Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 133 và thông tư 200

Biên bản kiểm kê tài sản cố định là một trong những mẫu văn bản quan trọng nhằm xác nhận kết quả sau quá trình kiểm kê. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn các mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 133 và thông tư 200.

1. Biên bản kiểm kê tài sản cố định là gì?

Biên bản kiểm kê tài sản cố định là văn bản ghi chép lại toàn bộ kết quả của quá trình kiểm kê tài sản nhằm xác định số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có so với sổ kế toán để biết được độ chênh lệch thực tế. Đồng thời, dựa trên cơ sở đó để tăng cường công tác quản lý tài sản cố định và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.

>> Xem thêm: Mẫu Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt 

Việc kiểm kê tài sản cố định sẽ được thực hiện theo yêu cầu của doanh nghiệp và được dựa trên quy định của pháp luật về kiểm kê tài sản. Theo đó, khi tiến hành kiểm kê tài sản cần lập ban kiểm kê và kế toán thực hiện theo dõi tài sản cố định là một trong các thành viên của ban kiểm kê.

Theo quy định tại khoản 2, điều 40 Luật kế toán 2015 quy định về các trường hợp kiểm kê tài sản, cụ thể như sau:

• Theo cuối kỳ kế toán năm

• Đơn vị kế toán được có sự chuyển đổi về hình thức sở hữu hoặc loại hình

• Đơn vị kế toán bị tách, chia, sáp nhập, hợp nhất, sáp nhật, chất dứt hoạt động, giải thể, bán, cho thuê hoặc phá sản.
• Có phát sinh về việc xảy ra lũ lụt, hỏa hoạn, thiệt hại bất thường khác

• Đánh giá lại về tài sản được thực hiện theo quyết định từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp khác mà pháp luật quy định.

>> Đọc thêm: Tài sản cố định là gì? Điều kiện ghi nhận và cách phân loại

2. Hướng dẫn lập biên bản kiểm kê tài sản cố định

Để lập biên bản kiểm kê tài sản cố định, kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Điền tên đơn vị, bộ phận sử dụng

Ví dụ: Công ty TNHH ABC, bộ phận: Phòng kế toán

• Bước 2: Điền thông tin thời điểm phát sinh nghiệp vụ kiểm kê tài sản cố định

Ví dụ: Thời điểm thực hiện kiểm kê: 15h ngày 29 tháng 12 năm 2021

• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin về họ tên, chức vụ trong ban kiểm kê

Ví dụ: Bà Nguyễn Thị A, Chức vụ: Kế toán

• Bước 4: Điền bảng kết quả kiểm kê tài sản

+ Trong khi lâp biên bản kiểm kê tài sản cố định cần thhực hiện ghi rõ theo đúng trình tự và quy trình từng đối tượng quy định là tài sản cố định với các thông tin về STT, tên tài sản cố định, mã số TSCĐ

+ Dòng “theo sổ kế toán” là mục ghi dữ liệu theo căn cứ của sổ kế toán lưu trữ trước đó. Người lập biên bản cần ghi chính xác và theo quy trình với từng đối tượng tài sản về 3 chỉ tiêu là số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 4, 5, 6.

+ Dòng “theo kiểm kê” là mục ghi dữ liệu dựa trên căn cứ của kết quả kiểm tra thực tế tại thời điểm hiện tại và cũng cần ghi chính xác và đúng quy trình từng đối tượng tài sản với đầy đủ 3 chỉ tiêu là số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 4,5,6.

+ Dòng “chênh lệch” là dòng thể hiện kết quả chênh lệch, được tính từ dòng “theo kiểm kê” và “theo sổ kế toán”, thực hiện ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu theo 3 chỉ tiêu là số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 7, 8, 9

• Bước 5: Xác định kết quả kiểm kê tài sản cố định

+ Nếu kết quả chênh lệch là 0 thì doanh nghiệp đang quản lý tài sản cố định hiệu quả

+ Trường hợp chênh lệch thừa hoặc thiếu thì cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến tình trạng này và đính kèm bản nhận xét, kiến nghị của ban kiểm kê có chữ ký (ghi rõ họ tên) của trưởng ban kiểm kê, đồng thời báo cáo cho doanh nghiệp xem xét về khoản chênh lệch này.

3. Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 133 và thông tư 200

• Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 133/2016/TT-BTC

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Thời điểm kiểm kê ………giờ…….ngày……tháng…..năm…..

Ban kiểm kê gồm:

– Ông/Bà …………………………………….. Chức vụ ……………………….. Đại diện ……………………………………….. Trưởng ban

– Ông/Bà …………………………………….. Chức vụ ……………………….. Đại diện ……………………………………….. Ủy viên

– Ông/Bà …………………………………….. Chức vụ ……………………….. Đại diện ……………………………………….. Ủy viên

Đã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:

>> Tải ngay mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 133/2016/TT-BTC TẠI ĐÂY

• Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 200/2014/TT-BTC

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Thời điểm kiểm kê: …. giờ …. ngày … tháng … năm……….

Ban kiểm kê gồm:

– Ông/Bà: ……………………………………….. Chức vụ …………………. Đại diện …………….. Trưởng ban.

– Ông/Bà: ……………………………………….. Chức vụ …………………. Đại diện ……………… Ủy viên.

– Ông/Bà: ……………………………………….. Chức vụ …………………. Đại diện ……………… Ủy viên.

