Chi phí biến đổi, chi phí cố định là gì? Cách phân biệt và ứng dụng

Ở nhiều doanh nghiệp, công tác kế toán quản trị nói chung và quản trị chi phí nói riêng chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến việc gặp khó khăn khi tìm ra giải pháp để tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho độc giả cái nhìn tổng quan về biến phí và định phí trong doanh nghiệp cũng như ý nghĩa của chúng trong công tác kế toán quản trị.

Theo tiêu thức này, chi phí được chia thành: chi phí biến đổi (biến phí), chi phí cố định (định phí) và chi phí hỗn hợp. Trong khuôn khổ bài viết này, MISA AMIS xin tập trung phân tích chi phí biến đổi và chi phí cố định.

1. Chi phí biến đổi là gì?

Chi phí biến đổi (Variable cost – VC) là các khoản chi phí thường tăng lên cùng với mức độ hoạt động. Mức độ hoạt động có thể biểu hiện ở số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy vận hành…

Đặc điểm của chi phí biến đổi (biến phí)

• Tổng biến phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi;
• Biến phí đơn vị (là biến phí chi ra để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm) không đổi khi thay đổi mức độ hoạt động;
• Biến phí bằng 0, nếu không có hoạt động.

1.2. Phân loại chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi bao gồm: chi phí biến đổi tuyến tính, chi phí biến đổi cấp bậc, chi phí biến đổi dạng cong

Trên thực tế các loại CPBĐ có thể đang dạng này chuyển sang dạng khác mà không có quy luật chung, tùy HĐ SXKD của từng DN.

a) Chi phí biến đổi tuyến tính

Biến phí tuyến tính là chi phí biến đổi có quan hệ tỉ lệ thuận với mức độ hoạt động. Loại chi phí này thường sẽ bao gồm các loại chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và hoa hồng bán hàng.

Trong đó: b1, b2, b3 là định mức biến phí ở các mức độ khác nhau

Để kiểm soát chi phí biến đổi tuyến tính tốt hơn, chúng ta không chỉ kiểm soát tổng số mà còn phải kiểm soát tốt biến phí trên một đơn vị mức độ hoạt động (định mức biến phí) ở các mức độ bi khác nhau. Xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí tỷ lệ là cơ sở của biện pháp tiết kiệm chi phí.

(Theo Giáo trình Kế toán quản trị, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2012)

b) Chi phí biến đổi cấp bậc

Chi phí biến đổi cấp bậc là những chi phí thay đổi chỉ khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều và rõ ràng. Khi mức độ hoạt động thay đổi ít hoặc thay đổi không đáng kể, loại chi phí này sẽ không thay đổi.

Các chi phí lao động gián tiếp, chi phí bảo trì máy, v.v… là những chi phí biến đổi thuộc dạng này.

Công thức tính chi phí thay đổi cấp bậc:

Về phương diện toán học, chi phí biến đổi cấp bậc được thể hiện theo phương trình:

Y = b_iX_i

Với: b_i: là biến phí trên một đơn vị mức độ hoạt động ở phạm vi i

Biến phí cấp bậc là những biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn, phạm vi nhất định. Biến phí cấp bậc thay đổi theo từng bậc. Khi mức độ hoạt động thay đổi ít, chưa đạt đến giới hạn thì tổng biến phí không thay đổi. Khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều, đạt đến một giới hạn, phạm vi nhất định mới làm thay đổi loại chi phí này.

Ví dụ chi phí biến đổi cấp bậc:

Doanh nghiệp sản xuất khí công nghiệp cứ 3 máy nén khí cần 1 thợ bảo dưỡng ứng với mức lương 5.000.000đ/tháng. Như vậy nếu công ty mở rộng lên 5 máy thì phải thuê 2 thợ, chi phí lương bảo dưỡng là 10.000.000đ/tháng. Nếu số lượng máy nén tăng lên là 6, doanh nghiệp vẫn chỉ cần 2 thợ bảo dưỡng mà chưa cần thuê thêm thợ, chi phí lương vẫn là 10.000.000đ/tháng. Và nếu mở rộng quy mô lên 8 máy thì chi phí thợ bảo dưỡng của 3 thợ là 15.000.000đ/tháng…

Đây chính là biến phí cấp bậc của doanh nghiệp.

c) Chi phí biến đổi dạng cong

Trong khi nghiên cứu các chi phí biến đổi. Chúng ta giả định có một quan hệ tuyến tính thật sự giữa chi phí biến đổi và sản lượng sản xuất.

