Quản lý thu chi bằng Excel là phương pháp truyền thống được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Mẫu file Excel quản lý thu chi giúp theo dõi chi tiết các giao dịch phát sinh công ty theo ngày, tháng, năm. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển với quy mô và khối lượng giao dịch lớn, liệu phương pháp này vẫn còn hiệu quả? Bài viết này sẽ phân tích ưu, nhược điểm của việc quản lý thu chi bằng Excel, giới thiệu mẫu file Excel quản lý thu chi mới nhất và giải pháp thay thế tối ưu.
1. Những nội dung cần có trong bảng quản lý thu chi bằng Excel
Quản lý thu chi đóng vai trò quan trọng đối với mỗi cá nhân, tổ chức bởi việc nắm bắt các khoản tiền thu vào, chi ra như thế nào sẽ giúp công ty nắm được tình hình dòng tiền hoạt động như thế nào để có kế hoạch chi tiêu hợp lý. Đa phần các doanh nghiệp đều lập bảng thu chi doanh nghiệp dưới hình thức bảng excel để dễ đánh giá.
File Excel quản lý thu chi thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Thông tin về chứng từ
+ Số thứ tự
+ Thông tin ngày tháng chi tiết của toàn bộ các khoản thu chi
- Thông tin về giao dịch
+ Họ và tên người thực hiện khoản thu chi
+ Nội dung giao dịch: Khoản thu tiền hàng, khoản chi điện, nước…
- Thông tin về tài khoản phát sinh
+ Nội dung phát sinh thu/chi
+ Số tiền tương ứng
+ Ghi chú
Excel là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì đây là giải pháp quản lý miễn phí. Tuy nhiên, cách làm bảng thu chi Excel hoặc cách làm sổ thu chi nội bộ bằng Excel đòi hỏi kế toán phải có chuyên môn Excel tốt.
2. Doanh nghiệp nào thì có thể quản lý thu chi nội bộ bằng Excel?
Với các doanh nghiệp mới thành lập, quy mô siêu nhỏ, các giao dịch chưa nhiều và chủ yếu phát sinh bằng tiền mặt, việc sử dụng file Excel quản lý thu chi đơn giản là lựa chọn phổ biến để theo dõi tình hình doanh nghiệp. Điều này cũng áp dụng với cá nhân, các nhà hàng, cửa hàng nhỏ lẻ.
Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng lên, các nghiệp vụ kế toán phức tạp hơn, việc quản lý bằng Excel trở nên bất tiện và dễ gây ra lỗi. Lúc này, doanh nghiệp cần cân nhắc chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và khả năng mở rộng.
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được công đoạn chuyển dữ liệu tốn thời gian và công sức khi quy mô kinh doanh phát triển.
Tham khảo: Phần mềm kế toán mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp trong thời đại ứng dụng CNTT
Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thu chi một cách tự động, nhanh chóng và chính xác giúp người làm công tác quản lý tài chính – kế toán tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả. MISA AMIS Kế toán tích hợp đầy đủ các chứng từ, biểu mẫu về nghiệp vụ Tiền để giúp kế toán tiện lợi hơn trong quá trình triển khai công việc.
Phần mềm cũng phát triển nhiều tính năng, tiện ích khác:
– Tự động nhập liệu và tổng hợp số liệu từ bill bán hàng, bảng kê ngân hàng…giải phóng kế toán khỏi nhập liệu thủ công. – Tự động trích xuất số liệu, lên báo cáo, sổ chi tiết Tiền chỉ với một click
– Cho phép dự báo dòng tiền, giúp dự báo dòng tiền thu, chi và tiền tồn tính đến một thời điểm trong tương lai gần để có thể cân đối các khoản thu chi, tránh tình trạng bội chi quỹ và cung cấp dự báo luồng tiền phục vụ công tác quản lý.
– Kết nối với Ngân hàng điện tử qua Bankhub, cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ về TGNH như chuyển tiền thanh toán, tra cứu số dư và lịch sử giao dịch trực tiếp trên phần mềm kế toán mà không phải ra Ngân hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho Doanh nghiệp.
3. Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty nội bộ
Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty được lập sẵn, kế toán doanh nghiệp chỉ cần nhập dữ liệu vào tổng hợp thu và tổng hợp chi thì các dữ liệu sẽ được tự động thay đổi. Tuy nhiên, với từng nhu cầu và điều kiện riêng của doanh nghiệp, kế toán vẫn có thể tự dựng file Excel quản lý thu chi riêng dựa trên mẫu có sẵn.
