Nghiệp vụ Lập, soát xét báo cáo tài chính Tổng hợp các sai sót thường gặp và cách đối chiếu tài...

Tổng hợp các sai sót thường gặp và cách đối chiếu tài khoản khi lập báo cáo tài chính năm 2021

Để kịp thời hỗ trợ các doanh nghiệp khi hạch toán kế toán cũng như lập BCTC cuối năm cho kỳ thuế năm 2021. MISA AMIS xin gửi đến bạn đọc các nội dung cần lưu ý kiểm tra đối chiếu lên BCTC cuối năm của từng tài khoản, từng khoản mục trên Báo cáo tài chính của năm 2021. Những lưu ý này sẽ giúp các bạn nhận biết các rủi ro tiềm ẩn của từng tài khoản và khoản mục kế toán để từ đó tránh được các lỗi sai và rủi ro về thuế sau này. Đồng thời, MISA AMIS cũng cung cấp cho các bạn giải pháp hiệu quả để kiểm tra tự động các rủi ro này. 

1. Nội dung cần chú ý kiểm tra đối chiếu trên khoản mục tài sản

logo

MỤC TÀI SẢN

KHOẢN MỤC NỘI DUNG CẦN CHÚ Ý KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU
Tiền mặt – Kiểm tra các khoản trả cho nhà cung cấp có hóa đơn từ 20 triệu VND trở lên (≥ 20trđ) hoặc tổng các hóa đơn trong 1 ngày từ 20trđ trở lên.
– Kiểm tra quỹ tiền mặt có bị âm thời điểm hay không 🡪 các bạn kiểm tra có hạch toán nhầm chi trước thu sau hay không?
Tiền gửi Ngân hàng – Kiểm tra số dư đầu kỳ và cuối kỳ có khớp với sổ phụ tiền gửi tại ngân hàng hay không?
– Kiểm tra việc đánh giá lại số dư tiền gửi có gốc ngoại tệ 🡪 phần chênh lệch lỗ không được tính vào chi phí được trừ
Chứng khoán kinh doanh: Cổ phiếu, Trái phiếu, Chứng khoán và công cụ tài chính khác – Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán kinh doanh mà doanh nghiệp đang nắm giữ (theo từng loại chứng khoán; theo từng đối tượng, mệnh giá, giá mua thực tế, từng loại nguyên tệ sử dụng để đầu tư…)
– Cuối niên độ kế toán, nếu giá trị thị trường của chứng khoán kinh doanh bị giảm xuống thấp hơn giá gốc, kế toán được lập dự phòng giảm giá.
Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính:

– Nếu số dự phòng phải lập năm nay cao hơn số dư dự phòng đang ghi trên sổ kế toán thì doanh nghiệp trích lập bổ sung số chênh lệch đó và ghi nhận vào chi phí tài chính trong kỳ; 

– Nếu số dự phòng phải lập năm nay thấp hơn số dư dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp hoàn nhập số chênh lệch đó và ghi giảm chi phí tài chính.

Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: Tiền gửi có kỳ hạn, Trái phiếu, Cho vay, Các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán phải đánh giá lại tất cả các khoản đầu tư được phân loại là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế cuối kỳ:
– Tỷ giá áp dụng đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ là tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản tiền gửi;
– Tỷ giá áp dụng đối với các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác là tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn).
Phải thu của khách hàng – Số dư bên có quá lớn: kiểm tra lại khách hàng ứng trước hay do đã bán hàng nhưng chưa xuất hóa đơn?
– Số dư nợ lớn: Kiểm tra công nợ với các tài khoản thanh toán như tiền mặt, tiền gửi xem có nhầm đối tượng hay không. Trường hợp khách hàng nợ quá hạn theo quy định thì trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC.
– Đối chiếu số dư cuối kỳ với từng khách hàng tránh việc hạch toán nhầm đối tượng khách hàng này với khách hàng kia.
– Đối chiếu với sổ cái doanh thu và sổ thuế GTGT đầu ra.
Thuế GTGT được khấu trừ – Kiểm tra tờ khai thuế GTGT và TK thuế GTGT xem đã khớp hay chưa, nếu chênh lệch cần kiểm tra có các khoản thuế GTGT không đủ điều kiện khấu trừ hay không? Kiểm tra xem đã khấu trừ thuế định kỳ hay chưa?
– Riêng với thuế GTGT của hàng hóa nhập khẩu cần đối chiếu lại chứng từ nộp thuế GTGT nhập khẩu.
Phải thu khác – Các khoản phải thu khác cần được theo dõi chi tiết riêng để sau này có cơ sở giải trình. Tránh việc có số dư trên tài khoản nhưng không biết là khoản phải thu của khách hàng cụ thể nào.
– Trường hợp cho vay các cá nhân tổ chức thì phải tính lãi và xuất hóa đơn theo quy định để tránh bị truy thu và ấn định doanh thu sau này.
Tạm ứng – Các khoản tạm ứng cho CBCNV cần có hồ sơ đi kèm hợp lý để giải trình. Nếu hồ sơ không đảm bảo, có các rủi ro 🡪 cơ quan thuế có thể ấn định mức lãi vay, doanh thu từ tiền cho vay với các cá nhân.

