Để quản lý tốt hệ thống sổ sách kế toán, giúp ích cho công tác quản trị doanh nghiệp, tối ưu hóa lợi nhuận và tăng trưởng, phát triển thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm cả trong nước và nước ngoài, kế toán cần phải biết cách lựa chọn phần mềm sao cho phát huy hiệu quả tốt nhất.
Các bước để lựa chọn phần mềm:
- Xác định nhu cầu doanh nghiệp về phần mềm kế toán;
- Tìm kiếm trên Google top 10 phần mềm kế toán Việt Nam hoặc nước ngoài, tìm hiểu và xem xét đánh giá điểm cho từng tiêu chí lựa chọn;
- Xem thêm các nhận xét, góp ý của bạn bè hay khách hàng khác cùng lĩnh vực, quy mô: Để xem các khách hàng khác có đang sử dụng tốt không, họ đánh giá thế nào về phần mềm;
- Dùng thử miễn phí để đánh giá: Dùng thử 1 vài tuần sẽ giúp bạn đánh giá chính xác được hiệu quả phần mềm, độ phù hợp với doanh nghiệp;
- Cuối cùng lựa chọn phù hợp với nhu cầu, tài chính của DN.
Để đánh giá và lựa chọn thì các kế toán cần phải biết tiêu chí đánh giá trước khi lựa chọn và đưa ra quyết định nên sử dụng phần mềm kế toán nào cho doanh nghiệp của mình.
Theo TT 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 – Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán thì tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị có 4 tiêu chuẩn sau:
- Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán;
- Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có;
- Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán;
- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
Theo đó, hiện nay đa số các phần mềm đều tuân thủ để đáp ứng đúng các tiêu chuẩn quy định, bên cạnh đó còn nhiều tiêu chuẩn khác theo thực tế phát sinh tại doanh nghiệp cũng như xu hướng phát triển phần mềm. Vì vậy, dựa trên 20 năm kinh nghiệm làm việc thực tế trong lĩnh vực cung ứng các phần mềm kế toán mình sẽ gợi ý cho các bạn 8 tiêu chuẩn để lựa chọn phần mềm dưới đây.
1. Phần mềm kế toán phải đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ và phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn đầu tiên là phần mềm kế toán cần phải đáp ứng được đầy đủ nghiệp vụ kế toán phát sinh như: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Hóa đơn, Kho, Tài sản cố định (TSCĐ), Công cụ dụng cụ (CCDC), Tiền lương …
Không chỉ đáp nghiệp vụ hiện phát sinh hiện tại mà phần mềm cần có khả năng đáp ứng các nghiệp vụ mở rộng trong tương lai khi doanh nghiệp bổ sung thêm lĩnh vực kinh doanh khác hoặc mở rộng quy mô hoạt động, gia tăng vốn kinh doanh.
Ví dụ: hiện nay đơn vị chưa phát sinh hoạt động vay vốn chưa có nhu cầu quản lý khế ước vay, nhưng khi doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh hoặc đầu tư cần vay thêm vốn thì khi đó phát sinh nhu cầu Quản lý được các khế ước vay nhận nợ.
Bên cạnh đó, mỗi lĩnh vực, ngành nghề sẽ có nhu cầu quản lý khác nhau thì phần mềm kế toán lựa chọn cũng phải đáp ứng được công tác quản lý đó. Ví dụ: đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất gỗ có nhu cầu quản lý nhập – xuất – tồn kho theo kích thước, hay đơn vị kinh doanh dược phẩm cần quản lý hàng hóa tồn kho theo số lô, hạn dùng.
2. Phần mềm kế toán phải tiện – đẹp – dễ sử dụng
Phần mềm là công cụ kế toán làm việc, tiếp xúc và thao tác, sử dụng hàng giờ. Vì vậy, một trong tiêu chí lựa chọn là Tiện – Đẹp – Dễ sử dụng – Thông minh.
- Đầu tiên nhìn phải đẹp: giúp cho kế toán thấy làm việc thoải mái, hấp dẫn hơn, tăng năng suất và chất lượng công việc.
- Hai là, giao diện dễ sử dụng, thân thiện, gần gũi với kế toán, sử dụng đúng những ngôn ngữ chuyên ngành của kế toán. Phần mềm tự động hiển thị thông tin nghiệp vụ, tính năng theo lĩnh vực ngành nghề, theo quy mô của doanh nghiệp. Đồng thời, mỗi kế toán viên có vai trò khác nhau trong bộ phận kế toán, vì vậy phần mềm phải hiển thị đúng nghiệp vụ, chức năng theo vai trò phù hợp, giúp cho kế toán dễ dàng thao tác nhất. Bên cạnh đó, phần mềm luôn có hướng dẫn trực quan với từng chức năng, từng nghiệp vụ để ngay đầu tiên vào phần mềm kế toán biết cách sử dụng nhanh nhất.
