Tổng hợp các sai sót thường gặp và cách đối chiếu tài khoản khi lập Báo cáo tài chính năm 2023

PHẦN TÀI SẢN

• Đối chiếu số dư TK 111 tại thời điểm kết thúc năm tài chính với Biên bản kiểm kê quỹ tại thời điểm tương ứng.
• Kiểm tra quỹ tiền mặt có bị âm tại bất kỳ thời điểm nào trong năm hay không ? Nếu có có thể kiểm tra có hạch toán nhầm chi trước thu sau hay không? 

• Đối chiếu chi tiết số dư từng tài khoản ngân hàng trên sổ sách kế toán với số liệu trên sao kê, sổ phụ, thư xác nhận ngân hàng, … đảm bảo khớp đúng. Chênh lệch (nếu có) phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh sai sót nhằm đảm bảo số liệu chính xác. 
• Kiểm tra Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng có bị âm ở bất cứ thời điểm nào trong năm không? Số dư âm tại một số thời điểm có thể xuất phát từ nguyên nhân kế toán đã hạch toán nhầm khoản chi trước thu sau, hạch toán trùng nghiệp vụ, … Kế toán phải đảm bảo không có số dư tiền gửi ngân hàng âm tại bất cứ thời điểm nào trong năm. 

• Cách tốt nhất để kiểm tra số dư các tài khoản công nợ ở thời điểm kết thúc năm tài chính là nên đối chiếu với Thư xác nhận công nợ với đối tác/khách hàng/nhân viên/…. Trong trường hợp không có đầy đủ thư xác nhận, kế toán kiểm tra số dư cuối kỳ tương ứng với các hóa đơn nào để đối chiếu. Ngoài ra có thể kiểm tra thanh toán sau niên độ (nếu khách hàng đã trả tiền). 
• Số dư bên có quá lớn: kiểm tra lại khách hàng ứng trước hay do đã bán hàng nhưng chưa xuất hóa đơn?
• Số dư nợ lớn: kiểm tra công nợ với các tài khoản thanh toán như tiền mặt, tiền gửi xem có nhầm đối tượng hay không?
• Trường hợp khách hàng nợ quá hạn theo quy định, kế toán cần xem xét trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC. (Lưu ý đây là Thông tư hướng dẫn trích lập dự phòng cho mục đích tính thuế TNDN). Lưu ý đặc biệt về hồ sơ trích lập phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định.

• Đối chiếu số phát sinh trong kỳ (tháng/quý) với số liệu ở chỉ tiêu (24) và (25) của tờ khai GTGT.
• Đối chiếu số dư cuối kỳ (quý/tháng) trên phần mềm với chỉ tiêu (43) trên tờ khai GTGT quý/tháng xem đã khớp hay có chênh lệch chưa? Chênh lệch nếu có phải được làm rõ và điều chỉnh. 
• Kiểm tra, rà soát các bút toán khấu trừ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 133 và thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 3331 định kỳ theo tháng/quý. 
• Riêng với thuế GTGT của hàng hóa nhập khẩu cần đối chiếu lại chứng từ đã nộp thuế GTGT tương ứng. 

• Các khoản phải thu khác, kế toán cần phải xác định được đối tượng phải thu là ai hoặc việc gì tương ứng với số tiền bao nhiêu? Các khoản phải thu khác phải đảm bảo chi tiết được theo từng đối tượng phải thu. 
• Nếu khoản phải thu khác có tính chất quan trọng và số dư lớn cần đối chiếu với hồ sơ/tài liệu và thực hiện đối chiếu công nợ với đối tượng phải thu tương ứng, tránh việc có số dư trên tài khoản phải thu khác nhưng không biết là khoản phải thu đối tượng cụ thể nào.

• Các khoản tạm ứng cho nhân viên phải có hồ sơ tạm ứng lưu trữ đầy đủ. Số dư tài khoản tạm ứng (nếu có) nên đi kèm với Thư xác nhận/Đối chiếu công nợ với nhân viên. Các khoản tạm ứng lâu ngày cần phải lưu ý đặc biệt về nguyên nhân và hồ sơ đi kèm. 
• Kiểm tra số dư tạm ứng cuối kỳ có dư có hay không? Nếu có cần ghi chú lại nguyên nhân và đối chiếu xem có nhầm lẫn/sai sót không?
• Kiểm tra chi tiết TK 141 theo đối tượng tạm ứng, tại một số đơn vị kế toán cũng cần theo dõi, kiểm tra, đối chiếu chi tiết TK 141 theo mã vụ việc, dự án, công trình, …
• Tùy theo quy định của công ty, kế toán nên liệt kê toàn bộ các khoản tạm ứng cho cán bộ nhân viên quá 3 tháng (hoặc theo thời gian quy định của doanh nghiệp) mà chưa hoàn ứng để yêu cầu giải trình hoặc đôn đốc nộp chứng từ hoàn ứng.

