7 mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel cho doanh nghiệp mới nhất 2024

Lập kế hoạch công việc hiệu quả là chìa khóa để đạt được thành công trong mọi dự án. Microsoft Excel với các tính năng mạnh mẽ của mình đã trở thành công cụ không thể thiếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch công việc bằng Excel hiệu quả cùng các mẫu kế hoạch công việc bằng Excel chuẩn nhất hiện nay.

[TẢI NGAY MIỄN PHÍ] 7 MẪU LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL PHỔ BIẾN NHẤT

1. Mẫu kế hoạch công việc trên Excel là gì?

Excel là công cụ tổ chức dữ liệu và thực hiện tính toán phổ biến trong doanh nghiệp. Nó có khả năng phân tích dữ liệu, tạo bảng tổng hợp, và hiển thị thông tin dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng Excel để quản lý ngân sách, theo dõi chi tiêu, hoặc sắp xếp dữ liệu một cách khoa học.

Dựa trên những tính năng này, mẫu kế hoạch công việc bằng Excel là các mẫu được tạo sẵn cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Người dùng chỉ cần nhập thông tin bảng mẫu có sẵn công thức để theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.

2. Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc bằng Excel 

Sử dụng Excel để lập kế hoạch công việc không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Tính linh hoạt và tùy chỉnh cao: Excel cho phép bạn dễ dàng thay đổi bảng tính để phù hợp với yêu cầu của dự án.
• Phân tích dữ liệu tốt hơn: Các công cụ như PivotTables và biểu đồ giúp phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
• Theo dõi tiến độ công việc: Excel cho phép nhân sự đánh dấu và theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ. Nó sẽ phù hợp với các công việc, dự án không quá phức tạp, số lượng thành viên nhỏ để kiểm soát tốt hơn.
• Dễ dàng chia sẻ và hợp tác: Bảng tính có thể được chia sẻ và cập nhật mọi lúc, mọi nơi, thuận tiện cho việc hợp tác.
• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng Excel là một giải pháp tiết kiệm chi phí phù hợp với các đội nhóm, doanh nghiệp có quy mô nhỏ khi công việc không cần thực hiện chặt chẽ theo một quy trình từng bước.
• Dễ dàng tích hợp: Excel tích hợp tốt với các công cụ khác như Word và PowerPoint, giúp tạo báo cáo và trình bày dễ dàng.

Những tính năng này làm cho Excel trở thành công cụ được nhiều doanh nghiệp, đội nhóm cá nhân ứng dụng để quản lý công việc, dự án một cách hiệu quả.

3. Quy trình lập kế hoạch công việc bằng Excel 

Quy trình lập kế hoạch công việc bằng Excel cần có phương pháp và là một quá trình liên tục. Để lập được kế hoạch công việc bằng excel, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây.

3.1. Xác định mục tiêu và phạm vi công việc

Việc tiên quyết cần làm đầu tiên đó là cần xác định rõ được mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn cần phải đạt được. Từ những mục tiêu đã đề ra thì bạn mới có những kế hoạch hành động cụ thể trong mỗi giai đoạn.

Mục tiêu của kế hoạch thì nên phân chia từ nhỏ tớ lớn, theo tính quan trọng cần thiết trước để tránh trường hợp mục tiêu đề ra quá cao nhưng không làm được gây mất tinh thần.

Sau đó, bạn cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu này và đảm bảo mỗi nhiệm vụ được mô tả chi tiết.

3.2. Thiết lập cấu trúc công việc

Ở bước này, bạn cần tạo một bảng Excel gồm các cột cần thiết để ghi chép thông tin về từng nhiệm vụ như: Tên Nhiệm Vụ, Người Phụ Trách, Ngày Bắt Đầu, Ngày Kết Thúc Dự Kiến, Trạng Thái, Ưu Tiên.

Bạn có thể sử dụng màu sắc khác nhau cho các nhiệm vụ để dễ dàng nhận diện theo mức độ ưu tiên hoặc trạng thái.

3.3. Phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm

Mỗi nhiệm vụ cần có một người chịu trách nhiệm cụ thể để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Bạn sẽ cần xác định rõ ràng các yếu tố như:

• Chi tiết nhiệm vụ: Đưa ra mô tả cụ thể cho mỗi nhiệm vụ, bao gồm các yêu cầu và kết quả mong đợi.
• Phân công người phụ trách: Xác định người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ, cùng với các nguồn lực liên quan (nhân sự, tài chính, vật tư).

Khi dự án phát triển, số lượng nhiệm vụ và độ phức tạp tăng lên, Excel có thể khiến bạn cảm thấy khó quản lý do giới hạn về khả năng hiển thị và tổ chức dữ liệu. Ngoài ra, việc phân công nhiệm vụ chỉ bao gồm tên nhân sự ở cột dữ liệu khiến cho cả người quản lý lẫn nhân viên đều khó theo dõi.

Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như AMIS Công việc để cập nhật tiến độ theo thời gian thực, quản lý và phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả.

