7 Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với các doanh nghiệp

Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp là gì? Để hiểu hơn về những lợi ích mà loại hợp đồng này mang lại, MISA AMIS mời Doanh nghiệp tham khảo bài viết sau đây.

Xem thêm: Đánh giá ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử

Những nghiên cứu lý luận và thực tiễn cho thấy việc sử dụng hợp đồng điện tử trong đời sống hàng ngày cũng như trong thương mại đem lại nhiều lợi ích, đặc biệt là cho các tổ chức, doanh nghiệp. Theo đó có những lợi ích nổi bật sau đây:

1. Quy trình ký kết không chạm, không giấy tờ

Phương thức ký kết thay đổi, xây dựng doanh nghiệp không giấy tờ.

Với hợp đồng điện tử online, doanh nghiệp và đối tác có thể dễ dàng tùy chỉnh, điền các nội dung trực tiếp, phê duyệt trên nhiều cấp hoặc đồng cấp trực tuyến trên nhiều thiết bị, ký kết nhanh chóng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Nhờ vậy, trong giai đoạn cần hạn chế tiếp xúc như hiện nay, việc ký kết có thể diễn ra thuận lợi, không lo gián đoạn, trục trặc.

Đặc biệt, quy trình ký hợp đồng tự động từ tạo hợp đồng – chuyển ký các bên – lưu trữ và bảo mật. Ngoài ra, các hợp đồng được lưu lại trên nền tảng số, tạo sự tiện lợi trong quản lý, lưu trữ và tìm kiếm.

KÝ ĐIỆN TỬ VỚI MISA AMIS WESIGN – BAI BAI KÝ GIẤY

2. Ký kết linh hoạt, mọi lúc mọi nơi

Với đặc trưng là hợp đồng dưới dạng điện tử, cho phép người dùng ký kết hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào, các bên không cần phải gặp mặt trực tiếp, không lo cấp trên hay người cầm con dấu vắng mặt, làm gián đoạn kinh doanh.

Bên cạnh đó, người dùng còn có thể ký hợp đồng trực tuyến trên mọi thiết bị điện tử: máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…

Ngoài ra, cung cấp tính năng cổng ký tiện dụng, với khả năng tích hợp với mọi loại chữ ký số như USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp…

Mỗi chữ ký số mã hóa có thể dùng được cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc phải ký chữ ký tay, đóng dấu mất nhiều thời gian.

KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TỪ XA THÔNG QUA NHIỀU PHƯƠNG TIỆN VỚI MISA AMIS WESIGN

3. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí

Việc trình ký tài liệu online giúp mọi thao tác của người dùng từ tạo lập, duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng điện tử đều được xác thực qua Internet, cho nên doanh nghiệp không cần phải tốn kém chi phí về thời gian hay nhân sự cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng so với hợp đồng giấy.

Bên cạnh đó, với tính năng ký đồng loạt nhiều hợp đồng cùng lúc sẽ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình ký hợp đồng, ký kết kịp thời, hoàn thành đúng tiến độ công việc mà giá phần mềm hợp đồng điện tử cũng không quá cao. Qua đó, góp phần tiết kiệm chi phí cho xã hội, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần bảo vệ môi trường.

4. Tiện lợi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm hợp đồng

Lợi ích tiếp theo mà việc áp dụng phương thức giao dịch điện tử đem lại cho doanh nghiệp đó là cho phép người dùng tạo, lưu trữ hợp đồng trên hệ thống phần mềm.

Người dùng dễ dàng truy cập, tra cứu các hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký, hợp đồng trả lại nhờ vào chức năng lọc của hệ thống. Điều này giúp cho công tác quản lý của doanh nghiệp thuận tiện hơn rất nhiều so với hợp đồng giấy.

5. Đáp ứng đầy đủ giá trị về mặt pháp lý

Việc sử dụng hợp đồng điện tử được công nhận bởi pháp luật. Dựa trên các thông tư và ban hành luật như sau:

– Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác.

– Đáp ứng các tiêu chuẩn về chữ ký số theo Thông tư 06/2015/TT-BTTTT quy định Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số

– Bộ Luật Lao động 2019 ghi nhận hình thức hợp đồng lao động điện tử

Do đó quá trình ký kết diễn ra nhanh gọn hơn, vừa đảm bảo tính hợp pháp tương đương với hợp đồng truyền thống.

Chi tiết: 6 điều kiện đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử

6. Hệ thống lưu trữ thông tin an toàn, bảo mật dữ liệu

Hợp đồng điện tử được áp dụng các biện pháp bảo mật 24/7, chống tấn công và rò rỉ dữ liệu, đồng thời thông tin dữ liệu sẽ được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn để đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin của người sử dụng.

Những hợp đồng đã ký kết sẽ được lưu trữ bảo mật trong thời hạn nhất định trên hệ thống điện toán đám mây, đảm bảo an toàn bảo mật. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro trong thời gian lưu trữ hợp đồng như rách hỏng, cháy, thất lạc… đồng thời việc tra cứu thông tin hợp đồng cũng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

7. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại số

Nói về việc tìm kiếm đối tác, khách hàng, lợi ích hợp đồng điện tử mang lại là rất lớn vì nó giúp doanh nghiệp cùng một lúc và trong thời gian ngắn có thể tiếp cận, giao dịch và trao đổi thông tin với rất nhiều đối tác.

Thông qua sự kết nối điện tử doanh nghiệp có thể liên lạc một cách hiệu quả, nhanh chóng, với các nhà cung cấp, với khách hàng của mình, thậm chí nếu họ ở các nước khác nhau với múi giờ khác nhau và ngôn ngữ khác nhau.

Giao kết thông qua mạng Internet sẽ tạo điều kiện cho các bên, dù họ ở trong nước hay nước ngoài, không bị cản trở bởi khoảng cách về thời gian, về địa lý… Điều này sẽ tạo điều kiện cho các chủ thể giao kết hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng thương mại điện tử sẽ có thể hợp tác, quản lý, tận dụng tối đa mọi cơ hội kinh doanh.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về lợi ích của hợp đồng điện tử. Thực tế đã cho thấy hình thức hợp đồng này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, không chỉ giải quyết các vấn đề về thời gian, chi phí mà còn là giải pháp góp phần thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kịp thời hòa nhập vào nền kinh tế số hiện nay.

Lưu ý: Những thông tin trên đây chỉ mang tính chất tham khảo và không thể thay thế được ý kiến chuyên gia. Bạn đọc vẫn cần tham khảo chuyên gia để có được ý kiến tư vấn chính xác nhất khi đưa ra quyết định.