Thanh tra bảo hiểm là hoạt động thường xuyên của cơ quan Bảo hiểm xã hội đối với các doanh nghiệp, góp phần đảm bảo quyền lợi an sinh của người lao động, ngăn chặn vi phạm và trục lợi bảo hiểm.
MISA AMIS xin gửi tới các bạn bài viết chia sẻ của chị Bùi Thúy Hà – Công ty dịch vụ đào tạo kế toán Đức Hà. Mời các bạn cùng đọc và chuẩn bị, thực hiện tốt những công việc sau đây để tự tin trong quá trình thanh tra bảo hiểm.
1. Các trường hợp Doanh nghiệp sẽ bị kiểm tra hồ sơ nhân sự, bảo hiểm
- Doanh nghiệp quyết toán thuế;
- Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động Doanh nghiệp (Thường Doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo pháp luật).
- Doanh nghiệp bị nghi ngờ trục lợi bảo hiểm;
- Cơ quan bảo hiểm có thể gửi công văn yêu cầu Doanh nghiệp “Bố trí lịch kiểm tra với cơ quan bảo hiểm” trong các trường hợp sau:
- Chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm: Thai sản, ốm đau
- Báo giảm, bổ sung lao động
2. Các tài liệu kế toán doanh nghiệp cần rà soát khi nhận được thông báo thanh kiểm tra bảo hiểm
- Nội quy lao động.
- Thang bảng lương.
- Thỏa ước lao động.
- Danh sách lao động (Có theo dõi ngày vào làm ngày nghỉ làm).
- Hợp đồng lao động (Tất cả mọi người và mọi giai đoạn hợp đồng).
- Bảng chấm công.
- Bảng lương chi tiết.
- Quyết định liên quan đến các khoản phụ cấp cho người lao động.
- Báo cáo tài chính phần chi phí lương.
- Quyết toán thuế TNCN.
- Các phiếu chi, giấy tờ liên quan đến chế độ ốm đau, thai sản, các chế độ khác cho người lao động có liên quan đến BHXH.
- Các phiếu chi liên quan đến việc thanh toán chế độ cho người nghỉ việc.
- Biên bản kiểm tra của các Đoàn khác có liên quan trước đó (Nếu có).
3. Quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội
Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành gửi hồ sơ thông báo
Bước 2: Cơ quan bảo hiểm kiểm tra hồ sơ, xác định cần kiểm tra về việc tham gia bảo hiểm của Doanh nghiệp, sẽ tiến hành lập và gửi công văn đính kèm hồ sơ cần chuẩn bị về cho Doanh nghiệp. Thông thường, những doanh nghiệp có trường hợp đặc biệt cơ quan bảo hiểm mới gửi công văn.
- Cả Doanh nghiệp chỉ có duy nhất một người đóng bảo hiểm và hưởng trợ cấp thai sản;
- Người lao động đã được hưởng trợ cấp thai sản => Nghỉ hết thời gian hưởng thai sản => Xin nghỉ việc.
- Công văn gồm các nội dung chính sau:
Bước 3: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra các ngày nghỉ phép trả đúng và đủ theo đối tượng lao không.
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra các ngày nghỉ lễ, tết xem đúng không, có trả đúng chế độ nếu đi làm thêm không.
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra việc làm thêm của NLĐ có được Doanh nghiệp yêu cầu làm thêm đúng quy định không, trả lương đúng quy định không.
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra hợp đồng thời vụ, những người không đóng BHXH.
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra hợp đồng thử việc đúng hay sai (Thường sai chủ yếu lương không xếp đúng thang bảng lương, thời gian thử việc sai đối tượng theo quy định).
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra sự đầy đủ hồ sơ lao động của từng đối tượng lao động.
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra thang bảng lương có đúng nhóm đối tượng không, có đúng bậc lương không (Thường các Doanh nghiệp bỏ qua đối tượng nặng nhọc, độc hại, các tiêu chuẩn chức danh chưa khớp với bảng lương thực).
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra nội quy lao động xem có đúng đối tượng không, kiểm tra các quy định đúng luật không.
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra bảng công những ngày chế độ thai sản, ốm đau, dưỡng sức có trùng không.
- Cán bộ thanh tra, kiểm tra những lao động không đóng BHXH thuộc đối tượng nào. Nếu không đóng có chi trả BHXH vào lương không, cách thức trả đúng không. Kiểm tra xem đối tượng đó có phải thuộc đối tượng không phải đóng BHXH không.
>> Xem thêm: Công việc của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp chi tiết nhất
Bước 4: Làm việc với cơ quan bảo hiểm:
- Đối với trường hợp đề nghị thoái giảm bổ sung:
- Đối với trường hợp xác minh để thanh toán thai sản cần thêm:
- Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản;
- Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo;
- Hợp đồng lao động: Phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch => Ký khác quá là Bảo hiểm yêu cầu ký lại.
- Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1,5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “Đăng ký sử dụng lao động” => Lập cả cam kết 02/CK-TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động.
- Hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng trở lên: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.
- Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH;
- Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: Từ khi người lao động mà Doanh nghiệp đang báo giảm/thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (Trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.
- Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đồng lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.
- Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (Thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm ủy nhiệm chi (Nếu Doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).
>> Đọc thêm: Hạch toán lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội vào tài khoản nào?
- Đăng ký thang bảng lương (Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên)
- Địa điểm: Tại phòng lao động thương binh và xã hội quận, nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Đăng ký sử dụng lao động
- Địa điểm: Nộp hồ sơ tại phòng lao động thương binh và xã hội quận, nơi đăng ký trụ sở kinh doanh củađơn vị.
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
MISA AMIS hy vọng bài viết đã giúp anh chị và các bạn kế toán có cái nhìn tổng quan, rõ nét hơn về quy trình thanh kiểm tra thuế cũng như có được sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng cho đợt thanh tra bảo hiểm tại đơn vị mình. Chúc quý doanh nghiệp, các anh chị và các bạn thành công!
Thanh tra bảo hiểm là hoạt động thường xuyên của các cơ quan Bảo hiểm xã hội và việc của các doanh nghiệp là tiếp nhận thanh kiểm tra. Thực tế nếu các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đảm bảo không xảy ra sai phạm, không xuất hiện những sai sót thì không cần phải lo lắng nếu phải tiếp nhận thanh kiểm tra bảo hiểm. Những nội dung mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi tiếp nhận thanh kiểm tra là những điều mà doanh nghiệp có thể kiểm soát ngay trong quá trình hoạt động. Nếu có thêm sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ nhất là các phần mềm nhiều tính năng, tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán sẽ không gặp phải khó khăn trong quá trình làm việc.
Phần mềm tự động lấy số liệu từ bảng lương, hồ sơ nhân viên lên tờ khai khấu trừ thuế, tờ khai quyết toán thuế TNCN ngay trên phần mềm, giúp kế toán không mất công tổng hợp thủ công ở ngoài excel. Bên cạnh đó, phần mềm còn có những tính năng như tự động nhập liệu, tự động lập báo cáo tài chính và rất nhiều tính năng khác hỗ trợ cho kế toán trong quá trong thực hiện nghiệp vụ của mình. Nhờ đó, kế toán sẽ giảm bớt được khó khăn trong quá trình tác nghiệp và đảm bảo hiệu quả, hiệu suất công việc.
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