>> Xem thêm: 10 bước phân công công việc hiệu quả (Tặng kèm biểu mẫu 2024)

3.4. Thiết lập thời hạn hoàn thành công việc (deadline) phù hợp

Thời gian là yếu tố quan trọng trong quản lý công việc, dự án. Lập kế hoạch thời gian chi tiết cho từng nhiệm vụ giúp đảm bảo dự án tiến triển đúng hướng và hiệu quả.

Danh sách các đầu mục công việc bạn nên nhấn mạnh theo từng cấp độ để bố trí thời gian một cách phù hợp. Việc phân chia theo cấp độ quan trọng của từng việc sẽ giúp bạn cũng như doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian cũng như tập trung nguồn lực để thực hiện mục tiêu.

3.5. Theo dõi và cập nhật tiến độ

Theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch là cần thiết để đảm bảo công việc, dự án được thực hiện đúng hướng và phát hiện sớm bất kỳ vấn đề nào. Bạn và đội ngũ sẽ cần cập nhật liên tục tình trạng công việc để có thể điều chỉnh nếu cần.

• Cập nhật tiến độ: Thường xuyên cập nhật tiến độ của từng nhiệm vụ trong bảng Excel, sử dụng các trạng thái như “Chưa Bắt Đầu”, “Đang Tiến Hành” và “Hoàn Thành” để đánh dấu mức độ hoàn thành của nhiệm vụ.
• Điều chỉnh kế hoạch nếu cần: Dựa trên tiến độ thực tế và các thách thức phát sinh, bạn có thể cần điều chỉnh ngày thực hiện hoặc phân bổ nguồn lực. Bạn cần đảm bảo cập nhật các thay đổi này trong kế hoạch và thông báo cho tất cả các bên liên quan.

Excel không được thiết kế như một công cụ quản lý dự án chuyên dụng nên việc cập nhật tình trạng công việc thủ công khiến quản lý không nắm bắt được tiến độ tức thời, không tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con. Để quản lý các dự án phức tạp, công việc cần đội ngũ phối hợp chặt chẽ theo quy trình, các doanh nghiệp có thể chuyển sang sử dụng phần mềm chuyên biệt như AMIS Công việc.

3.6. Đánh giá và rà soát

Sau khi công việc, dự án hoàn thành, việc đánh giá và rà soát là cực kỳ quan trọng để cải thiện các kế hoạch tương lai và học hỏi từ kinh nghiệm. Cụ thể, các công việc cần làm ở đây bao gồm:

• Đánh giá kết quả: So sánh kết quả thực tế với các mục tiêu đã đặt ra, xem xét liệu dự án có đạt được mục tiêu không và các yếu tố nào đã ảnh hưởng đến kết quả.
• Thu thập phản hồi: Tổ chức các cuộc họp với nhóm dự án và các bên liên quan để thu thập phản hồi về quá trình và kết quả dự án. Sử dụng các bảng câu hỏi hoặc thảo luận nhóm để thu thập ý kiến.
• Rút kinh nghiệm: Phân tích những gì đã làm tốt và những gì cần được cải thiện, ghi nhận những bài học kinh nghiệm và áp dụng chúng vào các dự án tương lai để cải thiện quy trình và kết quả.

Việc tuân thủ các bước này trong quy trình lập kế hoạch và quản lý công việc bằng Excel không chỉ giúp công việc, dự án được tiến hành một cách có hệ thống mà còn tăng cường khả năng đạt được kết quả tốt nhất có thể.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia 

4. 7 mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel cho doanh nghiệp mới nhất 

Hãy cùng khám phá 7 mẫu kế hoạch công việc bằng Excel được thiết kế đặc biệt để giúp doanh nghiệp bạn phát huy tối đa hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu đề ra một cách thông minh, nhanh chóng.

Các mẫu này bao gồm đầy đủ từ phân tích SWOT, đối thủ cạnh tranh cho đến các mẫu kế hoạch hàng năm, kế hoạch kinh doanh, quản lý dự án, công việc hàng ngày,… và bạn hoàn toàn có thể tải nó miễn phí.

4.1. Mẫu quy trình lập kế hoạch hàng năm

Mẫu kế hoạch công việc hàng năm bằng Excel có thể giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng quản lý và lập kế hoạch cho các hoạt động trong suốt một năm. Dưới đây là một mẫu kế hoạch cơ bản kèm chi tiết công việc theo từng tháng. Bạn có thể tải xuống và sử dụng nó để có một cái nhìn tổng quan về các hoạt động trong năm.

4.2. Mẫu kế hoạch kinh doanh

Mẫu kế hoạch kinh doanh chi tiết giúp doanh nghiệp định hình rõ ràng từng bước đi của mình từ giai đoạn lên ý tưởng đến khi xác định nguồn lực cần thiết đồng thời hỗ trợ trong việc đánh giá rủi ro để chuẩn bị sẵn sàng ứng phó.

Khi lập kế hoạch kinh doanh, điều quan trọng là phải thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng và chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi thị trường cùng các điều kiện thực tế. Mẫu kế hoạch này có thể tùy chỉnh để phù hợp với các ngành nghề và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp bạn.