- Cuối cùng, phần mềm tự động hóa và có nhiều tiện ích, thông minh: Điều này giúp cho công tác kế toán thuận tiện, dễ dàng và tránh sai sót. Phần mềm tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
Các tính năng như: hỗ trợ tìm kiếm thông tin trên phần mềm (chứng từ đã hạch toán, các tính năng, báo cáo phần mềm nằm ở đâu…); nhắc nhở, cảnh báo kế toán các công việc định kỳ cần thực hiện để tránh bỏ quên; nhắc nhở thanh toán công nợ đến kỳ để tránh bị cắt các dịch vụ thiết yếu, làm suy giảm uy tín với nhà cung cấp; hỗ trợ kế toán kiểm tra, đối chiếu sai sót… trước khi lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính…
Ngoài ra nên sử dụng phần mềm kế toán có các tính năng tự động hóa như: Tự động hóa nhập liệu hóa đơn đầu vào từ hóa đơn điện tử, cho phép nhập khẩu, copy dữ liệu từ Excel vào, tự động gửi báo cáo chứng từ cho các bộ phận trong và ngoài đơn vị qua email, zalo…giúp rút ngắn thời gian, thao tác nhập liệu, đảm bảo độ chính xác cao.
3. Phần mềm kế toán phải đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị
Phần mềm kế toán ở Việt Nam hiện nay đều đáp ứng tốt công tác kế toán tài chính, phù hợp với quy định thuế, chế độ kế toán Việt Nam. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được tốt công tác kế toán quản trị. Nhưng để doanh nghiệp hoạt động tốt, tăng trưởng và phát triển thì công tác kế toán quản trị vô cùng quan trọng.
Các hoạt động quản trị như quản trị dòng tiền, quản trị hàng tồn kho, quản lý doanh số theo từng nhân viên, bộ phận, tính giá thành sản xuất, phân tích và đánh giá tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian và theo đơn vị…. sẽ giúp giám đốc, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình tài chính để ra quyết định điều hành. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và thị trường liên tục thay đổi, hệ thống thông tin kế toán lại càng trở nên quan trọng, đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng và kịp thời để đảm ứng yêu cầu quản lý.
Do đó, doanh nghiệp nên lưu tâm đến những phần mềm kế toán có thể cung cấp các chỉ số tài chính một cách tự động, theo thời gian thực để giám đốc, chủ DN có thể theo dõi thông tin liên tục và nhanh chóng. Nếu phần mềm có ứng dụng trên điện thoại thì sẽ càng tiện lợi hơn nữa vì nhà quản lý có thể cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi, dù là ở nhà hay đi công tác.
>> Xem thêm: Phần mềm kế toán có thể cung cấp những chỉ số tài chính nào?
Khi lựa chọn phần mềm kế toán bạn nên xác định rõ nhu cầu quản trị tại đơn vị và phần mềm kế toán có đáp ứng được nhu cầu đó không, giúp gì được cho đơn vị.
Đồng thời, bạn nên lựa chọn phần mềm cho phép dễ dàng tùy chỉnh chứng từ, báo cáo theo nhu cầu quản lý trong công tác tài chính, kế toán tại đơn vị.
4. Phần mềm kế toán có khả năng nâng cấp/cập nhật theo quy định mới nhất của Nhà nước
Phần mềm sẽ cung cấp cho kế toán đầy đủ các báo cáo quản trị, báo cáo thuế, hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của luật, chế độ kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, thông tư, chế độ kế toán thường xuyên có thay đổi, cập nhật, đặc biệt là các quy định về thuế, hóa đơn…
Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm nên ưu tiên sử dụng những phần mềm mà nhà cung cấp có tính năng tự cập nhật phần mềm, nhà cung cấp luôn ưu tiên đáp ứng tính năng phù hợp với chế độ, quy định của nhà nước. Khi phần mềm cập nhật quy định mới, tính năng mới thì tự động thông báo cho kế toán biết và update kịp thời.
5. Nhà cung cấp uy tín lâu năm và phần mềm được nhiều người sử dụng
Khi lựa chọn phần mềm kế toán thì việc lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng, đó phải là nhà cung cấp có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm kế toán tài chính, uy tín lâu năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm. Các đơn vị cung cấp đó không chỉ có đội ngũ kỹ thuật hùng mạnh mà còn có đội ngũ chuyên gia nghiệp vụ trong ngành kế toán đảm bảo am hiểu nghiệp vụ, quy định trong công kế toán thuế, kế toán quản trị doanh nghiệp.
