Thời điểm xuất hoá đơn theo quy định là khi nào?

Kế toán doanh nghiệp cần nắm chắc và vững các quy định về thời điểm xuất hoá đơn bên cạnh đảm bảo hóa đơn có đầy đủ thông tin, hợp lệ, hợp pháp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về thời điểm xuất hoá đơn theo quy định trong bài viết dưới đây.

Trước đây, thời điểm xuất hóa đơn được áp dụng theo quy định tại thông tư 39/2014/TT-BTC, tuy nhiên, thông tư này đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123. Hãy cùng tìm hiểu về thời điểm xuất hoá đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP trong bài viết sau đây.

1. Thời điểm xuất hoá đơn bán hàng hoá

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với bán hàng hoá  (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) như sau: Thời điểm lập hoá đơn GTGT đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá tương ứng.

Ví dụ cụ thể:

Ngày 15/2/2022, công ty A xuất kho bán 10 sản phẩm cho công ty B, trị giá đơn hàng là 200 triệu đồng chưa VAT. Ngày 17/2 công ty B thanh toán cho công ty A bằng hình thức chuyển khoản.

Hỏi: Xác định thời điểm lập hoá đơn.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm công ty A giao hàng cho công ty B (ngày 15/2/2022) là thời điểm công ty A phải thực hiện xuất hoá đơn bán hàng. 

Có thể nhận thấy, với các doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa thì thời điểm xuất hoá đơn chính là thời điểm bán hàng. Trường hợp số lượng đơn hàng trong ngày lớn thì việc xuất hóa đơn thủ công  sẽ rất vất vả. Lúc này việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp ích rất nhiều, nhất là sử dụng các phần mềm có tính năng kết nối phần mềm bán hàng như phần mềm kế toán online MISA AMIS. Với MISA AMIS Kế toán, hóa đơn được xuất tự động theo từng đơn hàng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời hạn. Doanh thu cũng được hạch toán ngay, đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.

Đọc thêm: Hóa đơn điện tử đã sẵn sàng trên Phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

2. Thời điểm xuất hoá đơn cung cấp dịch vụ 

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với dịch vụ như sau: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”

Ví dụ 1:

Ngày 15/1/2022, công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ cho công ty B, ngày 15/2/2022, công ty A hoàn thành cung cấp dịch vụ cho công ty B. Công ty B chưa thanh toán. 

Hỏi: Xác định thời điểm lập hoá đơn.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm công ty A hoàn thiện cung cấp dịch vụ cho công ty B (ngày 15/2/2022) thì công ty A sẽ xuất hoá đơn cho công ty B, dù công ty B vẫn chưa thực hiện thanh toán. 

Ví dụ 2:

Ngày 15/1/2022, công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ cho công ty B, ngày 15/3/2022, công ty A hoàn thành cung cấp dịch vụ cho công ty B. Theo hợp đồng thoả thuận, ngày 15/2/2022 công ty A sẽ hoàn thiện 50% dự án dịch vụ cung cấp cho công ty B, cùng ngày, công ty B thực hiện thanh toán cho công ty A. Dự án dự kiến hoàn thiện đúng thời gian dự định.

Hỏi: Xác định thời điểm lập hoá đơn.

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm công ty A hoàn thành cung cấp 50% dự án dịch vụ và nhận thanh toán từ công ty B (Ngày 15/2/2022) công ty A sẽ xuất hoá đơn với giá trị 50% dịch vụ cung cấp. Thời điểm công ty A hoàn thiện cung cấp dịch vụ (Dự kiến là 15/3/2022) thì công ty A sẽ xuất hoá đơn cho 50% giá trị còn lại của dịch vụ.

Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

3. Thời điểm xuất hoá đơn điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình là “thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.”

Trong đó, kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

Ví dụ cụ thể:

Ngày 15/2/2022 là ngày kết thúc kỳ quy ước 1 tháng (15/2/2021-15/2/2022) của dịch vụ truyền hình theo hợp đồng ký kết giữa công ty A và công ty B. 

Hỏi: Xác định thời điểm lập hoá đơn.

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm kết thúc kỳ quy ước 1 tháng của hợp đồng dịch vụ truyền hình giữa công ty A và công ty B (ngày 15/2/2022) nên thời điểm xuất hoá đơn của công ty A sẽ giao động trong khoảng từ ngày 15/2/2022 đến ngày 22/2/2022 (chậm nhất không quá 7 ngày của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.)

4. Thời điểm xuất hoá đơn xây dựng, xây lắp

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với hoá đơn xây dựng, xây lắp như sau: “Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

*** Một số lưu ý:

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc đơn vị thực hiện bàn giao từng hạng mục thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều thực hiện xuất hoá đơn với giá trị hàng hoá được giao, bàn giao.
• Trường hợp doanh nghiệp là đơn vị, tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. 
• Theo Công văn 68178/CT-TTHT và Công văn 39313/CT-HTr thì tiền đặt cọc mua căn hộ không phải xuất hoá đơn. 

5. Thời điểm xuất hoá đơn xăng dầu

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với hoá đơn xăng dầu như sau: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.”

6. Một số trường hợp cụ thể theo quy định tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

6.1 Đối với trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử

Thời điểm lập hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

6.2 Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô

Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

Tìm hiểu thêm: Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123

6.3 Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp 

Việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

6.4 Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý 

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

6.5 Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) 

Nếu cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết dịch vụ cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

6.6 Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật

• Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. Các thông tin gồm: tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi (tính theo km) và tổng số tiền hành khách phải trả.
• Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn điện tử thì khách hàng cập nhật hoặc gửi các thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Căn cứ thông tin khách hàng gửi hoặc cập nhật, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này.

6.7 Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin 

Nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

6.8 Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. 

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).

7. Lưu ý về hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Khi áp dụng nghị định 123/20202/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần phải lưu ý 1 số vấn đề sau đây: 

• Theo quy định của Nghị định 123/2021 thì “Sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung, người bán gửi hóa đơn cho người mua đồng thời gửi cho cơ quan thuế. Thời hạn chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.” Như vậy, với quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp sau khi xuất hóa đơn sẽ phải thực hiện chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế trong cùng ngày gửi cho người mua
• Đồng thời, hoá đơn sẽ không được cách số và lùi ngày, lý giải như sau: Việc xuất hóa đơn cách số, lùi ngày sẽ khó khả thi vì thời điểm chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế được quy định cùng thời điểm hoặc cùng ngày lập hóa đơn.

Chi tiết xem tại: Hóa đơn điện tử có được cách số và lùi ngày hay không theo Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020

8. Lập hoá đơn không đúng thời điểm có bị xử phạt không?

Tức là:

• Trường hợp 1: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ: Mức phạt cảnh cáo;
• Trường hợp 2: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp 1: Mức phạt tiền (từ 3 đến 5 triệu đồng);
• Trường hợp 3: Lập hóa đơn không đúng thời điểm, trừ trường hợp 1 và 2 : Mức phạt tiền (từ 4 đến 8 triệu đồng)

Các quy định về hoá đơn nói chung và hoá đơn điện tử nói riêng về cơ bản rất rõ ràng. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là đáp ứng đầy đủ quy định để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS:

• Tính năng kết nối thông minh:
  • Kết nối trực tiếp với phần mềm hoá đơn điện tử: Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
  • Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng: Kết nối với tất cả phần mềm quản trị như (phần mềm bệnh viện, nhà thuốc, siêu thị…) và các phần mềm bán hàng phổ biến như (MISA ESHOP, MISA CUKCUK…) giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ chứng từ bán hàng có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng.
• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro.
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế,… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác.