Hướng dẫn lập bảng cân đối số phát sinh chi tiết 

Bảng cân đối số phát sinh là một trong những mẫu bảng quan trọng, được sử dụng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm vững mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133 và thông tư 200.

1. Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối phát sinh (bảng cân đối tài khoản) là báo cáo tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ của các tài khoản trong kỳ kế toán của doanh nghiệp. 

Đây là loại báo cáo tài chính bắt buộc với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC. Tuy nhiên, các doanh nghiệp áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC cũng luôn lập báo cáo này để tổng hợp, kiểm tra tính chính xác của số liệu trước khi lập các báo cáo tài chính khác như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ…

Bảng cân đối số phát sinh phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có của chi tiết từng khoản mục, là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200

Hiện nay, khi sử dụng các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS việc lập bảng cân đối số phát sinh hay các báo cáo tài chính khác có thể được thực hiện tự động, nhanh chóng, giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, nâng cao hiệu quả công việc.

2. Mẫu bảng cân đối số phát sinh

2.1. Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH

Tháng…….năm……..

 >> Tải ngay Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200 (đã có đầy đủ các tài khoản)

• File Word
• File Excel

2.2. Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Năm …

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

>> Tải ngay Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133

• File Word
• File Excel

3. Hướng dẫn lập bảng cân đối số phát sinh trên excel

Để lập bảng cân đối phát sinh trên excel, kế toán doanh nghiệp thực hiện các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Trên Nhật Ký chung

• Xây dựng thêm cột TK cấp 1. Bằng cách copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản.
• Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để lấy về TK cấp 1 từ Cột TK Nợ/ TK Có trên nhật ký chung.

Bước 2:  Cột mã TK, tên TK

Dùng hàm VLOOKUP hoặc Copy từ danh mục tài khoản về, sau đó xoá hết tài khoản chi tiết (trừ các tài khoản chi tiết của TK 333)

Lưu ý: Phải đảm bảo rằng danh mục tài khoản luôn được cập nhật thường xuyên các tài khoản về Khách hàng và phải đầy đủ nhất.

Bước 3:  Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ

Dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc số dư cuối năm trước về (phần dư đầu kỳ).

Bước 4: Cột phát sinh Nợ, phát sinh Có trong năm

Dùng SUMIF tổng hợp ở Nhật ký chung về (dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có).

Bước 5: Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ:

• Cột Nợ = Max(Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ – Số dư Có đầu kỳ – Số phát sinh Có trong kỳ,0)
• Cột Có = Max(Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ – Số Dư Nợ đầu kỳ – Số phát sinh Nợ trong kỳ,0)

Bước 7: Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL

Dùng hàm SUBTOTAL tính tổng cho từng TK cấp 1 (chỉ cần tính cho những tài khoản có chi tiết phát sinh).

Cú pháp = SUBTOTAL(9, dãy ô cần tính tổng)

(Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333)

4. Những lưu ý khi lập xong bảng cân đối phát sinh tài khoản

• Trên bảng cân đối phát sinh thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có
• Tổng phát sinh Nợ trên cân đối phát sinh bằng tổng phát sinh Nợ trên nhật ký chung
• Tổng phát sinh Có trên cân đối phát sinh bằng Tổng phát sinh Có trên nhật ký chung
• Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có, trừ một số tài khoản như tài khoản 159, tài khoản 131, tài khoản 214,..
• Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như tài khoản 331, tài khoản 3331, tài khoản 421,..
• Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
• Tài khoản 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng,
• Tài khoản 133, tài khoản 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
• Tài khoản 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên báo cáo nhập xuất tồn kho
• Tài khoản 142, tài khoản 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242
• Tài khoản 211, tài khoản 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211

5. Lợi ích của bảng cân đối phát sinh

Bảng cân đối phát sinh có ý nghĩa quan trọng trước khi lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Một số lợi ích cơ bản của bảng cân đối phát sinh như:

• Dựa vào bảng cân đối phát sinh, doanh nghiệp có thể đánh giá tổng quát tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp
• Bảng cân đối phát sinh có tác dụng trong việc kiểm tra công việc ghi chép, tính toán, cụ thể:

• Xét theo từng tài khoản trên từng dòng: Số dư cuối kỳ phải bằng số dư đầu kỳ cộng phát sinh tổng trừ phát sinh giảm. Trường hợp nếu không xảy ra như trên thì trong quá trình ghi chép và tính toán đã có những sai sót.
• Xét theo dòng tổng cộng: Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ bắt buộc bằng nhau

• Bảng cân đối phát sinh còn cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán và phục vụ việc phân tích hoạt động kinh tế.

Hiện nay để kiểm tra bảng cân đối phát sinh đã chính xác chưa, các doanh nghiệp thường sử dụng công cụ tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm cho phép doanh nghiệp kiểm tra nhanh chóng bảng cân đối phát sinh, cụ thể:

• Kiểm tra các tài khoản bậc 1 đã phù hợp với quy định tại thông tư 133 hay thông tư 200 chưa
• Kiểm tra các chứng từ hạch toán trên tài khoản tổng hợp dẫn đến chênh lệch giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết
• Phần mềm tự động phát hiện các sai lệch và đưa ra cảnh báo, giúp kế toán điều chỉnh kịp thời trước khi lập các báo cáo tài chính tiếp theo.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán – tài chính hiệu quả hơn.

Tổng hợp: Kiều Lục