc, nhận báo cáo tự động như trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,…MISA tặng anh chị bản dùng thử miễn phí của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng KHÔNG GIỚI HẠN tính năng
- Miễn phí sử dụng trên TẤT CẢ THIẾT BỊ: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6.3. Tăng cường sự tự chủ của nhân viên
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên để họ có thể tự thực hiện công việc mà không cần sự giám sát liên tục từ nhà quản lý. Nhân viên tự chủ và có khả năng giải quyết vấn đề độc lập sẽ giúp giảm bớt áp lực giám sát trực tiếp.
- Giao quyền: Khi nhà quản lý trao thêm quyền ra quyết định cho nhân viên, họ có thể mở rộng tầm hạn quản trị. Điều này giúp giảm khối lượng công việc cho nhà quản lý và khuyến khích sự phát triển của nhân viên.
6.4. Phân quyền và xây dựng đội ngũ quản lý trung gian
- Tạo ra các cấp quản lý trung gian: Ủy thác trách nhiệm cho các quản lý cấp dưới (ví dụ: trưởng phòng hoặc tổ trưởng) để họ quản lý một nhóm nhỏ nhân viên. Nhà quản lý cấp cao chỉ cần theo dõi các cấp trung gian thay vì toàn bộ nhân viên.
- Phân cấp quản lý rõ ràng: Thiết lập quy trình phân quyền rõ ràng giúp công việc được quản lý hiệu quả mà không cần đến sự giám sát liên tục từ cấp trên.
6.5. Chuẩn hóa quy trình và quy định
- Thiết lập quy trình làm việc chuẩn hóa: Khi các quy trình công việc được chuẩn hóa và rõ ràng, nhân viên có thể thực hiện công việc một cách tự chủ hơn mà không cần sự giám sát liên tục từ nhà quản lý.
- Áp dụng quy trình đánh giá hiệu suất: Hệ thống đánh giá hiệu suất tự động hoặc định kỳ giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ của nhiều nhân viên mà không cần giám sát trực tiếp từng người.
6.6. Giảm bớt sự thay đổi và biến động trong công việc
- Giảm sự phức tạp trong công việc: Nếu công việc đơn giản và ít biến động, nhà quản lý có thể mở rộng tầm hạn quản trị vì các nhiệm vụ không cần phải điều chỉnh liên tục hoặc giám sát chặt chẽ.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn: Lập kế hoạch và lịch trình làm việc rõ ràng cho nhân viên giúp giảm thiểu các quyết định tức thời, cho phép nhà quản lý giám sát nhiều người hơn mà vẫn duy trì hiệu quả.
6.7. Khuyến khích sự hợp tác và làm việc nhóm
- Xây dựng văn hóa làm việc nhóm: Khi nhân viên hợp tác chặt chẽ với nhau và hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm, nhà quản lý không cần can thiệp nhiều vào từng cá nhân mà có thể quản lý theo nhóm lớn hơn.
- Tạo các nhóm tự quản: Khuyến khích sự tự quản trong nhóm, nơi các thành viên trong nhóm có thể giải quyết vấn đề và hỗ trợ lẫn nhau mà không cần sự can thiệp của nhà quản lý thường xuyên.
7. Lời kết
Trên đây là một số chia sẻ của về các khái niệm tầm hạn quản trị là gì? Gia tăng tầm hạn quản trị là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển tổ chức.
Với những chiến lược phù hợp như đào tạo kỹ năng quản lý, áp dụng công nghệ, trao quyền cho nhân viên và chuẩn hóa quy trình, các nhà quản lý có thể mở rộng tầm hạn quản trị mà vẫn duy trì sự kiểm soát và hiệu suất làm việc cao.
Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa cấu trúc tổ chức, mà còn tạo điều kiện cho nhân viên phát triển, đồng thời giảm bớt áp lực cho các cấp quản lý. Từ đó, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn, linh hoạt thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