– Kiểm tra số dư tạm ứng cuối kỳ có dư có hay không 🡪 đối chiếu xem có hạch toán nhầm đối tượng hay không?

>> Đọc thêm: Sai lầm của kế toán khi hạch toán khoản tạm ứng – Tài khoản 141

Nguyên liệu, vật liệu, CCDC, hàng hóa, thành phẩm – Liên quan đến hàng tồn kho thì cần chú ý đến hóa đơn mua vào hợp lệ, hàng nhập khẩu phải hoàn thành thủ tục hải quan được cấp phép.
– Trường hợp nếu xuất hiện số âm kho 🡪 các bạn cần kiểm tra lại xem có trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau không.
–  Trường hợp hàng tồn kho cần trích lập dự phòng theo quy định thì cần hoàn thiện hồ sơ theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC.
Tài sản cố định hữu hình – Cần phân loại hạch toán đúng loại tài sản ngay từ đầu. Hồ sơ TSCĐ cũng cần tập hợp đủ ngay từ ban đầu, phân biệt rõ là TSCĐ nguồn gốc do mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao
– Chú ý để tránh ghi nhận sai thời điểm đưa vào sử dụng TSCĐ hay trích khấu hao TSCĐ vượt khung trích khấu hao của Thông tư số 45/2013/TT-BTC
– Ghi nhận cả chi phí KH TSCĐ không phục vụ SXKD vào chi phí tính thuế (bị loại khi quyết toán TNDN)
– Tính khấu hao xe ô tô trên 1,6 tỷ đồng đối với Doanh nghiệp không kinh doanh vận tải , khách sạn
>> Đọc thêm: Hướng dẫn hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ, nghiệp vụ kế toán cần nắm
– Rà soát các hoạt động bán thanh lý TSCĐ nhưng quên xuất hóa đơn…
Tài sản cố định vô hình – Không được trích khấu hao TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC
Đầu tư dài hạn – Cuối niên độ kế toán, nếu giá trị thị trường của chứng khoán kinh doanh bị giảm xuống thấp hơn giá gốc, kế toán được lập dự phòng giảm giá. Việc trích lập dự phòng phải tuân thủ theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC.
Chi phí trả trước – Thời gian phân bổ CCDC quá 36 tháng

– Công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng lâu dài (ví dụ tủ tài liệu, bàn ghế văn phòng, điều hòa…) không phân bổ mà tính hết vào chi phí nếu giá trị lớn, ảnh hưởng trọng yếu tới kết quả kinh doanh có thể sẽ bị bóc khi quyết toán thuế
– Nhiều kế toán quên không in bảng phân bổ CCDC cuối năm mà chỉ in Sổ CCDC
– Không tập hợp đủ hồ sơ chứng từ hóa đơn để ghi nhận chi phí hoặc chi phí không sử dụng cho HĐSXKD

– Chú ý đối với chi phí trả trước không được tái phân loại lại dài hạn thành ngắn hạn hoặc ngược lại khi lập BCTC

2. Nội dung cần chú ý kiểm tra đối chiếu trên khoản mục nguồn vốn

logo

MỤC NGUỒN VỐN

KHOẢN MỤC NỘI DUNG CẦN CHÚ Ý KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU
Phải trả cho người bán – Số dư bên Nợ quá lớn: kiểm tra lại việc thanh toán trước cho nhà cung cấp, có thể họ chưa giao hàng và xuất hóa đơn cho mình.
– Số dư Nợ Có: Kiểm tra công nợ với các tài khoản thanh toán như tiền mặt, tiền gửi xem có nhầm đối tượng hay không. Đặc biệt chú ý các khoản công nợ liên quan đến hóa đơn từ 20 triệu đồng không được trả tiền mặt.
– Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp tránh hạch toán nhầm đối tượng.
Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước – Kiểm tra các tờ khai thuế GTGT và số nợ thuế GTGT trên trang thuế điện tử (hoặc thông báo nợ thuế của cơ quan thuế) xem đã khớp với số liệu hạch toán trên tài khoản thuế hay chưa, nếu chênh lệch xem lại có sai sót ở đâu không.
– Nếu có số dư thì cần sắp xếp nộp ngay tránh bị phạt chậm nộp Thuế.
Phải trả người lao động – Khoản lương chưa thực hiện trong năm thì thời hạn trả sẽ phải là thời hạn quyết toán thuế TNCN (thông thường là 31/03 năm tiếp theo)
– Khoản chi phí trích lập dự phòng KHÔNG được quá 17% và thời hạn thực hiện quỹ lương là 06 tháng khi kết thúc năm tài chính (Thông thường là 30/06 năm tiếp theo)
– Tổng chi lương trên TK 334 không khớp với tổng thanh toán trên bảng lương thực nhận.
– Hồ sơ chi phí lương không đảm bảo dễ bị loại chi phí như không ghi rõ các điều kiện, mức hưởng các khoản phụ cấp trong hợp đồng lao động hoặc quy chế, thỏa ước lao động của công ty.