>> Đọc thêm: Sai lầm của kế toán khi hạch toán khoản tạm ứng – Tài khoản 141

• Các tài khoản hàng tồn kho chỉ có số dư bên Nợ.  Kế toán cần kiểm tra từ bảng tổng hợp nhập xuất tồn tổng hợp cả kho đến tổng hợp nhập xuất tồn theo từng kho và tổng hợp nhập xuất tồn theo hợp đồng, dự án, vụ việc. Nguyên tắc tồn kho không được có giá trị âm.
• Kiểm tra chi tiết thẻ kho theo kho để chắc chắn tại từng kho với từng mã vật tư hàng hóa bất kỳ không có âm kho thời điểm.
• Trường hợp hàng tồn kho cần trích lập dự phòng theo quy định thì cần phải có đầy đủ hồ sơ theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC. (Lưu ý đây là Thông tư hướng dẫn trích lập dự phòng cho mục đích tính thuế TNDN). 
• Đối chiếu sổ cái, sổ chi tiết TK 154 với Bảng tổng hợp chi tiết TK 154 (Bảng theo dõi tập hợp chi phí sản xuất dở dang của doanh nghiệp) các số liệu chi tiết, liên hệ với thực tế sản xuất.

Ví dụ: Với các hợp đồng, dự án, công trình,… đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng thì không còn số dư Nợ ở TK 154 chi tiết cho vụ việc, dự án, công trình đó.

• Kiểm tra danh mục/bảng mã chi tiết TK 154 có phù hợp với đối tượng hạch toán chi phí và yêu cầu tính giá thành của doanh nghiệp; mối quan hệ với các TK chi phí: TK 621, TK 622, TK 623, TK 627; các TK 155, TK 632.
• Phát sinh bên Có TK 154 bằng phát sinh bên Nợ TK 155 đối với các doanh nghiệp sản xuất tính giá thành sản phẩm nhập kho.
• Cuối kỳ sau khi kết chuyển doanh thu – chi phí, tổng số phát sinh Có các TK  621, TK 622, TK 623, TK 627 bằng số phát sinh Nợ TK 154. (Chú ý trường hợp doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ không phải Nợ TK 154 /Có TK 621, TK 622, TK 627).

• Kiểm tra các tài sản đang trình bày trên sổ sách kế toán tài sản cố định với Biên bản kiểm kê tài sản cố định. 
• Kế toán lưu ý cần phân loại hạch toán đúng loại tài sản ngay từ đầu,  hồ sơ TSCĐ cũng cần tập hợp đủ ngay từ ban đầu, phân biệt rõ là TSCĐ nguồn gốc do mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, …
• Chú ý để tránh ghi nhận sai thời điểm đưa vào sử dụng TSCĐ hay trích khấu hao TSCĐ vượt khung trích khấu hao của Thông tư số 45/2013/TT-BTC. (Lưu ý đây là Thông tư hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ cho mục đích tính thuế TNDN).
• Kiểm tra số dư trên TK 211, TK 212, TK 213, TK 214 với số dư Bảng trích khấu hao tài sản cố định.
• Kiểm tra tổng nguyên giá và giá trị đã trích khấu hao đã khớp với giá trị còn lại hay chưa?

• Kiểm tra số dư trên TK 242 với số liệu trên Bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
• Kiểm tra đối ứng với các TK chi phí.
• Lưu ý thời gian phân bổ CCDC không quá 36 tháng.
• Kiểm tra lại các trường hợp CCDC có thời gian sử dụng lâu dài (ví dụ: tủ tài liệu, bàn ghế văn phòng, điều hòa, …) nhưng không phân bổ mà tính hết vào chi phí trong năm, có thể có rủi ro về thuế. 
• Không tập hợp đủ hồ sơ chứng từ hóa đơn để ghi nhận chi phí hoặc khoản chi phí/ công cụ dụng cụ không sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể là chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN. 
• Chú ý đối với chi phí trả trước không được tái phân loại lại dài hạn thành ngắn hạn hoặc ngược lại khi lập BCTC.