Nhưng các chuyên gia kinh tế học đã chỉ ra rằng có nhiều chi phí biến đổi thực tế ứng xử theo một dạng cong, không thể hiện mối quan hệ tuyến tính giữa chi phí và mức độ hoạt động.

2. Chi phí cố định là gì?

2.1. Khái niệm

Chi phí cố định (Fixed cost – FC) là những chi phí thường không thay đổi trong phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động. Khác với chi phí biến đổi, chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi mức độ hoạt động.

2.2. Đặc điểm chi phí cố định

• Tổng định phí không đổi khi thay đổi mức độ hoạt động trong phạm vi quy mô phù hợp.
• Định phí tính trên một đơn vị sản phẩm sẽ giảm dần khi tăng mức độ hoạt động.
• Tổng định phí vẫn tồn tại ngay cả khi không hoạt động.

Định phí được biểu hiện bằng phương trình y = a, với a là một hằng số.

(Theo Giáo trình Kế toán quản trị, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2012)

Phân biệt chi phí cố định về chi phí biến đổi

Như vậy, biến phí là chi phí xét về mặt tổng số thay đổi cùng chiều với sự biến động của mức độ hoạt động, còn định phí là chi phí xét về mặt tổng số sẽ không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi.

2.3. Phân loại chi phí cố định (định phí)

a) Định phí bắt buộc

Định phí bắt buộc là loại chi phí không thể biến mất cho dù mức độ hoạt động của doanh nghiệp có xuống rất thấp, thậm chí không hoạt động. Định phí bắt buộc có bản chất sử dụng lâu dài và rất khó thay đổi. Ví dụ: Khi doanh số bán hàng thay đổi thì một số khoản chi phí không thay đổi, như chi phí tiền lương của bộ phận kế toán, nhân sự; chi phí khấu hao tài sản cố định thuộc khối văn phòng của doanh nghiệp… Chính vì vậy khi ra quyết định chi cho loại định phí này, chủ doanh nghiệp cần phải cân nhắc kĩ lưỡng.

Khi một bộ phận trong tổ chức không hoạt động nữa thì định phí vẫn phát sinh, chúng không thể nhanh chóng bị cắt giảm trong một thời gian ngắn.

b) Định phí tùy ý

Định phí tùy ý là loại chi phí cố định có thể được thay đổi nhanh chóng thông qua các quyết định của ban lãnh đạo như chi phí marketing, quảng cáo, đào tạo nhân viên… Quyết định cho định phí tùy ý có thể được đưa ra hàng năm và có thể nhanh chóng thay đổi, cắt giảm trong các trường hợp cần thiết.

Doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi số cho bộ phận Tài chính - Kế toán?Tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Kế Toán!

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí cố định và chi phí biến đổi

Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ

Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật thể hiện trong việc đầu tư vào máy móc thiết bị hiện đại dần thay thế sức lao động của con người trong công việc, từ đó làm thay đổi quá trình sản xuất theo hướng chuyên môn hóa, nâng cao chất lượng và số lượng sản phẩm sản xuất ra.

Sự ra đời của các trang thiết bị công nghệ hiện đại không chỉ hạ thấp về chi phí tiền lương, tiền công mà còn giảm được mức tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất là 2 khoản mục chi phí biến đổi phổ biến nhất.

Bên cạnh đó, việc mua sắm trang thiết bị, dây chuyền hiện đại đòi hỏi nguồn lực tài chính để đầu tư lớn, chi phí khấu hao lớn làm tăng khoản chi phí cố định của doanh nghiệp.

Yếu tố tổ chức quản lý tài chính, quản lý chi phí trong doanh nghiệp:

Trình độ tổ chức quản lý tài chính và quản lý chi phí là hai yếu tố tác động mạnh mẽ đến chi phí cố định và chi phí biến đổi trong doanh nghiệp. Việc tổ chức và quản lý vốn chặt chẽ, xây dựng cơ chế quản lý tài chính hợp lý sẽ góp phần hạn chế tình trạng tổn thất và thất thoát trong quá trình sản xuất.