– Các khoản chi có tính chất phúc lợi được trừ khi chịu thuế TNDN không quá 1 tháng lương bình quân và phải được quy định trong quy chế tài chính của Doanh nghiệp.

– Kiểm tra việc hạch toán, khấu trừ thuế TNCN của CBCNV.
– Công ty bị truy thu BHXH nếu bảng lương có các khoản phụ cấp, bổ sung thường xuyên cố định nhưng không cộng vào mức đóng BHXH bắt buộc. >> Đọc thêm: Hạch toán lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội vào tài khoản nào?

Chi phí phải trả

(chi phí trích trước)

Chi phí trích trước: dùng để phản ánh các khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.
Đối với các chi phí này: thường dễ bị xuất toán khi căn cứ trích trước không có thật, không phát sinh, không phục vụ hoạt động SXKD. Các khoản trích theo kỳ hạn, chu kỳ nhưng hết kỳ vẫn chưa chi hết hoặc không chi thì bị loại chi phí tính thuế TNDN.
Phải trả, phải nộp khác – Các khoản phải trả khác cần được theo dõi chi tiết riêng để sau này có cơ sở giải trình, tránh việc có số dư trên tài khoản nhưng không biết khoản gì.
– Trường hợp vay của các cá nhân tổ chức thì phải tính lãi và khấu trừ thuế TNCN từ đầu tư vốn 5% theo quy định để tránh bị truy thu thuế TNCN.
– BHXH cần ghi nhận và đối chiếu lại với thông báo BHXH gửi về (mẫu C12 của BHXH).
Vay và nợ thuê tài chính – Cần chú ý theo dõi chi tiết các khoản vay về số tiền vay, lãi suất,  thời hạn trả, để đảm bảo không nợ quá hạn bị phạt theo hợp đồng.
– Phải đối chiếu lại số dư nợ gốc và chi phí lãi vay khớp với sao kê tiền vay hoặc bảng tính lãi vay.
– Lưu ý hiện nay có quy định về giao dịch liên kết khống chế tiền vay với các doanh nghiệp, tổ chức không quá 25% vốn điều lệ hoặc có thuộc trường hợp có quan hệ liên kết cũng sẽ bị khống chế lãi vay trong kỳ không quá 30%  EBITDA.
– Lãi suất cho vay bị khống chế không quá 150% so với lãi suất cơ bản do NH Nhà nước công bố tại thời điểm vay.
Vốn đầu tư của chủ sở hữu – Sau 90 ngày thành lập nhưng không góp đủ vốn sẽ bị phạt hoặc buộc giảm vốn theo quy định.
– Chi phí lãi vay trong kỳ bị khống chế, không được tính với số tiền vay tương ứng với số vốn điều lệ góp thiếu.
– Phải đối chiếu TK 411 với số vốn đăng ký trên giấy ĐKKD.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái

– Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ, ngoại trừ:

+ Các khoản trả trước cho người bán và các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ. Trường hợp tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hoá, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ phải nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì các khoản này được coi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
+ Các khoản người mua trả tiền trước và các khoản doanh thu nhận trước bằng ngoại tệ. Trường hợp tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc doanh nghiệp không thể cung cấp hàng hoá, dịch vụ và sẽ phải trả lại các khoản nhận trước bằng ngoại tệ cho người mua thì các khoản này được coi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
– Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN với các khoản lỗ do đánh giá lại khoản mục ngoại tệ chỉ có khoản nợ phải trả.

>> Đọc thêm: Ngoại tệ là gì? Kế toán các giao dịch ngoại tệ và một số vấn đề liên quan

Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối – Kế toán thường quên kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước. Hoặc định khoản nhầm giữa 2 TK 4211 và 4212, Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay

(Các bạn có thể tải về file excel tổng hợp các rủi ro, sai sót và hướng dẫn phương pháp kiểm tra đối chiếu phát hiện rủi ro, sai sót chuẩn bị trước khi lập BCTC 2021 tại đây)

3. Giải pháp kiểm tra, phát hiện sai sót tự động trên phần mềm kế toán

Để hỗ trợ kế toán kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo tài chính, một số phần mềm kế toán đã có tính năng tự động phát hiện lỗi sai thông minh, chẳng hạn như: AMIS kế toán; MISA SME. 

