Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng và những điều bạn...

Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng và những điều bạn cần biết

Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng được coi là giải pháp hoàn hảo dành cho các nhà thầu, nhà quản lý dự án xây dựng trong việc sắp xếp, lưu trữ và quản lý các tài liệu xây dựng. Đây là hệ thống thông minh, tân tiến giúp cắt giảm chi phí lưu kho, tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân lực quản lý hồ sơ. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về giải pháp công nghệ này qua bài viết dưới đây.

I/ Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng là một công cụ đắc lực cho việc lưu trữ và quản lý các bản thiết kế, bản vẽ, giấy phép, hợp đồng, hồ sơ, thông số kỹ thuật và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến một dự án xây dựng. Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp được giấy tờ trong tủ đựng, kiểm soát tài liệu, cho phép đăng tải tệp kỹ thuật số dễ dàng và hoàn toàn có thể chia sẻ với các bên liên quan. 

II/ Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hồ sơ xây dựng

1. Phân loại hồ sơ công trình xây dựng

Việc phân loại hồ sơ công trình xây dựng giúp công việc của người triển khai trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là 03 cách phân loại hồ sơ xây dựng phổ biến:

  • Phân loại theo dự án: chia giấy tờ theo chi tiết từng dự án (khu vực triển khai, thời gian triển khai (tháng, năm, quý, đối tác kết hợp…) 
  • Phân loại theo chủ đề: Các tài liệu liên quan đến dự án xây dựng thường sẽ có cùng chủ đề hoặc cùng đối tác kết hợp hoạt động trong lĩnh vực giống nhau. Hãy tận dụng những điểm chung từ chủ đề dự án để quản lý hồ sơ xây dựng của mình dễ dàng nhất.
  • Phân loại theo thời gian: Mỗi dự án sẽ có mốc thời gian cụ thể, theo tháng/ quý/ năm…. Dựa vào thời gian triển khai dự án hoặc thời hạn cần hoàn thiện là một cách phân loại hồ sơ rất đáng tham khảo. 
Phân loại hồ sơ xây dựng thành các khu vực riêng theo tiêu chuẩn, quy định cụ thể của dự ấn
Phân loại hồ sơ xây dựng thành các khu vực riêng theo tiêu chuẩn, quy định cụ thể của dự ấn

2. Sắp xếp hồ sơ công trình xây dựng

Sau khi phân loại hồ sơ, nắm được trong hồ sơ công trình xây dựng gồm những gì, công việc tiếp theo cần làm chính là sắp xếp hồ sơ lên tủ đựng, giá đựng hồ sơ sao cho khoa học và hợp lý, dễ tìm kiếm khi cần. Chia sẻ với bạn 3 cách sắp xếp hồ sơ lần lượt theo thời gian, bảng chữ cái và tính chất của chúng. 

  • Sắp xếp hồ sơ theo thời gian: sắp xếp theo thời gian tăng dần hoặc giảm dần, thứ tự từ trái qua phải hay từ trên xuống dưới để dễ dàng xác định. Hãy có sự thống nhất trong việc sắp xếp để khiến việc tìm kiếm trở nên đơn giản hơn. 
  • Sắp xếp theo bảng chữ cái: Dựa theo tên tài liệu được ghi bên ngoài, đánh dấu tại gáy tài liệu, bạn dễ dàng sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái để có thể tìm kiếm dễ dàng
  • Sắp xếp hồ sơ theo tính chất: cần căn cứ vào mục đích sử dụng, giá trị của tài liệu đó để đưa chúng về vị trí phù hợp.

3. Lập danh mục hồ sơ xây dựng

Tại bước này, bạn có thể áp dụng công nghệ để giúp việc lập danh mục, cập nhật thông tin trở nên đơn giản hơn cũng như có thể  bổ sung vào kho thuận tiện hơn so với làm thủ công. Đây chính là lúc một phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng phát huy tối đa năng lực của nó, giúp con người tiết kiệm thời gian và sức lực. 

4. Lưu trữ hồ sơ xây dựng

Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng sẽ tùy thuộc vào sự sắp xếp của mỗi doanh nghiệp và tính chất tài liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng để có thể lưu trữ hồ sơ tập trung, khoa học nhất. Dưới đây sẽ là một vài gợi ý về cách lưu trữ hồ sơ hiệu quả: 

  • Lưu trữ hồ sơ bằng phương thức đánh dấu số thứ cho mỗi tập tài liệu bạn sắp xếp.
  • Sử dụng cách thức dán nhãn hay ghi chú để tạo dấu hiệu nhận biết khi tìm kiếm tài liệu. 
  • Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ bằng excel, tạo danh mục cho hồ sơ để có thể dễ dàng kiểm soát được quá trình xuất hay nhập kho lưu trữ tài liệu.

