Quản lý văn bản đi, đến của doanh nghiệp trên AMIS.VN

Công tác Văn thư lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý của bất kì Doanh nghiệp nào, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết góp phần cải cách bớt các thủ tục hành chính nhằm giải quyết công việc hiệu quả nhanh chóng hơn.

Tuy nhiên, thực trạng lưu trữ văn thư tại các Doanh nghiệp có những khó khăn như sau:

• Quản lý rời rạc không tập trung về nhân sự phụ trách chính dẫn đến thất thoát văn thư không ai có trách nhiệm tìm kiếm.
• Doanh nghiệp không có sổ theo dõi văn thư hoặc có sổ theo dõi nhưng ghi chung không phân loại, không đánh số thứ tự, văn bản giấy lưu ngày càng nhiều,…dẫn đến công tác tìm kiếm tra cứu khó khăn và mất thời gian
• Các phòng ban/bộ phận khác không tự tra cứu được do phụ thuộc vào cán bộ văn thư, mất tính kịp thời trong kinh doanh
• Khi phát hiện sai sót tiến hành điều chỉnh: nếu sửa vào sổ thì tẩy xóa vào sổ hay nếu lưu file word, excel,…quyền chỉnh sửa hay lỡ tay xóa mất file sẽ phụ thuộc vào cán bộ văn thư gây ảnh hưởng đến tính an toàn bảo mật thông tin trong Doanh nghiệp
• …

Sẽ có bao nhiêu văn phòng giấy hình thành nếu Doanh nghiệp lưu trữ văn bản theo phương pháp truyền thống?

Tại sao Doanh nghiệp không sử dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý văn thư chỉ với vài thao tác nhấp chuột đơn giản để tra cứu tài liệu cần xem???

Nắm bắt thực trạng lưu trữ và tra cứu văn bản tại các đơn vị cũng nhu phục vụ nhu cầu nội bộ, MISA xây dựng ứng dụng VĂN THƯ trên AMIS.VN cho phép người dùng tìm kiếm nhanh các tài liệu đi/đến trên hệ thống văn thư của đơn vị giúp theo dõi văn thư chặt chẽ đảm bảo các vấn đề đã nêu trên.

Thông qua ứng dụng Văn thư, Doanh nghiệp có thể quản trị công tác văn thư hiệu quả:

• Quản lý một cách tập trung và thống nhất, yêu cầu tất cả các văn bản đi, đến đều phải chuyển qua người phụ trách văn thư để khai báo vào ứng dụng tránh thất thoát văn thư
• Khi nhận được văn thư, người phụ trách sẽ tiến hành khai báo: số thứ tự văn bản, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí cần lưu trữ, ngày bắt đầu và kết thúc của văn thư giúp lưu ý thời gian giải quyết công việc mà văn thư đề cập, cho phép trích yếu sơ lược nội dung chính để dễ dàng phân biệt các văn thư với nhau khi cần tra cứu
• Có thể scan văn bản để đính kèm lưu trữ vào hệ thống văn thư ,…giúp Doanh nghiệp tra tra cứu dễ dàng và có thể xem chi tiết nội dung văn bản ngay mà không cần vào kho lưu trữ để tìm kiếm

Với việc khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết cho từng văn thư sẽ giúp các phòng ban/bộ phân liên quan có thể đăng nhập vào ứng dụng tra cứu mọi lúc mọi nơi khi chỉ cần kết nối Internet nhằm đảm bảo kịp thời và nhanh chóng chỉ trong vài giây tìm kiếm

Doanh nghiệp có thể xem tổng quan nội dung của bất kỳ văn bản nào đã được báo, hoặc chỉnh sửa khi cần

Ứng dụng Văn thư của MISA có phân quyền truy cập, chỉnh sửa quản lý văn thư, đồng thời kiểm soát cả việc đăng nhập sửa đổi nội dung văn bản thông qua lịch sử truy cập giúp đảm bảo tính an toàn bảo mật của văn thư.

Chúc bạn thành công trong việc quản trị văn thư của Doanh nghiệp một cách hiệu quả với AMIS.VN !