Ví dụ, khi doanh nghiệp có cơ chế quản lý tài chính và chi phí chặt chẽ, tình trạng thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu sẽ được hạn chế, góp phần giảm biến phí trong doanh nghiệp.

Yếu tố tổ chức sản xuất và sử dụng lao động:

Lao động là nhân tố quan trọng trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiêp. Doanh nghiệp có những biện pháp tổ chức lao động phù hợp, sử dụng lao động hợp lý sẽ phát huy được thế mạnh của lao động trong doanh nghiệp, góp phần khuyến khích, thúc đẩy sản xuất, nâng cao năng suất lao động Chính vì vậy việc tổ chức lao động khoa học, phát huy được sức mạnh của lao động trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt trong việc giảm chi phí, bao gồm cả biến phí và định phí.

Bên cạnh đó, biến phí và định phí trong doanh nghiệp còn có thể bị chi phối bởi sự biến động giá cả trên thị trường, các yếu tố bất thường như thiên tai, dịch bệnh…

4. Ứng dụng của biến phí và định phí trong phân tích điểm hòa vốn

Như đã nói ở trên, ý nghĩa quan trọng nhất của biến phí và định phí là giúp doanh nghiệp xác định điểm hòa vốn. Phân tích điểm hòa vốn là phương pháp phân tích để xác định sản lượng hòa vốn, tức là sản lượng đem lại tổng doanh thu vừa đủ để bù đắp tổng chi phí.

Xem thêm: Điểm hoà vốn là gì? Công thức tính và cách phân tích

Công thức liên quan:

Ví dụ sản xuất một chiếc áo sơ mi cần 1,2 mét vải và các nguyên phụ liệu khác như chỉ, cúc, … và các chi phí và giá bán như sau:

Giá bán dự kiến: 300.000 VND

Chi phí biến đổi: 160.000 VND

Tổng chi phí cố định theo kỳ sản xuất là: 910.000.000 VND

Trong đó chi phí biến đổi bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và một số lại chi phí khác ảnh hưởng.

Có nghĩa là nếu như doanh nghiệp bán với sản lượng là 6.500 sản phẩm thì sẽ hòa vốn hay lợi nhuận bằng 0. Để có lợi nhuận doanh nghiệp sẽ bán sản lượng từ 6.501 sản phẩm trở lên.

Xem thêm: Biên lợi nhuận là gì? Cách tính và phân tích chỉ tiêu biên lợi nhuận áp dụng tại Việt Nam

5. Một số giải pháp nhằm tối ưu chi phí cố định và chi phí biến đổi trong doanh nghiệp

Để quản trị chi phí hiệu quả doanh nghiệp cần tập trung vào công tác phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho từng đơn vị trong toàn doanh nghiệp trong từng thời kỳ;

– Doanh nghiệp cần lên sẵn kế hoạch và phân chia cụ thể biến phí, định phí thành những khoản riêng biệt để phục vụ cho mục đích tương ứng.

– Kiểm soát về việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.

– Thu nhập thông tin về chi phí thực tế và lập định mức chi phí; thường xuyên so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, làm rõ những nguyên nhân gây ra chênh lệch so với định mức để có hướng giải quyết kịp thời.

– Phân tích biến động giá cả trên thị trường định kỳ.

– Để cắt giảm chi phí được hiệu quả, doanh nghiệp cần phân tích quy trình tạo nên giá trị gia tăng để biết đâu là chi phí tốt, chi phí xấu.

– Lập dự toán chi phí ngắn hạn.

– Đề ra những biện pháp cụ thể tiết kiệm chi phí…

6. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị nhằm quản lý hiệu quả định phí và biến phí trong doanh nghiệp

6.1. Tổ chức tài khoản kế toán quản trị

Tổ chức tài khoản kế toán quản trị cần được tiến hành một cách có hệ thống, khoa học vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể trong từng doanh nghiệp.