DOWNLOAD: Biểu mẫu hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử 

Lưu trữ hồ sơ xây dựng gọn gàng, khoa học
Lưu trữ hồ sơ xây dựng gọn gàng, khoa học

III/ 5 bước triển khai hệ thống quản lý hồ sơ xây dựng

1. Rà soát lại công việc và hệ thống quản lý hiện tại

Nếu bạn đã có sẵn một phần mềm quản lý hồ sơ công trình xây dựng, hãy rà soát lại  khối lượng công việc hiện tại mà bạn đang sở hữu liệu có thể được triển khai hiệu quả khi ứng dụng phần mềm này hay không, đã đạt được những kết quả như thế nào. 

Một hệ thống quản lý tài liệu tốt cần thực hiện được năm điều:

  • Tất cả các tài liệu phải dễ dàng tìm thấy được chỉ trong vòng vài giây
  • Tổ chức và phân loại các tài liệu xây dựng một cách hợp lý
  • Dễ dàng chia sẻ tài liệu mới nhất với các bên liên quan qua điện toán đám mây
  • Có thể mở rộng để cập nhật và chia sẻ cùng với các thành viên trong nhóm của bạn
  • Bảo mật tốt, ngăn chặn việc sử dụng trái phép tài liệu của công ty

Nếu hệ thống hiện tại của bạn chưa đáp ứng hoặc đáp ứng chưa đủ các tiêu chí trên, bạn có thể cân nhắc xây dựng một hệ thống mới – hoặc ít nhất là nâng cấp hệ thống để việc quản lý hồ sơ xây dựng khoa học hơn, đáp ứng nhu cầu sử dụng lâu dài.

2. Tạo lập hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Mỗi công ty xây dựng đều có sự khác nhau về quy trình, vì vậy hệ thống quản lý tài liệu phải được thiết kế  phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. Khi có sự nâng cấp, đổi mới hệ thống quản lý hồ sơ chất lượng công trình, nhân viên  của bạn nếu không thể thích ứng nhanh, họ sẽ có xu hướng tự quay trở lại các phương pháp quản lý tài liệu cũ để có thể thao tác và xử lý nhanh chóng.

Tạo lập một hệ thống quản lý hồ sơ xây dựng phù hợp với doanh nghiệp
Tạo lập một hệ thống quản lý hồ sơ xây dựng phù hợp với doanh nghiệp

Nhà quản lý cần chủ động thu hút sự tham gia của nhân viên nhằm thống nhất cách thức sử dụng và sắp xếp sao cho phù hợp với doanh nghiệp, và cho họ hiểu tầm quan trọng của việc cải tiến này vì những ý nghĩa và mục đích dài hạn.

Tạo lập hệ thống phù hợp với doanh nghiệp

3. Thúc đẩy nhân viên thích ứng nhanh và làm việc có trách nhiệm

Hãy lựa chọn một người sẽ đảm nhiệm vai trò thúc đẩy này, có thể là chính bạn, nếu là một công ty quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ, hay với công ty quy mô lớn hơn có thể giao cho quản lý cấp trung hoặc nhân sự phù hợp, cho họ đủ thời gian, nguồn lực để đảm bảo tất cả tài liệu của bạn được sắp xếp đúng theo hệ thống mới. Lên dự thảo danh sách các tiêu chuẩn và cho phép người phụ trách tự tìm ra cách tốt nhất để thực hiện với phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng.

Ví dụ bạn có thể đưa ra tiêu chuẩn: “Tất cả giấy phép phải được nộp vào thư mục ‘Giấy phép’ trong vòng 05 ngày làm việc cho người quản lý tài liệu kể từ khi chúng được gửi qua email”. Sau đó giao việc hậu cần cho người quản lý tài liệu xử lý từng việc này.

Thúc đẩy nhân sự thích nghi nhanh với công nghệ và có trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ xây dựng
Thúc đẩy nhân sự thích nghi nhanh với công nghệ và có trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ xây dựng

Người phụ trách sẽ phải xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh, đảm bảo các giao thức chia sẻ tài liệu được lưu trữ và điều chỉnh trên hệ thống khi cần thiết theo nhu cầu của công ty. Bạn nên cần một hoặc một số nhân sự chuyên trách am hiểu về hệ thống, công nghệ phụ trách nhiệm vụ quan trọng này.

4. Hợp nhất và tập trung

Một số nhà quản lý xây dựng lưu trữ và quản lý tài liệu của công ty bằng nhiều phần mềm khác nhau với hi vọng mỗi phần mềm sẽ đáp ứng hiệu quả những nghiệp vụ khác nhau. Đây là cách quản lý tài liệu phân tán, không tập trung, hình dung nó như việc bạn có 10 ngăn tủ và lưu trữ rải rác hồ sơ mỗi ngăn một bộ, không theo quy định hoặc nguyên tắc nhất quán nào. Quản lý tài liệu theo cách này dễ khiến công việc của doanh nghiệp trở nên lộn xộn, mất rất nhiều thời gian tìm kiếm.