File Excel quản lý thu chi công ty gồm các bảng:
Bảng kê số dư tiền theo ngày
Bao gồm các cột về:
- Chỉ tiêu
- Số tài khoản hạch toán
- Số tài khoản ngân hàng
- Tên tài khoản ngân hàng
- Chi nhanh ngân hàng
- Cột ngày ( trong cột thì điền số tiền tương ứng)
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
Gồm những nội dung:
- Ngày hạch toán
- Ngày chứng từ
- Số phiếu thu
- Số phiếu chi
- Diễn giải
- Tài khoản
- TK đối ứng
- Số phát sinh
- Số tiền
- Người nhân/ người nộp
- Mã đối tượng
- Tên đối tượng
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Mã công trình
Sổ nhật ký thu tiền (tiền mặt)
Gồm các nội dung như sau:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Chứng từ ( số hiệu, ngày thàng)
- Diễn giải
- Ghi nợ TK111
- Ghi có các TK
- Ghi có các TK khác
Sổ nhật ký chi tiền ( tiền mặt)
Bao gồm các mục sau:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Chứng từ ( số liệu, ngày thàng)
- Diễn giải
- Ghi có TK111
- Ghi nợ các TK
- Ghi nợ các TK khác
Bảng kê số dư gửi ngân hàng
Gồm các mục
- Tài khoản ngân hàng
- Tên ngân hàng
- Chủ tài khoản
- Số dư đầu ký
- Phát sinh Nợ
- Phát sinh Có
- Số dư cuối kỳ
- Chi nhanh
Sổ tiền gửi ngân hàng
Gồm các nội dung
- Tài khoản ngân hàng
- Ngày hạch toán
- Ngày chứng từ
- Số chứng từ
- Diễn giải
- TK đối ứng
- Thu
- Chi
- Tiền
- Mục thu/chi
- Tên mục Thu/chi
Sổ nhật ký thu tiền TGNH
Với các nội dung
- Ngày, tháng ghi sổ
- Chứng từ
- Diễn giải
- Ghi nợ TK112
- Ghi có các TK
- Ghi có các TK khác
Sổ nhật ký chi tiền – TGNH
Với các nội dung sau
- Ngày, tháng ghi sổ
- Chứng từ
- Diễn giải
- Ghi có TK112
- Ghi nợ các TK
- Ghi nợ các TK khác
- Ngoại tệ
4. Tải mẫu thu chi Excel mới nhất 2024
Quản lý thu chi bằng Excel giúp công ty thống kê chi tiết các khoản chi theo từng mục, từng tuần, từng tháng, cập nhật số liệu nhanh chóng mà không phải đầu tư chi phí cao. Tuy nhiên, bên cạnh sự tiện lợi Excel mang lại thì việc quản lý thu chi bằng Excel cũng còn tồn tại không ít bất cập như:
- Quản lý thu chi bằng Excel hiệu quả, người sử dụng phải am hiểu và sử dụng thành thạo các hàm, công thức sẽ khá phức tạp
- Khi lượng thông tin quản lý quá nhiều sẽ rất khó thống kê, theo dõi. Các doanh nghiệp sẽ khó phân tích, thống kê mang tính quản trị. Mỗi lần lập báo cáo, kế toán phải mất nhiều thời gian và công sức để tổng hợp, từ đó ảnh hưởng không nhỏ đến việc đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời cho doanh nghiệp
- Tính bảo mật thấp, các file lưu độc lập, riêng lẻ do đó dễ dẫn đến tình trạng thất lạc các file.
Nhằm giải quyết những bất cập và hạn chế khi doanh nghiệp quản lý thủ công bằng Excel, các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ quản lý tài chính – kế toán tự động, nhanh chóng và chính xác hơn, cụ thể:
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC
- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: Thương mại, dịch vụ, xây lắp, sản xuất
- Tự động lập các báo cáo quản trị: CEO/Chủ DN có thể theo dõi nhanh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, công nợ, tồn kho.. ngay trên điện thoại để kịp thời ra quyết định kinh doanh.
- Làm việc mọi lúc, mọi nơi qua Internet: Giám đốc, Kế toán có thể truy cập làm việc từ mọi thiết bị thông minh không bị gián đoạn công việc, kịp thời ra quyết định điều hành.
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