Phần mềm kế toán MISA là một trong những giải pháp kế toán hàng đầu Việt Nam cung cấp giải pháp tự động kiểm tra đối chiếu trước khi lập BCTC, đồng thời tự động thông báo lỗi sai, phát hiện rủi ro trên BCTC cho kế toán. Các tính năng cảnh báo nổi bật gồm:

3.1. Tự động kiểm tra toàn bộ các tài khoản, sổ tài sản và kho trước khi lập BCTC

Trên phần mềm MISA có tích hợp tính năng tự động kiểm tra toàn bộ các tài khoản trên hệ thống tài khoản trước khi lập BCTC.

Các anh chị vào phần mềm MISA chọn “Tiện ích” chọn các mục kiểm tra:

Kiem tra đối chiếu MISA
Hình 1: Tiện ích kiểm tra đối chiếu của MISA

Có 2 mục kiểm tra là mục 1 “Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách” và mục 2“Kiểm tra công nợ hóa đơn, tồn kho vật tư hàng hóa”.

  • Đầu tiên các bạn chọn mục 1: “Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách”🡺 tích chọn Kiểm tra toàn bộ nội dung.
Kiểm tra chứng từ MISA
Hình 2: Tiện ích mục “Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách”
  • Các bạn chờ trong giây lát toàn bộ kết quả sẽ hiện ra: MISA sẽ kiểm tra toàn bộ từ việc ghi sổ đến tiền mặt từ tài khoản đầu 1 đến đầu 9, kiểm tra kho, CCDC, TSCĐ, Thuế,… và cuối cùng kiểm tra đến phần kết chuyển lãi lỗ

báo cáo kết quả misa
Hình 3: Báo cáo kết quả của mục 1 “Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách”

3.2 Tự động kiểm tra toàn bộ các tài khoản, sổ tài sản và kho trước khi lập BCTC

Sau khi các bạn đã “Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách” ở mục 1 xong. Tiếp tục đến mục 2 “Kiểm tra công nợ hóa đơn, tồn kho vật tư hàng hóa”.

Các bạn tích vào tiện ích và chọn mục 2 “Kiểm tra công nợ hóa đơn, tồn kho vật tư hàng hóa” – Giống như bên trên.

Các bạn chờ trong giây lát toàn bộ kết quả sẽ hiện ra: MISA sẽ kiểm tra toàn bộ từ việc hạch toán và ghi sổ kho. Sau đó trả về kết quả sai lệch của kho, cũng như có hướng dẫn xử lý sai sót.

báo cáo công nợ tồn kho misa
Hình 4: Báo cáo kết quả của mục 2 “Kiểm tra công nợ hóa đơn, tồn kho vật tư hàng hóa”.

Ngoài ra, trong MISA còn nhiều tính kiểm tra đối chiếu hỗ trợ kế toán trong quá trình làm việc. Các bạn hãy tải về phần mềm MISA để trải nghiệm và khám phá thêm các tính năng này nha.

Thời điểm lập BCTC cuối năm đã đến gần, qua bài viết này MISA AMIS mong rằng các bạn kế toán sẽ biết cách nhận diện các rủi ro và phòng tránh được các sai sót giúp thực hiện công tác kế toán nói chung và công tác lập các BCTC ngày một tốt hơn. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các sai sót khi lập BCTC và quyết toán thuế cuối năm, yên tâm khi thanh kiểm tra thuế sau này. 

MISA AMIS mong rằng những kinh nghiệm chia sẻ từ bài viết, sẽ giúp các bạn cho dù đã sử dụng MISA cũng vẫn có thể hiểu hơn về các tính năng và tận dụng nó hiệu quả và linh hoạt hơn nĩa trong công việc. Còn các bạn chưa sử dụng hoặc mong muốn có được phần mềm MISA để phục vụ tốt hơn cho công việc của mình sẽ nhanh chóng đăng ký để được trải nghiệm những tiện ích tuyệt vời này. 

Đăng ký 15 ngày trải nghiệm miễn phí phần mềm kế toán MISA AMIS để quản lý công tác tài chính kế toán nhanh hơn, chính xác và thuận tiện hơn.

CTA dùng thử

Tác giả: Người Yêu Kế Toán

Trọn bộ Báo cáo kế toán Excel​​​​​​​ theo ngành nghề doanh nghiệp
5/5 - (3 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này