Hãy đơn giản hóa và số hóa công tác quản lý hồ sơ chỉ trên một nền tảng số  

Bằng cách này, bạn không phải băn khoăn liệu hợp đồng mà bạn cần truy cập hiện đang nằm trong tài khoản Dropbox, Google Drive hay CoConstruct. Chỉ cần truy cập vào một phần mềm quản lý công trình xây dựng, bạn đã có thể dễ dàng tìm được hợp đồng hay file tài liệu đang nằm ở đâu.

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu cần hợp nhất và tập trung, hạn chế tối đa sự phân tán
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu cần hợp nhất và tập trung, hạn chế tối đa sự phân tán

Khi thiết lập luồng trên phần mềm quản lý tài liệu mới, hãy liệt kê vị trí mà mọi tài liệu có liên quan từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc. Hãy tự hỏi mình xem nền tảng quản lý tài liệu nào có ý nghĩa lâu dài nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Sau đó, tìm ra cách bạn có thể điều chỉnh quy trình và quy trình làm việc để tất cả các tài liệu được đưa vào nền tảng đó. Tiếp theo đó, tiến hành chuyển toàn bộ hồ sơ, bản vẽ, tài liệu lên nền tảng quản lý mà bạn đã tin tưởng chọn lựa theo những quy định, tiêu chuẩn của luồng đã được thống nhất trước đó. Khi các tài liệu được sắp xếp tập trung tại một nền tảng, việc quản lý và sắp xếp chúng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt khi nhân sự quản lý tài liệu có sự biến động trong tương lai.

5. Thực hiện điều chỉnh để phù hợp

Bạn hay các nhân viên của bạn chắc chắn sẽ không hiểu đúng ngay từ lần đầu tiên sử dụng phần mềm quản lý công trình xây dựng mới.

Hy vọng rằng bạn sẽ thấy sự cải thiện so với hệ thống trước đó của doanh nghiệp nếu bạn thiết kế nó theo các hướng dẫn của MISA AMIS đưa ra trên bài viết. Nhưng bạn sẽ gặp phải các vấn đề mới khi triển khai – ví dụ: bạn thấy việc kết hợp tất cả các bản thiết kế vào một thư mục là không hiệu quả, vì nó tạo ra nhiều hơn một dạng tài liệu để chúng ta có thể nhóm theo một thư mục cụ thể. 

Hãy có sự thử nghiệm và tìm ra phương thức quản lý hồ sơ chất lượng công trình phù hợp nhất trên phần mềm.Vào cuối mỗi tháng, quý, hãy xem xét các vấn đề này với nhóm của bạn để xác định cách thức điều chỉnh phù hợp mà bạn nên thực hiện.

Tiếp tục thực hiện những điều chỉnh này thường xuyên. Ngay cả khi cuối cùng bạn làm đúng, nhu cầu của doanh nghiệp có thể thay đổi và bạn có thể cần một cách mới để quản lý tài liệu khi bạn phát triển. Hãy luôn cố gắng cải thiện và tối ưu hóa hệ thống quản lý hồ sơ xây dựng của doanh nghiệp mình.

Tìm hiểu về MISA AMIS Ghi Chép – phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ phổ biến nhất tại Việt Nam

Dưới đây là 3 tính năng nổi trội được khách hàng đánh giá cao nhất ở AMIS Ghi Chép:

  • Ghi chép & lưu trữ tài liệu tập trung, an toàn: cho phép soạn thảo online mọi lúc mọi nơi; đính kèm file ở nhiều định dạng: PDF, Word, Excel; chia sẻ nhanh chóng, an toàn với đồng nghiệp
  • Quản lý khoa học, tra cứu dễ dàng: sử dụng từ khóa để tìm kiếm tài liệu; cấu trúc kho tài liệu được phân chia rõ ràng; linh hoạt phân quyền truy cập, sửa, xóa; truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị
  • Lưu trữ được mọi loại hình văn bản cho doanh nghiệp, ngành nghề nói chung và lĩnh vực thi công, xây dựng nói riêng: hồ sơ xây dựng, bản vẽ công trình, biên bản – hợp đồng – phụ lục, quy trình- quy định – biểu mẫu – chính sách công ty…

>> Mời bạn tham khảo video demo AMIS Ghi Chép:

Tạm kết

Tìm được và sử dụng một phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng tốt là một trong những bước ngoặt mới cho công việc của chính bản thân bạn, cho các dự án xây dựng và toàn doanh nghiệp, bởi sự tiện ích và tối ưu thời gian mà nó mang lại cho con người. . Hãy cân nhắc và lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng phù hợp cho sự phát triển đường dài của doanh nghiệp của bạn.

Nhận tư vấn miễn phí về phần mềm quản lý dự án xây dựng AMIS Công Việc:

>> Mời bạn nhận miễn phí cuốn Ebook đặc biệt cho doanh nghiệp về cách đánh giá ROI trong đầu tư không gian làm việc kỹ thuật số (Digital Workplace):

Đánh giá ROI - chi phí & hiệu quả trong đầu tư Digital Workplace

Chia sẻ bài viết hữu ích này