6 lợi ích của hợp đồng điện tử doanh nghiệp không thể bỏ qua

6 ưu điểm và lợi ích của hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu chi phí, thích ứng kịp thời với xu hướng số hóa và cạnh tranh trong thời đại mới.

Xem thêm: Nhược điểm của hợp đồng điện tử – 6 rủi ro cần lưu ý

Những nghiên cứu lý luận và thực tiễn cho thấy việc sử dụng hợp đồng điện tử trong đời sống hàng ngày cũng như trong thương mại đem lại nhiều lợi ích, đặc biệt là cho các tổ chức, doanh nghiệp. Theo đó có những lợi ích nổi bật sau đây:

I. 6 lợi ích của hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp

Có rất nhiều ưu điểm nổi bật so với hợp đồng truyền thống trước đây nên các doanh nghiệp luôn ưu tiên sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu nhất trong quá trình làm việc, mang lại nhiều lợi ích và phát triển. Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp kết nối được tới nhiều đối tác hơn, không chịu giới hạn về mặt địa lý bởi các ưu điểm dưới đây:

1. Tiết kiệm thời gian, chi phí tối ưu hóa lợi nhuận

Khi sử dụng hợp đồng điện tử thì tất cả các quy trình như khởi tạo hợp đồng, đàm phán, xác lập nội dung, giao kết, gửi hay nhận đều được thực hiện trên phương tiện điện tử giúp doanh nghiệp:

• Quá trình ký kết nhanh chóng: Chỉ cần vài cú click chuột, hợp đồng có thể được ký kết từ xa, bất kể khoảng cách địa lý.
• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ:
  • In ấn: Không cần in ấn các bản hợp đồng giấy, tiết kiệm chi phí giấy, mực in và thiết bị văn phòng.
  • Vận chuyển: Không cần gửi hợp đồng qua đường bưu điện, tiết kiệm chi phí vận chuyển và thời gian giao nhận.
  • Lưu trữ: Không cần thuê kho để lưu trữ các bản hợp đồng giấy, tiết kiệm chi phí thuê kho và bảo quản.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Các quy trình liên quan đến hợp đồng được tự động hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người và giảm thiểu rủi ro sai sót.
  • Tự động hóa: Các công việc như soạn thảo, gửi, nhận hợp đồng, theo dõi tiến độ đều được tự động hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người.
  • Quản lý các phiên bản của hợp đồng: Hệ thống tự động lưu trữ các phiên bản khác nhau của hợp đồng, giúp dễ dàng theo dõi quá trình sửa đổi và cập nhật.

KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TỪ XA THÔNG QUA NHIỀU PHƯƠNG TIỆN VỚI MISA AMIS WESIGN

2. Rõ ràng và có tính minh bạch cao

Tất cả các nội dung, điều khoản trong hợp đồng điện tử đều được diễn ra trên phương tiện điện tử và được công khai với các bên liên quan đảm bảo tính minh bạch cao. Cụ thể:

• Chữ ký số: Đảm bảo tính xác thực và không thể chối bỏ của hợp đồng.
  • Xác thực: Chữ ký số đảm bảo tính xác thực của người ký, ngăn chặn hành vi giả mạo.
  • Không thể phủ nhận: Người ký không thể phủ nhận việc đã ký kết hợp đồng.
• Lưu trữ an toàn: Hợp đồng được lưu trữ trên các nền tảng điện toán đám mây, bảo mật cao, tránh thất lạc, hư hỏng.
  • Dữ liệu hợp đồng được mã hóa, bảo vệ thông tin khỏi sự truy cập trái phép.
  • Hệ thống tự động sao lưu dữ liệu thường xuyên, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.
• Lịch sử thay đổi: Mọi thay đổi của hợp đồng đều được ghi lại, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất.
  • Mọi thay đổi của hợp đồng đều được ghi lại chi tiết, giúp theo dõi quá trình đàm phán và sửa đổi.
  • Đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho tất cả các bên tham gia.

3. Ký kết linh hoạt và tiện lợi

Với đặc trưng là hợp đồng dưới dạng điện tử, cho phép người dùng ký kết hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào, các bên không cần phải gặp mặt trực tiếp, không lo cấp trên hay người cầm con dấu vắng mặt, làm gián đoạn kinh doanh.

• Ký kết mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần có thiết bị điện tử có kết nối internet, bạn có thể ký kết hợp đồng bất cứ khi nào và ở đâu.
• Tìm kiếm và quản lý dễ dàng: Với các công cụ tìm kiếm và quản lý tích hợp, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và quản lý các hợp đồng không lo thất lạc tài liệu, hợp đồng hoặc rủi ro mối mọt, ẩm mốc, hỏa hoạn,… làm hư hỏng tài liệu, hợp đồng.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Hợp đồng điện tử có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp, tạo thành một quy trình làm việc liền mạch.

Ngoài ra, cung cấp tính năng cổng ký tiện dụng, với khả năng tích hợp với mọi loại chữ ký số như USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp…

Mỗi chữ ký số mã hóa có thể dùng được cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc phải ký chữ ký tay, đóng dấu mất nhiều thời gian.

4. Phù hợp với xu hướng kinh doanh hiện đại

Việc áp dụng hợp đồng điện tử là một bước đi tất yếu để doanh nghiệp thích ứng với xu hướng số hóa và cạnh tranh trong thời đại mới.

• Tăng trải nghiệm khách hàng: Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại trong quy trình làm việc. Khách hàng và đối tác cảm thấy thuận tiện, nhanh chóng hơn, tăng sự hài lòng.
• Hỗ trợ chuyển đổi số: Hợp đồng điện tử không chỉ là một công cụ mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc chuyển đổi số doanh nghiệp, giúp các quy trình trở nên thông minh và tự động hóa hơn.

5. Thúc đẩy phát triển giao thương trong nước và quốc tế

Nhờ tính năng ký kết hợp đồng từ xa hợp đồng điện tử đã xóa bỏ rào cản về địa lý, dịch bệnh, thời tiết mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đơn vị, doanh nghiệp cả trong nước và quốc tế thúc đẩy phát triển cho doanh nghiệp.

6. Thân thiện với môi trường

Lợi ích của hợp đồng điện tử là mọi quy trình từ khi tạo lập, giao kết,.. đến lưu trữ đều được thực hiện trên môi trường điện tử giúp giảm thiểu lượng giấy sử dụng, góp phần bảo vệ môi trường.

Ví dụ: Một doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics có thể tiết kiệm hàng nghìn tờ giấy mỗi năm nhờ áp dụng hợp đồng điện tử.

>> Tham khảo: TOP 12 nhà cung cấp nào cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất

II. Một số lưu ý khi sử dụng hợp đồng điện tử giúp nâng cao lợi ích

Để nâng cao hiệu quả và nâng cao lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử thì doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo an toàn thông tin cũng như tính pháp lý của hợp đồng.
• Đào tạo đội ngũ, nhân sự sử dụng thành thạo hợp đồng điện tử từ khâu khởi tạo, đàm phán đến ký kết, lưu trữ và quản lý tài liệu, hợp đồng sau này.
• Đầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị điện tử và mạng internet mạng đảm bảo điều kiện tốt nhất cho quá trình giao kết hợp đồng điện tử được thuận lợi.

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về lợi ích của hợp đồng điện tử. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử, chữ ký số,… thì hãy liên hệ ngay với chúng tối để được tư vấn nhanh chóng.