PHẦN NGUỒN VỐN

• Số dư bên Nợ quá lớn: kiểm tra lại việc thanh toán trước cho nhà cung cấp, có thể họ chưa giao hàng và xuất hóa đơn cho mình.
• Số dư Nợ Có: Kiểm tra công nợ với các tài khoản thanh toán như tiền mặt, tiền gửi xem có nhầm đối tượng hay không? Ghi chú lại các trường hợp đặc biệt để thuận tiện theo dõi và giải trình. Đặc biệt chú ý các khoản công nợ liên quan đến hóa đơn từ 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Tương tự như các khoản công nợ khác, kế toán nên thực hiện thủ tục đối chiếu công nợ với nhà cung cấp tránh các nhầm lẫn sai sót, hạch toán nhầm đối tượng và Thư xác nhận/Biên bản đối chiếu công nợ/… cũng là một loại tài liệu để doanh nghiệp giải trình khi có thanh, kiểm tra. 

• Đối chiếu TK 3331 với tờ khai VAT tháng/ quý nếu phát sinh số tiền phải nộp với chỉ tiêu (40) trên tờ khai.
• Đối chiếu tổng phát sinh có TK 3331 với các TK đối ứng tương ứng. 
• Đối chiếu TK 3335 với tờ khai thuế TNCN và các bảng lương.
• Kiểm tra số thuế còn phải nộp trên tờ khai Quyết toán thuế TNDN với số dư có TK 3334 trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản.

• Khoản lương chưa thực hiện trong năm thì thời hạn trả sẽ phải là thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế. Khoản chi phí trích lập dự phòng KHÔNG được quá 17% và phải đảm bảo sau khi trích lập doanh nghiệp không bị lỗ. Quỹ dự phòng tiền lương phải được chi hết trong vòng 06 tháng khi kết thúc năm tài chính. Quá thời hạn này, nếu không sử dụng hết phải tính giảm chi phí năm sau. 
• Lưu ý trường hợp tổng chi lương trên TK 334 không khớp với tổng thanh toán trên bảng lương thực nhận cần tìm hiểu nguyên nhân và giải thích chênh lệch. 
• Chi phí lương không đầy đủ hồ sơ có thể xảy ra rủi ro chi phí không được trừ và bị loại khi quyết toán thuế như: chi phí như không ghi rõ các điều kiện, mức hưởng các khoản phụ cấp trong hợp đồng lao động hoặc quy chế, thỏa ước lao động tập thể, …
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi được trừ khi chịu thuế TNDN không quá 1 tháng lương bình quân và phải được quy định trong quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Việc kiểm tra và rà soát tài khoản phải trả người lao động nên được thực hiện song song với kiểm tra việc hạch toán, khấu trừ thuế TNCN của nhân viên. 

Đọc thêm: Hạch toán lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội vào tài khoản nào?

(chi phí trích trước)

• Kế toán phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352 để ghi nhận và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục.
• Việc hạch toán các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Các khoản phải trả chưa phát sinh do chưa nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này để đảm bảo khi phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh được phản ánh là dự phòng phải trả.
• Các khoản trích trước KHÔNG được phản ánh vào TK 335 mà được phản ánh là dự phòng phải trả, như:

• Chi phí sửa chữa lớn của những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa cho năm kế hoạch hoặc một số năm tiếp theo;
• Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây dựng, tái cơ cấu;
• Các khoản dự phòng phải trả khác (quy định trong TK 352).

• Các khoản phải trả khác cần được theo dõi chi tiết theo đối tượng để sau này có cơ sở giải trình, tránh việc có số dư trên tài khoản nhưng không rõ là khoản gì? 
• Trường hợp vay của các cá nhân tổ chức thì phải tính lãi và khấu trừ thuế TNCN từ đầu tư vốn 5% theo quy định để tránh bị truy thu thuế TNCN.
• BHXH cần ghi nhận và đối chiếu lại với thông báo Bảo hiểm xã hội gửi về (mẫu C12 của BHXH).

• Cần chú ý theo dõi chi tiết các khoản vay về số tiền vay, lãi suất, thời hạn trả, … để đảm bảo không nợ quá hạn bị phạt theo hợp đồng.
• Phải đối chiếu lại số dư nợ gốc và chi phí lãi vay khớp với sao kê tiền vay hoặc bảng tính lãi vay. 
• Lưu ý các quy định về chi phí lãi vay với doanh nghiệp có giao dịch liên kết theo các quy định của pháp luật về thuế và phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

• Kế toán lưu ý đến quy định 90 ngày thành lập nhưng không góp đủ vốn sẽ bị phạt hoặc buộc giảm vốn theo quy định.
• Chi phí lãi vay trong kỳ bị khống chế, không được tính với số tiền vay tương ứng với số vốn điều lệ góp thiếu.
• Phải đối chiếu TK 411 với số vốn đăng ký trên Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.