Đã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:

>> Tải ngay mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 200/2014/TT-BTC TẠI ĐÂY

4. Quy trình kiểm kê TSCĐ

Quy trình kiểm kê tài sản nhằm đảm bảo quản lý tài sản hiệu quả, phản ánh đúng giá trị thực tế tài sản tại mỗi thời điểm. Dưới đây là các bước chính để thực hiện kiểm kê tài sản trong đơn vị:

• Bước 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản

Trước tiên, đơn vị cần thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản, bao gồm Giám đốc hoặc thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng. Các thành viên trong Hội đồng có thể gồm trưởng các bộ phận sử dụng tài sản, trưởng phòng quản lý tài sản, kế toán trưởng hoặc kế toán tài sản, và các thành viên khác nếu cần thiết, tùy thuộc vào khối lượng và tính chất kiểm kê.

• Bước 2: Thực hiện kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc

Hội đồng kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê tại thời điểm kết thúc năm tài chính hoặc tại các mốc thời gian cụ thể theo yêu cầu. Việc kiểm kê chỉ dựa trên số lượng và hiện trạng tài sản thực tế mà đơn vị đang quản lý, tránh kiểm kê các tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

• Bước 3: Tổng hợp kết quả kiểm kê

Sau khi kiểm kê xong, Hội đồng sẽ tổng hợp và đối chiếu dữ liệu kiểm kê với sổ sách kế toán và dữ liệu quản lý tài sản. Các thông tin cần tổng hợp bao gồm tình trạng thừa, thiếu tài sản, chênh lệch giữa thực tế và số liệu sổ sách, tài sản cần sửa chữa hoặc nâng cấp, cũng như các tài sản có thể cần thanh lý.

• Bước 4: Xử lý dữ liệu và lập báo cáo kết quả kiểm kê

Báo cáo kiểm kê bao gồm đánh giá tổng thể về tình hình quản lý tài sản, phân tích nguyên nhân và lý do của các chênh lệch, cũng như đề xuất kế hoạch sửa chữa, bảo trì, và điều chuyển. Đồng thời, Hội đồng sẽ tổng hợp và phân loại tài sản đề nghị thanh lý cùng các kiến nghị cụ thể để nâng cao hiệu quả quản lý.

• Bước 5: Báo cáo và phân phối kết quả kiểm kê

Cuối cùng, Hội đồng báo cáo kết quả kiểm kê lên chủ sở hữu tài sản và chuyển báo cáo này đến các bộ phận liên quan để thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết, đảm bảo tài sản được quản lý và sử dụng hợp lý trong đơn vị.

>> Xem thêm: Quản lý tài sản cố định trên phần mềm kế toán MISA AMIS

5. Xử lý trường hợp phát hiện TSCĐ thừa, thiếu sau kiểm kê

Theo hướng dẫn tại thông tư 200/2014/TT-BTC 

• Trường hợp TSCĐ phát hiện thừa

+ Nếu TSCĐ phát hiện thừa do quên chưa ghi sổ, kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể.

+ Nếu TSCĐ thừa đó đang được dùng phục vụ hoạt động SXKD của doanh nghiệp thì kế toán phải phải căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để xác định giá trị hao mòn làm căn cứ tính, trích bổ sung khấu hao TSCĐ.

+ Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là tài sản của đối tượng khác thì phải báo ngay cho chủ tài sản đó biết. Nếu không xác định được chủ tài sản thì phải báo ngay cho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp (nếu là Doanh nghiệp nhà nước) biết để xử lý. Trong thời gian chờ xử lý, kế toán căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời theo dõi và giữ hộ, không được hạch toán vào TSCĐ của doanh nghiệp.

• Trường hợp TSCĐ phát hiện thiếu

TSCĐ phát hiện thiếu phải được truy cứu nguyên nhân, xác định người chịu trách nhiệm và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành.

Căn cứ “Biên bản xử lý TSCĐ thiếu” đã được duyệt và hồ sơ TSCĐ, kế toán phải xác định chính xác nguyên giá, giá trị hao mòn của TSCĐ đó làm căn cứ ghi giảm TSCĐ và xử lý vật chất phần giá trị còn lại của TSCĐ. 

Hiện nay, nhằm đơn giản hóa các nghiệp vụ kế toán, trong đó có nghiệp vụ kiểm kê tài sản cố định, các doanh nghiệp đã áp dụng các công cụ quản lý tự động giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả. Các công cụ như phần mềm kế toán online AMIS giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý tài sản cố định, cụ thể như sau:

• Kế toán quản lý danh sách các TSCĐ chi tiết tại các phòng ban: TSCĐ nào mới được ghi tăng/giảm trong kỳ, chưa được tính khấu hao hết, đã khấu hao xong hoặc TSCĐ nào có sự điều chỉnh…
• Tự động trích khấu hao cho toàn bộ TSCĐ theo từng kỳ, từng phòng ban, từng đối tượng sử dụng để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm hoặc tự động phân bổ chi phí tính khấu bao cho từng bộ phận sử dụng để tính lãi lỗ theo bộ phận.
• Lập chứng từ ghi giảm cho một hay nhiều TSCĐ cùng lúc, tự động định khoản bút toán ghi giảm; Lập chứng từ điều chuyển TSCĐ từ đơn vị này đến đơn vị khác.
• Cung cấp Sổ tài sản cố định để khách hàng xem và in theo mẫu quy định.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.