Hướng dẫn lập bảng cân đối số phát sinh chi tiết 

Bảng cân đối số phát sinh là một trong những mẫu bảng quan trọng, được sử dụng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm vững mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 99, thông tư 133 và thông tư 200.

1. Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối số phát sinh là báo cáo tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có về tài sản và nguồn vốn của đơn vị trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp, đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu ghi trên Báo cáo tài chính

Bảng cân đối số phát sinh phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có của chi tiết từng khoản mục, là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp.

Hiện nay, khi sử dụng các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS việc lập bảng cân đối số phát sinh hay các báo cáo tài chính khác có thể được thực hiện tự động, nhanh chóng, giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, nâng cao hiệu quả công việc.

2. Mẫu bảng cân đối số phát sinh

2.1. Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

Tháng… năm…

 >> Tải ngay Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư  99

• File Word
• File Excel

2.2. Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH

Tháng…….năm……..

 >> Tải ngay Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200 (đã có đầy đủ các tài khoản)

• File Word
• File Excel

2.3. Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Năm …

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

>> Tải ngay Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133

• File Word
• File Excel

3. Hướng dẫn điền Bảng cân đối số phát sinh theo Thông tư 99

Tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC đã hướng dẫn điền mẫu số S06-DN Bảng cân đối số phát sinh, cụ thể như sau:

• Bảng Cân đối số phát sinh được lập dựa trên Sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh kỳ trước.
• Trước khi lập Bảng cân đối số phát sinh phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp; kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan.
• Số liệu ghi vào Bảng cân đối số phát sinh chia làm 2 loại:
  • Loại số liệu phản ánh số dư các tài khoản tại thời điểm đầu kỳ (Cột 1,2 số dư đầu tháng), tại thời điểm cuối kỳ (cột 5, 6 số dư cuối tháng), trong đó các tài khoản có số dư Nợ được phản ánh vào cột “Nợ”, các tài khoản có số dư Có được phản ánh vào cột “Có”.
  • Loại số liệu phản ánh số phát sinh của các tài khoản từ đầu kỳ đến ngày cuối kỳ báo cáo (cột 3, 4 số phát sinh trong tháng) trong đó tổng số phát sinh “Nợ” của các tài khoản được phản ánh vào cột “Nợ”, tổng số phát sinh “Có” được phản ánh vào cột “Có” của từng tài khoản.
  • Cột A, B: Số hiệu tài khoản, tên tài khoản của tất cả các Tài khoản cấp 2 mà đơn vị đang sử dụng và một số Tài khoản cấp 2 cần phân tích.
  • Cột 1, 2- Số dư đầu tháng: Phản ánh số dư đầu tháng của tháng đầu kỳ (Số dư đầu kỳ báo cáo), số liệu để ghi vào các cột này được căn cứ vào dòng số dư đầu tháng của tháng đầu kỳ trên Sổ Cái hoặc căn cứ vào phần “Số dư cuối tháng” của Bảng Cân đối số phát sinh kỳ trước.
  • Cột 3, 4: Phản ánh tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của các tài khoản trong kỳ báo cáo. số liệu ghi vào phần này được căn cứ vào dòng “Cộng phát sinh lũy kể từ đầu tháng” của từng tài khoản tương ứng trên Sổ Cái.
  • Cột 5, 6 “Số dư cuối tháng”: Phản ánh số dư ngày cuối cùng của kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào phần này được căn cứ vào số dư cuối tháng của tháng cuối kỳ báo cáo trên Sổ Cái hoặc được tính căn cứ vào các cột số dư đầu tháng (cột 1, 2), số phát sinh trong tháng (cột 3, 4) trên Bảng cân đối số phát sinh tháng này. Số liệu ở cột 5, 6 được dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh tháng sau.
• Sau khi ghi đủ các số liệu có liên quan đến các tài khoản, phải thực hiện tổng cộng Bảng cân đối số phát sinh, số liệu trong Bảng cân đối số phát sinh phải đảm bảo tính cân đối bắt buộc sau đây:
• Tổng số dư Nợ (cột 1), Tổng số dư Có (cột 2), Tổng số phát sinh Nợ (cột 3), Tổng số phát sinh Có (cột 4), Tổng số dư Nợ (cột 5) Tổng số dư Có (cột 6).
• Ngoài việc phản ánh các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh còn phản ánh số dư, số phát sinh của các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

4. Hướng dẫn lập bảng cân đối số phát sinh trên excel

Để lập bảng cân đối phát sinh trên excel, kế toán doanh nghiệp thực hiện các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Trên Nhật Ký chung

• Xây dựng thêm cột TK cấp 1. Bằng cách copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản.
• Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để lấy về TK cấp 1 từ Cột TK Nợ/ TK Có trên nhật ký chung.

Bước 2:  Cột mã TK, tên TK

Dùng hàm VLOOKUP hoặc Copy từ danh mục tài khoản về, sau đó xoá hết tài khoản chi tiết (trừ các tài khoản chi tiết của TK 333)

Lưu ý: Phải đảm bảo rằng danh mục tài khoản luôn được cập nhật thường xuyên các tài khoản về Khách hàng và phải đầy đủ nhất.

Bước 3:  Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ

Dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc số dư cuối năm trước về (phần dư đầu kỳ).

Bước 4: Cột phát sinh Nợ, phát sinh Có trong năm

Dùng SUMIF tổng hợp ở Nhật ký chung về (dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có).

Bước 5: Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ:

• Cột Nợ = Max(Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ – Số dư Có đầu kỳ – Số phát sinh Có trong kỳ,0)
• Cột Có = Max(Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ – Số Dư Nợ đầu kỳ – Số phát sinh Nợ trong kỳ,0)

Bước 7: Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL

Dùng hàm SUBTOTAL tính tổng cho từng TK cấp 1 (chỉ cần tính cho những tài khoản có chi tiết phát sinh).

Cú pháp = SUBTOTAL(9, dãy ô cần tính tổng)

(Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333)

5. Lợi ích của bảng cân đối phát sinh

Bảng cân đối phát sinh có ý nghĩa quan trọng trước khi lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Một số lợi ích cơ bản của bảng cân đối phát sinh như:

• Dựa vào bảng cân đối phát sinh, doanh nghiệp có thể đánh giá tổng quát tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp
• Bảng cân đối phát sinh có tác dụng trong việc kiểm tra công việc ghi chép, tính toán, cụ thể:
• Xét theo từng tài khoản trên từng dòng: Số dư cuối kỳ phải bằng số dư đầu kỳ cộng phát sinh tổng trừ phát sinh giảm. Trường hợp nếu không xảy ra như trên thì trong quá trình ghi chép và tính toán đã có những sai sót.
• Xét theo dòng tổng cộng: Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ bắt buộc bằng nhau
• Bảng cân đối phát sinh còn cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán và phục vụ việc phân tích hoạt động kinh tế.

Hiện nay để kiểm tra bảng cân đối phát sinh đã chính xác chưa, các doanh nghiệp thường sử dụng công cụ tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm cho phép doanh nghiệp kiểm tra nhanh chóng bảng cân đối phát sinh, cụ thể:

• Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu sổ sách theo Thông tư 99, giúp kế toán ghi sổ đúng quy định và thuận tiện tra soát
• Kiểm tra các chứng từ hạch toán trên tài khoản tổng hợp dẫn đến chênh lệch giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết
• Phần mềm tự động phát hiện các sai lệch và đưa ra cảnh báo, giúp kế toán điều chỉnh kịp thời trước khi lập các báo cáo tài chính tiếp theo.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán – tài chính hiệu quả hơn.