Để làm được điều này, kế toán quản trị cần dựa trên hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán tài chính, tiếp đó, trên cơ sở mục đích, yêu cầu quản lý chi tiết với từng đối tượng, thực hiện mở các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…

Ví dụ: Trong một doanh nghiệp sản xuất có phát sinh các tài khoản chi phí sản xuất như TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, TK 627 – Chi phí sản xuất chung.

Trong đó thông thường các tài khoản chi phí trực tiếp như 621 và 622 là liên quan trực tiếp đến từng đối tượng sản phẩm sản xuất, giá trị thay đổi theo mức độ hoạt động là số lượng sản phẩm. Như vậy có thể coi hai khoản mục chi phí này là biến phí. Để chi tiết và theo dõi chặt chẽ biến phí phát sinh, kế toán quản trị doanh nghiệp có thể mở các TK cấp 2 của TK 621, 622 cho từng loại sản phẩm khác nhau mà doanh nghiệp sản xuất.

Còn TK 627 – Chi phí sản xuất chung thường bao gồm chi phí nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ… Khoản mục chi phí này có thể là định phí hoặc chi phí hỗn hợp. Kế toán cũng có thể thiết kế TK cấp 2 của TK 627 cho từng loại sản phẩm để theo dõi định phí chi tiết. Trường hợp chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí, cần có tiêu thức phân bổ phù hợp để phân bổ định phí cho từng loại sản phẩm.

Tương tự như vậy đối với chi phí ngoài sản xuất như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán quản trị cần nhận diện được trong chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, những khoản chi phí nào là biến phí, khoản nào là định phí để mở TK chi tiết cấp 2, cấp 3 cho phù hợp, thuận tiện cho công tác tổng hợp số liệu cuối kỳ.

6.2. Ứng dụng trong lập báo cáo kế toán quản trị

Việc tổ chức hệ thống báo cáo quản trị phải khoa học, hợp lý và hiệu quả để đảm bảo cung cấp đúng, đủ thông tin cho nhà quản trị.

Việc thiết lập hệ thống báo báo quản trị phải đáp ứng yêu cầu:

• Xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp;
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ nội dung và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế;
• Các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và các báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp…

Cụ thể, trong kế toán quản trị có nhiều hình thức lập báo cáo kết quả kinh doanh, trong đó có cách tiếp cận số dư đảm phí, dựa trên việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động.

Cách lập báo cáo kết quả kinh doanh theo cách tiếp cận này rất có ích cho nhà quản trị vì nhấn mạnh đến cách ứng xử của chi phí, giúp họ hoạch định, kiểm soát tốt biến phí, định phí trong doanh nghiệp. Chỉ tiêu Số dư đảm phí trong báo cáo trên là phần còn lại của doanh thu bán hàng sau khi trừ đi tổng biến phí. Nó được dùng để bù đắp định phí và phần còn lại sẽ tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Như vậy, có thể xem số dư đảm phí là một chỉ tiêu thể hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu định phí không đổi, số dư đảm phí càng cao thì lợi nhuận càng lớn và ngược lại. Nhà quản trị có thể sử dụng nó như một căn cứ đáng tin cậy để đưa ra các quyết định kinh doanh đặc biệt như quyết định tìm phương án gia tăng lợi nhuận trong ngắn hạn, lựa chọn cơ cấu sản phẩm kinh doanh hay loại bỏ những bộ phận kinh doanh thua lỗ…

Từ những phân tích trên, có thể thấy tầm quan trọng của việc nhận diện đúng biến phí và định phí trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản trị chặt chẽ về biến phí và định phí sẽ thu được lợi ích kinh tế như mong muốn, tận dụng được tối đa nguồn lực kinh doanh của mình và luôn chủ động trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.

Có được thông tin chỉ số tài chính doanh nghiệp là điều cần thiết để nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời. ​​Chủ doanh nghiệp cũng không cần lo lắng bởi hiện nay với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán online, các số liệu cần thiết có thể được tính toán tự động cho các nhà quản trị..

Chẳng hạn như Phần mềm AMIS Kế toán được thiết lập sẵn công thức tính cho các hệ số phân tích tài chính. Dựa vào đó nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra những đánh giá tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại bất cứ thời điểm nào.

• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.