Xem thêm: 5+ MẪU KẾ HOẠCH KINH DOANH TRÊN EXCEL ĐẦY ĐỦ CHO MỌI NGÀNH NGHỀ

4.3. Mẫu kế hoạch quản lý dự án 

Kế hoạch triển khai dự án trên Excel với đầy đủ các yếu tố để đảm bảo mọi khía cạnh của dự án được lên kế hoạch, giám sát và kiểm soát một cách hiệu quả. Mẫu này cũng có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng dự án để phù hợp hơn với mục tiêu và điều kiện cụ thể.

>>> Tặng thêm bạn: 12 Mẫu file excel quản lý dự án chuẩn Quốc Tế mới nhất

4.4. Mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel cho hoạt động truyền thông

Mẫu kế hoạch truyền thông bằng Excel là công cụ hữu ích cho phép các nhà truyền thông lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá các chiến dịch một cách bài bản. Mẫu này bao gồm các phần như lập kế hoạch chiến dịch, phân công công việc theo từng giai đoạn, lựa chọn phương tiện truyền thông và theo dõi hiệu quả qua các KPIs.

Việc sử dụng mẫu này giúp đảm bảo chiến dịch truyền thông được thực hiện một cách có tổ chức và hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

4.5. Mẫu hướng dẫn đối thoại và tranh luận

Mẫu hướng dẫn đối thoại và tranh luận là một công cụ thiết yếu cho việc tổ chức các cuộc thảo luận sâu rộng và tranh luận mang tính xây dựng. Đây là một mẫu hướng dẫn cơ bản để giúp tổ chức và điều hành các cuộc đối thoại và tranh luận một cách hiệu quả.

>> Tìm hiểu thêm: Top 23 phần mềm quản lý công việc tốt nhất năm 2024

4.6. Mẫu phân tích SWOT

Mẫu phân tích SWOT là công cụ hữu ích để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một tổ chức, dự án hay sản phẩm. Phân tích SWOT giúp các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ hơn về môi trường nội bộ và bên ngoài của họ để ra quyết định chiến lược.

4.7. Mẫu ma trận tổng quan về đối thủ cạnh tranh

Mẫu ma trận tổng quan về đối thủ cạnh tranh là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp phân tích và hiểu rõ về các đối thủ trong thị trường. Bằng cách tổng hợp thông tin chi tiết về các đối thủ, doanh nghiệp có thể xác định cơ hội để cải thiện vị thế cạnh tranh của mình.

Trên đây là 7 mẫu kế hoạch công việc bằng Excel phổ biến mà mọi doanh nghiệp đều có thể áp dụng vào trong hoạt động. Mời bạn tải ngay các mẫu kế hoạch này tối ưu hóa quản lý dự án, theo dõi tiến độ công việc và cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.

7 MẪU KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL DÀNH CHO MỌI DOANH NGHIỆP

Để khắc phục những hạn chế trên, doanh nghiệp có thể xem xét và áp dụng các phần mềm quản lý công việc như AMIS Công việc vào trong hoạt động. Là phần mềm được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm và 250.000+ khách hàng doanh nghiệp tin dùng, AMIS Công việc hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch công việc, dự án thông minh, phân bổ nguồn lực hiệu quả, theo dõi tiến độ tức thời và đánh giá hiệu suất nhân sự chính xác.

• Lập kế hoạch công việc khoa học: Lập kế hoạch công việc theo phòng ban/dự án, giao việc kèm deadline tới từng nhân viên, thực hiện công việc theo quy trình được thiết lập sẵn.
• Ứng dụng nhiều phương pháp quản trị tiến độ dự án: Biểu đồ Gantt, bảng Kanban, Calendar, Eisenhower,…
• Tự động hóa quá trình quản lý tiến độ: Tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành, cảnh báo tiến độ thông minh.
• Đo lường hiệu suất nhân viên Real-time: Hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, % hoàn thành,… được tự động đánh giá theo thời gian thực.
• Quản lý nguồn lực, nguyên vật liệu: Quản lý và kiểm soát được các nguồn lực đầu vào trong dự án bao gồm nguyên vật liệu, máy móc, nhân công tạo ra thành phẩm.
• Quản lý tài liệu, hồ sơ, hợp đồng tập trung: Lưu trữ và khai thác tài liệu, hồ sơ theo từng dự án, theo dõi tiến độ trên từng hợp đồng/đề nghị.
• Làm việc trên một nền tảng duy nhất: Quản lý hàng trăm dự án với hàng nghìn đầu việc lớn nhỏ trong một dự án trên một phần mềm.
• Trao đổi tập trung trên từng đầu công việc: Nhân sự trao đổi, thảo luận trực tiếp trên từng đầu việc, nhắc việc tự động qua Email và Notification, đồng bộ lịch làm việc với Google Calendar.
• Phê duyệt mọi lúc mọi nơi: Phê duyệt Online mọi Đề xuất, Đề nghị từ nhiều nhà thầu phụ hay nhân sự ngay trên mobile.
• Thích hợp sử dụng với mọi thiết bị: Desktop, tablet, mobile.