Bạn nên ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm uy tín đã có nhiều năm kinh nghiệm (10-15 năm). Đồng thời bạn cũng có thể tìm hiểu xem nhà cung cấp đó có thường nhận được nhiều giải thưởng về công nghệ không, điều này cho thấy họ đã cập nhật những tiến bộ công nghệ mới và tốt nhất để phục vụ người dùng.
Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu số lượng khách hàng hiện đang sử dụng phần mềm của nhà cung cấp đó, cùng như các phản hồi, đánh giá của khách hàng, các chuyên gia trong ngành kế toán về sản phẩm, về nhà cung cấp.
6. Phần mềm kế toán có dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tận tình
Một trong những tiêu chuẩn quan trọng khi bạn lựa chọn phần mềm là phải cung cấp cho kế toán đầy đủ tài liệu, video hướng dẫn sử dụng, chỉ mục trợ giúp ngay trong phần mềm giúp cho kế toán dễ dàng tiếp cận và được hướng dẫn kịp thời.
Bên cạnh đó, đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, có trình độ nghiệp vụ kế toán, chuyên môn kỹ thuật cao sẽ kịp thời khắc phục các vấn đề phát sinh, hỗ trợ giúp bạn áp dụng tốt nhất phần mềm vào trong tác kế toán tại doanh nghiệp.
Bạn nên ưu tiên những nhà cung cấp có nhiều kênh tư vấn, hỗ trợ với các hình thức đào tạo hỗ trợ, trực tuyến qua Zoom, youtube, tổng đài tư vấn… và hỗ 24/7 kể cả ngày nghỉ, ngày lễ tết. Bên cạnh đó, các kênh mạng xã hội như Facebook hay Fanpage của nhà cung cấp cũng cần thiết để khi cần bạn có thể trao đổi cùng những người có kinh nghiệm.
7. Phần mềm đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu
Tính an toàn, bảo mật dữ liệu trong giải pháp phần mềm kế toán là một trong những điều khá quan trọng. Vì vậy, bạn cũng nên tìm hiểu về cách thức sao lưu, bảo mật dữ liệu phần mềm, nhất là khi bạn lựa chọn giải pháp phần mềm online. Nếu là phần mềm offline khi sử dụng thì bạn cần sao lưu thường xuyên, đảm bảo máy chủ tại doanh nghiệp để lưu trữ, bảo quản an toàn, bảo mật.
Lựa chọn các công ty có chứng nhận, đạt tiêu chuẩn về bảo mật thông tin do tổ chức uy tín cấp, ví dụ chứng chỉ CSA Star…
Đồng thời, phần mềm cho phép quản lý thông tin người dùng, mật khẩu đăng nhập riêng để không phải ai cũng có thể truy cập sử dụng. Phần mềm cho phép phân quyền rõ ràng vai trò trách nhiệm của từng kế toán viên được phép làm gì và không làm gì, ví dụ: Kế toán thanh toán, kế toán mua hàng, kế toán bán hàng… Khi người sử dụng đăng nhập vào phần mềm và làm việc phải cho phép ghi lại các thao tác người dùng vào nhật ký để khi cần thì có thể truy vết được thông tin người thêm, sửa, xóa, thời gian thực hiện hành động để kiểm soát tốt nhất số liệu kế toán.
8. Có thể khả năng kết nối với hệ thống khác
Doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển, mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như với bên ngoài sẽ càng được đề cao. Vì vậy, bạn nên lựa chọn phần mềm kế toán có khả năng tích hợp với các hệ thống khác tạo nên hệ sinh thái đa dạng, giúp cho công tác kế toán tốt hơn, phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả. Ví dụ như tích hợp với cổng thanh toán trực tuyến, tích hợp với các ngân hàng để chuyển khoản trực tuyến hay lấy sổ phụ về hạch toán, đối chiếu, tích hợp với hệ thống thuế điện tử để nộp báo cáo thuế, nộp thuế trực tuyến ngay trên phần mềm, tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn nhanh chóng hoặc lấy hóa đơn điện tử về để hạch toán mà không mất công nhập lại….
MISA AMIS hy vọng một số kinh nghiệm trong lựa chọn phần mềm nói trên sẽ giúp phần nào cho các bạn trong việc lựa chọn giải pháp phần mềm tốt nhất, phù hợp nhất cho công tác kế toán doanh nghiệp.
Các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ đắc lực cho người làm công tác kế toán trong việc tự động hóa các thao tác thủ công như nhập liệu hóa đơn, chứng từ, lập các báo cáo quản trị, kê khai thuế…Do đó, kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả, hạn chế tối đa các sai sót trong công tác hạch toán kế toán.
Doanh nghiệp đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày trải nghiệm phần mềm kế toán MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
Tác giả: Lại Thị Đào
0904 885 833
https://www.misa.vn/
